Großhandel: Was ein ERP zusätzlich zur Warenwirtschaft können muss

Worum es bei der Auswahl geht

Wer an Wiederverkäufer, Handwerksbetriebe oder Weiterverarbeiter verkauft, die selbst weiterrechnen, braucht im System Funktionen, die ein Betrieb ohne solche Kunden nicht braucht. Sobald ein Kunde eigene Preise, eigene Zahlungsziele oder mehrere Lieferstellen hat, muss das System sie je Kunde führen; geht die Ware direkt vom Lieferanten an den Kunden, ändert sich die Belegkette. Wer aus einem Ladensystem herauswächst, sollte den Unterschied zuerst an drei Stellen prüfen: am Rechnungspreis, an der Lieferadresse und an der Frist für eine Reklamation.

Geprüft wird, was ein ERP dafür können muss, dazu die Prüffristen im Wareneingang. Produkte und Anbieter kommen nicht vor.

Diese Kriterien zählen

Die Tabelle nennt je Kriterium, warum es zählt, wie Sie es im Testsystem prüfen und was Sie den Anbieter fragen.

Kriterium	Warum es zählt	So prüfen Sie es	Frage an den Anbieter
Preise und Konditionen je Kunde	Hat ein Kunde eigene Preise oder Konditionen, hat derselbe Artikel für ihn einen anderen Preis	Zwei Preislisten, eine Staffel und einen Bonus nachrechnen	Woher kommt der Preis: Preisliste, Kundengruppe oder Einzelvereinbarung?
Streckengeschäft	Die Ware geht vom Lieferanten direkt zum Kunden	Auftrag mit Kundenadresse buchen und die Belegkette abschließen	Bleibt der Auftrag ohne Lagerzugang abschließbar?
Abrufaufträge	Der Kunde ruft über Monate aus einem Rahmenvertrag ab	Rahmenvertrag mit drei Abrufen anlegen und die Restmenge verfolgen	Wird die Restmenge je Position geführt, auch über eine Preisänderung hinweg?
EDI und Stammdaten	Bestellung, Avis und Rechnung laufen ohne Erfassung	Eine Bestellnachricht einlesen, einen Lieferavis gegen den Wareneingang prüfen	Welche Nachrichtentypen und Versionen, wie wird ein Fehler sichtbar?
Kreditlimit	Gelieferte Ware ist Kredit an den Kunden	Eine Lieferung mit überschrittenem Limit auslösen	Rechnet das Limit offene Posten und bestätigte Aufträge zusammen?
Wareneingangsprüfung	Die Prüffrist entscheidet über die Gewährleistung, wenn der Kauf für beide Teile ein Handelsgeschäft ist	Eine Reklamation mit Datum und Frist durchspielen	Erzeugt das System eine Frist je Wareneingang?
Logistische Einheit (SSCC)	Der Kunde lagert Paletten gescannt ein	Etikett drucken und mit dem Lieferavis vergleichen	Kommt die Nummer der Ladeeinheit aus dem ERP?

Die Anforderungsliste: Muss, Sollte, Nice-to-have

Die Einstufung ist eine redaktionelle Einschätzung; sie hängt von Sortiment, Kundengröße und Zahl der Handelspartner ab. „Muss“ heißt hier: ohne diese Funktion ist der beschriebene Ablauf im System nicht abbildbar.

Anforderung	Stufe	Bedingung, unter der sie gilt
Kundenspezifische Preise und Konditionen (Preisliste, Staffel, Bonus, Skonto, Zahlungsziel)	Muss	sobald ein Kunde eigene Preise oder Ziele hat; sonst rechnet das System zum Listenpreis ab
Streckengeschäft ohne Lagerdurchgang	Muss	wenn Sie Lieferungen an Kundenadressen zusagen, ohne die Ware einzulagern
Kreditlimit je Kunde mit Sperre und Freigabe	Muss	bei Lieferung auf Rechnung; das Limit muss offene Posten und bestätigte Aufträge zusammenrechnen
Wareneingangsprüfung mit Eingangsdatum, Frist und Reklamationsbeleg	Muss	in Deutschland, wenn der Kauf für beide Teile ein Handelsgeschäft ist (§ 377 Abs. 1 HGB), und in Österreich, wenn er für beide Teile ein unternehmensbezogenes Geschäft ist (§ 377 Abs. 1 UGB); in der Schweiz nach Art. 201 Abs. 1 OR
Mehrere Liefer- und Rechnungsadressen je Kunde	Muss	wenn Kunden Lieferstellen, Baustellen oder Filialen betreiben
Rechnung als E-Rechnung (Deutschland)	Muss	für inländische B2B-Umsätze, die nicht nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG steuerfrei sind; ab 1. Januar 2027, nicht für Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro (§ 33 UStDV, außer bei Leistungen nach §§ 3c, 6a und 13b UStG) und nicht für Rechnungen über nach § 19 Abs. 1 UStG steuerfreie Umsätze (§ 34a UStDV), Übergang bis 31. Dezember 2027 bei höchstens 800.000 Euro Gesamtumsatz im Vorjahr oder bei EDI mit Zustimmung (§ 27 Abs. 38 Nr. 2 und 3 UStG)
Abrufaufträge aus einem Rahmenvertrag mit Restmenge	Sollte	wenn Kunden Mengen über einen Zeitraum abrufen; ein Muss, wenn Abrufpläne und Fristen zugesagt sind
EDI-Anbindung (ORDERS, DESADV, INVOIC)	Sollte	wenn ein Kunde sie verlangt oder Bestellungen mit vielen Positionen regelmäßig eingehen
Kundenartikelnummer und Artikel-Referenz	Sollte	wenn Kunden mit eigenen Bestellnummern bestellen
Lieferavis-Abgleich gegen den Wareneingang	Nice-to-have	wenn der Partner Ladeeinheiten meldet, nicht nur Positionen
Paletten- und Verpackungseinheit mit SSCC-Etikett	Nice-to-have	wenn Ihr Kunde Paletten gescannt einlagert

Kundenpreise und Konditionen

Sagt ein Großhändler einem Kunden eigene Preise oder Konditionen zu, ist der Listenpreis nicht mehr der Rechnungspreis: Der Kunde bekommt eine Preisliste oder Einzelpreise, Staffeln ab Menge, einen Skontosatz und ein Zahlungsziel, auf Vereinbarung auch einen Jahresbonus. Das System muss den Preis in einer nachvollziehbaren Reihenfolge herleiten (Liste, Gruppenrabatt, Staffel, Sondervereinbarung, Skonto) und anzeigen, welche Vereinbarung gegriffen hat. Verlangen Sie außerdem eine Auswertung, welche Kondition welchen Betrag gekostet hat; ohne sie wird jede Preisverhandlung zur Schätzung. Wie Preislisten und Boni gepflegt werden, steht in Preislisten und Staffelpreise und Rabatte, Boni und Skonto im B2B; für Kataloge mit vielen Merkmalen siehe Technischer Handel.

Streckengeschäft: Ware ohne Lagerdurchgang

Im Streckengeschäft verkaufen Sie Ware und bestellen sie zugleich beim Lieferanten für Ihren Kunden. Der Lieferant liefert an die Kundenadresse, Ihr Lager bleibt leer; dem Kunden stellen Sie Ihre Rechnung, den Lieferanten bezahlen Sie. Zwei Verträge, ein Warenfluss.

Für das ERP heißt das: Kundenauftrag und Bestellung bleiben verknüpft, die Lieferadresse des Kunden steht in der Bestellung, und der Abschluss darf keinen Lagerzugang buchen. Prüfen Sie im Testsystem, dass Bestellung, Lieferschein und Rechnung ohne Bestandsbuchung abschließbar sind und dass offene Streckenaufträge ohne Lieferavis auf einer Liste stehen.

Ein Punkt, der im Angebot leicht fehlt: die Reklamation. Kommt die Ware beim Kunden mangelhaft an, läuft Ihre Frist gegenüber dem Lieferanten, nicht die des Kunden. Deshalb braucht das System ein Eingangsdatum je Lieferung, auch wenn die Ware an Ihrem Lager vorbeiging. Den Ablauf im Einzelnen beschreibt Streckengeschäft im ERP; die umsatzsteuerliche Behandlung ist ein eigenes Thema (Deutschland, Österreich).

Abrufaufträge aus dem Rahmenvertrag

Ein Rahmenvertrag legt Menge, Zeitraum und Preis fest, geliefert wird in Abrufen. Der Kunde ruft eine Teilmenge mit Datum und Lieferstelle ab, die Restmenge verringert sich. Nach GS1 EANCOM kann die Bestellnachricht ORDERS beides tragen: den Rahmenauftrag und die späteren Abrufe, jeweils im BGM-Segment gekennzeichnet (EANCOM 2002 Syntax 4, ORDERS, Abschnitt 1).

Im ERP gehören dazu die Restmenge je Position, Abruffristen, die Gültigkeit des vereinbarten Preises und eine Warnung, wenn ein Abruf über den Rahmen hinausgeht. Prüfen Sie mit drei Abrufen aus einem Rahmenvertrag, ob die Restmenge über eine Preisänderung hinweg stimmt und ob ein Abruf ohne Rahmenauftrag erkennbar ist.

EDI: Nachrichten, Stammdaten und die Rechnung

EDI heißt: Bestellung, Lieferavis und Rechnung laufen als strukturierte Nachricht zwischen den Systemen der Partner, ohne dass jemand Positionen abtippt. Die drei Nachrichtentypen, um die es im Großhandel geht, sind in der GS1-Familie EANCOM beschrieben: ORDERS als Bestellung (Subset-Version 010), DESADV als Lieferavis (008) und INVOIC als Rechnung (011), alle nach der UN/EDIFACT-Directory D.01B (EANCOM 2002 Syntax 4, Edition 2016 Upd. 2021). EANCOM ist ein Subset ausgewählter UN/EDIFACT-Nachrichten und deckt nur Pflicht- und für die GS1-Anwender relevanten Teile ab (EANCOM Part 1, Abschnitt 1.1).

Vor der Anbindung stehen die Stammdaten: GTIN für den Handelsartikel, GLN für Standort und Partei, SSCC für die Ladeeinheit. Verlangen Sie, dass die Kundennummer des Partners neben Ihrer Artikelnummer gepflegt wird; ohne diese Zuordnung wird aus jeder Bestellung eine Rückfrage. Wie Sie Partner testen und freigeben, beschreibt Neuen EDI-Partner anbinden, die Wahl zwischen eigenem Konverter und Dienstleister EDI selbst betreiben oder über Dienstleister.

Beide Standards binden nicht durch Gesetz, sondern über die Vereinbarung: Die GS1 General Specifications halten selbst fest, dass die Umsetzung der GS1-Standards freiwillig ist, soweit keine Regelung sie verlangt, und dass nationale Regelungen vorgehen können (Abschnitt 8.1). In Deutschland verpflichtet der Nutzungsvertrag mit GS1 Germany den Kunden, bei der Nutzung des GS1-Systems die Spezifikationen zu berücksichtigen (Ziffer V der AGB). Praktisch bindet EDI über den Vertrag mit dem Handelspartner: Wer die Anbindung zusagt, muss sie bedienen.

Anders die Rechnung in Deutschland. Für eine Leistung an einen anderen Unternehmer für dessen Unternehmen, die nicht nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG steuerfrei ist, verlangt § 14 Abs. 2 Satz 2 Nr. 1 UStG die Rechnung als elektronische Rechnung im Sinne des § 14 Abs. 1 Satz 3 und 6 UStG, wenn der leistende Unternehmer und der Leistungsempfänger im Inland oder in einem der in § 1 Abs. 3 UStG bezeichneten Gebiete ansässig sind; empfangen muss ein inländischer Unternehmer E-Rechnungen seit 1. Januar 2025, ausstellen muss er sie für Umsätze ab 1. Januar 2027. Keine E-Rechnung verlangt § 33 UStDV für eine Rechnung über Kleinbeträge, deren Gesamtbetrag 250 Euro nicht übersteigt: Sie darf abweichend von § 14 Abs. 2 Satz 2 UStG immer als sonstige Rechnung übermittelt werden, außer bei Leistungen nach §§ 3c, 6a und 13b UStG. Keine E-Rechnung verlangt § 34a UStDV auch für eine Rechnung über Umsätze, die nach § 19 Abs. 1 UStG steuerfrei sind: Auch sie darf abweichend von § 14 Abs. 2 Satz 2 UStG immer als sonstige Rechnung im Sinne des § 14 Abs. 1 Satz 4 UStG übermittelt werden. § 27 Abs. 38 UStG erlaubt für einen nach dem 31. Dezember 2026 und vor dem 1. Januar 2028 ausgeführten Umsatz zwei Übergänge bis 31. Dezember 2027: Nr. 2 für einen Aussteller, dessen Gesamtumsatz im vorangegangenen Kalenderjahr nicht mehr als 800.000 Euro betragen hat (Papier oder ein elektronisches Format, das § 14 Abs. 1 Satz 6 UStG nicht entspricht, mit Zustimmung des Empfängers), und Nr. 3 für eine Rechnung in einem Format, das § 14 Abs. 1 Satz 6 UStG nicht entspricht, wenn sie mit Zustimmung des Empfängers per EDI nach Artikel 2 der Empfehlung 94/820/EG übermittelt wird. Danach bleibt für die übrigen Rechnungen nur ein Format nach § 14 Abs. 1 Satz 6 Nr. 1 oder Nr. 2 UStG. Was das für Hersteller und Großhandel bedeutet, steht in E-Rechnung und EDI: die Übergangsregel.

Kreditlimit und offene Posten

Ein Kreditlimit ist eine Regel Ihres Hauses: Sie legen fest, bis zu welchem Betrag ein Kunde auf Rechnung kaufen darf. Damit es wirkt, muss das Limit im ERP gelten und nicht nur in einem Portal, und es muss mehr zusammenrechnen als die offenen Rechnungen: bestätigte Aufträge, noch nicht fakturierte Lieferungen und offene Gutschriften gehören dazu. Verlangen Sie eine Anzeige des freien Limits im Auftrag, eine Sperre bei Überschreitung und eine benannte Rolle, die freigeben darf. Sonst entscheidet der Zufall, welche Rechnung offen bleibt.

Zur Kreditseite gehören Mahnstufen und Zahlungseingänge; beides beschreiben Offene Posten verwalten und Mahnwesen einrichten. Zeigt der Kunde seine Preise und sein Limit selbst im Portal, müssen beide Seiten dieselben Daten lesen; dazu Kundenpreise und Kreditlimit im B2B-Portal.

Wareneingangsprüfung: die Fristen in Deutschland, Österreich und der Schweiz

Beim Einkauf hängen Gewährleistung, Schadenersatz und Irrtumsanfechtung an der Rügefrist: In Deutschland und Österreich greift die Rügepflicht nur in einem Geschäft zwischen Unternehmern, und bei verspäteter Rüge kann der Käufer seine Rechte verlieren. In Deutschland gilt § 377 Abs. 1 HGB, wenn der Kauf für beide Teile ein Handelsgeschäft ist: Der Käufer hat die Ware unverzüglich nach der Ablieferung zu untersuchen und einen festgestellten Mangel unverzüglich anzuzeigen; unterbleibt die Anzeige, gilt die Ware als genehmigt, außer bei einem bei der Untersuchung nicht erkennbaren Mangel, der unverzüglich nach der Entdeckung anzuzeigen ist (§ 377 Abs. 2 und 3 HGB). Rechtzeitig ist die Rüge, wenn sie abgesendet wurde (§ 377 Abs. 4 HGB). Eine feste Tagesfrist nennt die Vorschrift nicht; für einen später erkannten Mangel hat der Bundesgerichtshof entschieden, dass eine mehr als zwei Wochen nach der Entdeckung abgesandte Rüge nicht mehr unverzüglich ist (BGH, Urteil vom 16. November 2022 – VIII ZR 383/20, Rn. 23). Hat der Verkäufer den Mangel arglistig verschwiegen, kann er sich auf die Vorschriften nicht berufen (§ 377 Abs. 5 HGB).

In Österreich verlangt § 377 Abs. 1 UGB bei einem für beide Teile unternehmensbezogenen Geschäft die Anzeige binnen angemessener Frist, ebenfalls ohne Tagesfrist im Gesetz; später erkennbare Mängel sind ab der Erkennbarkeit anzuzeigen, und die rechtzeitige Absendung genügt. Versäumt der Käufer die Anzeige, verliert er Gewährleistung, Schadenersatz wegen des Mangels selbst und die Irrtumsanfechtung (§ 377 Abs. 2 UGB); der Verkäufer kann sich darauf aber nicht berufen, wenn der Käufer beweist, dass der Verkäufer den Mangel vorsätzlich oder grob fahrlässig verursacht oder verschwiegen hat, oder bei einem Viehmangel mit Vermutungsfrist (§ 377 Abs. 5 UGB). Die Einzelheiten und den Unterschied zur deutschen Regelung behandelt Rügepflicht in Österreich.

In der Schweiz soll der Käufer die Sache prüfen und Mängel sofort anzeigen, sobald es nach dem üblichen Geschäftsgange tunlich ist (Art. 201 Abs. 1 OR); sonst gilt sie als genehmigt, außer bei Mängeln, die bei der übungsgemässen Untersuchung nicht erkennbar waren (Abs. 2 und 3). Abs. 4 setzt eine Frist von 60 Tagen an das Merkmal an, dass Mängel einer Sache, die bestimmungsgemäss in ein unbewegliches Werk integriert worden ist, die Mangelhaftigkeit des Werks verursacht haben; Mängel, die bei der übungsgemässen Untersuchung nicht erkennbar waren, sind innert 60 Tagen nach ihrer Entdeckung anzuzeigen, und kürzere Fristen sind unwirksam. Gehandelte Ware, die bestimmungsgemäss in ein unbewegliches Werk eingebaut wird, kann darunter fallen; die Vorschrift unterscheidet nicht nach Handelsware.

Für das ERP folgt daraus ein geprüfter Wareneingang: Eingangsdatum, Prüfergebnis und Reklamationsbeleg am Vorgang, eine Frist je offener Reklamation und, im Streckengeschäft, die Weitergabe der Kundenreklamation an den Lieferanten. Wie Sie Mengen und Abweichungen buchen, steht in Wareneingang buchen.

Woraus sich die Kosten zusammensetzen

Vier Blöcke bilden die Kosten, unabhängig von der Höhe: einmalig je EDI-Partner (Abstimmung der Stammdaten, Mapping, Testphase), einmalig im System (Konditionswerk, Streckengeschäft, Kreditlimit, Fristen), laufend (Preis- und Konditionspflege, Betrieb der Anbindungen, Versionswechsel) und je Vorgang (Prüfung, Freigabe, Korrektur). Fragen Sie je Angebot diese Felder ab und notieren Sie, ob sie einmalig oder laufend anfallen: Anbindung je Partner und Nachrichtentyp, Stammdatenabgleich, Testumgebung, Betrieb je Monat, Änderung an Mapping und Version, Support mit Reaktionszeit. Vergleichen Sie zwei Angebote nur, wenn alle Felder ausgefüllt sind; ein leeres Feld ist eine offene Frage, keine Null.

Warnsignale in Angebot und Vertrag

• Der Preis entsteht aus einer Liste, die niemand pflegt; Angebot und Rechnung weichen auseinander.
• Streckengeschäft ist nur als Sonderfall der Bestellung gebaut, und die Ware erscheint im Lager.
• Abrufe entstehen als neue Aufträge ohne Bezug zum Rahmenvertrag; die Restmenge steht nirgends.
• Der Nachrichtenimport kennt keine Warteschlange und keinen Wiederholungslauf; eine abgebrochene Übertragung fällt erst beim Kunden auf.
• Das Kreditlimit zählt nur offene Rechnungen, nicht bestätigte Aufträge.
• Für die Reklamation gibt es kein Feld für das Eingangsdatum, also auch keine berechenbare Frist.
• Der Vertrag nennt keine Frist, wie lange eine Nachrichtenversion nach einem Wechsel weiter bedient wird.

Welche Kriterien für welchen Betrieb

Die Tabelle ordnet Sortimente; sie ersetzt keine Prüfung, zeigt aber, wo Sie zuerst ansetzen.

Betriebsfall	Was am schwersten wiegt
Getränke- und Lebensmittelgroßhandel	Pfand und Leergut, Chargen und kurze Haltbarkeit; dazu Pfand und Leergut im ERP
Technischer Handel	Kundenartikelnummern, Kataloge und Konditionsmatrix statt Sortimentstiefe
Baustoff- und Anliefergroßhandel	Mengeneinheiten, Lieferadressen und Streckengeschäft, weil die Ware zur Baustelle geht
Kfz-Teile- und Reifenhandel	Fahrzeugpassung, Altteilepfand und Saisonbestand; dazu Reifen- und Teilehandel
Pharmagroßhandel	Chargen, Temperaturführung und Dokumentation; dazu GDP im Pharmagroßhandel
Import- und Zwischenhandel mit Direktlieferung	Belegkette im Streckengeschäft und die eigene Rügefrist gegenüber dem Lieferanten
Lieferungen ins Ausland	Lieferbedingung und Rechnungsformat je Bestimmungsland; dazu Incoterms im ERP

So vergleichen Sie in fünf Schritten

1. Zählen Sie je Kunde der letzten zwölf Monate Aufträge, Positionen, offene Posten und das vereinbarte Zahlungsziel und notieren Sie den Stichtag der Auswertung.
2. Listen Sie auf, welche Konditionen heute außerhalb des Systems stehen: Sonderpreise, Boni, Skonti, Limits, Sonderlieferadressen.
3. Spielen Sie in der Testumgebung vier Abläufe durch: Auftrag mit Sonderpreis, Teillieferung aus dem Streckengeschäft, Abruf aus einem Rahmenvertrag, importierte Bestellung.
4. Prüfen Sie die Reklamation: Steht das Eingangsdatum im System, entsteht daraus eine Frist, und bleibt der Beleg an der Bestellung?
5. Rechnen Sie die Anbindung je Partner und Nachricht gegen die Erfassungszeit je Position und vergleichen Sie die Angebote erst danach.