Offene Posten und Salden ins neue ERP übernehmen: Abgleich
Kurz gesagt
Schließen Sie das Altsystem zum Stichtag ab und ziehen Sie drei Listen: Sachkontensalden, Personenkontensalden und offene Posten je Beleg. Importieren Sie die Salden als Eröffnungssalden und spielen Sie die offenen Posten so ein, dass sie einen bereits importierten Personenkontensaldo nicht ein zweites Mal buchen; stimmen Sie dann je Personenkonto die Summe der offenen Posten mit dem Saldo dieses Kontos und die Summe der Personenkontensalden mit dem zugehörigen Sachkonto (Sammelkonto) ab. Deutschland: § 252 Abs. 1 Nr. 1 HGB, Österreich: § 201 Abs. 2 Z 6 UGB, Schweiz: Art. 10 GeBüV.
Das Wichtigste
- Grundlage sind drei Exporte zum selben Stichtag: Sachkontensalden, Personenkontensalden und offene Posten je Beleg.
- Die Summe der offenen Posten je Personenkonto muss den Saldo dieses Personenkontos ergeben; die Summe der Personenkontensalden zuzüglich der Buchungen ohne Belegbezug den Saldo des zugehörigen Sammelsachkontos.
- Deutschland: § 252 Abs. 1 Nr. 1 HGB verlangt, dass die Wertansätze der Eröffnungsbilanz mit denen der Schlussbilanz des vorhergehenden Geschäftsjahrs übereinstimmen.
- Österreich: § 201 Abs. 2 Z 6 UGB verlangt dieselbe Übereinstimmung; die Fassung gilt seit 20. Juli 2015 und ist nach § 906 Abs. 28 UGB erstmals auf Geschäftsjahre nach dem 31. Dezember 2015 anzuwenden.
- Schweiz: Eine Datenmigration ist nach Art. 10 Abs. 2 GeBüV zulässig, wenn Vollständigkeit, Richtigkeit, Verfügbarkeit und Lesbarkeit gewährleistet bleiben; nach Abs. 3 ist sie zu protokollieren.
- Deutschland: Die GoBD in der Fassung vom 14. Juli 2025 verlangen, dass Eröffnungsbilanzbuchungen in den Konten enthalten sind (Rz. 96).
Das neue ERP beginnt mit einem Saldenvortrag und einer Liste offener Posten: einzelne Belege aus dem Altsystem, deren Summe der Saldo des Personenkontos ist. Die folgenden Schritte führen von der abgeschlossenen alten Periode über den Saldenimport zum Abgleich mit dem Hauptbuch.
Was Sie vorab brauchen
- einen Stichtag am Ende einer Buchungsperiode, zu dem beide Systeme vollständig sind
- die drei Exporte des Altsystems zu genau diesem Stichtag: Saldenliste der Sachkonten, Saldenliste der Personenkonten (Debitoren und Kreditoren) und Liste der offenen Posten je Beleg
- ein Konten-Mapping vom alten auf den neuen Kontenrahmen
- einen Abgleichbogen je Konto mit Alt-Saldo, Neu-Saldo, Differenz und Erklärung
- zwei Personen: eine importiert, eine prüft und zeichnet ab
Der Kunden- und Lieferantenstamm, die Artikel und der Kontenrahmen müssen vorher stehen, weil offene Posten auf Personenkonten verweisen; die Reihenfolge steht in der Datenübernahme-Checkliste für Stammdaten, das Anlegen der Konten beschreibt Debitoren- und Kreditorenstammdaten.
Schritt für Schritt: abschließen, importieren, abstimmen
Schritt 1: Den Stichtag festlegen
Legen Sie den Stichtag auf ein Monats-, Quartals- oder Jahresende. Ein Umstieg mitten in einer offenen Periode erzeugt einen Zeitraum ohne Abschluss im Altsystem und ohne vollständigen Anfang im neuen System. Projektregel: Die letzte Buchung im Altsystem trägt ein Datum bis zum Stichtag, die erste Buchung im neuen System ein Datum danach. Auf denselben Stichtag stellen Sie die Übernahme des Lagerbestands ab.
Schritt 2: Die alte Periode abschließen
Setzen Sie im Altsystem einen Buchungsstopp und sperren Sie die Periode bis zum Stichtag; das ist eine Projektregel. Nach dem Grundsatz der Unveränderbarkeit gilt: Eine Buchung darf nicht so verändert werden, dass der ursprüngliche Inhalt nicht mehr feststellbar ist (Deutschland: § 146 Abs. 4 AO und § 239 Abs. 3 HGB; Österreich: § 190 Abs. 4 UGB; Schweiz: Art. 3 GeBüV). Zahlungseingänge und Rechnungen nach dem Stichtag erfassen Sie im neuen System.
Protokollieren Sie die drei Exporte mit Datum, Programmversion und Zahl der exportierten Sätze; dieser Stand ist der Beweisstand des Projekts.
Schritt 3: Die offenen Posten prüfen
Prüfen Sie je Position fünf Angaben: Personenkonto und Name des Geschäftspartners, Belegnummer und Belegdatum, Betrag, offener Betrag und Währung, Fälligkeit aus dem Zahlungsziel und Zahlungsstatus (offen, teilgezahlt, strittig).
Die Summe der offenen Beträge je Personenkonto muss mit dem Saldo dieses Kontos in der Personenkonten-Saldenliste übereinstimmen; ein einzelnes Debitoren- oder Kreditorenkonto wird nicht gegen den Saldo eines Sachkontos geprüft, sondern gegen seinen eigenen Saldo. Erst die Summe aller Personenkonten geht gegen den Saldo des zugehörigen Sammelsachkontos, also gegen Forderungen aus Lieferungen und Leistungen beziehungsweise Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen. Klären Sie vorher Positionen ohne Belegbezug, Dubletten und Gutschriften ohne Zuordnung. Die Liste ist die Basis der späteren Führung der offenen Posten.
Schritt 4: Konten zuordnen
Erstellen Sie das Mapping Altsystem-Konto → Neusystem-Konto, getrennt für Sachkonten, Debitoren und Kreditoren, und legen Sie fest, welche Konten zusammengeführt werden und welche getrennt bleiben. In Deutschland verlangen die GoBD, dass bei unterschiedlichen Ordnungskriterien zwischen Systemen Zuordnungstabellen vorgehalten werden, ausdrücklich auch beim Wechsel des Kontenrahmens (Rz. 97). Ohne Zuordnungstabelle lässt sich später nicht mehr nachvollziehen, welches Altkonto welchem neuen Konto entspricht.
Schritt 5: Eröffnungssalden importieren
Spielen Sie die Salden als Eröffnungssalden ein: je Sachkonto der Schlusssaldo des Altsystems, je Debitor und je Kreditor der Saldo des einzelnen Kontos, nicht nur die Summe über alle Debitoren. Nach dem Import muss die Summe der Soll-Salden gleich der Summe der Haben-Salden sein.
Rechtsgrundlage in Deutschland ist § 252 Abs. 1 Nr. 1 HGB: Die Wertansätze in der Eröffnungsbilanz des Geschäftsjahrs müssen mit denen der Schlussbilanz des vorhergehenden Geschäftsjahrs übereinstimmen. Für Einzelkaufleute, die nach § 241a HGB von der handelsrechtlichen Buchführungspflicht befreit sind, entfällt nach § 242 Abs. 4 HGB auch die Aufstellung von Eröffnungsbilanz und Jahresabschluss. Die GoBD in der Fassung vom 14. Juli 2025 verlangen, dass Eröffnungsbilanzbuchungen und alle Abschlussbuchungen in den Konten enthalten sind und die Konten nach Kontensummen oder Salden fortgeschrieben werden (Rz. 96).
Schritt 6: Offene Posten einzeln einspielen
Importieren Sie jeden offenen Posten als eigene Position mit Belegnummer, Belegdatum, Fälligkeit und offenem Betrag; Teilzahlungen erhalten eine eigene Zeile. Der Import darf einen bereits eingespielten Personenkontensaldo nicht ein zweites Mal buchen: Entweder erzeugen die offenen Posten den Saldo des Personenkontos selbst, oder Sie ergänzen sie buchungsneutral als Aufgliederung des bereits importierten Saldos. Prüfen Sie nach dem Import, dass sich der Personenkontensaldo nicht verändert hat. Anzahlungen, Gutschriften und strittige Positionen führen Sie getrennt von Rechnungen, damit die Ausgleichslogik des neuen Systems sie richtig behandelt. In Deutschland verlangen die GoBD, dass Geschäftsvorfälle bei Bilanzierenden nach Sach- und Personenkonten geordnet dargestellt werden (Rz. 95).
Schritt 7: Abstimmen und abzeichnen
Vergleichen Sie Konto für Konto. Aufgehen müssen: die Summe der Eröffnungssalden auf beiden Seiten, die Summe der offenen Posten je Personenkonto gegen dessen Saldo und die Summe der Personenkontensalden gegen den Saldo des zugehörigen Sachkontos. Buchungen im Hauptbuch ohne Personenkonto, etwa Sammelkonten für Kartenabrechnungen oder Anzahlungen, tragen Sie im Abgleichbogen als benannte Differenz ein. Halten Sie den Abgleich schriftlich fest: In Deutschland verlangen die GoBD eine Verfahrensdokumentation, die System- und Verfahrensänderungen lückenlos festhält (Rz. 150); bei einer Datenumwandlung sind die vorgenommenen Änderungen zu dokumentieren (Rz. 142).
So prüfen Sie das Ergebnis
Der Abgleich ist die Abnahme. Die Zahlen der folgenden Tabelle sind eine Beispielrechnung mit erfundenen Beträgen und einem erfundenen Stichtag.
| Prüfung | Soll (Beispielrechnung) | Ergebnis im Neusystem | Abgeschlossen, wenn |
|---|---|---|---|
| Sachkonten | Summe Soll = Summe Haben | Eröffnungssalden je Konto | beide Summen gleich |
| Debitoren (Summe der Personenkonten) | offene Posten 412.550,00 Euro + Buchungen ohne Belegbezug 2.550,00 Euro | Sachkonto Forderungen aus Lieferungen und Leistungen 415.100,00 Euro | Differenz 0,00 Euro |
| Kreditoren (Summe der Personenkonten) | offene Posten 187.340,00 Euro | Sachkonto Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen 187.340,00 Euro | Differenz 0,00 Euro |
| Stichprobe | 20 Positionen | Zahlungsstatus, Fälligkeit und Konto je Position nachvollzogen | alle 20 Positionen stimmen |
| Altsystem | unveränderter Beweisstand | Export gesperrt abgelegt | keine Buchung nach dem Stichtag |
Im Rechenbeispiel steht auf dem Sachkonto Forderungen aus Lieferungen und Leistungen ein Saldo von 415.100,00 Euro, die OP-Liste weist 412.550,00 Euro aus. Die Differenz von 2.550,00 Euro sind Buchungen ohne Belegbezug, die als Sachkontosaldo übernommen werden: 412.550,00 + 2.550,00 = 415.100,00, der Abgleich geht auf. Fehlt in der OP-Liste eine Rechnung über 1.200,00 Euro, bleibt genau diese Differenz offen.
Was im jeweiligen Land gilt
Deutschland
Der Saldenvortrag knüpft an das Geschäftsjahr: § 252 Abs. 1 Nr. 1 HGB verlangt für Kaufleute, die nach § 238 Abs. 1 HGB bücherführungspflichtig sind, die Übereinstimmung von Eröffnungs- und Schlussbilanz; bei Gewerbetreibenden, die Bücher führen und regelmäßig Abschlüsse machen, gilt der handelsrechtliche Ansatz über § 5 Abs. 1 EStG auch steuerlich. Die GoBD sind die Verwaltungsanweisung zu den §§ 145 bis 147 AO und damit kein Gesetz.
Österreich
Für Unternehmer, die nach § 189 UGB dem Dritten Buch des UGB unterliegen, verlangt § 201 Abs. 2 Z 6 UGB, dass die Eröffnungsbilanz des Geschäftsjahrs mit der Schlussbilanz des vorhergehenden Geschäftsjahrs übereinstimmt. Die Bestimmung steht in der Fassung des Bundesgesetzes BGBl. I Nr. 22/2015, ist mit 20. Juli 2015 in Kraft getreten und nach § 906 Abs. 28 UGB erstmals auf Rechnungslegungsunterlagen für Geschäftsjahre anzuwenden, die nach dem 31. Dezember 2015 beginnen. § 190 Abs. 1 UGB verlangt, dass die Buchführung einem sachverständigen Dritten innerhalb angemessener Zeit einen Überblick über die Geschäftsvorfälle vermittelt und sich diese in ihrer Entstehung und Abwicklung verfolgen lassen; nach Abs. 3 sind die Eintragungen vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet vorzunehmen. Die GoBD der deutschen Finanzverwaltung beziehen sich auf die §§ 145 bis 147 AO und damit auf die deutsche Buchführung; für Buchführung und Aufzeichnungen in Österreich gelten UGB und BAO.
Schweiz
In der Schweiz knüpft der Saldenvortrag an die Buchführungs- und Rechnungslegungspflicht: Der vollen Buchführungs- und Rechnungslegungspflicht nach Art. 957 Abs. 1 OR unterliegen Einzelunternehmen und Personengesellschaften, die im letzten Geschäftsjahr einen Umsatzerlös von mindestens 500 000 Franken erzielt haben, sowie juristische Personen. Nach Art. 957 Abs. 2 OR müssen Einzelunternehmen und Personengesellschaften mit weniger als 500 000 Franken Umsatzerlös im letzten Geschäftsjahr, Vereine und Stiftungen, die nicht verpflichtet sind, sich ins Handelsregister eintragen zu lassen, und Stiftungen, die nach Art. 83b Abs. 2 ZGB von der Pflicht zur Bezeichnung einer Revisionsstelle befreit sind, lediglich über die Einnahmen und Ausgaben sowie über die Vermögenslage Buch führen; für sie gelten die Grundsätze ordnungsmässiger Buchführung sinngemäss (Art. 957 Abs. 3 OR). Für die nach Abs. 1 buchführungspflichtigen Unternehmen verlangt Art. 957a Abs. 2 OR die vollständige, wahrheitsgetreue und systematische Erfassung der Geschäftsvorfälle, den Belegnachweis und die Nachprüfbarkeit, und Art. 958c Abs. 1 Z 6 OR verlangt gleiche Massstäbe bei Darstellung und Bewertung; beide Bestimmungen stehen in der Fassung des Rechnungslegungsrechts, in Kraft seit 1. Januar 2013. Für die Übernahme der Daten gilt Art. 10 GeBüV (Verordnung vom 24. April 2002, in Kraft seit 1. Juni 2002), der sich auf die Geschäftsbücher und Buchungsbelege der buchführungspflichtigen Betriebe bezieht: Die Übertragung in andere Formate oder auf andere Informationsträger ist zulässig, wenn Vollständigkeit und Richtigkeit der Informationen gewährleistet bleiben und Verfügbarkeit und Lesbarkeit den gesetzlichen Anforderungen weiterhin genügen (Abs. 2); sie ist zu protokollieren, und das Protokoll ist mit den Informationen aufzubewahren (Abs. 3).
Wenn etwas nicht klappt
| Symptom | Mögliche Ursache | Umgang |
|---|---|---|
| Summe der offenen Posten weicht vom Sachkonto ab | Buchungen ohne Belegbezug (Sammelkonten, Anzahlungen) oder fehlende Positionen im Export | Differenz benennen, belegen und getrennt übernehmen; fehlende Positionen nachziehen |
| Anzahl stimmt, Summe weicht ab | Teilzahlungen oder Gutschriften wurden nicht als eigene Zeile übernommen | Position aufteilen, Restbetrag importieren, erneut abstimmen |
| Mahnlauf mahnt bereits bezahlte Rechnungen | Zahlungseingang nach dem Stichtag doppelt erfasst, im Altsystem und im neuen System | Zahlung im Altsystem nachvollziehbar stornieren statt löschen und die Überleitung aktualisieren (Unveränderbarkeit: Deutschland § 146 Abs. 4 AO und § 239 Abs. 3 HGB, Österreich § 190 Abs. 4 UGB, Schweiz Art. 3 GeBüV); Zahlung nur einmal erfassen, Zahlungsstatus abgleichen |
| Fälligkeiten im neuen System falsch | Zahlungsziel fehlt am Personenkonto oder wurde beim Import überschrieben | Zahlungsziel am Konto korrigieren, Positionen neu laden |
Wann Sie Hilfe holen sollten
Holen Sie Ihre Steuerberatung dazu, wenn offene Posten am Stichtag wertzuberichtigen oder abzuschreiben sind, wenn Salden in Fremdwährung umgerechnet werden müssen oder wenn der Umstellungsstichtag nicht auf den Abschlussstichtag fällt. Für Importformat und Aufbau der OP-Datei brauchen Sie Ihren ERP-Partner. Der Abgleich bleibt Buchhaltungsarbeit: Er ist erst fertig, wenn jede Differenz erklärt und der Abgleichbogen unterschrieben ist.