Steuerschlüssel im ERP: Zuordnung zur Umsatzsteuer-Voranmeldung

Ein Steuerschlüssel bündelt im ERP den Steuerfall und den Steuersatz eines Vorgangs. Die Kennzahl der Voranmeldung ist die zweite Seite derselben Zuordnung: Sie entscheidet, unter welchem Feld die Summen des Schlüssels erscheinen. Der Ablauf führt von der Steuerfall-Liste über die Schlüssel zu den Feldern des Vordrucks und endet mit Testbuchungen.

Was Sie vorab brauchen

• Eine Liste der Steuerfälle Ihres Betriebs, getrennt nach Ausgang und Eingang: 19 Prozent, 7 Prozent, 0 Prozent, innergemeinschaftliche Lieferung, Ausfuhrlieferung, innergemeinschaftlicher Erwerb, Steuerschuld des Leistungsempfängers nach § 13b UStG.
• Den Vordruck USt 1 A mit seinen Kennzahlen; für die Voranmeldungszeiträume ab Januar 2026 gilt der Vordruck „Umsatzsteuer-Voranmeldung 2026“ (BMF-Schreiben vom 29. Dezember 2025, GZ III C 3 - S 7344/00039/007/036).
• Zugang zur Steuerschlüssel-Verwaltung des ERP und zum Kontenplan, auf dem Umsatzsteuer und Vorsteuer liegen (SKR 03 oder SKR 04 wählen).
• Die USt-IdNr. der Abnehmer, an die Sie innergemeinschaftlich liefern.
• Je Steuerfall einen Testbeleg mit erfundenem Betrag.

Schritt für Schritt: Steuerschlüssel zuordnen

Schritt 1: Steuerfälle auflisten

Notieren Sie jede Umsatzart Ihres Betriebs mit ihrer Norm: 19 Prozent nach § 12 Abs. 1 UStG, 7 Prozent für die in § 12 Abs. 2 UStG aufgezählten Umsätze, 0 Prozent für die Lieferungen von Solarmodulen an den Betreiber einer Photovoltaikanlage einschließlich der für den Betrieb wesentlichen Komponenten und der Speicher nach § 12 Abs. 3 Nr. 1 UStG, wenn die Photovoltaikanlage auf oder in der Nähe von Privatwohnungen, Wohnungen sowie öffentlichen und anderen Gebäuden, die für dem Gemeinwohl dienende Tätigkeiten genutzt werden, installiert wird; die Voraussetzungen gelten als erfüllt, wenn die installierte Bruttoleistung laut Marktstammdatenregister nicht mehr als 30 Kilowatt (peak) beträgt oder betragen wird, steuerfreie Ausfuhrlieferung nach § 4 Nr. 1 Buchst. a und § 6 UStG, steuerfreie innergemeinschaftliche Lieferung nach § 4 Nr. 1 Buchst. b und § 6a UStG sowie die Steuerschuld des Leistungsempfängers nach § 13b UStG. Für die Eingangsseite kommen der innergemeinschaftliche Erwerb nach § 1a UStG und die Leistungen nach § 13b Abs. 1 und 2 UStG hinzu. Was auf dieser Liste fehlt, lässt sich im ERP nicht getrennt summieren.

Schritt 2: Je Steuerfall einen Steuerschlüssel anlegen

Legen Sie für jeden Eintrag der Liste einen eigenen Steuerschlüssel an. § 22 Abs. 2 Nr. 1 UStG verlangt, dass aus den Aufzeichnungen ersichtlich ist, wie sich die Entgelte auf die steuerpflichtigen Umsätze, getrennt nach Steuersätzen, und auf die steuerfreien Umsätze verteilen; eine Anzahl von Steuerschlüsseln schreibt die Norm nicht vor. Getrennte Schlüssel je Steuerfall sind die Umsetzung, mit der diese Trennung im ERP sichtbar wird und jede Kennzahl des Vordrucks aus einer eigenen Summe gefüllt werden kann. Der Schlüssel trägt deshalb Steuerart und Steuersatz; die Kennzahl der Voranmeldung hinterlegen Sie an derselben Stelle. Für Leistungen, für die Sie als Leistungsempfänger die Steuer nach § 13b UStG schulden, gilt § 22 Abs. 2 Nr. 8 UStG, für den innergemeinschaftlichen Erwerb Nr. 7.

Schritt 3: Steuerschlüssel in den Stammdaten hinterlegen

Ordnen Sie den Schlüssel dort zu, wo der Vorgang entsteht: an der Artikel- oder Leistungsart, an der Auftragsart, am Kunden oder am Lieferanten. Ein Vorgabewert am Artikel passt nur, wenn der Steuerfall nicht vom Abnehmer abhängt. Bei der innergemeinschaftlichen Lieferung verlangt § 6a Abs. 1 UStG unter anderem einen in einem anderen Mitgliedstaat erfassten Unternehmer mit gültiger USt-IdNr.; die Angabe gehört in den Debitorenstamm (Debitoren und Kreditoren anlegen). Für die Eingangsseite trennt der Lieferantenstamm die Fälle nach § 13b (Reverse-Charge-Verfahren nach § 13b).

Schritt 4: Kennzahlen den Steuerschlüsseln zuordnen

Hinterlegen Sie an jedem Schlüssel die Kennzahl, unter der seine Summen in der Anmeldung erscheinen sollen. Die Tabellen ordnen die Fälle den Feldern des Vordrucks USt 1 A 2026 zu; die Schlüsselnamen sind Beispielbezeichnungen, die Kennzahlen stammen aus dem Vordruckmuster.

Vorgang (Ausgang)	Steuerschlüssel (Beispiel)	Feld im Vordruck
Inland 19 Prozent (§ 12 Abs. 1 UStG)	USt 19	Zeile 13, Kz 81
Inland 7 Prozent (§ 12 Abs. 2 UStG)	USt 7	Zeile 14, Kz 86
0 Prozent nach § 12 Abs. 3 Nr. 1 UStG: Lieferungen von Solarmodulen und Speichern an den Betreiber einer Photovoltaikanlage, die auf oder in der Nähe von Privatwohnungen, Wohnungen sowie öffentlichen und anderen, dem Gemeinwohl dienenden Gebäuden installiert wird; bis 30 Kilowatt (peak) laut Marktstammdatenregister gelten die Voraussetzungen als erfüllt	USt 0	Zeile 15, Kz 87
andere Steuersätze (nicht 19, 7 oder 0 Prozent)	USt sonstige	Zeile 16, Kz 35 und 36
Ausfuhrlieferung in das Drittlandsgebiet (§ 4 Nr. 1 Buchst. a, § 6 UStG)	steuerfrei Ausfuhr	Zeile 22, Kz 43
innergemeinschaftliche Lieferung an Abnehmer mit USt-IdNr. (§ 4 Nr. 1 Buchst. b, § 6a UStG)	steuerfrei ig. Lieferung	Zeile 19, Kz 41
eigene im Inland steuerpflichtige Leistung, für die der Leistungsempfänger die Steuer nach § 13b Abs. 5 UStG schuldet	13b Leistung erbracht	Zeile 34, Kz 60
sonstige Leistung nach § 3a Abs. 2 UStG an einen im übrigen Gemeinschaftsgebiet ansässigen Unternehmer, der dort die Steuer schuldet	ig. Leistung	Zeile 35, Kz 21 (im Inland nicht steuerbar)

Vorgang (Eingang)	Steuerschlüssel (Beispiel)	Steuer	Vorsteuer
innergemeinschaftlicher Erwerb 19 Prozent (§ 1a UStG)	igE 19	Zeile 25, Kz 89	Zeile 39, Kz 61, soweit abziehbar
innergemeinschaftlicher Erwerb 7 Prozent (§ 1a UStG)	igE 7	Zeile 26, Kz 93	Zeile 39, Kz 61, soweit abziehbar
sonstige Leistung nach § 3a Abs. 2 UStG eines im übrigen Gemeinschaftsgebiet ansässigen Unternehmers (§ 13b Abs. 1 UStG)	13b EU-Leistung	Zeile 30, Kz 46 und 47	Zeile 41, Kz 67, soweit abziehbar
Werklieferung oder nicht in Zeile 30 einzutragende sonstige Leistung eines im Ausland ansässigen Unternehmers (§ 13b Abs. 2 Nr. 1 UStG)	13b Ausland	Zeile 32, Kz 84 und 85	Zeile 41, Kz 67, soweit abziehbar
Bauleistung eines im Inland ansässigen Unternehmers (§ 13b Abs. 2 Nr. 4 UStG), wenn Sie als Leistungsempfänger selbst nachhaltig solche Bauleistungen erbringen	13b Bau	Zeile 32, Kz 84 und 85	Zeile 41, Kz 67, soweit abziehbar
Lieferungen der in der Anlage 3 UStG bezeichneten Gegenstände, insbesondere Altmetalle und Schrott (§ 13b Abs. 2 Nr. 7 UStG), und Lieferungen von Gold in der in Nr. 9 bezeichneten Art an einen Unternehmer	13b Schrott/Gold	Zeile 32, Kz 84 und 85	Zeile 41, Kz 67, soweit abziehbar
Lieferungen von Mobilfunkgeräten, Tablet-Computern und Spielekonsolen sowie von integrierten Schaltkreisen vor Einbau in einen zur Lieferung auf der Einzelhandelsstufe geeigneten Gegenstand (§ 13b Abs. 2 Nr. 10 UStG) und Lieferungen der in der Anlage 4 UStG bezeichneten Metalle (Nr. 11) an einen Unternehmer, wenn die Summe der in Rechnung zu stellenden Entgelte im Rahmen eines wirtschaftlichen Vorgangs mindestens 5.000 Euro beträgt; nachträgliche Minderungen des Entgelts bleiben dabei unberücksichtigt	13b Geräte/Rohmetalle	Zeile 32, Kz 84 und 85	Zeile 41, Kz 67, soweit abziehbar

Absatz 2 des § 13b UStG erfasst nur steuerpflichtige Umsätze des leistenden Unternehmers. Ist seine Leistung steuerfrei, etwa bei einem Kleinunternehmer nach § 19 UStG, entsteht keine Steuer nach § 13b UStG und Sie schulden als Leistungsempfänger nichts.

In den Fällen des § 13b Abs. 2 Nr. 7 und 9 bis 11 UStG greift die Steuerschuld des Leistungsempfängers nicht, wenn der Unternehmer, der die Lieferung bewirkt, den Gegenstand unter den Voraussetzungen des § 25a UStG liefert (§ 13b Abs. 5 Satz 10 UStG).

Bei den Zeilen 13 bis 15 sieht das Vordruckmuster keinen eigenen Steuerbetrag vor; dort steht nur die Bemessungsgrundlage (Kz 81, 86 und 87). Zeile 16 „zu anderen Steuersätzen“ hat beide Felder: Kz 35 für die Bemessungsgrundlage und Kz 36 für die Steuer. Die Vorsteuerzeilen 38 bis 41 führen dagegen je ein Feld für den Vorsteuerbetrag (Kz 66, 61, 62 und 67), keine zusätzliche Bemessungsgrundlage. Die Zeilen 33 bis 36 stehen im Abschnitt „Ergänzende Angaben zu Umsätzen“ und gehen nicht in die Umsatzsteuer der Zeile 37 ein; diese Summe bilden die Zeilen 13 bis 18 und 25 bis 32.

Schritt 5: Testbuchungen je Schlüssel anlegen

Buchen Sie jeden Schlüssel einmal mit einem erfundenen Betrag. Erst der gebuchte Vorgang zeigt, ob der Schlüssel die Steuer richtig berechnet und im richtigen Feld summiert. Bei Leistungen nach § 13b UStG muss die Steuer in Zeile 30 bis 32 stehen; die Vorsteuer gehört nach Kz 67, soweit die Leistung für Ihr Unternehmen ausgeführt worden ist und kein Ausschluss nach § 15 Abs. 2 UStG greift (§ 15 Abs. 1 Satz 1 Nr. 4 UStG).

So prüfen Sie das Ergebnis

Die Belegliste zeigt je Steuerschlüssel einen Testfall; die Zahlen sind erfunden (Beispielrechnung, Netto ohne Umsatzsteuer). Angenommen ist in allen Zeilen, dass die Aufwendungen voll für das Unternehmen verwendet werden und kein Ausschluss nach § 15 Abs. 2 UStG vorliegt; deshalb sind die Vorsteuerbeträge in Kz 61 und 67 in voller Höhe angesetzt.

Testfall	Netto	Steuer	Steuerschlüssel	Feld im Vordruck
Verkauf Inland 19 Prozent	1.000,00 Euro	190,00 Euro	USt 19	Zeile 13, Kz 81: 1.000 Euro
Verkauf Inland 7 Prozent	200,00 Euro	14,00 Euro	USt 7	Zeile 14, Kz 86: 200 Euro
Solarmodul an den Betreiber einer Photovoltaikanlage auf einem Wohngebäude, Bruttoleistung laut Marktstammdatenregister höchstens 30 Kilowatt (peak)	5.000,00 Euro	0,00 Euro	USt 0	Zeile 15, Kz 87: 5.000 Euro
Ausfuhr in die Schweiz (Beförderung in das Drittlandsgebiet, Nachweis nach § 6 Abs. 4 UStG)	2.500,00 Euro	0,00 Euro	steuerfrei Ausfuhr	Zeile 22, Kz 43: 2.500 Euro
Lieferung an einen in Frankreich für die Umsatzsteuer erfassten Unternehmer, der eine gültige französische USt-IdNr. verwendet, mit Warenbewegung in das übrige Gemeinschaftsgebiet und Nachweis nach § 6a Abs. 3 UStG	800,00 Euro	0,00 Euro	steuerfrei ig. Lieferung	Zeile 19, Kz 41: 800 Euro
Bauleistung eines inländischen Unternehmers an uns; wir erbringen selbst nachhaltig solche Bauleistungen (§ 13b Abs. 2 Nr. 4, Abs. 5 UStG)	5.000,00 Euro	950,00 Euro	13b Bau	Zeile 32, Kz 84: 5.000 Euro, Kz 85: 950 Euro, Kz 67: 950 Euro
Erwerb aus den Niederlanden (Warenbewegung in das Inland, Erwerber ist Unternehmer, § 1a Abs. 1 UStG)	1.200,00 Euro	228,00 Euro	igE 19	Zeile 25, Kz 89: 1.200 Euro, Kz 61: 228 Euro

Vergleichen Sie danach die Summen der Steuerschlüssel mit den Kennzahlen. § 63 Abs. 2 UStDV verlangt, dass Entgelte, Bemessungsgrundlagen und Vorsteuerbeträge am Schluss jedes Voranmeldungszeitraums zusammengerechnet werden; diese Summen sind der Abgleich. Die Anmeldung selbst ist nach § 18 Abs. 1 UStG nach amtlich vorgeschriebenem Datensatz bis zum zehnten Tag nach Ablauf des Voranmeldungszeitraums zu übermitteln; Zeitraum ist nach § 18 Abs. 2 UStG das Kalendervierteljahr, bei mehr als 9.000 Euro Steuer des vorangegangenen Kalenderjahres der Kalendermonat (seit 1. Januar 2025). Über die Lieferungen in Kz 41 ist zusätzlich die Zusammenfassende Meldung bis zum 25. Tag nach Ablauf des Meldezeitraums an das Bundeszentralamt für Steuern zu übermitteln; Meldezeitraum ist der Kalendermonat; beträgt die Summe der Bemessungsgrundlagen der innergemeinschaftlichen Warenlieferungen und der Lieferungen im Sinne des § 25b Abs. 2 UStG weder im laufenden Kalendervierteljahr noch in einem der vier vorangegangenen Kalendervierteljahre mehr als 50.000 Euro, kann die Meldung auch bis zum 25. Tag nach Ablauf des Kalendervierteljahres übermittelt werden (§ 18a Abs. 1 UStG). Kontrollpunkte bleiben die Nachweise für steuerfreie Umsätze (Ausfuhrnachweis im ERP, Nachweise der innergemeinschaftlichen Lieferung).

Für die Meldung selbst gilt weiter: Nimmt der Unternehmer die Quartalsregelung des § 18a Abs. 1 Satz 2 UStG nicht in Anspruch, hat er das dem Bundeszentralamt für Steuern anzuzeigen. Hat das Finanzamt ihn nach § 18 Abs. 2 Satz 3 UStG von der Verpflichtung zur Abgabe der Voranmeldungen und zur Entrichtung der Vorauszahlungen befreit, kann er die Zusammenfassende Meldung nach § 18a Abs. 9 UStG bis zum 25. Tag nach Ablauf des Kalenderjahres abgeben, wenn die Summe seiner Lieferungen und sonstigen Leistungen im vorangegangenen Kalenderjahr 200.000 Euro nicht überstiegen hat und im laufenden Kalenderjahr voraussichtlich nicht übersteigen wird, die Summe seiner innergemeinschaftlichen Warenlieferungen oder der im übrigen Gemeinschaftsgebiet ausgeführten steuerpflichtigen sonstigen Leistungen im Sinne des § 3a Abs. 2 UStG, für die der in einem anderen Mitgliedstaat ansässige Leistungsempfänger die Steuer dort schuldet, im vorangegangenen Kalenderjahr 15.000 Euro nicht überstiegen hat und im laufenden Kalenderjahr voraussichtlich nicht übersteigen wird und es sich bei den Warenlieferungen nicht um Lieferungen neuer Fahrzeuge an Abnehmer mit USt-IdNr. handelt.

Wenn etwas nicht klappt

Symptom	Ursache	Abhilfe
Kz 81 ist zu hoch	Ein steuerfreier Vorgang ist auf den 19-Prozent-Schlüssel gebucht, etwa eine Ausfuhr ohne Ausfuhrschlüssel	Vorgang auf den passenden steuerfreien Schlüssel umbuchen
Kz 41 ist gefüllt, die Zusammenfassende Meldung fehlt	Der Schlüssel der innergemeinschaftlichen Lieferung meldet nicht an das Bundeszentralamt für Steuern	Meldung nachholen; die Steuerbefreiung gilt nicht, wenn der Unternehmer der Pflicht zur Zusammenfassenden Meldung nicht nachgekommen ist (§ 4 Nr. 1 Buchst. b UStG, § 18a UStG)
Steuer nach § 13b in Kz 85, aber keine Vorsteuer in Kz 67	Der Empfängerschlüssel bucht die Steuer, aber nicht den Vorsteuerabzug	Schlüssel so einstellen, dass Steuer und Vorsteuer in einem Vorgang entstehen; in Kz 67 steht die Vorsteuer im abziehbaren Umfang (§ 15 Abs. 1 Satz 1 Nr. 4, Abs. 2 und 4 UStG)
0-Prozent-Umsätze stehen in Kz 35	Der Schlüssel führt 0 Prozent auf die Zeile für andere Steuersätze	eigenen Schlüssel für Zeile 15, Kz 87 anlegen
Der Vorgang landet im falschen Zeitraum	Bei § 13b UStG entsteht die Steuer nach Abs. 1 mit Ablauf des Voranmeldungszeitraums der Leistung, nach Abs. 2 mit Ausstellung der Rechnung, spätestens mit Ablauf des folgenden Kalendermonats	Rechnungs- und Leistungsdatum im ERP prüfen

Wann Sie Hilfe holen sollten

Holen Sie Ihre Steuerberatung dazu, wenn ein Schlüssel mehrere Steuerfälle bündeln müsste, wenn innergemeinschaftliche Lieferungen ohne gültige USt-IdNr. abgerechnet wurden, wenn Leistungen nach § 13b UStG ohne Rechnungshinweis gebucht sind oder wenn ein Wechsel zwischen Kleinunternehmerregelung und Regelbesteuerung ansteht. Für die laufende Übergabe ordnet die Monatsübergabe an den Steuerberater die Posten des Pakets.