Offene Posten (Rechnungen, die noch nicht bezahlt sind)
Kurz gesagt
Offene Posten sind einzeln gebuchte Forderungen und Verbindlichkeiten, die noch nicht ausgeglichen sind. Ein Posten entsteht mit der Buchung der Rechnung und bleibt offen, bis die Zahlung ihm zugeordnet ist; eine Teilzahlung lässt den Restbetrag offen. In Deutschland verlangen § 238 und § 239 HGB die Verfolgbarkeit der Geschäftsvorfälle, in Österreich § 190 UGB, in der Schweiz Art. 957a OR.
Das Wichtigste
- Offene Posten stehen auf beiden Seiten: als Forderung beim Kunden (Debitor) und als Verbindlichkeit beim Lieferanten (Kreditor).
- Ein Posten entsteht mit der Buchung der Rechnung und endet mit dem Ausgleich oder der Ausbuchung; eine Teilzahlung mindert nur den Restbetrag, der Posten bleibt mit dem Rest offen.
- Deutschland: § 238 Abs. 1 und § 239 Abs. 2 HGB; Österreich: § 190 Abs. 1 UGB im Anwendungsbereich des Dritten Buches; Schweiz: Art. 957a Abs. 1 und 2 OR.
- Österreich: § 189 Abs. 1 Z 3 UGB erfasst je einheitlichem Betrieb mehr als 700.000 Euro Umsatzerlöse im Geschäftsjahr, ausgenommen sind die in Abs. 4 genannten Unternehmer; nach § 189 Abs. 2 Z 1 UGB tritt die Rechtsfolge ab dem zweitfolgenden Geschäftsjahr ein, wenn der Schwellenwert in zwei aufeinanderfolgenden Geschäftsjahren überschritten wird.
- Schweiz: Einzelunternehmen und Personengesellschaften mit weniger als 500 000 Franken Umsatzerlös im letzten Geschäftsjahr müssen nach Art. 957 Abs. 2 OR nur über die Einnahmen und Ausgaben sowie über die Vermögenslage Buch führen.
- GoBD (Fassung 14. Juli 2025): bei Bilanzierenden Darstellung nach Sach- und Personenkonten, für Nebenbücher entsprechend (Rz. 95, 98).
Offene Posten (Kurzform OP) sind die auf Personenkonten einzeln geführten Forderungen und Verbindlichkeiten, deren Ausgleich noch aussteht; je Rechnung oder Gutschrift steht ein Posten. Auf der Debitorenseite stehen die Rechnungen an Kunden, auf der Kreditorenseite die Rechnungen von Lieferanten.
Wie offene Posten entstehen
Mit der Buchung einer Ausgangsrechnung entsteht auf dem Personenkonto des Kunden eine Forderung, mit der Buchung einer Lieferantenrechnung auf dem Kreditorenkonto eine Verbindlichkeit. Der Posten trägt den Rechnungsbetrag, die Belegnummer und die Fälligkeit; eine Gutschrift mindert ihn. Ausgeglichen ist der Posten, sobald die Zahlung ihm zugeordnet wird.
Zahlt der Kunde weniger als den Rechnungsbetrag, bucht die Zahlung nur einen Teil des Postens aus; der Rest bleibt in der Liste stehen. Beendet ist der Posten, wenn der Restbetrag null Euro beträgt oder der Rest ausgebucht wird; die Buchung und der Beleg bleiben erhalten, damit der Vorgang nachvollziehbar bleibt. Trifft eine Zahlung ohne Rechnungsbezug ein, lässt sie sich nicht zuordnen; der Posten bleibt offen, obwohl das Geld schon auf dem Bankkonto ist.
Beispiel: eine Rechnung von der Buchung bis zum Ausgleich
Beispielrechnung mit erfundenen Zahlen und erfundener Rechnungsnummer. Angenommen wird ein Zahlungsziel von 14 Tagen ab Rechnungsdatum.
| Schritt | Datum | Vorgang | Betrag | Offener Betrag danach | Fällig am |
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | 3. März 2026 | Rechnung gebucht | 2.380,00 Euro | 2.380,00 Euro | 17. März 2026 |
| 2 | 10. März 2026 | Teilzahlung zugeordnet | 1.000,00 Euro | 1.380,00 Euro | 17. März 2026 |
| 3 | 16. März 2026 | Restzahlung zugeordnet | 1.380,00 Euro | 0,00 Euro | — |
Nach Schritt 1 zeigt die Offene-Posten-Liste einen Posten, nach Schritt 2 denselben Posten mit Restbetrag, nach Schritt 3 keinen Posten mehr. Die Probe: 2.380,00 − 1.000,00 = 1.380,00 und 1.380,00 − 1.380,00 = 0,00.
Wozu die Offene-Posten-Liste dient
Die Liste zeigt je Kunde oder Lieferant die offenen Beträge mit Fälligkeit und Alter. Aus ihr leiten Sie den Zahlungsabgleich, das Mahnwesen im ERP und die Debitorenlaufzeit ab; die Summe der offenen Posten eines Personenkontos muss mit dem Saldo des Kontos in der Buchhaltung übereinstimmen (Abstimmung von Nebenbuch und Hauptbuch). Wie Sie die Liste führen, zeigt die Anleitung Offene Posten und Verbindlichkeiten verwalten.
Rechtsgrundlage
In Deutschland verlangt § 238 Abs. 1 HGB von Kaufleuten, Bücher zu führen und ihre Handelsgeschäfte ersichtlich zu machen; die Geschäftsvorfälle müssen sich in ihrer Entstehung und Abwicklung verfolgen lassen. § 239 Abs. 2 HGB verlangt, dass die Eintragungen vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet vorgenommen werden. Für die elektronische Buchführung konkretisieren die GoBD (BMF-Schreiben vom 28. November 2019, BStBl I S. 1269, in der Fassung vom 14. Juli 2025, mit Wirkung vom 14. Juli 2025 anzuwenden): Bei Bilanzierenden sind Geschäftsvorfälle nach Sach- und Personenkonten geordnet darzustellen (Rz. 95), und diese Ausführungen gelten für die Nebenbücher entsprechend (Rz. 98). Auf den Personenkonten der Debitoren und Kreditoren stehen damit die einzelnen offenen Posten.
Die Pflicht trifft nicht jeden. § 241a HGB nimmt Einzelkaufleute aus, die an den Abschlussstichtagen von zwei aufeinander folgenden Geschäftsjahren nicht mehr als 800.000 Euro Umsatzerlöse und 80.000 Euro Jahresüberschuss ausweisen; die Befreiung wirkt nur handelsrechtlich, daneben kann eine steuerliche Buchführungspflicht nach § 141 AO bestehen. In Österreich gilt § 190 Abs. 1 UGB für Unternehmer, deren Betrieb unter das Dritte Buch des UGB fällt. Für alle anderen Unternehmer greift das Dritte Buch nach § 189 Abs. 1 Z 3 UGB je einheitlichem Betrieb ab mehr als 700.000 Euro Umsatzerlösen im Geschäftsjahr, einer Nettogröße nach § 189a Z 5 UGB. Ausgenommen sind nach § 189 Abs. 4 UGB Angehörige der freien Berufe, Land- und Forstwirte und Unternehmer mit Einkünften im Überschuss der Einnahmen über die Werbungskosten nach § 2 Abs. 4 Z 2 EStG 1988; für eine eingetragene Personengesellschaft nach Abs. 1 Z 2 gilt diese Ausnahme nicht. Nach § 189 Abs. 2 Z 1 UGB tritt die Rechtsfolge ab dem zweitfolgenden Geschäftsjahr ein, wenn der Schwellenwert in zwei aufeinanderfolgenden Geschäftsjahren überschritten wird, und entfällt ab dem folgenden Geschäftsjahr, wenn er in zwei aufeinanderfolgenden Geschäftsjahren nicht mehr überschritten wird; nach Z 2 tritt sie schon ab dem folgenden Geschäftsjahr ein, wenn die Überschreitung mindestens 300.000 Euro beträgt. In der Schweiz erfasst Art. 957a Abs. 1 und 2 OR die Geschäftsvorfälle nach den Grundsätzen ordnungsmässiger Buchführung, mit Belegnachweis und Nachprüfbarkeit; Einzelunternehmen und Personengesellschaften mit weniger als 500 000 Franken Umsatzerlös im letzten Geschäftsjahr müssen nach Art. 957 Abs. 2 OR lediglich über die Einnahmen und Ausgaben sowie über die Vermögenslage Buch führen (Art. 957 Abs. 1 und 2 OR).
Nicht zu verwechseln
- Saldo des Personenkontos: die Summe aller Buchungen des Kontos, nicht der einzelne Posten.
- Mahn- und Fälligkeitsliste: eine Auswahl der Offene-Posten-Liste, gefiltert nach Überschreitung des Zahlungsziels.
- Wertberichtigung und Abschreibung: die Bewertung eines zweifelhaften Postens; der Posten verlässt die Offene-Posten-Liste erst mit dem Ausgleich oder der Ausbuchung.