Altsystem abschalten: Daten für die Betriebsprüfung vorhalten

Was beim Abschalten des Altsystems gilt

Mit der Abschaltung eines ERP-Systems endet die Aufbewahrungspflicht nicht: Die Unterlagen nach § 147 Abs. 1 AO bleiben auch dann geordnet aufzubewahren, wenn das erzeugende System nicht mehr betrieben wird. Für Daten aus einem Datenverarbeitungssystem hält § 147 Abs. 2 AO zwei Wege offen: Aufbewahrung im System oder als Wiedergabe auf einem Bildträger oder einem anderen Datenträger. Die zweite Form ist nur zulässig, wenn sie den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung entspricht und die Wiedergabe oder die Daten mit den Handels- und Geschäftsbriefen und Buchungsbelegen bildlich sowie mit den übrigen Unterlagen inhaltlich übereinstimmen, sobald sie lesbar gemacht werden, und während der ganzen Frist jederzeit verfügbar, unverzüglich lesbar und maschinell auswertbar sind (§ 147 Abs. 2 AO).

Ausgenommen sind Jahresabschlüsse, die Eröffnungsbilanz und die Unterlagen nach § 147 Abs. 1 Nr. 4a AO, wenn es amtliche Urkunden oder handschriftlich zu unterschreibende nicht förmliche Präferenznachweise sind (§ 147 Abs. 2 AO). Für empfangene Buchungsbelege und Handels- oder Geschäftsbriefe in Form eines strukturierten Datensatzes, etwa einer E-Rechnung, genügt nach der GoBD nur eine inhaltliche Übereinstimmung (Rz. 118 in der Fassung vom 14. Juli 2025). Die GoBD sind eine Verwaltungsanweisung des Bundesministeriums der Finanzen, kein Gesetz; maßgeblich ist die Fassung vom 14. Juli 2025 (Rz. 185).

Welche Daten betroffen sind

Aufbewahrungspflichtig sind die Daten, die nach außersteuerlichen und steuerlichen Vorschriften aufzuzeichnen und aufzubewahren sind (GoBD Rz. 3 bis 5). Nach Rz. 159 gehören dazu die Daten der Finanzbuchhaltung, der Anlagenbuchhaltung, der Lohnbuchhaltung und aller Vor- und Nebensysteme, die aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtige Unterlagen enthalten. Bei einem Systemwechsel betrifft die Überführung die Daten samt Metadaten, Stammdaten, Bewegungsdaten und der erforderlichen Verknüpfungen (Rz. 142).

Nicht aufbewahrungspflichtig sind Unterlagen, die für die Besteuerung ohne Bedeutung sind, und reine Entwürfe von Handels- oder Geschäftsbriefen, die nicht abgesandt wurden (Rz. 5). Wer für die Buchführung kein Datenverarbeitungssystem einsetzt, fällt nicht unter das Datenzugriffsrecht des § 147 Abs. 6 AO; die Aufbewahrungspflicht nach § 147 Abs. 1 AO bleibt für ihn bestehen.

Ein Systemwechsel liegt vor, wenn Sie das Datenverarbeitungssystem wechseln; eine Auslagerung, wenn aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtige Daten aus dem Produktivsystem in ein anderes Datenverarbeitungssystem verlagert werden. Beides nennt § 147 Abs. 6 letzter Satz AO.

Drei Wege, die Altdaten vorzuhalten

Die Übersicht stellt drei Wege nebeneinander, die in Deutschland in Frage kommen. Entscheidend ist nicht der Weg, sondern ob die Voraussetzungen der GoBD Rz. 142 erfüllt sind: Alle aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtigen Daten müssen quantitativ und qualitativ gleichwertig überführt sein, und das neue System muss dieselben Auswertungen erlauben wie das bisherige. Sonst bleibt das Altsystem erforderlich: ohne begonnene Außenprüfung bis zum Ablauf des fünften Kalenderjahres, das auf die Umstellung oder Auslagerung folgt; danach genügt die Vorhaltung der Daten auf einem maschinell lesbaren und maschinell auswertbaren Datenträger (§ 147 Abs. 6 letzter Satz AO; Rz. 164).

Weg	Was er erfüllt	Nachweis und Aufwand im Prüfungsfall	Ende der Erleichterung
Altsystem weiterbetreiben (ursprüngliche Hard- und Software vorhalten)	Erforderlich, wenn die Daten nicht gleichwertig überführt sind oder das neue System dieselben Auswertungen nicht erlaubt (GoBD Rz. 142 und 143). Erlaubt dann alle drei Zugriffsarten (Z1, Z2, Z3) (§ 147 Abs. 6 Satz 1 AO); nach Ablauf des fünften Kalenderjahres, das auf die Umstellung folgt, genügt ohne begonnene Außenprüfung die Datenträgervorhaltung mit Z3.	Betriebsbereite Hard- und Software, Lizenzen, Laufzeitumgebung und Fachkenntnis. Nach GoBD Rz. 148 darf vom sachverständigen Dritten allgemeiner DV-Sachverstand erwartet werden, nicht aber produktspezifische Programmierkenntnisse. Hilfsmittel und Ausdrucke stellt der Steuerpflichtige auf eigene Kosten (§ 147 Abs. 5 AO), die Kosten des Datenzugriffs trägt er ebenfalls (§ 147 Abs. 6 Satz 3 AO).	Bis zum Ablauf der Aufbewahrungsfrist (§ 147 Abs. 3 AO). Nach einem Systemwechsel oder einer Auslagerung dürfen Sie die Daten ab dem sechsten Kalenderjahr nach der Umstellung stattdessen auf einem maschinell lesbaren und maschinell auswertbaren Datenträger vorhalten, sofern noch keine Außenprüfung begonnen hat (§ 147 Abs. 6 letzter Satz AO; GoBD Rz. 164).
Daten in ein Archivsystem überführen (Nur-Lesezugriff)	Erfüllt die Aufbewahrung, wenn das Archiv die Daten vollständig, übereinstimmend, jederzeit verfügbar, unverzüglich lesbar und maschinell auswertbar hält (§ 147 Abs. 2 AO). Z1 und Z2 erfüllt es nur, wenn es dieselben Auswertungen ermöglicht wie das Produktivsystem (GoBD Rz. 142). Eine Ansichtsfunktion, eine Volltextsuche oder ein System, das nur Schlagworte als Index führt, reicht dafür nach Rz. 174 regelmäßig nicht; dann ist das Altsystem weiter vorzuhalten, ohne begonnene Außenprüfung längstens bis zum Ablauf des fünften Kalenderjahres nach der Umstellung oder Auslagerung (§ 147 Abs. 6 letzter Satz AO). Z3 erfüllt ein Archiv, wenn es alle Daten samt Metadaten, Stamm- und Bewegungsdaten und Verknüpfungen maschinell auswertbar herausgibt.	Einmalige Überführung und ein Nachweis, dass quantitativ und qualitativ nichts verloren geht (GoBD Rz. 142 und 144). Für die Datenüberlassung müssen die Strukturinformationen maschinell auswertbar mitgeliefert werden (Rz. 176). Ein Extrakt, ein Report oder eine Druckdatei ohne die vollständigen Daten genügt nicht (Rz. 144 und 173).	Nach Ablauf des fünften Kalenderjahres, das auf die Auslagerung folgt, genügt Z3, wenn noch keine Außenprüfung begonnen hat (§ 147 Abs. 6 letzter Satz AO; GoBD Rz. 164). Davor kann die Finanzbehörde Z1 und Z2 verlangen.
Daten in das neue ERP migrieren und im Prüfungsfall überlassen (Z3)	Erfüllt die Aufbewahrungspflicht, wenn die Daten einschließlich Metadaten, Stamm- und Bewegungsdaten und Verknüpfungen quantitativ und qualitativ gleichwertig überführt sind, die Migration nur das Format ändert und das neue System dieselben Auswertungen erlaubt (GoBD Rz. 142). Im Prüfungsfall erfüllt die Datenüberlassung das Zugriffsrecht, wenn die Daten und die zur Auswertung nötigen Strukturinformationen in maschinell auswertbarer Form geliefert werden (Rz. 167 und 176).	Migrationsnachweis mit Dokumentation der Formatänderungen (GoBD Rz. 142), fortgeschriebene Verfahrensdokumentation (Rz. 150 bis 154) und ein Export, den die Prüfsoftware ohne Installation von Fremdsoftware einlesen kann (Rz. 176). Die Kosten trägt der Steuerpflichtige; der Grundsatz der Wirtschaftlichkeit rechtfertigt keine Software, die den Datenzugriff einschränkt (Rz. 171 und 177).	Z1 und Z2 entfallen frühestens nach Ablauf des fünften Kalenderjahres nach der Umstellung, wenn noch keine Außenprüfung begonnen hat. Z3 bleibt bis zum Ablauf der Aufbewahrungsfrist.

Bis wann welche Zugriffsart nötig ist

Die Aufbewahrungsfristen stehen in § 147 Abs. 3 Satz 1 AO: zehn Jahre für Bücher und Aufzeichnungen nach § 147 Abs. 1 Nr. 1 und 4a AO, acht Jahre für Buchungsbelege nach Nr. 4 und sechs Jahre für die übrigen dort genannten Unterlagen. Sie beginnen mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die letzte Eintragung in das Buch gemacht, eine Aufstellung (Inventar, Eröffnungsbilanz, Jahresabschluss, Lagebericht) vorgenommen, ein Handels- oder Geschäftsbrief empfangen oder abgesandt oder ein Buchungsbeleg entstanden ist (§ 147 Abs. 4 AO), und laufen nicht ab, solange die Unterlagen für Steuern von Bedeutung sind, deren Festsetzungsfrist noch läuft (§ 147 Abs. 3 Satz 5 AO). Die Einzelheiten rechnet der Artikel Aufbewahrungsfrist berechnen durch.

Davon zu trennen ist der Umfang des Datenzugriffs. Nach § 147 Abs. 6 Satz 1 AO stehen der Finanzbehörde im Rahmen einer Außenprüfung drei Möglichkeiten offen. Wurde das System gewechselt oder wurden Daten ausgelagert, muss der Steuerpflichtige jedoch nicht mehr alle drei anbieten. Nach § 147 Abs. 6 letzter Satz AO genügt es, die Daten nach Ablauf des fünften Kalenderjahres, das auf die Umstellung oder Auslagerung folgt, ausschließlich auf einem maschinell lesbaren und maschinell auswertbaren Datenträger vorzuhalten. Die Erleichterung gilt für Daten, deren Aufbewahrungsfrist am 1. Januar 2020 noch nicht abgelaufen war (Art. 97 § 19b Abs. 2 EGAO; GoBD Rz. 164).

Ein Rechenbeispiel: Wechselt ein Betrieb das ERP im Jahr 2026, sind die fünf folgenden Kalenderjahre 2027 bis 2031. Ab dem 1. Januar 2032 genügt die Datenüberlassung (Z3), sofern bis dahin keine Außenprüfung begonnen hat. Voraussetzung ist, dass die Daten die ganze Zeit so vorliegen, dass Z3 sie ohne Informationsverlust erfüllen kann.

Was die Finanzbehörde verlangen darf

Z1 ist der unmittelbare Datenzugriff: Die Finanzbehörde nimmt als Nur-Lesezugriff Einsicht und nutzt dabei die im System vorhandene Hard- und Software, um die Daten zu lesen und auszuwerten, etwa durch Filtern und Sortieren (GoBD Rz. 165). Eine Fernabfrage auf das DV-System des Steuerpflichtigen ist damit ausgeschlossen (Rz. 165). Z2 ist der mittelbare Zugriff: Der Steuerpflichtige wertet die Daten nach den Vorgaben der Behörde maschinell aus und stellt das Ergebnis bereit (Rz. 166 in der Fassung vom 14. Juli 2025). Z3 ist die Datenüberlassung: Die Daten und die nötigen Strukturinformationen werden in maschinell lesbarer und auswertbarer Form überlassen, über einen Datenträger oder eine Austauschplattform (Rz. 167 in der Fassung vom 11. März 2024). Das Verlangen kann schon mit der Prüfungsanordnung gestellt werden (§ 197 Abs. 3 AO; Rz. 167); herunterladen darf die Behörde die Daten nicht.

Die Finanzbehörde wählt die Zugriffsart nach pflichtgemäßem Ermessen und kann mehrere Wege nebeneinander verlangen (GoBD Rz. 163 und 164). Bei der Datenüberlassung sind alle Informationen mitzuliefern, die zur Auswertung nötig sind, etwa Dateiherkunft, Dateistruktur, Datenfelder, Zeichensatztabellen und Verknüpfungen; das Einlesen muss ohne Installation von Fremdsoftware möglich sein (Rz. 176). Fehlt etwas, kann die Behörde neue Datenträger mit vollständigen Daten verlangen (Rz. 176). Reports und Druckdateien mit vorgefilterten Feldern und Sätzen akzeptiert sie mangels Nachprüfbarkeit nicht, soweit darin nicht mehr alle aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtigen Daten enthalten sind (Rz. 173; zum Extrakt als Aufbewahrungsform Rz. 144).

Der Steuerpflichtige unterstützt die Behörde (§ 200 Abs. 1 AO) und trägt die Kosten (§ 147 Abs. 6 Satz 3 AO; GoBD Rz. 171). Nach § 147 Abs. 5 AO stellt er die Hilfsmittel, die die Unterlagen lesbar machen, auf eigene Kosten bereit und druckt sie auf Verlangen ganz oder teilweise aus oder bringt ohne Hilfsmittel lesbare Reproduktionen bei. Liegen die Daten bei einem Dritten, hat der Dritte Einsicht zu gewähren, auszuwerten oder zu übertragen; die Kosten trägt der Steuerpflichtige (§ 147 Abs. 6 Satz 2 und 3 AO). Der Datenzugriff bleibt auf den Rahmen der jeweiligen Prüfung beschränkt (GoBD Rz. 159 in der Fassung vom 11. März 2024).

Wann Erleichterungen möglich sind

Nach § 148 AO können die Finanzbehörden für einzelne Fälle oder Gruppen von Fällen Erleichterungen bewilligen, wenn die Aufbewahrungspflichten Härten mit sich bringt und die Besteuerung nicht beeinträchtigt wird. Die Erleichterung ist rückwirkend möglich und widerruflich. Die GoBD verweist für den Systemwechsel darauf (Rz. 143). Die Bewilligung steht im pflichtgemäßen Ermessen; § 148 AO ist eine Kann-Vorschrift.

Was bei einer Verletzung droht

Wer eine Unterlage nach § 147 Abs. 1 Nr. 1 bis 4 AO nicht oder nicht für die vorgeschriebene Dauer aufbewahrt und dadurch ermöglicht, Steuern zu verkürzen oder nicht gerechtfertigte Steuervorteile zu erlangen, handelt nach § 379 Abs. 1 Satz 1 Nr. 7 AO ordnungswidrig; das gilt bei vorsätzlichem oder leichtfertigem Handeln. Dasselbe gilt, wenn der Steuerpflichtige einer vollziehbaren Anordnung nach § 147 Abs. 6 Satz 1 AO zuwiderhandelt oder die nach § 147 Abs. 6 Satz 2 Nr. 1 AO geschuldete Einsicht nicht, nicht richtig oder nicht vollständig gewährt (§ 379 Abs. 2 Nr. 1h und 1i AO). Für diese Taten sieht § 379 Abs. 6 AO eine Geldbuße bis zu 25.000 Euro vor, wenn die Tat nicht nach § 378 AO geahndet wird.

Kann der Steuerpflichtige Bücher oder Aufzeichnungen, die er nach den Steuergesetzen zu führen hat, nicht vorlegen, sind die Besteuerungsgrundlagen nach § 162 Abs. 2 AO zu schätzen. Ein unvollständiger Export erhöht den Aufwand: Die GoBD nennt in Rz. 161 das Beispiel, dass nur einzelne Sachkonten oder nur Tagesendsummen bereitgestellt werden und die übrigen Daten zwar archiviert, aber nicht zugänglich sind.

Checkliste für Ihren Betrieb

• Die aufbewahrungspflichtigen Daten des Altsystems sind vor der Abschaltung aufgelistet: Finanzbuchhaltung, Anlagenbuchhaltung, Lohnbuchhaltung und die Vor- und Nebensysteme.
• Für jede überführte Tabelle ist nachgewiesen, dass Metadaten, Stammdaten, Bewegungsdaten und Verknüpfungen vollständig und unverändert übernommen wurden.
• Das neue System liefert dieselben Auswertungen wie das Altsystem; ist das nicht der Fall, bleibt das Altsystem betriebsbereit – ohne begonnene Außenprüfung endet diese Pflicht nach Ablauf des fünften Kalenderjahres nach der Umstellung (§ 147 Abs. 6 letzter Satz AO; GoBD Rz. 164).
• Der Export für die Datenüberlassung enthält die Strukturinformationen und lässt sich ohne Fremdsoftware einlesen.
• Soweit Daten in Form von Datenextrakten, Reports oder Druckdateien aufbewahrt werden, enthalten diese alle aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtigen Daten; sonst ist diese Aufbewahrungsform unzulässig (GoBD Rz. 144 und 173).
• Die Verfahrensdokumentation beschreibt die Migration mit Datum und Version und wird nach dem Wechsel fortgeschrieben.
• Für den Prüfungsfall ist einmal getestet, wie sich Z1, Z2 und Z3 aus dem neuen System bedienen lassen.
• Jahresabschluss und Eröffnungsbilanz liegen in der Form vor, die § 147 Abs. 2 AO verlangt.