Monatsübergabe an den Steuerberater: Checkliste aus dem ERP
Kurz gesagt
Das Monatsübergabe-Paket besteht aus den Buchungen, Belegen, offenen Posten, Bankauszügen und dem Anlagenverzeichnis des Monats. Prüfen Sie, ob das ERP alle fünf als maschinell auswertbare Exporte liefert; Bankdaten, Belege und Anlagen können aus getrennten Systemen stammen. Die Übergabe selbst ist keine Rechtspflicht, aber die Daten müssen vollständig und nachprüfbar sein. Ordnen Sie jedem Posten einen Verantwortlichen und einen Fälligkeitstag zu.
Das Wichtigste
- Fünf Posten: Buchungen, Belege, offene Posten, Bank, Anlagen.
- Die Übergabe selbst ist keine Rechtspflicht; die Daten müssen vollständig und nachprüfbar sein.
- DE: GoBD (Fassung vom 14. Juli 2025) und § 90 AO; AT: § 119 BAO; CH: Art. 957a OR.
- Jeder Posten trägt einen Verantwortlichen und einen Fälligkeitstag (redaktionelle Empfehlung).
- Maschinell auswertbare Exporte für alle fünf Posten sind eine zu prüfende Voraussetzung; Bankdaten, Belege und Anlagen können aus getrennten Systemen stammen.
Der Steuerberater oder Treuhänder braucht die Monatsdaten, um die Umsatzsteuervoranmeldung zu erstellen und den Jahresabschluss vorzubereiten. Prüfen Sie, ob das ERP alle fünf Posten des Übergabe-Pakets – Buchungen, Belege, offene Posten, Bank und Anlagen – als maschinell auswertbare Exporte liefert; Bankdaten, Belege und Anlagen können aus getrennten Systemen stammen. Wer jedem Posten einen Verantwortlichen und einen Fälligkeitstag zuweist, schafft klare Zuständigkeiten für Rückfragen am Monatsende.
Worauf es ankommt
Die Monatsübergabe ist keine gesetzliche Pflicht, sondern eine vertragliche Vereinbarung zwischen Betrieb und Steuerberatung. Die zugrunde liegenden Daten müssen aber vollständig und nachprüfbar sein. In Deutschland verlangen die GoBD (Fassung vom 14. Juli 2025) und § 90 AO, dass die für die Besteuerung erheblichen Tatsachen vollständig und wahrheitsgemäß offengelegt werden und jeder Geschäftsvorfall durch einen Beleg nachgewiesen wird. In Österreich verlangt § 119 BAO die vollständige und wahrheitsgemäße Offenlegung der für die Abgabepflicht bedeutsamen Umstände. In der Schweiz verlangt Art. 957a OR die vollständige, wahrheitsgetreue und systematische Erfassung der Geschäftsvorfälle und den Belegnachweis für die einzelnen Buchungsvorgänge.
Die fünf Posten des Übergabe-Pakets
Die folgende Tabelle zeigt die fünf Posten des Monatsübergabe-Pakets mit dem Verantwortlichen und dem Fälligkeitstag. Die Angaben sind redaktionelle Empfehlungen, keine gesetzlichen Vorgaben. Der Fälligkeitstag liegt vor der Umsatzsteuerfrist, damit die Steuerberatung die Daten prüfen und die Voranmeldung erstellen kann.
| Posten | Inhalt | Verantwortlich | Fälligkeitstag |
|---|---|---|---|
| Buchungen | Journal des Monats, maschinell auswertbar | Buchhaltung | 5. Werktag |
| Belege | Alle Buchungsbelege des Monats, zugeordnet | Buchhaltung | 5. Werktag |
| Offene Posten | Debitoren- und Kreditorenliste | Buchhaltung | 5. Werktag |
| Bank | Kontoauszüge und Abgleich | Buchhaltung | 5. Werktag |
| Anlagen | Anlagenverzeichnis, Änderungen des Monats | Buchhaltung | 5. Werktag |
Buchungen
Das Journal des Monats enthält alle Buchungen, die im ERP erfasst wurden. Es muss maschinell auswertbar sein, damit die Steuerberatung die Daten prüfen und die Voranmeldung erstellen kann. In Deutschland verlangen die GoBD (Rz. 127), dass die Daten mathematisch-technisch ausgewertet werden können.
Belege
Die Belege sind die Buchungsbelege des Monats: Rechnungen, Lieferscheine, Kontoauszüge, Gutschriften. Sie müssen der Buchung zugeordnet sein. In Deutschland verlangen die GoBD (Rz. 61), dass jeder Geschäftsvorfall durch einen Beleg nachgewiesen wird, und (Rz. 71–73), dass die Zuordnung zwischen Beleg und Buchung in angemessener Zeit nachprüfbar ist. In der Schweiz verlangt Art. 957a Abs. 2 lit. 2 OR den Belegnachweis für die einzelnen Buchungsvorgänge.
Offene Posten
Die Debitoren- und Kreditorenliste zeigt die offenen Forderungen und Verbindlichkeiten. Sie ist die Grundlage für die Bewertung der Forderungen und für die Mahnung. Wie Sie offene Posten im ERP führen, beschreibt Offene Posten sauber führen.
Bank
Die Kontoauszüge und der Bankabgleich zeigen die Zahlungseingänge und -ausgänge. Sie müssen mit den Buchungen abgestimmt sein. Wie Sie Zahlungseingänge den Rechnungen zuordnen, beschreibt Bankabgleich.
Anlagen
Das Anlagenverzeichnis zeigt die beweglichen und unbeweglichen Wirtschaftsgüter. Es muss die Änderungen des Monats enthalten: Anschaffungen, Abschreibungen, Abgänge. Das Anlagenverzeichnis gehört zu den Büchern, die in Deutschland nach § 147 AO aufzubewahren sind.
Ein Beispiel: der Monatsabschluss im ERP
Ein Betrieb mit 200 Buchungen pro Monat (erfundenes Beispiel) legt den Fälligkeitstag auf den 5. Werktag des Folgemonats. Am 5. Werktag exportiert die Buchhaltung das Journal als CSV-Datei, die Belege als PDF-Archiv und – soweit die Beratung sie benötigt – die strukturierten E-Rechnungsdaten zusätzlich, die offenen Posten als XLSX-Liste, die Kontoauszüge als PDF und das Anlagenverzeichnis als XLSX-Datei. Ein reiner Bildexport ersetzt den strukturierten Teil einer E-Rechnung nicht (GoBD Rz. 119, 125, 131). Die Steuerberatung prüft die Daten und erstellt die Umsatzsteuervoranmeldung. In Deutschland ist die Voranmeldung regulär bis zum 10. Tag nach Ablauf des Voranmeldungszeitraums zu übermitteln (§ 18 UStG); das Finanzamt kann auf Antrag einen Monat Fristverlängerung gewähren (§ 46 UStDV), und ein Fristende auf einem Wochenende oder Feiertag verschiebt sich (§ 108 Abs. 3 AO). In Österreich ist die Voranmeldung bis zum 15. Tag des zweitfolgenden Kalendermonats einzureichen (§ 21 UStG 1994). In der Schweiz ist die Abrechnung innert 60 Tagen nach Ablauf der Abrechnungsperiode einzureichen (Art. 71 MWSTG). Der Fälligkeitstag liegt damit vor der jeweiligen Frist.
Typische Fehler
- Beleg fehlt. Die Buchung ist erfasst, aber der Beleg liegt nicht vor. In Deutschland verlangen die GoBD (Rz. 61), dass jeder Geschäftsvorfall durch einen Beleg nachgewiesen wird. Fehlt der Beleg, lässt sich die Buchung nicht nachprüfen.
- Zuordnung fehlt. Der Beleg ist vorhanden, aber die Zuordnung zur Buchung ist nicht nachvollziehbar. In Deutschland verlangen die GoBD (Rz. 71–73), dass die Zuordnung in angemessener Zeit nachprüfbar ist.
- Offene Posten sind nicht abgestimmt. Die Debitoren- und Kreditorenliste stimmt nicht mit den Buchungen überein. Das führt zu falschen Bewertungen und Mahnungen.
- Bankabgleich fehlt. Die Kontoauszüge sind nicht mit den Buchungen abgestimmt. Dadurch können Abweichungen zwischen Kontoauszügen und Buchungen unentdeckt bleiben.
- Anlagenverzeichnis ist veraltet. Die Änderungen des Monats sind nicht erfasst. Das führt zu falschen Abschreibungen.
So gehen Sie vor
- Fälligkeitstage festlegen. Legen Sie für jeden Posten einen Fälligkeitstag fest, der vor der Umsatzsteuerfrist liegt.
- Verantwortliche zuweisen. Weisen Sie jedem Posten einen Verantwortlichen zu.
- Exporte vorbereiten. Richten Sie im ERP die Exporte für Journal, Belege, offene Posten, Bank und Anlagen ein und prüfen Sie, ob alle fünf Posten maschinell auswertbar geliefert werden; ergänzen Sie fehlende Posten aus getrennten Systemen.
- Übergabe dokumentieren. Halten Sie fest, wann welche Daten übergeben wurden.
- Prüfen und korrigieren. Lassen Sie die Steuerberatung die Daten prüfen und korrigieren Sie die Mängel.