Betriebsprüfung vorbereiten: Checkliste für Buchhaltung und ERP

Eine angekündigte Außenprüfung ist ein Termin mit Fristen. Die Prüfungsanordnung nennt Steuerarten und Zeiträume, kann die Vorlage von Unterlagen verlangen und legt fest, in welchem Rahmen geprüft wird. Wer die Nachweise früh zusammenstellt, verbringt die Prüfung mit Auskünften statt mit Suchen.

Was die Prüfungsanordnung festlegt

Zulässig ist die Außenprüfung bei Steuerpflichtigen, die einen gewerblichen oder land- und forstwirtschaftlichen Betrieb unterhalten, und bei freiberuflich Tätigen (§ 193 Abs. 1 AO). Die Einordnung in Größenklassen nach § 3 BpO 2000 richtet sich ab 1. Januar 2027 nach den Abgrenzungsmerkmalen des BMF-Schreibens vom 8. Juni 2026; sie sind erst nach Aufstellung der Betriebskartei anzuwenden.

Der Umfang steht in der Anordnung: eine oder mehrere Steuerarten, ein oder mehrere Besteuerungszeiträume oder einzelne Sachverhalte (§ 194 Abs. 1 AO). Sie ergeht schriftlich oder elektronisch und trägt eine Rechtsbehelfsbelehrung (§ 196 AO). Anordnung, voraussichtlicher Prüfungsbeginn und die Namen der Prüfer sind Ihnen angemessene Zeit vor Beginn bekanntzugeben, sofern der Prüfungszweck dadurch nicht gefährdet wird; auf die Frist können Sie verzichten (§ 197 Abs. 1 AO). Gründe gegen den Termin tragen Sie über einen Antrag auf Verlegung vor (§ 197 Abs. 2 AO). Der Anordnung sind nach § 5 Abs. 2 Satz 2 BpO 2000 Hinweise auf Ihre wesentlichen Rechte und Mitwirkungspflichten beizufügen; das geltende Schreiben datiert vom 17. Februar 2025.

Zwei Punkte betreffen das ERP direkt. Mit der Anordnung kann die Vorlage von Unterlagen innerhalb einer angemessenen Frist verlangt werden; wurden sie mit einem Datenverarbeitungssystem erstellt, sind die Daten in einem maschinell auswertbaren Format zu übertragen (§ 197 Abs. 3 Sätze 1 und 2 AO). Nach der Vorlage sollen Ihnen die Prüfungsschwerpunkte mitgeteilt werden (§ 197 Abs. 4 AO). Die Prüfer weisen sich unverzüglich aus, der Prüfungsbeginn wird mit Datum und Uhrzeit aktenkundig gemacht (§ 198 AO); bei einer Datenüberlassung beginnt die Prüfung nach dem BMF-Schreiben vom 17. Februar 2025 spätestens mit der Auswertung der Daten.

Was die Buchhaltung bereitlegt

Vorzulegen sind auf Verlangen Auskünfte, Aufzeichnungen, Bücher, Geschäftspapiere und andere Urkunden, dazu die nötigen Erläuterungen (§ 200 Abs. 1 Satz 2 AO). Die Tabelle ordnet die Nachweise ihrer Quelle im System zu; die Spalte “Wer” ist eine redaktionelle Empfehlung für die Aufgabenverteilung im Betrieb.

Nachweis	Quelle im System	Wer
Journal, Kontenblätter, Saldenliste	Hauptbuch, Journal- und Kontenexport	Buchhaltung
Buchungsbelege mit Belegverweis	Belegarchiv mit Rückverweis zur Buchung	Buchhaltung
Kassenbuch, Tagesabschlüsse, Z-Bons	Kassenmodul, Export der Kassendaten	Buchhaltung
Debitoren, Kreditoren, Offene Posten	Stammdaten und Offene-Posten-Liste	Buchhaltung
Anlagenverzeichnis, Abschreibungen	Anlagenbuchhaltung	Buchhaltung
Bestand und Inventur	Lagerbewegungen, Inventurprotokoll	Lager, Buchhaltung
Lohnunterlagen, sofern die Lohnsteuer geprüft wird	Lohnmodul	Lohnbuchhaltung

Welche Jahrgänge noch vorzulegen sind, entscheiden die Aufbewahrungsfristen: zehn Jahre für Bücher und Aufzeichnungen, acht Jahre für Buchungsbelege, sechs Jahre für sonstige Unterlagen (§ 147 Abs. 3 Satz 1 AO). Die Frist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahrs, in dem die letzte Eintragung im Buch gemacht, der Buchungsbeleg entstanden oder der Handels- oder Geschäftsbrief empfangen oder abgesandt worden ist, und sie läuft nicht ab, solange die Unterlagen für Steuern von Bedeutung sind, deren Festsetzungsfrist noch nicht abgelaufen ist (§ 147 Abs. 3 Satz 5, Abs. 4 AO). Liegen Unterlagen nur auf einem Datenträger vor, stellen Sie auf Ihre Kosten die Hilfsmittel zum Lesbarmachen und drucken auf Verlangen aus (§ 147 Abs. 5 AO).

ERP-Nachweise: Z1, Z2 und Z3

Sind die aufbewahrungspflichtigen Unterlagen nach § 147 Abs. 1 AO mit Hilfe eines Datenverarbeitungssystems erstellt worden, kann die Finanzbehörde im Rahmen der Außenprüfung nach § 147 Abs. 6 Satz 1 AO drei Wege wählen.

Zugriffsart	Was die Prüfung erhält	Was vorzubereiten ist
Z1	Einsicht in die gespeicherten Daten und Nutzung des Systems	Arbeitsplatz, Geräte, Hilfsmittel, Einweisung
Z2	maschinell ausgewertete Daten nach ihren Vorgaben	vorhandene Auswertungen und Datenbestand prüfen
Z3	Übertragung im maschinell auswertbaren Format	Export durchspielen, Datenträger oder Datenaustausch

Zum unmittelbaren Datenzugriff gehören nach dem BMF-Schreiben vom 17. Februar 2025 die erforderlichen Geräte, die Einweisung in das System und fachkundiges Personal für die Auswertung; für die Datenüberlassung nennt es Datenträger oder eine Datenaustauschplattform, für die die Finanzbehörde einen Zugang nach § 87a Abs. 1 AO eröffnet hat. Die Kosten trägt der Steuerpflichtige auch dann, wenn die Daten bei einem Dritten liegen; der Dritte hat Einsicht, Auswertung oder Übertragung zu ermöglichen (§ 147 Abs. 6 Sätze 2 und 3 AO).

Für Daten aus einem abgelösten System gilt eine Erleichterung: Solange noch nicht mit einer Außenprüfung begonnen wurde, genügt es nach einem Systemwechsel oder einer Auslagerung, die Daten ab dem Ablauf des fünften Kalenderjahrs, das auf die Umstellung folgt, auf einem maschinell lesbaren und maschinell auswertbaren Datenträger vorzuhalten (§ 147 Abs. 6 letzter Satz AO). Bis dahin bleiben die Zugriffsmöglichkeiten nach § 147 Abs. 6 Satz 1 AO erforderlich; die ursprüngliche Hard- und Software des abgelösten Systems müssen Sie für die Dauer der Aufbewahrungsfrist nur dann vorhalten, wenn die Daten nicht quantitativ und qualitativ gleichwertig in ein neues System überführt wurden, das dieselben Auswertungen erlaubt (GoBD Rz. 142 und 143). Details stehen im Artikel Altsystem abschalten.

Während der Prüfung

Geprüft wird während der üblichen Geschäfts- oder Arbeitszeit; die Prüfer dürfen Betriebsräume betreten und besichtigen (§ 200 Abs. 3 AO). Einen geeigneten Raum oder Arbeitsplatz sowie die erforderlichen Hilfsmittel stellen Sie unentgeltlich; die Unterlagen legen Sie in Ihren Geschäftsräumen vor, und soweit dort kein zur Außenprüfung geeigneter Geschäftsraum vorhanden ist, in Ihren Wohnräumen oder an Amtsstelle (§ 200 Abs. 2 Sätze 1 und 3 AO). Sie können Auskunftspersonen benennen; reicht eine Auskunft nicht, darf der Prüfer auch andere Betriebsangehörige befragen (§ 200 Abs. 1 Satz 3 AO).

Über festgestellte Sachverhalte und ihre möglichen steuerlichen Auswirkungen wird unterrichtet, soweit Zweck und Ablauf der Prüfung nicht beeinträchtigt werden. Sie können regelmäßige Gespräche vereinbaren und im Einvernehmen mit der Finanzbehörde Rahmenbedingungen für Ihre Mitwirkung festlegen; werden diese von Ihnen erfüllt, unterbleibt ein qualifiziertes Mitwirkungsverlangen (§ 199 Abs. 2 Sätze 2 und 3 AO).

Mit der Zeit wird es teuer: Nach Ablauf von sechs Monaten seit Bekanntgabe der Prüfungsanordnung kann die Finanzbehörde ein qualifiziertes Mitwirkungsverlangen erteilen, das Sie innerhalb eines Monats nach dessen Bekanntgabe erfüllen müssen; die Frist kann in begründeten Einzelfällen verlängert werden. Erfüllen Sie es nicht oder nicht hinreichend und ist die Verzögerung nicht entschuldbar, sind 75 Euro für jeden vollen Kalendertag der Mitwirkungsverzögerung festzusetzen, höchstens für 150 Kalendertage; bei entschuldbarer Verzögerung ist von der Festsetzung abzusehen. Die Verzögerung endet mit der vollständigen Erfüllung, spätestens mit Ablauf des Tages der Schlussbesprechung. Ein Zuschlag von bis zu 25.000 Euro je vollem Kalendertag kommt unter den weiteren Voraussetzungen des § 200a Abs. 3 AO in Betracht (§ 200a Abs. 1 und 2 AO). Lassen sich Bücher oder Aufzeichnungen nicht vorlegen, kann die Behörde die Besteuerungsgrundlagen schätzen (§ 162 Abs. 2 AO).

Schlussbesprechung und Bericht

Über das Ergebnis ist eine Schlussbesprechung abzuhalten, in der strittige Sachverhalte, die rechtliche Beurteilung der Feststellungen und ihre steuerlichen Auswirkungen erörtert werden. Sie entfällt, wenn sich keine Änderung der Besteuerungsgrundlagen ergibt oder Sie darauf verzichten, und ist mit Ihrer Zustimmung auch fernmündlich oder elektronisch möglich (§ 201 Abs. 1 AO). Bei einer abgekürzten Außenprüfung nach § 203 AO findet sie nicht statt.

Der Prüfungsbericht ergeht schriftlich oder elektronisch; auf Antrag wird er vor der Auswertung übersandt, damit Sie in angemessener Zeit Stellung nehmen können (§ 202 Abs. 1 und 2 AO). Rechtsbehelfe richten sich gegen die darauf ergehenden Bescheide, nicht gegen den Bericht. Wurde vor Ablauf der Festsetzungsfrist mit der Außenprüfung begonnen oder deren Beginn auf Ihren Antrag hinausgeschoben, läuft die Festsetzungsfrist für die geprüften Steuern nicht ab, bevor die aufgrund der Prüfung zu erlassenden Bescheide unanfechtbar geworden sind oder nach Bekanntgabe der Mitteilung nach § 202 Abs. 1 Satz 3 drei Monate verstrichen sind. Das gilt nicht, wenn die Prüfung unmittelbar nach ihrem Beginn länger als sechs Monate aus Gründen unterbrochen wird, die die Finanzbehörde zu vertreten hat. Diese Ablaufhemmung endet spätestens fünf Jahre nach Ablauf des Kalenderjahrs, in dem die Prüfungsanordnung bekanntgegeben wurde; eine weitergehende Ablaufhemmung nach anderen Vorschriften bleibt unberührt, und sie verlängert sich um die Dauer einer Verschiebung oder Unterbrechung auf Ihren Antrag. Wird Ihnen vor Ablauf der Festsetzungsfrist die Einleitung eines Strafverfahrens für eine der geprüften Steuern bekanntgegeben und wird deshalb mit der Außenprüfung nicht begonnen oder eine begonnene Prüfung unterbrochen, gilt die Fünfjahresgrenze nicht (§ 171 Abs. 4 Sätze 1 bis 4 und 7 AO). Nimmt die Finanzbehörde vor Ablauf dieser Frist zwischenstaatliche Amtshilfe in Anspruch, verlängert sich die Frist um deren Dauer, mindestens aber um ein Jahr; das gilt nur, wenn Sie vor Ablauf der Frist auf die Inanspruchnahme der Amtshilfe hingewiesen wurden (§ 171 Abs. 4 Sätze 5 und 6 AO). Ein wegen einer Mitwirkungsverzögerung festgesetztes Mitwirkungsverzögerungsgeld verlängert diese Frist um die Dauer der Mitwirkungsverzögerung, mindestens aber um ein Jahr. Wurde in den letzten fünf Jahren vor dem ersten Tag der Mitwirkungsverzögerung bereits ein Mitwirkungsverzögerungsgeld festgesetzt, entfällt die Fünfjahresgrenze; bei unmöglicher Mitwirkung gilt beides entsprechend, wenn Sie auf die Unmöglichkeit nicht unverzüglich hingewiesen haben (§ 200a Abs. 4 Sätze 1 bis 3 AO). Für Steuern, die vor dem 1. Januar 2025 entstehen, gilt § 171 Abs. 4 in der am 31. Dezember 2022 geltenden Fassung; die Übergangsregel für nach dem 31. Dezember 2024 bekanntgegebene Prüfungsanordnungen erstreckt sich nicht auf § 171 Abs. 4 (Art. 97 § 37 Abs. 2 und 3 EGAO).

Checkliste in zeitlicher Reihenfolge

1. Bekanntgabe. Steuerarten, Zeiträume und die Frist der Unterlagenanforderung notieren (§§ 196, 197 Abs. 3 AO). Geschäftsführung.
2. Termin prüfen. Wichtige Gründe gegen den Prüfungsbeginn als Verlegungsantrag vortragen (§ 197 Abs. 2 AO). Geschäftsführung.
3. Umfang abgrenzen. Prüfen, welche Jahrgänge noch innerhalb der Aufbewahrungsfrist liegen; sie endet nicht, solange die Unterlagen für noch nicht festsetzungsverjährte Steuern von Bedeutung sind (§ 147 Abs. 3 Sätze 1 und 5, Abs. 4 AO). Buchhaltung.
4. Unterlagen zusammenstellen. Journal, Konten, Belege, Offene Posten, Anlagen und Inventur nach der Tabelle oben bereitlegen; Belegverweis jeder Buchung testen. Buchhaltung.
5. Daten liefern. Verlangte Auswertungen im System aufrufen und die Übertragung der aufbewahrungspflichtigen Unterlagen nach § 147 Abs. 1 AO im maschinell auswertbaren Format vorbereiten (§ 197 Abs. 3 Satz 2, § 147 Abs. 6 Satz 1 AO). IT und Buchhaltung.
6. Arbeitsplatz einrichten. Raum, Netzwerk, Zugang, Auswertungen und Hilfsmittel bereitstellen; Unterlagen in Ihren Geschäftsräumen, ersatzweise in Wohnräumen oder an Amtsstelle vorlegen (§ 200 Abs. 2, § 147 Abs. 5 AO). IT.
7. Altdaten klären. Datenhaltung des abgelösten Systems prüfen, die Zugriffsmöglichkeit sichern oder die Daten gleichwertig in ein anderes System überführen; bei Fremdhosting den Dienstleister einbinden (§ 147 Abs. 6 Sätze 1, 2 und letzter Satz AO, GoBD Rz. 142). IT.
8. Erster Prüfungstag. Ausweis zeigen lassen, Beginn mit Datum und Uhrzeit festhalten, Auskunftspersonen benennen (§ 198, § 200 Abs. 1 AO). Geschäftsführung.
9. Anfragen begleiten. Jede Anfrage mit Datum und Antwort festhalten; Fristen aus einem Mitwirkungsverlangen im Kalender führen, die Monatsfrist ist in begründeten Einzelfällen verlängerbar (§ 200a Abs. 1 AO). Buchhaltung.
10. Abschluss. Strittige Punkte mit Belegen für die Schlussbesprechung vorbereiten, Übersendung des Berichts vorab beantragen, Stellungnahmefrist nutzen (§§ 201, 202 Abs. 2 AO). Geschäftsführung mit Steuerberatung.

Wo es hakt

• Belegverweis fehlt. Lässt sich eine Buchung nicht auf ihren Beleg zurückführen, wird aus der Vorlage eine Einzelfallerläuterung.
• Auswertung nicht vorhanden. Verlangt die Prüfung eine Auswertung, die das System nicht erzeugen kann, bleibt eine Aufstellung außerhalb des Systems; nach der GoBD in der Fassung vom 14. Juli 2025 kann eine maschinelle Auswertung nur mit den im System vorhandenen Möglichkeiten verlangt werden (Rz. 166).
• Export erst am Prüfungstag. Ein ungetesteter Export kann Lücken oder falsche Feldbelegungen liefern. Werden Unterlagen als Wiedergabe auf einem Datenträger aufbewahrt, muss sichergestellt sein, dass die Daten während der Aufbewahrungsfrist jederzeit verfügbar, unverzüglich lesbar gemacht und maschinell ausgewertet werden können (§ 147 Abs. 2 Satz 2 Nr. 2 AO); ein Probelauf vor dem Prüfungstag deckt solche Lücken auf.
• Altdaten nicht gleichwertig übernommen. Werden die Daten beim Systemwechsel nicht quantitativ und qualitativ gleichwertig in ein neues System überführt, ist die ursprüngliche Hard- und Software des Altsystems für die Dauer der Aufbewahrungsfrist vorzuhalten (GoBD Rz. 142 und 143).