Altdaten nach dem ERP-Wechsel: Aufbewahrung und Prüfzugriff (AT)
Kurz gesagt
Ein österreichischer Betrieb muss die Bücher und Aufzeichnungen des alten ERP samt den zugehörigen Belegen sieben Jahre aufbewahren; für Buchführungspflichtige gilt dieselbe Frist nach § 212 UGB für Bücher, Inventare, Eröffnungsbilanzen, Jahresabschlüsse, Geschäftsbriefe und Buchungsbelege. Die Frist läuft für Bücher und Aufzeichnungen vom Schluss des Kalenderjahres, für das die Eintragungen vorgenommen wurden, für Belege vom Schluss des Kalenderjahres, auf das sie sich beziehen; bei einem abweichenden Wirtschaftsjahr vom Schluss des Kalenderjahres, in dem es endet (§ 132 Abs. 1 BAO). Sieben Jahre sind ein Minimum: Solange die Unterlagen für ein anhängiges Verfahren von Bedeutung sind, in dem der Aufbewahrungspflichtige Parteistellung hat, verlängert sich die Frist (§ 132 Abs. 1 BAO); Unterlagen, die Grundstücke im Sinne des § 6 Abs. 1 Z 9 lit. a UStG betreffen, sind 22 Jahre aufzubewahren; Unterlagen, die nur Eigentumsübertragungen – ausgenommen von Geschäftsräumen – aufgrund eines Anspruches gemäß § 15c WGG betreffen, sind zwölf Jahre aufzubewahren (§ 18 Abs. 10 UStG).
Das Wichtigste
- Österreich: Bücher und Aufzeichnungen samt den zugehörigen Belegen sind sieben Jahre aufzubewahren; für Buchführungspflichtige gilt dieselbe Frist nach § 212 UGB (§ 132 Abs. 1 BAO).
- Fristbeginn: bei Büchern und Aufzeichnungen der Schluss des Kalenderjahres, für das die Eintragungen vorgenommen wurden, bei Belegen der Schluss des Kalenderjahres, auf das sie sich beziehen; bei abweichendem Wirtschaftsjahr der Schluss des Kalenderjahres, in dem es endet (§ 132 Abs. 1 BAO).
- Die sieben Jahre sind ein Minimum: Solange die Unterlagen für ein anhängiges Verfahren von Bedeutung sind, in dem der Aufbewahrungspflichtige Parteistellung hat, verlängert sich die Frist; Unterlagen, die Grundstücke im Sinne des § 6 Abs. 1 Z 9 lit. a UStG betreffen, sind 22 Jahre aufzubewahren; Unterlagen, die nur Eigentumsübertragungen – ausgenommen von Geschäftsräumen – aufgrund eines Anspruches gemäß § 15c WGG betreffen, sind zwölf Jahre aufzubewahren (§ 132 Abs. 1 BAO; § 18 Abs. 10 UStG).
- Aufbewahrung auf Datenträgern ist zulässig, wenn die vollständige, geordnete und inhaltsgleiche Wiedergabe bis zum Fristablauf jederzeit gewährleistet ist; für Belege, Geschäftspapiere und sonstige Unterlagen gilt zusätzlich die urschriftgetreue Wiedergabe, die entfällt, wenn die Unterlagen nur auf Datenträgern vorliegen (§ 131 Abs. 3, § 132 Abs. 2 BAO).
- Bei Einsicht schulden Sie auf eigene Kosten die nötigen Hilfsmittel und, soweit erforderlich, ohne Hilfsmittel lesbare, dauerhafte Wiedergaben auf Datenträgern (§ 131 Abs. 3, § 132 Abs. 3 BAO).
- Eine Zwangsstrafe zur Erzwingung einer behördlichen Anordnung setzt grundsätzlich eine vorherige schriftliche Aufforderung mit Androhung und angemessener Frist voraus und beträgt höchstens 5.000 Euro (§ 111 Abs. 1 bis 3 BAO); bei fehlender Vorlage schätzt die Behörde die Grundlagen (§ 184 Abs. 3 BAO).
Was die Aufbewahrungspflicht vorschreibt
Nach dem ERP-Wechsel bleibt die Pflicht, die aufbewahrungspflichtigen Daten des alten Systems aufzubewahren, bestehen. § 132 Abs. 1 der Bundesabgabenordnung (BAO) verlangt, dass Bücher und Aufzeichnungen sowie die zu ihnen gehörigen Belege sieben Jahre aufbewahrt werden; soweit Geschäftspapiere und sonstige Unterlagen für die Abgabenerhebung von Bedeutung sind, sollen sie sieben Jahre aufbewahrt werden. Die Frist läuft für Bücher und Aufzeichnungen vom Schluss des Kalenderjahres, für das die Eintragungen vorgenommen wurden, für Belege, Geschäftspapiere und sonstige Unterlagen vom Schluss des Kalenderjahres, auf das sie sich beziehen; bei einem vom Kalenderjahr abweichenden Wirtschaftsjahr vom Schluss des Kalenderjahres, in dem das Wirtschaftsjahr endet.
Die sieben Jahre sind ein Minimum. Aufzubewahren ist, solange die Unterlagen für anhängige Verfahren von Bedeutung sind, in denen der Betrieb Parteistellung hat. Ein laufendes Prüfungsverfahren kann die Frist daher über den regulären Ablauf hinaus verlängern. Längere Sonderfristen gelten für bestimmte Unterlagen: Aufzeichnungen und Unterlagen, die Grundstücke im Sinne des § 6 Abs. 1 Z 9 lit. a UStG betreffen, sind nach § 18 Abs. 10 UStG 22 Jahre aufzubewahren; Unterlagen, die nur Eigentumsübertragungen (ausgenommen von Geschäftsräumen) aufgrund eines Anspruches gemäß § 15c WGG betreffen, sind zwölf Jahre aufzubewahren.
Wen die Pflicht trifft
Die Pflicht richtet sich an jeden, der in Österreich Bücher oder Aufzeichnungen zu führen hat – Buchführungspflichtige nach dem Unternehmensgesetzbuch (UGB) und Einnahmen-Ausgaben-Rechner – sowie an jeden, der ohne gesetzliche Verpflichtung Bücher führt. Das ERP ist in beiden Fällen das zentrale Aufzeichnungssystem; soweit es die Bücher, Aufzeichnungen und Belege führt, sind seine Daten die aufbewahrungspflichtigen Unterlagen im Sinne der BAO. § 132 Abs. 1 BAO nennt keine eigene Kategorie für Daten, die zu keiner dieser Unterlagen gehören.
Für Buchführungspflichtige gilt zusätzlich § 212 UGB: Bücher, Inventare, Eröffnungsbilanzen, Jahresabschlüsse samt Lageberichten, empfangene Geschäftsbriefe, Abschriften der abgesendeten Geschäftsbriefe und die Belege für Buchungen sind sieben Jahre lang geordnet aufzubewahren. Auch hier verlängern sich die Fristen, solange die Unterlagen für ein anhängiges gerichtliches oder behördliches Verfahren von Bedeutung sind, in dem der Unternehmer Parteistellung hat.
Die Pflicht endet nicht mit dem Systemwechsel. Sie hängt an den Daten, nicht an der Software, die sie erzeugt hat. Wer das alte ERP abschaltet, muss die aufbewahrungspflichtigen Daten in einer Form weiterführen, die die Aufbewahrung und die Einsichtgewährung erlaubt.
Was Sie aufbewahren müssen
Die BAO erlaubt die Aufbewahrung auf Datenträgern, wenn die Wiedergabe bis zum Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist jederzeit gewährleistet ist: für Bücher und Aufzeichnungen die inhaltsgleiche, vollständige und geordnete Wiedergabe (§ 131 Abs. 3 BAO), für Belege, Geschäftspapiere und sonstige Unterlagen zusätzlich die urschriftgetreue Wiedergabe (§ 132 Abs. 2 BAO). Liegen solche Unterlagen nur auf Datenträgern vor, entfällt das Erfordernis der urschriftgetreuen Wiedergabe. Für maschinell festgehaltene Geschäftsvorfälle verlangt § 131 Abs. 2 BAO, dass durch gegenseitige Verweisungen oder Buchungszeichen der Zusammenhang zwischen den Buchungen und zwischen Buchungen und Belegen klar nachgewiesen wird. Änderungen dürfen den ursprünglichen Inhalt nicht unkenntlich machen (§ 131 Abs. 1 Z 6 lit. b BAO).
| Daten des alten ERP | Aufbewahrungspflicht | Rechtsgrundlage |
|---|---|---|
| Journal, Konten, Salden (Bücher und Aufzeichnungen) | sieben Jahre, ab Schluss des Kalenderjahres, für das die Eintragungen vorgenommen wurden; bei abweichendem Wirtschaftsjahr ab Schluss des Kalenderjahres, in dem es endet | § 132 Abs. 1 BAO; § 212 Abs. 1 und 2 UGB |
| Belege für Buchungen | sieben Jahre, ab Schluss des Kalenderjahres, auf das sie sich beziehen; bei abweichendem Wirtschaftsjahr ab Schluss des Kalenderjahres, in dem es endet | § 132 Abs. 1 BAO; § 212 Abs. 1 und 2 UGB |
| Inventar | sieben Jahre, ab Schluss des Kalenderjahres, für das das Inventar aufgestellt wurde | § 212 Abs. 1 und 2 UGB |
| Eröffnungsbilanz und Jahresabschluss (samt Lagebericht) | sieben Jahre, ab Schluss des Kalenderjahres, für das der Abschluss festgestellt wurde | § 212 Abs. 1 und 2 UGB |
| Empfangene und abgesendete Geschäftsbriefe | sieben Jahre, ab Schluss des Kalenderjahres, für das die Geschäftsbriefe empfangen oder abgesendet wurden | § 212 Abs. 1 und 2 UGB |
| Aufzeichnungen und Unterlagen zu Grundstücken (§ 6 Abs. 1 Z 9 lit. a UStG) | 22 Jahre; nur Eigentumsübertragungen nach § 15c WGG (ausgenommen Geschäftsräume): zwölf Jahre | § 18 Abs. 10 UStG |
| Stammdaten (Kunden, Lieferanten, Artikel) | § 132 Abs. 1 BAO nennt keine eigene Kategorie; aufzubewahren nur, soweit sie Teil der genannten Unterlagen sind oder als sonstige Unterlage für die Abgabenerhebung von Bedeutung sind | § 132 Abs. 1 BAO |
Prüfzugriff: was die BAO verlangt
Die Aufbewahrung allein genügt nicht. § 138 Abs. 2 BAO verpflichtet, Bücher, Aufzeichnungen, Geschäftspapiere, Schriften und Urkunden auf Verlangen zur Einsicht und Prüfung vorzulegen, soweit sie für den Inhalt der Anbringen von Bedeutung sind. Wer die Unterlagen auf Datenträgern aufbewahrt, muss auf seine Kosten innerhalb angemessener Frist die Hilfsmittel zur Verfügung stellen, die zum Lesbarmachen nötig sind, und, soweit erforderlich, ohne Hilfsmittel lesbare, dauerhafte Wiedergaben beibringen; erstellte Wiedergaben sind auf Datenträgern zur Verfügung zu stellen (§ 131 Abs. 3 BAO, § 132 Abs. 3 BAO).
Die Prüfungshandlungen sind im Gesetz nicht detailliert geregelt; die Prüferin oder der Prüfer entscheidet individuell über sinnvolle Maßnahmen (Unternehmensserviceportal zur Außenprüfung). Für Sie folgt daraus: Die Altdaten müssen nicht nur vorhanden, sondern innerhalb angemessener Zeit auswertbar sein. Details zur Datenbereitstellung bei einer Außenprüfung stehen im Artikel Betriebsprüfung in Österreich: Digitale Unterlagen bereitstellen.
Drei Archiv-Optionen im Vergleich
Die BAO schreibt kein bestimmtes Archivformat vor. Drei Optionen stehen zur Verfügung; die Tabelle zeigt, wie jede Option gegen die siebenjährige Aufbewahrungspflicht und die Pflicht zum Prüfzugriff abschneidet.
| Option | Siebenjährige Aufbewahrungspflicht (§ 132 Abs. 1 BAO) | Prüfzugriff (§ 131 Abs. 3, § 138 Abs. 2 BAO) |
|---|---|---|
| Altes ERP read-only weiterbetreiben | Erfüllt, solange das System die Daten vollständig, geordnet und inhaltsgleich wiedergibt; für Belege, Geschäftspapiere und sonstige Unterlagen, die nicht nur auf Datenträgern vorliegen, zusätzlich urschriftgetreu (§ 132 Abs. 2 BAO); Laufzeitkosten für die gesamte Frist | Erfüllt, wenn Auswertungen und Exporte aus dem alten System verfügbar bleiben; Zugriff auf Lizenzen und Infrastruktur muss gesichert sein |
| Daten in ein Archivsystem überführen | Erfüllt, wenn die Überführung vollständig, geordnet und inhaltsgleich ist und die Wiedergabe bis zum Fristablauf jederzeit gewährleistet bleibt; für Belege, Geschäftspapiere und sonstige Unterlagen zusätzlich urschriftgetreu, sofern sie nicht nur auf Datenträgern vorliegen (§ 131 Abs. 3, § 132 Abs. 2 BAO) | Erfüllt, wenn das Archivsystem die Verweise zwischen Buchungen und Belegen erhält (§ 131 Abs. 2 BAO) und die nötigen Hilfsmittel sowie, soweit erforderlich, Wiedergaben auf Datenträgern erstellt werden kann |
| Statischer Export (PDF, CSV, Datenbankdump) | Erfüllt, wenn der Export vollständig, geordnet und inhaltsgleich ist und die Wiedergabe über die gesamte Frist nachweisbar bleibt; für Belege, Geschäftspapiere und sonstige Unterlagen zusätzlich urschriftgetreu, sofern sie nicht nur auf Datenträgern vorliegen (§ 132 Abs. 2 BAO) | Erfüllt, wenn die für das Lesbarmachen notwendigen Hilfsmittel (Formatbeschreibung, Exportdokumentation) verfügbar sind und, soweit erforderlich, ohne Hilfsmittel lesbare, dauerhafte Wiedergaben erstellt werden können (§ 132 Abs. 3 BAO); Buchungs- und Belegverweise müssen erhalten bleiben (§ 131 Abs. 2 BAO) |
Keine der drei Optionen ist gesetzlich vorgegeben. Entscheidend ist, dass die aufbewahrungspflichtigen Daten bis zum Ablauf der Frist vollständig, geordnet und inhaltsgleich wiedergegeben werden können, die Verweise zwischen Buchungen und Belegen erhalten bleiben und im Prüfungsfall innerhalb angemessener Zeit auswertbar sind. Ein Export, dessen Format in fünf Jahren niemand mehr lesen kann, erfüllt die Pflicht nicht.
Was bei Verstößen droht
Kommt der Betrieb einer Anordnung zur Erbringung einer Leistung nicht nach, die sich wegen ihrer besonderen Beschaffenheit durch einen Dritten nicht bewerkstelligen lässt, kann die Abgabenbehörde nach schriftlicher Aufforderung mit Androhung und angemessener Frist eine Zwangsstrafe festsetzen (§ 111 Abs. 1 und 2 BAO). Die einzelne Zwangsstrafe darf 5.000 Euro nicht übersteigen (§ 111 Abs. 3 BAO in der Fassung, die vom 20. Juli 2024 bis zum 31. Dezember 2026 gilt).
Kann die Behörde die Grundlagen für die Abgabenerhebung nicht ermitteln oder berechnen, hat sie diese zu schätzen (§ 184 Abs. 1 BAO). Zu schätzen ist insbesondere, wenn der Abgabepflichtige Bücher oder Aufzeichnungen nicht vorlegt, wenn sie sachlich unrichtig sind oder wenn sie formelle Mängel aufweisen, die geeignet sind, ihre sachliche Richtigkeit in Zweifel zu ziehen (§ 184 Abs. 3 BAO). Redaktionelle Einschätzung: Ein nicht mehr lesbares Altdatenarchiv kann einen solchen formellen Mangel darstellen.
Checkliste für Ihren Betrieb
- Die Frist ist für jedes Jahr der Altdaten einzeln berechnet: für Bücher und Aufzeichnungen sieben Jahre ab Schluss des Kalenderjahres, für das die Eintragungen vorgenommen wurden, für Belege ab Schluss des Kalenderjahres, auf das sie sich beziehen; bei abweichendem Wirtschaftsjahr ab Schluss des Kalenderjahres, in dem es endet (§ 132 Abs. 1 BAO).
- Anhängige Verfahren, in denen der Betrieb Parteistellung hat, werden erfasst; die betroffenen Daten bleiben bis zum Verfahrensende aufbewahrt.
- Unterlagen, die Grundstücke im Sinne des § 6 Abs. 1 Z 9 lit. a UStG betreffen, werden gesondert erfasst und 22 Jahre aufbewahrt; Unterlagen, die nur Eigentumsübertragungen – ausgenommen von Geschäftsräumen – aufgrund eines Anspruches gemäß § 15c WGG betreffen, zwölf Jahre (§ 18 Abs. 10 UStG).
- Die gewählte Archiv-Option ist dokumentiert: Format, Speicherort, Zugriffspersonen, die Verweise zwischen Buchungen und Belegen (§ 131 Abs. 2 BAO) und die Nachweisbarkeit der inhaltsgleichen, vollständigen und geordneten Wiedergabe der Bücher und Aufzeichnungen (§ 131 Abs. 3 BAO) und der vollständigen, geordneten, inhaltsgleichen sowie – soweit Belege, Geschäftspapiere und sonstige Unterlagen nicht nur auf Datenträgern vorliegen – urschriftgetreuen Wiedergabe dieser Unterlagen (§ 132 Abs. 2 BAO).
- Ein Testexport für einen Prüfungszeitraum wurde durchgeführt; die nötigen Hilfsmittel sind verfügbar und, soweit erforderlich, eine ohne Hilfsmittel lesbare, dauerhafte Wiedergabe erstellt (§ 131 Abs. 3 BAO).
- Die Stammdaten (Kunden, Lieferanten, Artikel) sind mitarchiviert, soweit sie Teil der aufbewahrungspflichtigen Unterlagen sind.
- Die Löschung der Altdaten ist erst nach Ablauf aller Fristen und nach Abschluss aller anhängenden Verfahren geplant.