Altdaten nach dem ERP-Wechsel: Aufbewahrung und Prüferzugriff (DE)

Was die Aufbewahrungspflicht nach dem Wechsel vorschreibt

Nach dem ERP-Wechsel bleiben die aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtigen Unterlagen des alten Systems aufbewahrungspflichtig und sind geordnet aufzubewahren (§ 147 Abs. 1 AO; für Kaufleute § 257 Abs. 1 HGB). Das sind Bücher und Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse, Lageberichte, die Eröffnungsbilanz, die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und Organisationsunterlagen, empfangene Handels- und Geschäftsbriefe, Wiedergaben abgesandter Briefe, Buchungsbelege, Zollunterlagen nach Art. 15 Abs. 1 und Art. 163 UZK sowie sonstige für die Besteuerung bedeutsame Unterlagen (§ 147 Abs. 1 AO). Die Aufbewahrungsfrist beträgt zehn Jahre für Bücher und Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse, Lageberichte, die Eröffnungsbilanz, die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen sowie die Zollunterlagen nach Nr. 4a, acht Jahre für Buchungsbelege und sechs Jahre für die übrigen in § 147 Abs. 1 AO aufgeführten Unterlagen (§ 147 Abs. 3 AO). Für Kreditinstitute (einschließlich Zweigstellen), Versicherer und Wertpapierinstitute gelten abweichende Fristen: Bei ihnen sind Buchungsbelege zehn Jahre aufzubewahren (§ 257 Abs. 4 HGB), und es gilt § 147 Abs. 3 Satz 1 AO in der am 31. Dezember 2024 geltenden Fassung (Art. 97 § 19a Abs. 3 EGAO). Die Frist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahrs, in dem die letzte Eintragung gemacht oder der Beleg entstanden ist (§ 147 Abs. 4 AO).

Ausgenommen von der Wiedergabe auf Bild- und Datenträgern sind Jahresabschlüsse, die Eröffnungsbilanz und bestimmte Zollunterlagen: amtliche Urkunden oder handschriftlich zu unterschreibende nicht förmliche Präferenznachweise nach § 147 Abs. 1 Nr. 4a AO. Die übrigen Unterlagen können als Wiedergabe auf einem Bildträger oder auf anderen Datenträgern aufbewahrt werden, wenn dies den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung entspricht, die Wiedergabe mit den empfangenen Handels- und Geschäftsbriefen und den Buchungsbelegen bildlich und mit den anderen Unterlagen inhaltlich übereinstimmt, wenn sie lesbar gemacht wird, und die Daten während der Dauer der Aufbewahrungsfrist jederzeit verfügbar sind, unverzüglich lesbar gemacht und maschinell ausgewertet werden können (§ 147 Abs. 2 AO).

Für wen die Pflicht gilt

Die Pflicht trifft jeden Steuerpflichtigen nach § 147 AO und jeden Kaufmann nach § 257 HGB, der aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtige Daten mit einem Datenverarbeitungssystem erstellt hat. Das ist bei ERP-Systemen, Finanzbuchhaltungsprogrammen und Dokumentenmanagementsystemen der Fall. Die Pflicht knüpft an die elektronische Erfassung an: Wer die Daten ohne ein solches System führt, fällt nicht unter § 147 Abs. 6 AO.

Liegen die Daten bei einem Dritten, etwa einem Cloud-Anbieter, hat der Dritte der Finanzbehörde Einsicht in die gespeicherten Daten zu gewähren, die Daten nach den Vorgaben der Finanzbehörde maschinell auszuwerten oder sie in einem maschinell auswertbaren Format zu übertragen. Die Kosten trägt der Steuerpflichtige (§ 147 Abs. 6 Sätze 2 und 3 AO).

Die drei Optionen für die Altdaten

Sie haben drei Möglichkeiten, die aufbewahrungspflichtigen Daten des alten Systems vorzuhalten: das Altsystem read-only weiter betreiben, die Daten in ein neues System, eine neue Datenbank oder ein Archivsystem überführen oder die Daten in einem auswertbaren Format exportieren. Jede Option erfüllt die Pflicht zum Prüferzugriff (Z1 bis Z3) nach § 147 Abs. 6 AO in einem anderen Umfang.

Die Finanzbehörde kann im Rahmen einer Außenprüfung zwischen den drei Zugriffsarten wählen; sie stehen gleichberechtigt nebeneinander (§ 147 Abs. 6 Satz 1 AO; GoBD Rz. 163). Bis zum Ablauf des fünften Kalenderjahrs nach der Umstellung müssen alle drei Zugriffsarten verfügbar sein. Danach genügt, sofern noch keine Außenprüfung begonnen wurde, die Vorhaltung auf einem maschinell lesbaren und maschinell auswertbaren Datenträger (§ 147 Abs. 6 letzter Satz AO; GoBD Rz. 164).

Option	Z1 unmittelbarer Datenzugriff	Z2 maschinelle Auswertung	Z3 Datenträgerüberlassung	Bedingung
Altsystem read-only	ja	ja	ja	Hard- und Software stehen für die gesamte Aufbewahrungsfrist zur Verfügung
Überführung in ein neues System, eine neue Datenbank oder ein Archivsystem	ja	ja	ja	Daten werden quantitativ und qualitativ gleichwertig überführt; das Zielsystem ermöglicht dieselben Auswertungen (GoBD Rz. 142)
Export in auswertbares Format	nein	nein	ja	nur nach Ablauf des fünften Kalenderjahrs nach der Umstellung, sofern noch keine Außenprüfung begonnen hat (§ 147 Abs. 6 letzter Satz AO)

Fristen und Stichtage

Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahrs, in dem die letzte Eintragung in das Buch gemacht, das Inventar aufgestellt, der Handelsbrief empfangen oder abgesandt oder der Buchungsbeleg entstanden ist (§ 147 Abs. 4 AO; § 257 Abs. 5 HGB). Die Frist läuft nicht ab, soweit und solange die Unterlagen für Steuern von Bedeutung sind, für welche die Festsetzungsfrist noch nicht abgelaufen ist (§ 147 Abs. 3 Satz 5 AO).

Beispiel: Ein Buchungsbeleg (Rechnung) ist am 15. März 2020 entstanden. Die achtjährige Frist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahrs 2020, also am 31. Dezember 2020, und endet am 31. Dezember 2028. Der Beleg muss also bis zum 31. Dezember 2028 aufbewahrt werden.

Die neue Fassung der Fristen gilt erstmals für Unterlagen, deren Frist nach der bis zum 31. Dezember 2024 geltenden Fassung noch nicht abgelaufen war (Art. 97 § 19a Abs. 2 EGAO). Für Kreditinstitute (einschließlich Zweigstellen), Versicherer und Wertpapierinstitute gilt abweichend § 147 Abs. 3 Satz 1 AO in der am 31. Dezember 2024 geltenden Fassung (Art. 97 § 19a Abs. 3 EGAO). Die Regelung zum Systemwechsel gilt für Daten, deren Aufbewahrungsfrist bis zum 1. Januar 2020 noch nicht abgelaufen war (Art. 97 § 19b Abs. 2 EGAO).

Wann eine Erleichterung möglich ist

Die Finanzbehörden können nach § 148 AO für einzelne Fälle oder bestimmte Gruppen von Fällen Erleichterungen bewilligen, wenn die Einhaltung der Buchführungs-, Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflichten Härten mit sich bringt und die Besteuerung nicht beeinträchtigt wird. Verfügt das Zielsystem nicht über dieselben Auswertungen, muss die ursprüngliche Hard- und Software des Produktivsystems neben den Daten für die Dauer der Aufbewahrungsfrist vorgehalten werden; die GoBD verweist dann auf die Möglichkeit der Bewilligung von Erleichterungen nach § 148 AO (GoBD Rz. 143).

Eine Erleichterung ist kein Anspruch; sie liegt im Ermessen der Finanzbehörde.

Was bei einem Verstoß droht

Werden die Daten nicht ausreichend geschützt und können deswegen nicht mehr vorgelegt werden, ist die Buchführung formell nicht mehr ordnungsmäßig (GoBD Rz. 104).

Zusätzlich handelt ordnungswidrig, wer vorsätzlich oder leichtfertig entgegen § 147 Abs. 1 Nr. 1 bis 3 oder 4 AO eine Unterlage nicht oder nicht für die vorgeschriebene Dauer aufbewahrt und dadurch ermöglicht, Steuern zu verkürzen oder nicht gerechtfertigte Steuervorteile zu erlangen (§ 379 Abs. 1 Nr. 7 AO). Die Geldbuße beträgt bis zu 25.000 Euro, wenn die Handlung nicht nach § 378 AO geahndet wird (§ 379 Abs. 6 AO).

Checkliste für Ihren Betrieb

• Die aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtigen Daten des alten Systems sind identifiziert und qualifiziert (GoBD Rz. 161).
• Die Aufbewahrungsfrist für jede Dokumentenart ist bestimmt (10, 8 oder 6 Jahre).
• Die gewählte Option (Altsystem, Archiv, Export) erfüllt Z1 bis Z3 bis zum Ablauf des fünften Kalenderjahrs nach der Umstellung.
• Die Daten sind quantitativ und qualitativ gleichwertig überführt; die vorgenommenen Änderungen sind dokumentiert (GoBD Rz. 142).
• Das Zielsystem (neues System, neue Datenbank oder Archivsystem) ermöglicht dieselben Auswertungen wie das Produktivsystem (GoBD Rz. 142).
• Die Verfahrensdokumentation ist aktuell und beschreibt das Zielsystem (GoBD Rz. 150).
• Die Kosten für den Datenzugriff sind einkalkuliert; sie trägt der Steuerpflichtige (§ 147 Abs. 6 Satz 3 AO).