Datenzugriff Z3: Export aus dem ERP für die Betriebsprüfung

Mit der Prüfungsanordnung kann die Finanzbehörde verlangen, dass Sie aufzeichnungs- oder aufbewahrungspflichtige Unterlagen innerhalb einer angemessenen Frist vorlegen; wurden sie mit Hilfe eines Datenverarbeitungssystems erstellt, sind die Daten in einem maschinell auswertbaren Format zu übertragen (§ 197 Abs. 3 Sätze 1 und 2 AO). Für die Datenüberlassung (Z3) müssen Sie festlegen, welche ERP-Tabellen liefern, in welchem Format und mit welcher Beschreibung. Die Vorbereitung läuft in fünf Schritten.

Was Z1, Z2 und Z3 bedeuten

Sind die aufbewahrungspflichtigen Unterlagen nach § 147 Abs. 1 AO mit Hilfe eines Datenverarbeitungssystems erstellt worden, kann die Finanzbehörde im Rahmen der Außenprüfung drei gleichberechtigte Zugriffsarten wählen (§ 147 Abs. 6 Satz 1 AO, GoBD Rz. 163). Sie kann auch kumulativ mehrere in Anspruch nehmen (GoBD Rz. 164). Das Recht auf Datenzugriff ist auf den Rahmen der jeweiligen Außenprüfung beschränkt (GoBD Rz. 159).

Zugriffsart	Was die Finanzbehörde erhält	Was das ERP leisten muss
Z1: unmittelbarer Datenzugriff	Einsicht in die gespeicherten Daten, Nutzung des Systems mit Nur-Lesezugriff	Lesezugriff auf alle aufbewahrungspflichtigen Daten, Auswertungsmöglichkeiten, Einweisung (GoBD Rz. 165)
Z2: mittelbarer Datenzugriff	maschinell ausgewertete Daten nach ihren Vorgaben; die Datenauswertung wird im maschinell auswertbaren Format übergeben oder es wird anschließend ein Nur-Lesezugriff ermöglicht	Auswertung mit den im System vorhandenen Möglichkeiten (GoBD Rz. 166)
Z3: Datenüberlassung	Überlassung der Daten in einem maschinell auswertbaren Format	Export der angeforderten aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtigen Daten mit Strukturinformationen (GoBD Rz. 167)

Die Kosten trägt der Steuerpflichtige auch dann, wenn die Daten bei einem Dritten liegen; der Dritte hat Einsicht, Auswertung oder Übertragung zu ermöglichen (§ 147 Abs. 6 Sätze 2 und 3 AO). Die Datenträgerüberlassung ist die Zugriffsart, die den Export vorbereitet.

Welche ERP-Daten in den Export gehören

Die Finanzbehörde kann verlangen, dass ihr die aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtigen Daten im Rahmen der Außenprüfung überlassen werden, einschließlich der jeweiligen Meta-, Stamm- und Bewegungsdaten sowie der internen und externen Verknüpfungen, und elektronische Dokumente und Unterlagen (GoBD Rz. 159 und 167). Die GoBD akzeptiert keine vorgefilterten Reports, die nicht alle aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtigen Daten enthalten (GoBD Rz. 173). Die Tabelle ordnet die Daten redaktionell den typischen ERP-Tabellen zu.

Daten	Typische ERP-Tabellen
Buchungen	Buchungstabelle (Journal) mit Belegverweis, Konten, Beträgen, Steuerbeträgen
Konten	Kontenstamm, Kontensalden, Kontenblätter
Offene Posten	Offene-Posten-Tabelle mit Zuordnungen und Tilgungen
Stammdaten	Kunden-, Lieferanten-, Konten-, Steuer- und Währungsstammdaten
Belege	Belegarchiv mit Rückverweis zur Buchung
Kasse	Kassentabelle, Tagesabschlüsse, Z-Bons
Anlagen	Anlagenstamm, Abschreibungen, Wertansätze
Lohn, sofern geprüft	Lohnkonto nach § 41 EStG, § 4 LStDV; Export über die Digitale LohnSchnittstelle (DLS), auf Antrag Zulassung in anderer auswertbarer Form (§ 4 Abs. 2a LStDV)
Lager	Lagerbewegungen, Bestände, Inventur

Der Umfang des Exports richtet sich nach der Prüfungsanordnung: die genannten Steuerarten und Zeiträume bestimmen, welche Jahrgänge angefordert werden (GoBD Rz. 159, § 197 Abs. 3 AO). Die Aufbewahrungsfristen – zehn Jahre für Bücher und Aufzeichnungen, acht Jahre für Buchungsbelege, sechs Jahre für sonstige Unterlagen (§ 147 Abs. 3 Satz 1 AO) – bestimmen, welche Daten Sie vorhalten müssen; innerhalb der Fristen aufbewahrte Daten sind auf Verlangen zu überlassen.

Was Sie vorab brauchen

• Die Prüfungsanordnung mit den genannten Steuerarten und Zeiträumen
• Zugriff auf das ERP mit Exportfunktion für Buchhaltung, Kasse, Anlagen, Lohn und Lager
• Die Aufbewahrungsfristen, um zu prüfen, welche Daten Sie vorhalten müssen (§ 147 Abs. 3 AO)
• Die Muster-index.xml-Dateien der Finanzbehörde, wenn Sie den Beschreibungsstandard anwenden (GoBD-Anlage Nr. 1.4)
• Eine Testumgebung oder die Prüfsoftware der Finanzverwaltung für den Testimport
• Die Verfahrensdokumentation des ERP (GoBD Rz. 160)

Schritt für Schritt: den Z3-Export vorbereiten

Schritt 1: Umfang festlegen

Bestimmen Sie, welche ERP-Tabellen und Jahrgänge in den Export gehören; maßgeblich sind die von der Prüfungsanordnung erfassten aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtigen Daten nach § 147 Abs. 1 AO – das Recht auf Datenzugriff ist auf den Rahmen der jeweiligen Außenprüfung beschränkt (GoBD Rz. 159). Die Aufbewahrungsfristen – zehn Jahre für Bücher und Aufzeichnungen, acht Jahre für Buchungsbelege, sechs Jahre für sonstige Unterlagen (§ 147 Abs. 3 Satz 1 AO) – bestimmen, welche Daten Sie vorhalten müssen. Die Frist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahrs der letzten Eintragung oder des Belegs (§ 147 Abs. 4 AO) und läuft nicht ab, solange die Unterlagen für Steuern von Bedeutung sind, deren Festsetzungsfrist noch nicht abgelaufen ist (§ 147 Abs. 3 Satz 5 AO). Qualifizieren Sie die Daten nach den GoBD (Erstqualifizierung, GoBD Rz. 161) und organisieren Sie die Datenbestände so, dass der Prüfer nur auf die aufbewahrungspflichtigen Daten zugreifen kann (GoBD Rz. 172).

Schritt 2: Format wählen

Wählen Sie ein maschinell auswertbares Standardformat; die GoBD-Anlage legt das Dateiformat auf gängige Standardformate fest (GoBD-Anlage Nr. 1.2). Die Prüfsoftware der Finanzverwaltung unterstützt ASCII feste Länge, ASCII Delimited (einschließlich kommagetrennter Werte), Tabellenkalkulation (nur xlsx), Datenbankdatei (nur accdb), DBF und AIS-Dateien – jeweils mit Strukturinformationen in maschinell auswertbarer Form (GoBD-Anlage Nr. 4). Bei Anwendung des Beschreibungsstandards müssen die Daten weitgehend denormalisiert vorliegen (GoBD-Anlage Nr. 1.2). Verwenden Sie eindeutige Feld- und Datensatztrennkriterien sowie Texteinschlusszeichen, das nicht als Feldinhalt verwendet wird (GoBD-Anlage Nr. 4). Bei Tabellenkalkulationen: nur reine Daten, keine leeren Zeilen, Zwischensummenzeilen oder Summenzeilen; Felder nach Feldtyp formatiert, Feldname in der ersten Zeile; Verknüpfungen als eindeutige Schlüsselfelder (GoBD-Anlage Nr. 4).

Schritt 3: Beschreibungsdatei erstellen

Wenn Sie den freiwilligen Beschreibungsstandard anwenden, erstellen Sie die maschinell auswertbare Beschreibung der Daten, Formate und Verknüpfungen im XML-Format (GoBD-Anlage Nr. 1.2). Ohne Beschreibungsstandard müssen Sie die Strukturinformationen in einer anderen maschinell auswertbaren Form mitliefern (GoBD Rz. 176). Der Beschreibungsstandard definiert die Datenimport-Schnittstelle zur automatisierten Übernahme einschließlich der Strukturinformationen (GoBD-Anlage Nr. 1.1). Er ist eine freiwillige technische Bereitstellungshilfe; Umfang, Struktur und Bezeichnung der Daten bleiben frei (GoBD-Anlage Nr. 1). Die Finanzbehörde stellt Muster-index.xml-Dateien zur Verfügung. Die Felder müssen in jeder csv-Datei in der beschriebenen Reihenfolge enthalten sein; ein Kopfdatensatz mit den Feldnamen soll vorangestellt werden. Die Muster-index.xml ist bei Zusatzfeldern und -tabellen zu ergänzen und bei Abweichungen der csv-Daten vom Muster anzupassen, z. B. bei fehlendem Kopfdatensatz, anderem Feldtrenner, Dezimal- oder Tausendertrennzeichen, Zeilenumbruch oder Texteinschlusszeichen (GoBD-Anlage Nr. 1.4).

Schritt 4: Testimport durchführen

Führen Sie den Export einmal komplett durch und importieren Sie die Dateien in die Prüfsoftware der Finanzverwaltung oder eine Testumgebung. Prüfen Sie, dass alle Tabellen, Felder und Verknüpfungen lesbar sind und die Strukturinformationen in maschinell auswertbarer Form vorliegen (GoBD Rz. 176). Das Einlesen muss ohne Installation von Fremdsoftware auf den Rechnern der Finanzbehörde möglich sein (GoBD Rz. 176). Eine Entschlüsselung der übergebenen Daten muss spätestens bei der Datenübernahme auf die Systeme der Finanzverwaltung erfolgen (GoBD Rz. 176). Bei passwortgeschützten Dateien ist das Kennwort anzugeben (GoBD-Anlage Nr. 4). Prüfen Sie die Vollständigkeit: Die im Journal erfassten Soll- und Habenbeträge müssen kontenweise mit den Kontenbewegungen übereinstimmen – Anfangssaldo plus vorzeichenrichtige Bewegungen ergibt den Endsaldo (GoBD Rz. 94–96). Jede Buchung muss auf einen Beleg zurückführbar sein.

Schritt 5: Datenträger übergeben

Übergeben Sie den Datenträger oder stellen Sie die Daten über eine Datenaustauschplattform bereit, für die die Finanzbehörde einen Zugang nach § 87a Abs. 1 AO eröffnet hat (GoBD Rz. 167). Das Verlangen kann mit der Prüfungsanordnung vor Prüfungsbeginn geltend gemacht werden (GoBD Rz. 167, § 197 Abs. 3 AO). Die Datenüberlassung umfasst die Mitnahme der Daten aus der Sphäre des Steuerpflichtigen (GoBD Rz. 168). Die Finanzbehörde darf die Daten bis zur Unanfechtbarkeit der Verwaltungsakte aufbewahren (§ 147 Abs. 7 AO). Spätestens nach Bestandskraft der Bescheide sind die Daten zu löschen und der Datenträger zurückzugeben (GoBD Rz. 169).

So prüfen Sie das Ergebnis

Prüfen Sie den Export vor der Übergabe: Alle Tabellen sind vorhanden, die Verknüpfungen als eindeutige Schlüsselfelder geliefert. Die im Journal erfassten Soll- und Habenbeträge stimmen kontenweise mit den Kontenbewegungen überein – Anfangssaldo plus vorzeichenrichtige Bewegungen ergibt den Endsaldo (GoBD Rz. 94–96) – und jede Buchung ist auf einen Beleg zurückführbar. Die Strukturinformationen liegen in maschinell auswertbarer Form vor, der Testimport läuft ohne Fehler durch. Bei Anwendung des Beschreibungsstandards: die Felder in der beschriebenen Reihenfolge, der Kopfdatensatz enthalten, die Daten weitgehend denormalisiert, ohne leere Zeilen, Zwischensummenzeilen oder Summenzeilen.

Wenn etwas nicht klappt

Symptom	Ursache	Abhilfe
Prüfsoftware liest Datei nicht ein	Fehlende Strukturinformationen oder nicht unterstütztes Format	Strukturinformationen in maschinell auswertbarer Form mitliefern; Format auf xlsx, accdb, DBF oder ASCII umstellen (GoBD-Anlage Nr. 4)
Felder werden falsch zugeordnet	Fehlender Kopfdatensatz oder falsche Feldreihenfolge	Kopfdatensatz mit Feldnamen voranstellen; Reihenfolge an der Muster-index.xml ausrichten (GoBD-Anlage Nr. 1.4)
Beträge weichen ab	Dezimal- oder Tausendertrennzeichen nicht angepasst	Trennzeichen an die csv-Datei anpassen; index.xml entsprechend ändern (GoBD-Anlage Nr. 1.4)
Verknüpfungen fehlen	Keine eindeutigen Schlüsselfelder	Schlüsselfelder als Verknüpfung mitliefern (GoBD-Anlage Nr. 4)
Export unvollständig	Vorgefilterter Report statt aller Daten	Alle aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtigen Daten exportieren (GoBD Rz. 173)

Wann Sie Hilfe holen sollten

Klären Sie mit Ihrer Steuerberatung, welche Daten aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtig sind, wenn das ERP mehrere Module führt. Holen Sie Hilfe, wenn der Export nicht in einem Standardformat möglich ist oder die Daten bei einem Dritten liegen, der die Übertragung verweigert (§ 147 Abs. 6 Sätze 2 und 3 AO). Bei einem qualifizierten Mitwirkungsverlangen nach § 200a AO gilt: Es ist ab sechs Monaten nach Bekanntgabe der Prüfungsanordnung möglich und binnen eines Monats zu erfüllen, die Frist kann in begründeten Einzelfällen verlängert werden. Kommen Sie dem Verlangen nicht fristgerecht nach und ist die Verzögerung nicht entschuldbar, wird ein Mitwirkungsverzögerungsgeld von 75 Euro je vollem Kalendertag festgesetzt, höchstens für 150 Kalendertage (§ 200a Abs. 1 und 2 AO). Die Vorschrift gilt für Steuern, die nach dem 31. Dezember 2024 entstehen; für ältere Steuern nur, wenn die Prüfungsanordnung nach dem 31. Dezember 2024 bekanntgegeben wurde (Art. 97 § 37 Abs. 2 und 3 EGAO). Die Checkliste für die Buchhaltung ordnet die Aufgaben der Prüfung zu.