Betriebsprüfung in Österreich: Digitale Unterlagen bereitstellen

Eine Außenprüfung trifft Betriebe, die Bücher oder Aufzeichnungen zu führen haben. Sie folgt einem festen Rahmen: Prüfungsauftrag, Prüfungshandlungen, Schlussbesprechung, Prüfungsbericht (§§ 147 bis 150 BAO). Welche Maßnahmen das Prüfungsorgan im Einzelnen setzt, steht nicht im Gesetz; die Auswahl trifft die Prüferin oder der Prüfer (Unternehmensserviceportal zur Außenprüfung).

Was eine Außenprüfung auslöst

Die Abgabenbehörde darf bei jedem, der zur Führung von Büchern oder Aufzeichnungen oder zur Zahlung gegen Verrechnung verpflichtet ist, jederzeit alle für die Erhebung von Abgaben bedeutsamen tatsächlichen und rechtlichen Verhältnisse prüfen (§ 147 Abs. 1 BAO, in Kraft seit 20. Dezember 2003). Der Prüfungsauftrag umschreibt den Gegenstand und bezeichnet, außer bei einer bloßen Liquiditätsprüfung, die geprüften Abgabenarten und Zeiträume (§ 148 Abs. 2 BAO). Prüfungsorgane weisen sich zu Beginn unaufgefordert aus und legen den Auftrag vor (§ 148 Abs. 1 BAO); ein abgesondertes Rechtsmittel dagegen ist nicht zulässig (§ 148 Abs. 4 BAO).

Angekündigt wird eine Außenprüfung tunlichst eine Woche vorher, sofern der Prüfungszweck dadurch nicht vereitelt wird (§ 148 Abs. 5 BAO). Nach Abschluss ist eine Schlussbesprechung abzuhalten, über die eine Niederschrift aufzunehmen ist (§ 149 Abs. 1 BAO); sie kann entfallen, wenn der Abgabepflichtige darauf verzichtet (§ 149 Abs. 2 BAO). Über das Ergebnis ergeht ein schriftlicher Bericht, den der Abgabepflichtige in Abschrift erhält (§ 150 BAO).

Die kurze, zielgerichtete Nachschau ist ein eigenes Instrument (§ 144 BAO): Die Organe dürfen Betriebe betreten und besichtigen sowie die Vorlage der Bücher, Aufzeichnungen und sonstigen maßgeblichen Unterlagen verlangen (§ 144 Abs. 2 BAO).

Wen die Prüfung trifft

Adressat ist, wer Bücher oder Aufzeichnungen zu führen hat: Buchführungspflichtige, deren Pflicht aus dem Unternehmensgesetzbuch über § 124 BAO auch im Interesse der Abgabenerhebung gilt, und Einnahmen-Ausgaben-Rechner, die ihre Betriebseinnahmen und Betriebsausgaben aufzuzeichnen und zum Jahresende zusammenzurechnen haben (§ 126 Abs. 2 BAO). Das Unternehmensserviceportal nennt zusätzlich Einnahmen-Ausgaben-Rechner, Prüfungen der Einkünfte aus Vermietung und Verpachtung und Umsatzsteuerprüfungen als Formen der Außenprüfung.

Die Prüfung knüpft an die Buchführungs- oder Aufzeichnungspflicht an, nicht an die Technik. Auch wer ohne elektronisches Kassensystem arbeitet, bleibt zur Vorlage seiner Unterlagen verpflichtet. Umgekehrt entstehen Pflichten nach der Registrierkassenpflicht in Österreich nur, wenn der Betrieb die dort genannten Voraussetzungen erfüllt; wer keine Registrierkasse führt, hat keinen Export der Kassendaten zu liefern.

Welche Daten Sie bereitstellen müssen

§ 138 Abs. 2 BAO verpflichtet, Bücher, Aufzeichnungen, Geschäftspapiere, Schriften und Urkunden auf Verlangen zur Einsicht und Prüfung vorzulegen. § 141 Abs. 1 BAO verlangt, dem Prüfungsorgan die Amtshandlung zu ermöglichen, die erforderlichen Auskünfte zu erteilen und einen geeigneten Raum sowie die notwendigen Hilfsmittel unentgeltlich beizustellen; § 143 Abs. 2 BAO schließt in die Auskunftspflicht das Vorlegen von Urkunden ein. Die Tabelle ordnet die in der Buchhaltung geführten Datenarten ihrer Rechtsgrundlage und der Quelle im ERP zu.

Datentyp	Was verlangt werden kann	Rechtsgrundlage	Quelle im ERP
Finanzbuchhaltung (Journal, Sachkonten, Salden)	Vorlage zur Einsicht und Prüfung; bei Datenhaltung auf Datenträgern Hilfsmittel und, soweit erforderlich, lesbare Wiedergabe	§ 138 Abs. 2, § 131 Abs. 3 BAO	Journal, Kontenblätter, Sachkontenstamm
Belege (Ein- und Ausgangsrechnungen, Barbelege)	Vorlage; bei Barzahlungen ist eine Zweitschrift anzufertigen und aufzubewahren; bei Berechtigungsausweisen (insbesondere Eintrittskarten und Fahrausweisen) kann sie unterbleiben, wenn deren vollständige Erfassung gewährleistet ist	§ 132 Abs. 1, § 132a Abs. 6 und 7 BAO	Belegarchiv mit Verweis zur Buchung
Geschäftsfreundekonten (Debitoren und Kreditoren)	Vorlage; die Konten müssen Namen und Anschriften der Geschäftsfreunde ausweisen	§ 131 Abs. 1 Z 3 BAO	Kunden- und Lieferantenstamm, Offene-Posten-Liste
Wareneingang	Vorlage des Wareneingangsbuchs; Pflicht trifft gewerbliche Unternehmer, befreit sind u. a. Buchführungspflichtige nach §§ 124, 125 BAO	§§ 127, 128 BAO	Wareneingangsliste, Wareneingangsbuch
Barumsätze der Registrierkasse (sofern eine geführt wird)	Kontrollbeleg auf Verlangen; Export und Übergabe des Datenerfassungsprotokolls auf einem externen Datenträger	§ 131b Abs. 1 BAO; §§ 7 und 19 RKSV	Kassenanbindung, DEP-Export
Maschinelle Aufzeichnungen allgemein	Nachweis des Zusammenhangs zwischen Buchung und Beleg; Hilfsmittel und dauerhafte Wiedergaben	§ 131 Abs. 2 und 3, § 141 Abs. 1 BAO	Buchungsverweise, Export- und Auswertungsfunktionen

Was „prüfungsfähig” bedeutet

Prüfungsfähig sind Daten, wenn sie einem sachverständigen Dritten innerhalb angemessener Zeit einen Überblick über die Geschäftsvorfälle vermitteln und sich die einzelnen Vorfälle in ihrer Entstehung und Abwicklung verfolgen lassen (§ 131 Abs. 1 BAO). Bei maschinell festgehaltenen Geschäftsvorfällen müssen gegenseitige Verweisungen oder Buchungszeichen den Zusammenhang zwischen den Buchungen und zwischen Buchungen und Belegen klar nachweisen (§ 131 Abs. 2 BAO). Änderungen dürfen den ursprünglichen Inhalt nicht unkenntlich machen; die vollständige, richtige und lückenlose Erfassung soll durch Protokollierung der Datenerfassung und der nachträglichen Änderungen überprüfbar sein (§ 131 Abs. 1 Z 6 lit. b BAO).

Für Daten auf Datenträgern gilt: Soweit Sie zur Einsichtgewährung verpflichtet sind, müssen Sie auf Ihre Kosten innerhalb angemessener Frist die Hilfsmittel zur Verfügung stellen, die zum Lesbarmachen nötig sind, und, soweit erforderlich, ohne Hilfsmittel lesbare, dauerhafte Wiedergaben beibringen; erstellte Wiedergaben sind auf Datenträgern zur Verfügung zu stellen (§ 131 Abs. 3 BAO). Dieselbe Pflicht gilt für Belege, Geschäftspapiere und sonstige Unterlagen, die auf Datenträgern aufbewahrt werden (§ 132 Abs. 3 BAO; § 132 in Kraft seit 13. Januar 1999).

Für die Kassendaten ist die Pflicht konkreter. Das Datenerfassungsprotokoll einer Registrierkasse muss jederzeit in das Exportformat nach Z 3 der Anlage zur RKSV exportiert werden können (§ 7 Abs. 5 RKSV); das Format ist eine JSON-Datenstruktur. Auf Verlangen der Organe der Abgabenbehörde hat der Unternehmer das Protokoll für einen vorgegebenen Zeitraum auf einen externen Datenträger zu exportieren und zu übergeben; den Datenträger stellt der Unternehmer (§ 19 Abs. 2 RKSV). Zusätzlich ist auf Verlangen ein Barumsatz mit Betrag null zu erfassen und der Beleg zu Kontrollzwecken zu übergeben; bei elektronischer Belegübermittlung ist er elektronisch bereitzustellen (§ 19 Abs. 1 RKSV). Die RKSV gilt seit 1. April 2017, § 7 Abs. 1 und § 19 Abs. 2 bereits seit 1. Januar 2016 (§ 25 Abs. 1 und 2 RKSV).

Checkliste für die prüfungsfähige Datenbereitstellung

• Deckt das Journal die angekündigten Zeiträume lückenlos ab, und sind die Aufbewahrungsfristen eingehalten (§ 132 Abs. 1 BAO)?
• Lässt sich von jeder Buchung im ERP der zugehörige Beleg öffnen, und stimmen Buchungszeichen und Belegverweis überein (§ 131 Abs. 2 BAO)?
• Sind Export- und Auswertungsfunktionen für Journal, Offene Posten, Wareneingang und Anlagen vor Prüfungsbeginn durchgespielt, und stehen die Hilfsmittel nach § 131 Abs. 3 BAO bereit?
• Wird das Datenerfassungsprotokoll zumindest vierteljährlich unveränderbar auf einem externen Medium gesichert und nach § 132 BAO aufbewahrt (§ 7 Abs. 3 RKSV)?
• Ist ein externer Datenträger für den Export der Kassendaten vorhanden, den der Betrieb selbst stellt (§ 19 Abs. 2 RKSV)?
• Sind Zugang zum System für die Auswertungen sowie ein geeigneter Raum und die notwendigen Hilfsmittel unentgeltlich verfügbar (§ 141 Abs. 1 BAO)?
• Sind bei Führung im Ausland die Bücher und Aufzeichnungen auf Verlangen der Abgabenbehörde innerhalb angemessener Frist ins Inland bringbar (§ 131 Abs. 1 BAO)?
• Sind im Ausland geführte Grundaufzeichnungen innerhalb angemessener Frist ins Inland gebracht und dort aufbewahrt, soweit sie nicht einem im Ausland gelegenen Betrieb, einer Betriebsstätte oder einem Grundbesitz zuzuordnen sind (§ 131 Abs. 1 BAO)?

Was bei Verweigerung oder Lücken droht

Kommt der Abgabepflichtige einer Anordnung zur Erbringung einer Leistung nicht nach, kann die Abgabenbehörde nach vorheriger schriftlicher Aufforderung mit Androhung und angemessener Frist eine Zwangsstrafe festsetzen (§ 111 Abs. 1 und 2 BAO). Die einzelne Zwangsstrafe darf 5.000 Euro nicht übersteigen (§ 111 Abs. 3 BAO in der seit 20. Juli 2024 geltenden Fassung). Der Satz in § 111 Abs. 1, der die elektronische Übermittlung von Anbringen und Unterlagen als erzwingbare Leistung nennt, entfällt nach dem Abgabenänderungsgesetz 2025 mit 1. Januar 2027.

Kann die Behörde die Grundlagen für die Abgabenerhebung nicht ermitteln oder berechnen, hat sie diese zu schätzen (§ 184 Abs. 1 BAO). Zu schätzen ist insbesondere, wenn der Abgabepflichtige Bücher oder Aufzeichnungen nicht vorlegt, wenn sie sachlich unrichtig sind oder wenn sie formelle Mängel aufweisen, die geeignet sind, ihre sachliche Richtigkeit in Zweifel zu ziehen (§ 184 Abs. 3 BAO). Kann das Prüfungsorgan einen Datenexport nicht lesen, kann ein solcher formeller Mangel die Schätzung nach § 184 Abs. 3 BAO auslösen.

Was sich beim Beleg geändert hat

Nach dem Abgabenänderungsgesetz 2025 (BGBl. I Nr. 97/2025, ausgegeben am 23. Dezember 2025) gilt § 132a Abs. 1 BAO seit 1. Oktober 2026 in neuer Fassung: Als Beleg gilt auch ein elektronischer Beleg, der dem Zahlenden unmittelbar nach der Zahlung zur Verfügung steht. Auf Verlangen des Leistungsempfängers oder der Organe der Abgabenbehörde hat der Unternehmer einen physischen Beleg ausgedruckt auszufolgen. Ein ausgedruckter Beleg kann in einer Außenprüfung daher auch dann verlangt werden, wenn an der Kassa nur elektronisch belegt wird. Wie Papierbelege ersetzt werden dürfen, steht im Artikel Papierbelege scannen und vernichten in Österreich.