Datenmigration (Übernahme der Altdaten ins neue System)
Kurz gesagt
Die Datenmigration überträgt die Altdaten aus dem alten System in das neue System in fünf Schritten: extrahieren, bereinigen, mappen, laden und abgleichen. Bei jedem Datentyp wird ein Reconciliation-Check durchgeführt, der die Stückzahlen und Summen vor und nach der Migration vergleicht. In Deutschland verlangen die GoBD, dass aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtige Daten quantitativ und qualitativ gleichwertig überführt werden und das neue System dieselben Auswertungen ermöglicht; andernfalls ist das Altsystem für die Aufbewahrungsfrist vorzuhalten (GoBD Rz. 142 bis 143).
Das Wichtigste
- Fünf Schritte: extrahieren, bereinigen, mappen, laden, abgleichen (redaktionelles Vorgehen).
- Je Datentyp ein Reconciliation-Check: Stückzahlen und Summen vor und nach der Migration vergleichen.
- ISO/IEC 25012: Datenqualitätsmodell, kann als Referenz für die Bewertung der Datenqualität dienen, nicht gesetzlich bindend.
- GoBD (DE): aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtige Daten quantitativ und qualitativ gleichwertig überführen, nur Formatänderungen, Änderungen dokumentieren; das neue System muss dieselben Auswertungen ermöglichen, andernfalls Altsystem vorhalten (Rz. 142 bis 143).
- DSGVO gilt unmittelbar in Deutschland und Österreich; in der Schweiz gilt das DSG, die DSGVO gilt dort nicht unmittelbar.
Datenmigration ist der strukturierte Übertrag von Daten aus einem Altsystem in ein neues System, bei dem die Daten extrahiert, bereinigt, zugeordnet, geladen und abgeglichen werden.
Wozu sie dient
Die Datenmigration gehört zum Systemwechsel: Das neue ERP-System soll mit korrekten Stammdaten, offenen Posten und Beständen starten, statt mit leeren Stämmen. Ohne Migration müssten alle Daten manuell neu angelegt werden.
Die fünf Schritte
Die Migration läuft in fünf Schritten ab:
- Extrahieren: Die Daten werden aus dem Altsystem exportiert.
- Bereinigen: Dubletten, leere Pflichtfelder und Formatfehler werden behoben.
- Mappen: Jedes Altfeld wird einem Zielfeld zugeordnet.
- Laden: Die Daten werden in das Zielsystem importiert.
- Abgleichen: Die Stückzahlen und Summen vor und nach der Migration werden verglichen.
Der Abgleich (Reconciliation) erfolgt je Datentyp:
| Datentyp | Reconciliation-Check |
|---|---|
| Artikelstamm | Anzahl Artikel, Summe Lagerbestände |
| Kundenstamm | Anzahl Kunden, Summe offene Forderungen |
| Lieferantenstamm | Anzahl Lieferanten, Summe offene Verbindlichkeiten |
| Offene Posten | Summe Forderungen, Summe Verbindlichkeiten |
| Lagerbestand | Summe Bestände je Lagerort |
Datenqualität
Für die Bewertung der Datenqualität kann das Datenqualitätsmodell nach ISO/IEC 25012 als Referenz dienen. Der Standard ist nicht gesetzlich bindend. Die fünf Schritte (extrahieren, bereinigen, mappen, laden, abgleichen) sind ein redaktionelles Vorgehen, keine Vorgabe des Standards.
Rechtsgrundlage
In Deutschland verlangen die GoBD (BMF-Schreiben vom 28. November 2019) für den Systemwechsel, dass die aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtigen Daten quantitativ und qualitativ gleichwertig in das neue System überführt werden. Bei einer Datenumwandlung darf ausschließlich das Format der Daten (z. B. Datums- und Währungsformat) umgesetzt, keine inhaltliche Änderung vorgenommen werden; die Änderungen sind zu dokumentieren (GoBD Rz. 142). Zusätzlich muss das neue System in quantitativer und qualitativer Hinsicht die gleichen Auswertungen ermöglichen wie das Altsystem. Sind beide Voraussetzungen erfüllt, muss die ursprüngliche Hard- und Software des Altsystems nicht mehr vorgehalten werden; andernfalls ist sie für die Dauer der Aufbewahrungsfrist vorzuhalten (GoBD Rz. 142 bis 143). Ein allgemeiner Zwang zur Übernahme sämtlicher Altdaten in das neue ERP besteht nicht. Bei personenbezogenen Daten gelten in Deutschland und Österreich die datenschutzrechtlichen Anforderungen der DSGVO; in der Schweiz gilt das DSG, die DSGVO gilt dort nicht unmittelbar.
Nicht zu verwechseln
Nicht zu verwechseln mit dem Datenexport (nur der Export aus dem Altsystem) und der Datenüberlassung (Herausgabe der Daten an Dritte, z. B. das Finanzamt).