Offene Posten sauber führen: Was gehört in die Debitorenliste?

Gilt für: Versionunabhängiger Prozess für ERP- und Buchhaltungssysteme in Deutschland, Österreich und der Schweiz; keine Produkt- oder Versionsbindung.

Ein offener Posten ist eine Rechnung, die noch nicht bezahlt ist. Er entsteht, wenn Sie eine Rechnung buchen, bevor der Kunde zahlt. Diese Anleitung zeigt, wie Sie den Posten von der Buchung über Teilzahlung und Gutschrift bis zur Abschreibung führen und in der Debitorenliste ausweisen. Sie richtet sich an Kaufleute in Deutschland, Unternehmer in Österreich und Unternehmen in der Schweiz, die Bücher führen.

Was Sie vorab brauchen

ein Kontenrahmen mit Personenkonten für Kunden (Debitoren) und Lieferanten (Kreditoren)
eine Regel für die Fälligkeit (Zahlungsziel ab Rechnungsdatum)
eine Auswertung, die offene Posten mit Restbetrag, Fälligkeit und Alter in Tagen anzeigt
die Buchungsvorgänge für Rechnung, Teilzahlung, Gutschrift und Abschreibung

Was in die Debitorenliste gehört

Die Debitorenliste zeigt je offenen Posten:

den Kunden und die Kontonummer
die Rechnungsnummer und das Rechnungsdatum
die Fälligkeit
den ursprünglichen Betrag
die gezahlten Teilbeträge
die Gutschriften
den Restbetrag
das Alter in Tagen und das Aging-Bucket

Die Kreditorenliste zeigt dieselben Felder für Lieferanten. Der Unterschied ist die Richtung: Debitoren sind Kunden, Kreditoren sind Lieferanten.

Schritt für Schritt: Offene Posten führen

Schritt 1: Rechnung als offenen Posten buchen

Buchen Sie die Rechnung auf das Personenkonto des Kunden. Die Buchung enthält das Rechnungsdatum, den Betrag, die Währung und die Fälligkeit. In Deutschland verlangen § 238 HGB und § 239 HGB, dass sich die Geschäftsvorfälle in ihrer Entstehung und Abwicklung verfolgen lassen und die Eintragungen vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet vorgenommen werden; ausgenommen sind Einzelkaufleute, die die Voraussetzungen des § 241a HGB erfüllen.

Ergebnis: Der offene Posten steht im Debitorenbuch mit Fälligkeit und Restbetrag.

Schritt 2: Teilzahlung dem Posten zuordnen

Ordnen Sie jede Teilzahlung dem offenen Posten zu. Die Buchung mindert den Restbetrag. In Österreich verlangt UGB § 190 Abs. 1 dieselbe Verfolgbarkeit, Abs. 3 vollständige, richtige, zeitgerechte und geordnete Eintragungen, soweit das Dritte Buch des UGB gilt (§ 189 UGB).

Ergebnis: Der Restbetrag sinkt, die Debitorenliste zeigt den neuen Stand.

Schritt 3: Gutschrift ausgleichen

Buchen Sie die Gutschrift als Minderung des offenen Postens. Die Gutschrift mindert den Restbetrag um den Nettobetrag und die Umsatzsteuer. In der Schweiz verlangt OR Art. 957a Abs. 2 die vollständige, wahrheitsgetreue und systematische Erfassung der Geschäftsvorfälle.

Ergebnis: Der Restbetrag sinkt um den Gutschriftsbetrag.

Schritt 4: Restbetrag abschreiben

Schreiben Sie den Restbetrag ab, wenn die Forderung uneinbringlich ist. Die Abschreibung ist eine Buchung, die den offenen Posten auf null setzt. Die Umsatzsteuer wird im Besteuerungszeitraum des Eintritts der Uneinbringlichkeit berichtigt: in Deutschland nach § 17 Abs. 1 Satz 8 und Abs. 2 Nr. 1 UStG, in Österreich nach § 16 Abs. 1 letzter Satz und Abs. 3 Z 1 UStG 1994. Wird das Entgelt nachträglich vereinnahmt, sind Steuerbetrag und Vorsteuerabzug erneut zu berichtigen.

Ergebnis: Der offene Posten ist ausgeglichen, die Debitorenliste zeigt keinen Restbetrag.

Schritt 5: Debitorenliste mit Aging ausweisen

Weisen Sie die offenen Posten in der Debitorenliste aus. Die Liste zeigt je Posten den Restbetrag, die Fälligkeit und das Alter in Tagen. Das Aging ordnet den Posten in Buckets ein: 0–30, 31–60, 61–90 und über 90 Tage.

Ergebnis: Die Debitorenliste zeigt den aktuellen Stand aller offenen Posten.

Ein Beispiel: Rechnung, Teilzahlung, Gutschrift, Abschreibung

Beispielrechnung mit erfundenen Zahlen. Annahmen: Deutschland, regulär steuerpflichtiger Umsatz, Regelsteuersatz von 19 Prozent nach § 12 Abs. 1 UStG, Sollbesteuerung nach § 13 Abs. 1 Nr. 1a UStG. Eine Rechnung über 1.000,00 Euro netto plus 19 Prozent Umsatzsteuer (190,00 Euro) ergibt 1.190,00 Euro brutto. Fällig am 30. April 2026.

Schritt	Buchung	Konto	Gegenkonto	Betrag
Rechnung	15. April 2026	Forderungen (1200)	Erlöse (8400) + USt (8401)	1.190,00 Euro
Teilzahlung	15. Mai 2026	Bank (1800)	Forderungen (1200)	500,00 Euro
Gutschrift	15. Juni 2026	Erlöse (8400) + USt (8401)	Forderungen (1200)	238,00 Euro
Abschreibung	31. Dezember 2026	Forderungsausfall (4400)	Forderungen (1200)	452,00 Euro

Die Gutschrift beträgt 200,00 Euro netto plus 19 Prozent Umsatzsteuer (38,00 Euro), also 238,00 Euro.

Die Abschreibungsbuchung ist der OP-Ausgleich vor der Steuerberichtigung: 379,83 Euro netto plus 72,17 Euro Umsatzsteuer ergeben 452,00 Euro. Die Steuerberichtigung selbst (72,17 Euro) erfolgt im Besteuerungszeitraum des Eintritts der Uneinbringlichkeit nach § 17 Abs. 1 Satz 8 und Abs. 2 Nr. 1 UStG.

Stichtag	Offener Posten	Fällig seit	Alter	Aging-Bucket
15. April 2026	1.190,00 Euro	30. April 2026	0 Tage	0–30 Tage
15. Mai 2026	690,00 Euro	30. April 2026	15 Tage	0–30 Tage
15. Juni 2026	452,00 Euro	30. April 2026	46 Tage	31–60 Tage
31. Dezember 2026	0,00 Euro	—	—	ausgeglichen

So prüfen Sie das Ergebnis

Prüfen Sie, dass jede Teilzahlung und Gutschrift dem richtigen Posten zugeordnet ist.
Prüfen Sie, dass der Restbetrag nach jeder Buchung sinkt und nach der Abschreibung null ist.
Prüfen Sie, dass die Debitorenliste den aktuellen Stand zeigt und das Aging korrekt ist.

Wenn etwas nicht klappt

Symptom	Mögliche Ursache	Lösung
Restbetrag sinkt nicht	Teilzahlung wurde nicht dem Posten zugeordnet	Zahlung dem Posten zuordnen, Buchung prüfen
Debitorenliste zeigt falsches Aging	Fälligkeit ist falsch	Fälligkeit korrigieren, Aging neu berechnen
Gutschrift wird doppelt gebucht	Gutschrift wurde zweimal erfasst	Doppelte Buchung stornieren
Restbetrag ist negativ	Zahlung übersteigt den Posten	Überzahlung als Kundenguthaben verbuchen, verrechnen oder erstatten; keine Rechnungsgutschrift, die die Forderung weiter mindern würde

Wann Sie Hilfe holen sollten

Holen Sie Ihre Steuerberatung hinzu, wenn die Forderung uneinbringlich ist und die Umsatzsteuerberichtigung ankommt, wenn die Debitorenliste nicht mit dem Kontenrahmen übereinstimmt, oder wenn Sie die Abschreibung in der Bilanz und in der Umsatzsteuer koordinieren müssen. Auch wenn ein Kunde in mehreren Ländern auftritt und die Währung der Buchung nicht zur Landeswährung passt, klären Sie das mit Ihrer Steuerberatung.