Forderungsausfall: Umsatzsteuer berichtigen, wenn niemand zahlt

Eine Rechnung ist gestellt, die Leistung ist erbracht, die Steuer ist angemeldet, und der Kunde zahlt nicht. Der Ausfall muss den Betrieb nicht endgültig belasten: § 17 Abs. 2 Nr. 1 des Umsatzsteuergesetzes (UStG) lässt die Umsatzsteuer auf den ausgefallenen Betrag wieder herabgehen. Die Vorschrift steht im UStG in der Fassung der Bekanntmachung vom 21. Februar 2005 (BGBl. I S. 386), zuletzt geändert durch Artikel 5 des Gesetzes vom 29. Juni 2026 (BGBl. 2026 I Nr. 197).

Was § 17 UStG bei einem Ausfall anordnet

Nach § 17 Abs. 1 Satz 1 UStG berichtigt der Unternehmer, der den Umsatz ausgeführt hat, den geschuldeten Steuerbetrag, wenn sich die Bemessungsgrundlage geändert hat. Für den Forderungsausfall ordnet § 17 Abs. 2 Nr. 1 Satz 1 UStG an, dass Absatz 1 sinngemäß gilt, wenn das vereinbarte Entgelt für eine steuerpflichtige Lieferung, sonstige Leistung oder einen steuerpflichtigen innergemeinschaftlichen Erwerb uneinbringlich geworden ist. Die Berichtigung trifft beide Seiten: Beim Leistungsempfänger ist der Vorsteuerabzug ebenfalls zu berichtigen (§ 17 Abs. 1 Satz 2 UStG, über § 17 Abs. 2 Nr. 1 Satz 1 UStG anwendbar). Der Bundesfinanzhof hat diese Vorsteuerberichtigung im Fall der Uneinbringlichkeit als zwingende Folge des § 17 Abs. 1 Satz 2 UStG bezeichnet und die Einschränkung des § 17 Abs. 1 Satz 3 UStG nicht angewendet, weil eine wirtschaftliche Begünstigung des Leistungsempfängers durch die Uneinbringlichkeit eines weiterhin in unveränderter Höhe geschuldeten Entgelts nicht ersichtlich ist (Urteil vom 24. August 2023 – V R 29/21, Rz 17 und 18). Wird das Entgelt nachträglich vereinnahmt, sind Steuerbetrag und Vorsteuerabzug erneut zu berichtigen (§ 17 Abs. 2 Nr. 1 Satz 2 UStG).

Unionsrechtliche Grundlage ist Art. 90 der Richtlinie 2006/112/EG. Nach dem Urteil des Bundesfinanzhofs vom 27. September 2018 (V R 45/16, Rz 21) hat der Gerichtshof der Europäischen Union auch die gesetzlich angeordnete zweite Berichtigung gebilligt (Urteil vom 23. November 2017, C-246/16, Di Maura).

Wen die Berichtigung trifft – und wen nicht

Die Berichtigung setzt voraus, dass die Steuer schon geschuldet wird, obwohl das Geld noch nicht eingegangen ist. Drei Fallgruppen sind zu trennen.

Fall	Entstehung der Steuer	Berichtigung nach § 17 Abs. 2 Nr. 1 UStG
Steuerpflichtiger Umsatz, Berechnung nach vereinbarten Entgelten (Sollbesteuerung)	mit Ablauf des Voranmeldungszeitraums, in dem die Leistung ausgeführt wurde (§ 13 Abs. 1 Nr. 1 Buchst. a UStG)	ja, in Höhe des Ausfalls
Berechnung nach vereinnahmten Entgelten; das Finanzamt muss sie gestatten (§ 20 UStG)	mit Ablauf des Voranmeldungszeitraums, in dem das Entgelt vereinnahmt wurde (§ 13 Abs. 1 Nr. 1 Buchst. b UStG)	nein; ohne Zahlung ist keine Steuer entstanden
Steuerfreier Umsatz, etwa eines Kleinunternehmers (§ 19 Abs. 1 UStG)	keine Umsatzsteuer	nein; es gibt keinen Steuerbetrag zu mindern

Die Berechnung nach vereinnahmten Entgelten nach § 20 UStG gestattet das Finanzamt auf Antrag unter anderem dann, wenn der Gesamtumsatz des vorangegangenen Kalenderjahrs nicht mehr als 800.000 Euro betragen hat (§ 20 Satz 1 Nr. 1 UStG). Diese Grenze gilt seit 1. Januar 2024 (Wachstumschancengesetz vom 27. März 2024, BGBl. 2024 I Nr. 108, Art. 20 und Art. 35 Abs. 4).

Zwei Fälle zeigen den Unterschied. Ein Handwerksbetrieb versteuert nach vereinbarten Entgelten und stellt im März eine Rechnung über 1.190,00 Euro brutto, deren Umsatzsteuer von 190,00 Euro er mit der Voranmeldung abführt. Bleibt diese Forderung endgültig offen, mindert er den Steuerbetrag nach § 17 Abs. 2 Nr. 1 UStG. Ein Kurierbetrieb, dem das Finanzamt die Berechnung nach vereinnahmten Entgelten gestattet hat, hat für dieselbe Leistung noch keine Steuer geschuldet, solange kein Geld eingeht; bei ihm ist nichts zu berichtigen.

Wann eine Forderung uneinbringlich ist

§ 17 UStG verwendet den Begriff der Uneinbringlichkeit, ohne ihn zu definieren. Die Vorschrift verlangt einen eingetretenen Zustand („uneinbringlich geworden ist“); die bloße Besorgnis um den Zahlungseingang erfüllt diese Formulierung nicht. Notieren Sie deshalb in der Buchhaltung den Grund und den Tag des Ausfalls (redaktionelle Empfehlung); das Datum entscheidet über den Voranmeldungszeitraum.

Als Ereignis kommt die Eröffnung des Insolvenzverfahrens über das Vermögen des Kunden in Betracht: Entgeltansprüche, die im Insolvenzverfahren nur als Insolvenzforderungen nach § 38 der Insolvenzordnung bestehen, sind nach § 17 Abs. 2 Nr. 1 Satz 1 UStG als uneinbringlich zu behandeln (BFH, Urteil vom 24. August 2023 – V R 29/21, Rz 15). Die Berichtigung gehört dann in den Voranmeldungszeitraum, in dem die Uneinbringlichkeit eintritt (§ 17 Abs. 1 Satz 8 UStG). Legen Sie die Nachweise zur Forderung ab: Insolvenzbekanntmachung, Vollstreckungsprotokoll oder gerichtlicher Vergleich (redaktionelle Empfehlung). Ob ein Nachweis im Einzelfall trägt, klären Sie mit Ihrer Steuerberatung.

Eine bloß späte oder hinausgeschobene Fälligkeit genügt nicht. Der Bundesfinanzhof hat entschieden, dass die Steuerentstehung nach § 13 Abs. 1 Nr. 1 Buchst. a Satz 1 UStG nicht auf bereits fällige Entgeltansprüche beschränkt ist und dass die Vereinbarung einer Ratenzahlung keine Uneinbringlichkeit im Sinne des § 17 Abs. 2 Nr. 1 UStG begründet; er folgt damit dem Urteil des Gerichtshofs der Europäischen Union vom 28. Oktober 2021 – C-324/20 (X-Beteiligungsgesellschaft), nach dem die Nichtbezahlung eines Teilbetrags vor seiner Fälligkeit nicht zur Minderung der Bemessungsgrundlage führt (BFH, Urteil vom 1. Februar 2022 – V R 37/21, Leitsätze 1 und 2, Rz 15). Bei langen Zahlungszielen und Stundungen stimmen Sie den Zeitpunkt mit Ihrer Steuerberatung ab.

Beispielrechnung: 1.190,00 Euro bleiben offen

Beispielrechnung mit erfundenen Zahlen. Angenommen werden ein monatlicher Voranmeldungszeitraum, der Regelsatz von 19 Prozent (§ 12 Abs. 1 UStG), eine Leistung mit Rechnung im März 2026 und die Eröffnung des Insolvenzverfahrens über das Vermögen des Kunden im September 2026. Die Rechnung 2026-0417 lautet über 1.190,00 Euro brutto.

Vorgang	Zeitpunkt	Voranmeldungszeitraum	Entgelt	Umsatzsteuer 19 Prozent
Leistung und Rechnung 2026-0417	März 2026	03/2026	1.000,00 Euro	190,00 Euro
Uneinbringlichkeit (Eröffnung des Insolvenzverfahrens)	September 2026	09/2026	−1.000,00 Euro	−190,00 Euro
Zahlungseingang, Quote von 25 Prozent des Bruttobetrags	Januar 2027	01/2027	+250,00 Euro	+47,50 Euro

Die Rechnung teilt sich so auf: 1.190,00 Euro ÷ 1,19 = 1.000,00 Euro Entgelt; die Umsatzsteuer ist die Differenz von 190,00 Euro. Die Quote von 25 Prozent auf 1.190,00 Euro sind 297,50 Euro brutto; darin stecken 250,00 Euro Entgelt und 47,50 Euro Umsatzsteuer (250,00 Euro × 0,19). Über die ganze Kette führt der Betrieb 190,00 − 190,00 + 47,50 = 47,50 Euro Umsatzsteuer ab, also 19 Prozent der tatsächlich eingegangenen 250,00 Euro Entgelt. Die Minderung von 190,00 Euro gehört in die Voranmeldung für 09/2026, die Hinzurechnung von 47,50 Euro in die für 01/2027.

So buchen Sie den Ausfall

Die folgenden Buchungssätze sind ein redaktionelles Beispiel. Die Kontobezeichnungen folgen dem eigenen Kontenrahmen, etwa SKR03 oder SKR04; Kontonummern hängen von der Einrichtung ab.

Vorgang	Soll	Haben	Betrag
Ausgangsrechnung	Forderungen aus Lieferungen und Leistungen	Erlöse und Umsatzsteuer 19 Prozent	1.190,00 Euro (1.000,00 + 190,00)
Ausfall der Forderung	Forderungsverluste und Umsatzsteuer 19 Prozent	Forderungen aus Lieferungen und Leistungen	1.190,00 Euro (1.000,00 + 190,00)
Zahlung der Quote	Bank	Erträge aus abgeschriebenen Forderungen und Umsatzsteuer 19 Prozent	297,50 Euro (250,00 + 47,50)

Die zweite Buchung bucht die Forderung aus und mindert die Umsatzsteuer um 190,00 Euro; der Nettoanteil von 1.000,00 Euro wird Aufwand. Die dritte Buchung bringt den Steueranteil der Quote von 47,50 Euro zurück in die Umsatzsteuer. Für die Zuordnung im ERP entscheidet nicht die Erfassung, sondern der Eintritt des Ausfalls (§ 17 Abs. 1 Satz 8 UStG). Erzeugt das System die Voranmeldung aus Steuerschlüsseln, muss die Buchung im richtigen Zeitraum stehen; wie die Schlüssel aufgebaut sind, steht in Steuerschlüssel für die Umsatzsteuer-Voranmeldung.

Bilanzielle Abschreibung und Steuerberichtigung sind zwei Vorgänge: Die Einzelwertberichtigung wirkt im Jahresabschluss, die Minderung nach § 17 UStG in der Voranmeldung. Lassen Sie die Forderung in der Offene-Posten-Verwaltung mit Wiedervorlage weiterlaufen.

Fristen und Stichtage

Die Berichtigungen nach § 17 Abs. 1 Sätze 1 und 2 UStG sind für den Besteuerungszeitraum vorzunehmen, in dem die Änderung der Bemessungsgrundlage eingetreten ist (§ 17 Abs. 1 Satz 8 UStG). Maßgeblich ist also der Voranmeldungszeitraum der Uneinbringlichkeit, nicht der Monat, in dem der Ausfall bemerkt wird.

Die Voranmeldung ist ohne Dauerfristverlängerung bis zum 10. Tag nach Ablauf des Voranmeldungszeitraums zu übermitteln, die Vorauszahlung ist bis dahin fällig (§ 18 Abs. 1 UStG); das Finanzamt hat diese Fristen auf Antrag um einen Monat zu verlängern (§ 46 UStDV). Fällt das Ende einer dieser Fristen auf einen Sonntag, einen gesetzlichen Feiertag oder einen Sonnabend, endet sie mit dem Ablauf des nächstfolgenden Werktags (§ 108 Abs. 3 AO). Voranmeldungszeitraum ist das Kalendervierteljahr; der Kalendermonat gilt, wenn die Steuer für das vorangegangene Kalenderjahr mehr als 9.000 Euro beträgt (§ 18 Abs. 2 Sätze 1 und 2 UStG). Nimmt der Unternehmer seine Tätigkeit neu auf, ist der Kalendermonat im laufenden und folgenden Kalenderjahr Voranmeldungszeitraum (§ 18 Abs. 2 Satz 4 UStG); für die Besteuerungszeiträume 2021 bis 2026 gilt dabei die Abweichung des § 18 Abs. 2 Satz 6 UStG: Bei Aufnahme der Tätigkeit im laufenden Kalenderjahr ist die voraussichtliche Steuer des laufenden Kalenderjahres maßgebend; hat der Unternehmer die Tätigkeit im vorangegangenen Kalenderjahr nur in einem Teil des Jahres ausgeübt, ist die tatsächliche Steuer in eine Jahressteuer umzurechnen. Von der Voranmeldung befreien kann das Finanzamt, wenn die Steuer des Vorjahrs nicht mehr als 2.000 Euro beträgt (§ 18 Abs. 2 Satz 3 UStG). Die Grenze von 9.000 Euro gilt seit 1. Januar 2025 (Viertes Bürokratieentlastungsgesetz vom 23. Oktober 2024, BGBl. 2024 I Nr. 323, Art. 5 Nr. 2 Buchst. a und Art. 74 Abs. 6).

Ist die Voranmeldung für den Zeitraum schon übermittelt, geben Sie eine berichtigte Anmeldung ab. Eine Steueranmeldung steht einer Steuerfestsetzung unter Vorbehalt der Nachprüfung gleich (§ 168 Satz 1 der Abgabenordnung, AO), bei einer Herabsetzung erst mit Zustimmung der Finanzbehörde (§ 168 Satz 2 AO).

Wenn der Kunde später doch zahlt

Die Zahlung nach der Ausbuchung löst die zweite Berichtigung aus: Steuerbetrag und Vorsteuerabzug sind für den Zeitraum der Vereinnahmung erneut zu berichtigen (§ 17 Abs. 2 Nr. 1 Satz 2 UStG).

Anders liegt der Fall, wenn nicht Ihr Kunde, sondern Sie selbst der Insolvenzschuldner sind. Vereinnahmen Sie oder Ihr Verwalter nach der Eröffnung des Verfahrens das Entgelt für eine bereits vorher erbrachte Leistung, führt das nach der Rechtsprechung des Bundesfinanzhofs zu einer zweiten Berichtigung, die insolvenzrechtlich eine Masseverbindlichkeit nach § 55 Abs. 1 Nr. 1 der Insolvenzordnung begründet; die vor der Eröffnung vorgenommene Besteuerung ist für das Jahr der Eröffnung zu berichtigen und bei der Insolvenzforderung dieses Jahres zu berücksichtigen. Das gilt auch in der Eigenverwaltung (Urteil vom 27. September 2018 – V R 45/16, Rz 13 und 24).

Im ERP braucht diese zweite Stufe eine eigene Wiedervorlage: Die Forderung ist im Zeitpunkt der Zahlung wieder zu erfassen und der darauf entfallende Steueranteil zuzurechnen; bei einer Quote also nur dieser Anteil, nicht die ganze Rechnung.

Checkliste für Ihren Betrieb

1. Prüfen Sie, ob Ihre Umsätze nach vereinbarten Entgelten versteuert werden (§ 13 Abs. 1 Nr. 1 Buchst. a UStG); bei einer Gestattung nach § 20 UStG gibt es nichts zu berichtigen.
2. Halten Sie Grund und Datum des Ausfalls mit Beleg fest, bevor Sie buchen (redaktionelle Empfehlung).
3. Rechnen Sie den Steueranteil für Umsätze zum Regelsatz von 19 Prozent (§ 12 Abs. 1 UStG) als Bruttoausfall − Bruttoausfall ÷ 1,19; bei 1.190,00 Euro brutto sind das 190,00 Euro. Für einen anderen Steuersatz setzen Sie den passenden Divisor ein, bei 7 Prozent also 1,07.
4. Ordnen Sie die Minderung dem Voranmeldungszeitraum der Uneinbringlichkeit zu (§ 17 Abs. 1 Satz 8 UStG), nicht dem Zeitraum der Entdeckung.
5. Führen Sie die bilanzielle Einzelwertberichtigung und die Steuerberichtigung nach § 17 UStG getrennt.
6. Geben Sie für einen bereits übermittelten Zeitraum eine berichtigte Voranmeldung ab und beachten Sie die Zustimmung nach § 168 Satz 2 AO.
7. Legen Sie eine Wiedervorlage für Quoten und Nachzahlungen an und rechnen Sie den Steueranteil im Zeitraum der Zahlung hinzu (§ 17 Abs. 2 Nr. 1 Satz 2 UStG).
8. Stimmen Sie streitige Fälle mit Ihrer Steuerberatung ab, bevor Sie die Forderung ausbuchen.

Für Forderungen aus Österreich gilt die dortige Regelung; sie steht unter Forderungsausfall in Österreich. Den Übergang in die Buchhaltung beschreibt die Monatsübergabe an die Steuerberatung.