Bewegungsdaten (Buchungen, Belege, Bestandsänderungen)
Kurz gesagt
Bewegungsdaten sind die Aufzeichnungen über einzelne, zeitlich begrenzte Geschäftsvorfälle — Buchungen, Belege und Bestandsänderungen. Sie entstehen mit dem Vorgang und ändern sich mit jedem Vorgang, im Gegensatz zu Stammdaten, die für viele Vorgänge gelten. In Deutschland verlangen § 238 und § 239 HGB von Kaufleuten, die zur Buchführung verpflichtet sind, dass sich die Geschäftsvorfälle in ihrer Entstehung und Abwicklung verfolgen lassen und dass die erforderlichen Aufzeichnungen vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet vorgenommen werden.
Das Wichtigste
- Bewegungsdaten entstehen mit dem einzelnen Vorgang; Stammdaten gelten für viele Vorgänge.
- Zu den Bewegungsdaten zählen Buchungen, Belege und Bestandsänderungen.
- § 238 HGB verpflichtet Kaufleute, ihre Bücher so zu führen, dass sich die Geschäftsvorfälle in ihrer Entstehung und Abwicklung verfolgen lassen.
- § 239 HGB verlangt von Kaufleuten, dass Eintragungen in den Büchern und die sonst erforderlichen Aufzeichnungen vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet vorgenommen werden.
- § 241a HGB: Einzelkaufleute, die an den Abschlussstichtagen von zwei aufeinander folgenden Geschäftsjahren nicht mehr als 800.000 Euro Umsatzerlöse und 80.000 Euro Jahresüberschuss aufweisen, brauchen die §§ 238 bis 241 HGB nicht anzuwenden.
- Die GoBD (BMF-Schreiben vom 28.11.2019) konkretisieren das für die elektronische Buchführung.
Bewegungsdaten sind die Aufzeichnungen, die mit einem einzelnen Geschäftsvorfall entstehen — eine Buchung, ein Beleg, eine Bestandsänderung. Im Gegensatz zu Stammdaten, die für viele Vorgänge gelten, ändern sie sich mit jedem Vorgang.
Wozu sie dienen
Bewegungsdaten machen jeden Vorgang nachvollziehbar: Wer, was, wann, zu welchem Preis. Sie sind die Grundlage für die Buchführung, den Bestand und die Umsatzsteuer. Ohne sie ließen sich weder der Bestand noch der Gewinn berechnen.
Beispiel: eine Bestellung
Ein Kunde bestellt 10 Stück des Artikels „Regal R100“. Die Tabelle zeigt, welche Daten Stammdaten und welche Bewegungsdaten sind:
| Datenart | In der Bestellung | Ändert sich |
|---|---|---|
| Stammdaten | Kunde „Muster GmbH“ (Kundenstamm), Artikel „Regal R100“ (Artikelstamm) | selten, bei Pflege |
| Bewegungsdaten | Auftrag Nr. 1042, Lieferschein (Bestand −10), Buchung (Wareneinsatz, Forderung) | mit jedem Vorgang |
Der Kundenstamm bleibt gleich, der Bestand sinkt um 10, die Buchung entsteht neu.
Rechtsgrundlage
In Deutschland gelten diese Anforderungen für Kaufleute, die zur Buchführung verpflichtet sind. § 238 HGB verlangt, dass sich die Geschäftsvorfälle in ihrer Entstehung und Abwicklung verfolgen lassen; § 239 HGB verlangt, dass Eintragungen in den Büchern und die sonst erforderlichen Aufzeichnungen vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet vorgenommen werden. Einzelkaufleute, die an den Abschlussstichtagen von zwei aufeinander folgenden Geschäftsjahren nicht mehr als 800.000 Euro Umsatzerlöse und 80.000 Euro Jahresüberschuss aufweisen, brauchen die §§ 238 bis 241 HGB nicht anzuwenden (§ 241a HGB). Die GoBD (BMF-Schreiben vom 28. November 2019, BStBl I S. 1269) konkretisieren das für die elektronische Buchführung.
Nicht zu verwechseln
Stammdaten (Kunde, Artikel, Preis) gelten für viele Vorgänge und werden gepflegt; Bewegungsdaten entstehen mit dem einzelnen Vorgang. Eine Änderung der Stammdaten darf die Bedeutung der Bewegungsdaten nicht verändern (GoBD Rz. 111).