Datenübernahme-Checkliste: Kunden, Lieferanten, Artikel, Konten
Kurz gesagt
Übernehmen Sie zuerst den Kontenrahmen, dann Artikel, Kunden und Lieferanten. Die Pflichtfelder der Checkliste sind betriebliche Felder, die das ERP für Buchungen und Bestellungen braucht; die gesetzlichen Rechnungsangaben (DE: § 14 Abs. 4 UStG, AT: § 11 Abs. 1 Z 3 UStG 1994) sind davon zu unterscheiden. Abgleich je Objekt: Anzahl und Summe gegen den dokumentierten Übernahmeumfang, Differenzen erklären; Salden und Bestandswerte separat prüfen. In Deutschland verlangen die GoBD (Rz. 142), dass aufbewahrungspflichtige Stammdaten und Verknüpfungen quantitativ und qualitativ gleichwertig überführt werden, wenn das Altsystem nicht über die Aufbewahrungsfrist weiter vorgehalten wird; andernfalls bleibt das Altsystem vorzuhalten (Rz. 143).
Das Wichtigste
- Reihenfolge: Kontenrahmen, Artikel, Kunden, Lieferanten; offene Posten und Salden kommen danach.
- Die Pflichtfelder der Checkliste sind betriebliche Felder, die das ERP für Buchungen und Bestellungen braucht; die gesetzlichen Rechnungsangaben (DE: § 14 Abs. 4 UStG, AT: § 11 Abs. 1 Z 3 UStG 1994) sind davon zu unterscheiden.
- Kunden und Lieferanten: Name, Anschrift, Zahlungsziel, Währung, Steuersatz; die USt-IdNr. des Geschäftspartners ist nicht universell optional — in AT verlangt § 11 Abs. 1 Z 3 lit. b UStG 1994 die Empfänger-UID bei Rechnungen, deren Gesamtbetrag 10.000 Euro übersteigt, wenn der leistende Unternehmer im Inland Wohnsitz, gewöhnlichen Aufenthalt oder Betriebsstätte hat und der Umsatz an einen anderen Unternehmer für dessen Unternehmen ausgeführt wird, und § 11 Abs. 1a UStG 1994 die Empfänger-UID bei Reverse Charge; in DE verlangt § 14a Abs. 3 UStG die Empfänger-UID bei innergemeinschaftlichen Lieferungen und § 14a Abs. 1 UStG sie bei grenzüberschreitenden sonstigen Leistungen nach § 3a Abs. 2 UStG (Reverse Charge im anderen Mitgliedstaat); bei inländischem Reverse Charge nach § 13b Abs. 2 UStG verlangt § 14a Abs. 5 UStG nur den Hinweis „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers“.
- Artikel: Artikelnummer, Bezeichnung, Einheit, Steuersatz, Preis (betriebliche Pflichtfelder).
- Abgleich je Objekt: Anzahl und Summe gegen den dokumentierten Übernahmeumfang, Differenzen erklären; Salden und Bestandswerte separat prüfen; der Key User abzeichnet.
- GoBD (Fassung vom 14. Juli 2025, in Deutschland): aufbewahrungspflichtige Stammdaten und Verknüpfungen müssen quantitativ und qualitativ gleichwertig überführt werden, wenn das Altsystem nicht über die Aufbewahrungsfrist weiter vorgehalten wird (Rz. 142); andernfalls bleibt das Altsystem vorzuhalten (Rz. 143); Stammdaten sind historisiert zu speichern, damit Belege lesbar gemacht werden können (Rz. 59, 89).
Stammdaten sind das Fundament des neuen ERP: Ohne einen sauberen Kontenrahmen, Artikelstamm, Kunden- und Lieferantenstamm laufen Buchungen, Bestellungen und Rechnungen nicht. Die Übernahme ist kein reines Kopieren, sondern ein geprüfter Vorgang mit Abgleich. Diese Checkliste führt Sie Objekt für Objekt durch: Pflichtfelder, Mapping und die Abgleichzahl, die Sie abzeichnen.
Was Sie vorab brauchen
- den exportierten Stammdatenbestand aus dem Altsystem als Datei, mit Feldliste
- die Feldliste des neuen ERP für jedes Objekt, markiert, welche Felder Pflicht sind
- den Kontenrahmen, den Sie im neuen System anlegen (Kontonummern und -bezeichnungen)
- einen Abgleichbogen, auf dem Sie je Objekt Anzahl und Summe notieren
- zwei Personen: eine führt die Übernahme durch, eine prüft fachlich und abzeichnet
Die Reihenfolge der Übernahme
Die Reihenfolge ist ein Vorgehensvorschlag für das gewählte System: Jede Buchung braucht ein Konto; eine Rechnung braucht eine Leistungsbeschreibung (§ 14 Abs. 4 Nr. 5 UStG) und einen Kunden oder Lieferanten.
- Kontenrahmen und Konten
- Artikel
- Kunden
- Lieferanten
Offene Posten und Salden übernehmen Sie nach den Stammdaten, weil sie auf sie verweisen; dazu gibt es einen eigenen Artikel.
Checkliste je Stammdatenobjekt
Für jedes Objekt tragen Sie die Pflichtfelder in die neue Feldliste ein, notieren das Mapping (Altfeld → Neufeld) und abgleichen am Ende Anzahl und Summe. Die Spalte „Pflicht“ markiert betriebliche Pflichtfelder, die das ERP für Buchungen und Bestellungen braucht; sie sind nicht mit den gesetzlichen Rechnungsangaben gleichzusetzen. In Deutschland verlangt § 14 Abs. 4 UStG, dass die Rechnung den Namen und die Anschrift des Leistungsempfängers (Nr. 1) sowie die Steuernummer oder USt-IdNr. des leistenden Unternehmers (Nr. 2) enthält; in Österreich ist die Entsprechung § 11 Abs. 1 Z 3 UStG 1994.
Kunden
| Feld | Pflicht (betrieblich) | Mapping (alt → neu) |
|---|---|---|
| Name / Firma | ja | Kundenname → Debitor-Name |
| Anschrift (Straße, PLZ, Ort) | ja | Adressfeld → Adressblock |
| USt-IdNr. (Kunde) | falls erforderlich | Steuer-ID → USt-IdNr. |
| Zahlungsziel | ja | Zahlungsbedingung → Zahlungsziel |
| Währung | ja | Währungskürzel → Währung |
| Steuersatz / Steuerklasse | ja | Steuergruppe → Steuerklasse |
Die USt-IdNr. des Kunden ist in bestimmten Rechnungsfällen gesetzlich erforderlich: in Österreich verlangt § 11 Abs. 1 Z 3 lit. b UStG 1994 die Empfänger-UID bei Rechnungen, deren Gesamtbetrag 10.000 Euro übersteigt (wenn der leistende Unternehmer im Inland Wohnsitz, gewöhnlichen Aufenthalt oder Betriebsstätte hat und der Umsatz an einen anderen Unternehmer für dessen Unternehmen ausgeführt wird), und § 11 Abs. 1a UStG 1994 die Empfänger-UID bei Reverse Charge; in Deutschland verlangt § 14a Abs. 3 UStG sie bei innergemeinschaftlichen Lieferungen und § 14a Abs. 1 UStG sie bei grenzüberschreitenden sonstigen Leistungen nach § 3a Abs. 2 UStG (Reverse Charge im anderen Mitgliedstaat); bei inländischem Reverse Charge nach § 13b Abs. 2 UStG verlangt § 14a Abs. 5 UStG nur den Hinweis „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers”.
Abgleich: Anzahl und Summe der offenen Debitorensalden gegen den dokumentierten Übernahmebestand (✓); Differenzen erklären.
Lieferanten
| Feld | Pflicht (betrieblich) | Mapping (alt → neu) |
|---|---|---|
| Name / Firma | ja | Lieferant → Kreditor-Name |
| Anschrift (Straße, PLZ, Ort) | ja | Adressfeld → Adressblock |
| USt-IdNr. (Lieferant) | falls erforderlich | Steuer-ID → USt-IdNr. |
| Zahlungsziel | ja | Zahlungsbedingung → Zahlungsziel |
| Währung | ja | Währungskürzel → Währung |
| Steuersatz / Steuerklasse | ja | Steuergruppe → Steuerklasse |
Die USt-IdNr. des Lieferanten ist in bestimmten Rechnungsfällen gesetzlich erforderlich: in Österreich verlangt § 11 Abs. 1 Z 3 lit. i UStG 1994 die UID des liefernden Unternehmers, soweit dieser im Inland Lieferungen oder sonstige Leistungen erbringt, für die das Recht auf Vorsteuerabzug besteht; in Deutschland verlangt § 14 Abs. 4 Nr. 2 UStG die Steuernummer oder USt-IdNr. des liefernden Unternehmers (die Steuernummer genügt), und § 14a Abs. 3 UStG zusätzlich die UID des liefernden Unternehmers bei innergemeinschaftlichen Lieferungen. Die Empfänger-UID — beim Rechnungseingang Ihre eigene — regeln § 11 Abs. 1 Z 3 lit. b UStG 1994 (AT, über 10.000 Euro) und § 14a Abs. 1 und 3 UStG (DE) gesondert.
Abgleich: Anzahl und Summe der offenen Kreditorensalden gegen den dokumentierten Übernahmebestand (✓); Differenzen erklären.
Artikel
| Feld | Pflicht (betrieblich) | Mapping (alt → neu) |
|---|---|---|
| Artikelnummer | ja | Materialnummer → Artikel-Nummer |
| Bezeichnung | ja | Bezeichnung → Artikel-Name |
| Einheit | ja | ME → Basiseinheit |
| Steuersatz / Steuerklasse | ja | Steuergruppe → Steuerklasse |
| Einkaufs- und Verkaufspreis | ja | Preisfelder → Preisstufen |
Abgleich: Anzahl und Summe des Bestandswerts gegen den dokumentierten Übernahmebestand (✓); Differenzen erklären.
Konten
| Feld | Pflicht (betrieblich) | Mapping (alt → neu) |
|---|---|---|
| Kontonummer | ja | Kontoschlüssel → Kontonummer |
| Kontobezeichnung | ja | Kontotext → Kontenname |
| Kontoart und Kontotyp (GoBD Rz. 94: Kontoart z. B. Aktiva/Passiva/Aufwand/Ertrag, Kontotyp z. B. Bilanz/GuV/Debitor/Kreditor) | ja | Kontentyp → Kontoart/Kontotyp |
Abgleich: Anzahl und Summe der Eröffnungsbilanz gegen den dokumentierten Übernahmebestand (✓); Differenzen erklären.
So prüfen Sie das Ergebnis
Der Abgleich ist die Abnahme. Je Objekt vergleichen Sie zwei Zahlen gegen den dokumentierten, freigegebenen Übernahmebestand: die Anzahl der Datensätze und eine Summe. Nach ausdrücklich erlaubtem Ausschluss und Zusammenführen von Datensätzen kann die Anzahl abweichen; erklären Sie Differenzen nachvollziehbar. Salden und Bestandswerte prüfen Sie separat. Weicht eine Zahl ab, ist die Übernahme für dieses Objekt nicht abgeschlossen.
| Objekt | Anzahl | Summe | Abgeschlossen, wenn |
|---|---|---|---|
| Kunden | Debitor-Sätze | offene Debitorensalden | Werte stimmen mit dem dokumentierten Übernahmeumfang überein, Differenzen erklärt |
| Lieferanten | Kreditor-Sätze | offene Kreditorensalden | Werte stimmen mit dem dokumentierten Übernahmeumfang überein, Differenzen erklärt |
| Artikel | Artikel-Sätze | Bestandswert | Werte stimmen mit dem dokumentierten Übernahmeumfang überein, Differenzen erklärt |
| Konten | Konten | Eröffnungsbilanz | Werte stimmen mit dem dokumentierten Übernahmeumfang überein, Differenzen erklärt |
Die GoBD (Fassung vom 14. Juli 2025) verlangen, dass die übernommenen Stammdaten vollständig und historisiert sind, damit aus ihnen Belege lesbar gemacht werden können (Rz. 59, 89). Ob ein leer gelassenes Feld die GoBD verletzt, entscheidet nicht die redaktionelle Feldliste dieser Checkliste: Rz. 36 lässt zulässigerweise ungefüllte Felder zu, Rz. 89 verlangt die Speicherung der für die Verarbeitung erforderlichen Tabellendaten und deren Historisierung.
Wenn etwas nicht klappt
| Symptom | Mögliche Ursache | Umgang |
|---|---|---|
| Anzahl stimmt, Summe weicht ab | Dubletten oder inaktive Sätze mit Saldo | Dubletten zusammenführen, inaktive Sätze bereinigen (nur, soweit nicht aufbewahrungspflichtige historische Daten), neu abgleichen |
| Pflichtfeld bleibt leer | Mapping auf ein falsches Altfeld | Mapping korrigieren, betroffene Sätze neu laden |
| Steuersatz fehlt | Steuergruppe im Altsystem nicht abgebildet | Steuerklasse im Neusystem zuordnen, Sätze neu laden |
| Konten fehlen | Kontenrahmen unvollständig übernommen | fehlende Konten anlegen, Buchungen neu zuordnen |
Wann Sie Hilfe holen sollten
Holen Sie Ihre Steuerberatung hinzu, wenn die Pflichtfelder für Ihre Branche abweichen, etwa bei umsatzsteuerlichen Sonderfällen, oder wenn der Abgleich der Eröffnungsbilanz nicht aufgeht. Die GoBD sind eine Verwaltungsanweisung, kein Gesetz; was im Einzelfall ordnungsmäßig ist, klärt die Steuerberatung.