Mahnwesen im ERP einrichten: Stufen, Fristen, Mahntexte

Ein Mahnlauf ist eine Abfrage des ERP über offene Posten, deren Fälligkeit überschritten ist. Er arbeitet mit den Fälligkeitsdaten, Stammdaten und Sperren, die das System kennt, und er hinterlässt in jeder Stufe einen Eintrag.

Was Sie vorab brauchen

• die Zahlungsbedingungen je Kundengruppe mit Zahlungsziel und Skontofrist, so wie das ERP sie hinterlegt hat
• die Regel, aus welchen Feldern das ERP die Fälligkeit bildet
• je Mahnstufe eine Tagesangabe ab Fälligkeit und die Frist, die im Schreiben steht
• je Stufe einen Mahntext und eine Dokumentvorlage
• die Sperrgründe, die eine Mahnung aussetzen, und die Person, die eine Sperre setzt und wieder aufhebt
• die Berechtigung für Start und Freigabe des Laufs
• die Felder, die jede Stufe in das Mahnprotokoll schreibt

Die Zahlungsbedingungen sind ein eigener Arbeitsschritt: Zahlungsziel, Skonto und Anzahlung bestimmen die Fälligkeit, auf der der Mahnlauf rechnet.

Wie der Mahnlauf aufgebaut wird

Richten Sie den Lauf so ein, dass er alle offenen Posten mit überschrittenem Fälligkeitsdatum liest und jedem die höchste erreichte Stufe zuordnet. Maßgeblich ist die Fälligkeit aus der Zahlungsbedingung, nicht das Rechnungsdatum.

Gerechnet wird auf dem offenen Restbetrag. Teilzahlungen und Gutschriften mindern den Posten; ohne diese Verrechnung mahnt der Lauf einen Betrag an, der schon bezahlt ist. Ein Posten mit gesetzter Sperre fällt aus dem Lauf heraus und erscheint in einer eigenen Liste.

Schritt für Schritt: drei Mahnstufen einrichten

Die Tagesangaben sind eine redaktionelle Empfehlung dieser Anleitung, keine Messung. Sie zählen ab Fälligkeit, nicht ab Rechnungsdatum. Beim Briefversand kommt die Postlaufzeit hinzu; sie ist hier nicht gemessen und hängt vom Versandweg ab. Fristen im Schreiben rechnen Sie ab Zugang, nicht ab Versand.

Stufe 1: Zahlungserinnerung am Tag 3 einrichten

Der Text unterstellt ein Versehen. Er nennt Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, offenen Betrag und eine neue Frist von zehn Tagen; Zinsen und Kosten erwähnt diese Stufe nicht.

• Sperre: keine.
• Protokolleintrag: Datum, Stufe, Rechnungsnummer, offener Betrag, neue Frist, Versandweg, Benutzer.

Stufe 2: Mahnung am Tag 14 einrichten

Die zweite Stufe ist die Mahnung im engeren Sinn. Sie benennt Fälligkeit und offenen Betrag und setzt erneut eine Frist von zehn Tagen; ist der Schuldner schon im Verzug, nennt sie dessen Beginn. Verzugszinsen und eine Pauschale darf der Text nur nennen, wenn das Recht des Landes und die Kundenart sie zulassen (Tabelle unten). Ein Hinweis auf die wirtschaftliche Lage des Kunden gehört nicht in den Brief.

• Sperre: neue Lieferungen an diesen Kunden nur mit Freigabe einer benannten Person.
• Protokolleintrag: Einträge wie in Stufe 1, zusätzlich das Verzugsdatum und die beanspruchten Beträge.

Stufe 3: Letzte Mahnung am Tag 30 einrichten

Diese Stufe kündigt einmal an, was folgt: Übergabe an ein Inkasso oder an einen Anwalt, in der Schweiz die Betreibung. Die Frist beträgt sieben Tage. Nach ihrem Ablauf wird die Ankündigung ausgeführt; eine weitere Mahnung mit derselben Ankündigung nimmt ihr das Gewicht.

• Sperre: Liefersperre setzen und die Forderung für die Übergabe markieren.
• Protokolleintrag: Einträge wie in Stufe 2, zusätzlich die angekündigte Folge, die Freigabe durch die benannte Person und die Übergabe.

Die drei Stufen im Überblick:

Stufe	Versand ab Fälligkeit (Empfehlung)	Frist im Schreiben	Ton	Sperre	Protokolleintrag
1 Zahlungserinnerung	3 Tage	10 Tage	sachlich, Versehen unterstellt	keine	Datum, Stufe, Rechnungsnummer, Restbetrag, neue Frist, Benutzer
2 Mahnung	14 Tage	10 Tage	bestimmt, Verzug benannt	Lieferung nur mit Freigabe	wie Stufe 1, zusätzlich Verzugsdatum und beanspruchte Beträge
3 letzte Mahnung	30 Tage	7 Tage	verbindlich, Folge einmal angekündigt	Liefersperre, Übergabe markiert	wie Stufe 2, zusätzlich angekündigte Folge und Übergabe

Wann eine Mahnung Verzug auslöst

Der Verzugstag hängt vom Land ab. Für den Mahnlauf folgen daraus zwei Regeln: kein Brief vor der Fälligkeit, und Zinsen oder Pauschalen nur dort nennen, wo sie zulässig sind.

Land	Verzug tritt ein	Beanspruchbar
Deutschland	durch Mahnung nach Eintritt der Fälligkeit (§ 286 Abs. 1 BGB); ohne Mahnung, wenn eine Zeit nach dem Kalender bestimmt ist (Abs. 2 Nr. 1); bei einer Entgeltforderung spätestens 30 Tage nach Fälligkeit und Zugang der Rechnung oder gleichwertigen Zahlungsaufstellung (Abs. 3 Satz 1), gegenüber Verbrauchern nur mit besonderem Hinweis in der Rechnung oder Zahlungsaufstellung; kein Verzug, solange die Leistung infolge eines vom Schuldner nicht zu vertretenden Umstands unterbleibt (Abs. 4)	5 Prozentpunkte über dem Basiszinssatz, ohne Verbraucherbeteiligung 9 Prozentpunkte bei Entgeltforderungen, dazu 40 Euro Pauschale gegen einen Schuldner, der kein Verbraucher ist; die Geltendmachung eines weiteren Schadens bleibt möglich und die Pauschale ist auf den Ersatz von Kosten der Rechtsverfolgung anzurechnen (§ 288 Abs. 1, 2, 4 und 5 BGB)
Österreich	wenn der durch Gesetz oder Vertrag bestimmte Zahlungstag nicht eingehalten wird (§ 1334 Satz 1 ABGB); sonst hat der Schuldner nach Satz 2 der Vorschrift ohne unnötigen Aufschub zu leisten, wobei die Parteien anderes vereinbaren können, und zwar nach der Erfüllung durch den Gläubiger, nach der Abnahme oder Überprüfung der Leistung nur, wenn die Parteien ein solches Verfahren vereinbart haben, und nach dem Eingang der Rechnung oder einer gleichwertigen Zahlungsaufforderung nur, wenn die Forderung der Höhe nach noch nicht feststeht (§ 1334 Satz 2 ABGB); ist die Zahlungszeit sonst nicht bestimmt, trägt er die Folgen erst nach dem Tag der gerichtlichen oder außergerichtlichen Einmahnung (§ 1334 Satz 3 ABGB)	nur in Rechtsgeschäften zwischen Unternehmern sowie zwischen einem Unternehmer und einer juristischen Person des öffentlichen Rechts (§ 455 UGB): 9,2 Prozentpunkte über dem Basiszinssatz, maßgebend ist der Basiszinssatz am ersten Kalendertag des jeweiligen Halbjahrs, und 40 Euro Pauschale nach § 458 UGB; ist der Schuldner für die Verzögerung nicht verantwortlich, nur vier vom Hundert auf ein Jahr (§ 1000 Abs. 1 ABGB, § 456 UGB), und für Betreibungskosten über der Pauschale Ersatz nach § 1333 Abs. 2 ABGB. Das Vierte Buch des UGB reicht weiter (§ 343 UGB für Unternehmer und juristische Personen des öffentlichen Rechts, § 345 UGB für einseitig unternehmensbezogene Geschäfte) und trägt Zinssatz und Pauschale nicht
Schweiz	durch Mahnung, sobald die Verbindlichkeit fällig ist (Art. 102 Abs. 1 OR); bei verabredetem Verfalltag mit dessen Ablauf (Abs. 2)	Verzugszins von fünf vom Hundert für das Jahr (Art. 104 Abs. 1 OR), unter Kaufleuten bei höherem Bankdiskonto dieser Zinsfuß (Abs. 3)

In Deutschland trägt die Rechnung selbst eine Bedingung: Gegenüber einem Verbraucher tritt der Verzug nach § 286 Abs. 3 Satz 1 BGB nur ein, wenn die Rechnung auf diese Folge besonders hinweist. Prüfen Sie dafür die Rechnungsvorlage und nehmen Sie den Hinweis auf, wenn Sie sich auch gegenüber Privatkunden auf die 30-Tage-Regel stützen wollen.

Den endgültigen Ausfall behandeln die Länderartikel: Forderungsausfall in Deutschland, in Österreich und die Betreibung in der Schweiz.

Sperrregeln: Wann kein Brief rausgeht

Grund	Prüfung im ERP	Wirkung auf den Lauf
Zahlung ist gebucht, der Posten steht offen	Ausgleich gegen den Kontoauszug prüfen	Posten ausgleichen, sonst wird eine bezahlte Rechnung angemahnt
Teilzahlung ohne Zahlungsplan	Restbetrag gegen den Zahlungsplan prüfen	Stufe auf dem Restbetrag rechnen, nicht auf dem Rechnungsbetrag
Offene Gutschrift oder Retoure	Gutschrift mit der Rechnung verrechnen	Posten stilllegen, bis die Verrechnung gebucht ist
Streit oder Reklamation	Streitkennzeichen an Posten oder Kunde	Stufe einfrieren, der Lauf überspringt den Posten
Stundung oder Ratenzahlung vereinbart	neue Fälligkeit im Zahlungsplan hinterlegen	Lauf rechnet mit dem neuen Datum, eine alte Stufe wird zurückgesetzt
Skontofrist läuft noch	Skontofrist aus der Zahlungsbedingung	bis zum Ablauf der Frist nicht mahnen
Kunde in einem Insolvenzverfahren	Status im Kundenstamm	Lauf stoppen und die Forderung gesondert klären
Adresse oder E-Mail unzustellbar	Rücksendung oder Fehlermeldung	Stammdaten korrigieren und die Stufe wiederholen

Jede Sperre wird mit Grund, Datum und Benutzer angelegt; sonst lässt sich später nicht sagen, warum eine Forderung stehengeblieben ist.

Was jede Stufe protokollieren muss

Der Protokolleintrag beantwortet später zwei Fragen: Wann und wie wurde gemahnt, und welche Frist lief zuletzt? Er enthält Datum, Stufe, Rechnungsnummer, offenen Betrag, neue Frist, Versandweg und Benutzer; ab Stufe 2 zusätzlich den Verzugsbeginn und die beanspruchten Beträge, ab Stufe 3 die angekündigte Folge und die Übergabe.

In Deutschland gehört das Schreiben selbst zur Aufbewahrung: Betrifft die Mahnung ein Handelsgeschäft, ist von den abgesandten Handelsbriefen eine Wiedergabe sechs Jahre lang aufzubewahren (§ 147 Abs. 1 Nr. 3 und Abs. 3 Satz 1 AO; § 257 Abs. 1 Nr. 3 und Abs. 4 Satz 1 HGB). Die Frist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahrs, in dem der Brief abgesandt worden ist (§ 147 Abs. 4 AO; § 257 Abs. 5 HGB), und sie läuft nicht ab, soweit und solange die Unterlagen für Steuern von Bedeutung sind, für welche die Festsetzungsfrist noch nicht abgelaufen ist (§ 147 Abs. 3 Satz 5 AO). Sechs Jahre sind deshalb kein fester Löschtermin ab Versand. Mehr dazu bei den Handelsbriefen und E-Mails.

So prüfen Sie den Mahnlauf

• Stichtagsprobe: Fünf Posten aus dem Lauf gegen die Offene-Posten-Liste und den Kontoauszug stellen.
• Fälligkeitsprobe: Für dieselben Posten die Fälligkeit nachrechnen; weicht sie ab, ist die Zahlungsbedingung im Stammdatensatz falsch.
• Sperrprobe: Einen zahlenden, einen streitenden und einen gestundeten Kunden durch den Lauf schicken und prüfen, dass keiner einen Brief bekommt.
• Textprobe: Die drei Vorlagen je Land und Kundenart lesen; Frist, Rechnungsnummer und Betrag müssen stimmen.
• Protokollprobe: Prüfen, ob jede angeschriebene Rechnung einen Eintrag mit Datum und Stufe hat.

Wenn etwas nicht klappt

Symptom	Ursache	Abhilfe
Ein Kunde bekommt zwei Briefe in einer Woche	Zwei Läufe treffen denselben Posten	Nur einen Lauf je Stufe planen und die Stufe am Posten fortschreiben
Die Stufe springt nach einer Teilzahlung zurück	Stufe wird aus dem Betrag neu berechnet	Stufe am Posten speichern, nicht aus dem Betrag ableiten
Mahnungen gehen an gestundete Kunden	Neue Fälligkeit steht nur in der E-Mail	Zahlungsplan im ERP führen
Neun Prozentpunkte über dem Basiszinssatz oder die 40-Euro-Pauschale werden einem Verbraucher genannt	Ein Textbaustein gilt für alle Kunden	Text je Land und Kundenart trennen: § 288 Abs. 2 und Abs. 5 BGB setzen einen Schuldner voraus, der kein Verbraucher ist, ein Verbraucher schuldet die fünf Prozentpunkte des § 288 Abs. 1 BGB
Ein Streitfall erhält die letzte Mahnung	Streitkennzeichen fehlt	Kennzeichen beim Eingang der Reklamation setzen

Wann Sie Hilfe holen sollten

Vor der letzten Stufe gehört der Fall zur Steuer- oder Rechtsberatung, wenn die Forderung streitig ist, der Kunde in einem Insolvenzverfahren steht oder Zinsen und Inkassokosten geltend gemacht werden sollen. Für den Aufbau selbst genügt die eigene Buchhaltung. Wenn die Ursache nicht die Mahnung, sondern das Zahlungsziel ist, prüfen Sie die Außenstandsdauer und das Kreditlimit des Kunden.