Wie viel Historie ins neue ERP? Übernehmen oder archivieren
Kurz gesagt
Übernehmen Sie Salden für die Eröffnungsbilanz und offene Aufträge für den laufenden Betrieb. Aufbewahrungspflichtige Belege und Bewegungsdaten müssen Sie erhalten: In Deutschland müssen sie bei Abschaltung des Altsystems quantitativ und qualitativ gleichwertig in ein neues System, eine neue Datenbank, ein Archivsystem oder ein anderes System überführt werden (GoBD Rz. 142); sonst ist die ursprüngliche Hard- und Software des Produktivsystems bis zum Ablauf der Aufbewahrungsfrist weiter vorzuhalten (GoBD Rz. 143). Hat noch keine Außenprüfung begonnen, genügt es nach einem Wechsel des Datenverarbeitungssystems oder einer Auslagerung, die Daten nach Ablauf des fünften Kalenderjahres, das auf die Umstellung oder Auslagerung folgt, ausschließlich auf einem maschinell lesbaren und maschinell auswertbaren Datenträger vorzuhalten (§ 147 Abs. 6 letzter Satz AO). Die Fristen: DE zehn, acht oder sechs Jahre, AT sieben, CH zehn Jahre; in der Schweiz bleibt Art. 958f OR vorbehalten, und für Unterlagen zur Einlageentsteuerung und zum Eigenverbrauch von unbeweglichen Gegenständen gelten 20 Jahre.
Das Wichtigste
- Offene Aufträge und Salden übernehmen; abgeschlossene Aufträge, Belege und Bewegungsdaten archivieren.
- Aufbewahrung: DE 10/8/6 Jahre (§ 147 AO, § 257 HGB), AT 7 Jahre (§ 132 BAO), CH 10 Jahre (Art. 70 MWSTG; Art. 958f OR bleibt vorbehalten, 20 Jahre für Unterlagen zur Einlageentsteuerung und zum Eigenverbrauch von unbeweglichen Gegenständen, Art. 70 Abs. 3 MWSTG).
- GoBD (DE), Fassung vom 14. Juli 2025: bei Abschaltung des Altsystems müssen die aufbewahrungspflichtigen Daten – einschließlich Metadaten, Stammdaten, Bewegungsdaten und der erforderlichen Verknüpfungen – quantitativ und qualitativ gleichwertig in ein neues System, eine neue Datenbank, ein Archivsystem oder ein anderes System überführt werden, das die gleichen Auswertungen ermöglicht (Rz. 142); andernfalls ist die ursprüngliche Hard- und Software des Produktivsystems bis zum Ablauf der Aufbewahrungsfrist vorzuhalten (Rz. 143). Hat noch keine Außenprüfung begonnen, genügt es nach einem Wechsel des Datenverarbeitungssystems oder einer Auslagerung, die Daten nach Ablauf des fünften Kalenderjahres, das auf die Umstellung oder Auslagerung folgt, ausschließlich auf einem maschinell lesbaren und maschinell auswertbaren Datenträger vorzuhalten (§ 147 Abs. 6 letzter Satz AO).
- Deutschland: Hat noch keine Außenprüfung begonnen, genügt es nach einem Systemwechsel oder einer Auslagerung, die aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtigen Daten nach Ablauf des fünften Kalenderjahres, das auf die Umstellung oder Auslagerung folgt, ausschließlich auf einem maschinell lesbaren und maschinell auswertbaren Datenträger vorzuhalten (§ 147 Abs. 6 letzter Satz AO).
- DSGVO Art. 5 Abs. 1 lit. e: personenbezogene Daten nur so lange speichern, wie es für die Zwecke erforderlich ist; die Verordnung gilt nach Art. 3 Abs. 1 und 2 DSGVO auch für Verantwortliche ohne Sitz in der Union, etwa über eine Niederlassung in der Union oder wenn sie Personen in der Union Waren oder Dienstleistungen anbieten oder ihr Verhalten in der Union beobachten.
- DSGVO Art. 17 Abs. 3 lit. b: die Löschung auf Verlangen gilt nicht, soweit die Verarbeitung zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung erforderlich ist – also während der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist; ob die Verordnung anwendbar ist, richtet sich nach Art. 3 DSGVO.
Beim ERP-Wechsel müssen Sie für jede Datenklasse entscheiden, ob sie ins neue System wandert oder im Archiv bleibt. Die Entscheidung ist eine Frage der Datenklasse, nicht des Anbieters. Die Kernfrage lautet: Übernehmen Sie alte Belege und Bewegungsdaten, oder genügen Salden? Salden tragen die Bilanzwerte in das neue System; Belege und Bewegungsdaten sind die Details, die hinter den Salden stehen. Zwei Grenzen bestimmen den Rahmen: die gesetzliche Aufbewahrungsfrist, die festlegt, wie lange Sie Daten behalten müssen, und die Speicherbegrenzung der DSGVO, die festlegt, wie lange Sie personenbezogene Daten behalten dürfen. Dazwischen liegt Ihr Spielraum, welche Daten Sie ins neue ERP übernehmen und welche Sie im Archiv belassen.
Die Entscheidungstabelle nach Datenklasse
Die Tabelle zeigt je Datenklasse die empfohlene Handlung und den Grund. „Übernehmen” bedeutet: die Daten wandern in das neue ERP und stehen dort für den laufenden Betrieb zur Verfügung. „Archivieren” bedeutet: die Daten bleiben erhalten, aber außerhalb des neuen ERP, in einem Archivsystem oder auf Datenträgern.
| Datenklasse | Empfohlene Handlung | Grund |
|---|---|---|
| Offene Aufträge | Übernehmen | Laufende Aufträge sind aktuelle Daten: Sie müssen im neuen System weiterverarbeitet und ausgeliefert werden. |
| Abgeschlossene Aufträge | Archivieren; soweit aufbewahrungspflichtig und Sie das Altsystem abschalten, in Deutschland quantitativ und qualitativ gleichwertig überführen (in ein Archivsystem, eine neue Datenbank, das neue ERP oder ein anderes System) | Für den laufenden Betrieb nicht nötig; die Aufbewahrungsfrist läuft unabhängig davon weiter. |
| Belege | Archivieren; soweit aufbewahrungspflichtig und Sie das Altsystem abschalten, in Deutschland quantitativ und qualitativ gleichwertig überführen (in ein Archivsystem, eine neue Datenbank, das neue ERP oder ein anderes System) | Aufbewahrungspflicht: DE § 147 AO und § 257 HGB, AT § 132 BAO, CH Art. 70 MWSTG und Art. 958f OR. |
| Bewegungsdaten | Archivieren; soweit aufbewahrungspflichtig und Sie das Altsystem abschalten, in Deutschland quantitativ und qualitativ gleichwertig überführen; zusätzlich ins neue ERP übernehmen, wenn Lagerbewertung oder Auswertungen darauf zugreifen | Die GoBD nennen Bewegungsdaten ausdrücklich unter den Daten, die bei einem Systemwechsel erhalten bleiben müssen (Rz. 142); für den laufenden Betrieb sind sie nur nötig, wenn das neue System darauf auswertet. |
| Statistiken | Übernehmen, soweit sie für die Planung benötigt werden | In den geöffneten Quellen (AO, HGB, BAO, MWSTG) ist keine eigene Aufbewahrungspflicht für Statistiken genannt (Betriebsentscheidung); soweit sie personenbezogen sind und die DSGVO nach Art. 3 DSGVO anwendbar ist, gilt zusätzlich die Speicherbegrenzung nach Art. 5 Abs. 1 lit. e DSGVO. |
Zwei Hinweise zur Tabelle. Erstens: „Archivieren” ist keine Option, die Sie frei wählen, wenn die Aufbewahrungsfrist läuft und Sie das Altsystem abschalten. In Deutschland verlangt die GoBD – das BMF-Schreiben vom 28. November 2019 in der Fassung vom 14. Juli 2025, eine Verwaltungsanweisung und kein Gesetz – in Rz. 142, dass aufbewahrungspflichtige Daten einschließlich Metadaten, Stammdaten, Bewegungsdaten und der erforderlichen Verknüpfungen quantitativ und qualitativ gleichwertig in ein neues System, eine neue Datenbank, ein Archivsystem oder ein anderes System überführt werden; das Zielsystem muss die gleichen Auswertungen ermöglichen wie das Produktivsystem. Ein separates Archivsystem genügt, wenn es diese Bedingungen erfüllt. Zweitens: Salden tragen die Bilanzwerte in das neue System, ersetzen aber nicht die Details. Belege und Bewegungsdaten müssen Sie zusätzlich erhalten.
Die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen
Die Aufbewahrungsfrist bestimmt, wie lange Sie Daten behalten müssen. Sie beginnt in Deutschland mit dem Schluss des Kalenderjahrs, in dem die letzte Eintragung in das Buch gemacht, das Inventar, die Eröffnungsbilanz, der Jahresabschluss oder der Lagebericht aufgestellt, der Handels- oder Geschäftsbrief empfangen oder abgesandt, der Buchungsbeleg entstanden, die Aufzeichnung vorgenommen oder die sonstigen Unterlagen entstanden sind (§ 147 Abs. 4 AO). In Österreich läuft die Frist für Bücher und Aufzeichnungen vom Schluss des Kalenderjahrs, für das die Eintragungen vorgenommen wurden, für Belege, Geschäftspapiere und sonstige Unterlagen vom Schluss des Kalenderjahrs, auf das sie sich beziehen; bei einem vom Kalenderjahr abweichenden Wirtschaftsjahr vom Schluss des Kalenderjahrs, in dem das Wirtschaftsjahr endet (§ 132 Abs. 1 BAO). In der Schweiz beginnt sie mit Ablauf der Steuerperiode, in der die Steuerforderung entstanden ist (Art. 42 Abs. 6 MWSTG).
| Land | Frist | Grundlage |
|---|---|---|
| Deutschland | 10 Jahre (Bücher, Aufzeichnungen), 8 Jahre (Buchungsbelege), 6 Jahre (sonstige Unterlagen) | § 147 Abs. 3 AO, § 257 Abs. 4 HGB |
| Österreich | 7 Jahre (Bücher, Aufzeichnungen, Belege) | § 132 Abs. 1 BAO |
| Schweiz | 10 Jahre nach Ablauf der Steuerperiode (absolute Verjährung) | Art. 70 Abs. 2, Art. 42 Abs. 6 MWSTG |
In Deutschland gilt § 147 AO für die aufbewahrungspflichtigen Unterlagen der jeweiligen Steuerpflichtigen; § 257 HGB gilt zusätzlich für Kaufleute. Beide nennen grundsätzlich dieselben Fristen; ausgenommen sind Institute im Sinne des § 1 Abs. 1b KWG – nach dieser Bestimmung sind Institute Kreditinstitute und Finanzdienstleistungsinstitute – einschließlich Zweigstellen nach § 53 KWG, der Aufsicht nach § 1 Abs. 1 des Versicherungsaufsichtsgesetzes unterliegende Personen oder Gesellschaften und Wertpapierinstitute im Sinne des § 2 Abs. 1 des Wertpapierinstitutsgesetzes, für die Buchungsbelege zehn Jahre aufzubewahren sind (§ 257 Abs. 4 Satz 2 HGB), und für die § 147 Abs. 3 Satz 1 AO in der am 31. Dezember 2024 geltenden Fassung gilt (Art. 97 § 19a Abs. 3 EGAO). In Österreich nennt § 132 BAO eine einheitliche Frist von sieben Jahren für Bücher, Aufzeichnungen und Belege. In der Schweiz gilt die absolute Verjährung von zehn Jahren nach Ablauf der Steuerperiode (Art. 42 Abs. 6 MWSTG); Art. 958f OR bleibt vorbehalten und verlangt die Aufbewahrung der Geschäftsbücher und Buchungsbelege während zehn Jahren, beginnend mit dem Ablauf des Geschäftsjahres (Art. 958f Abs. 1 OR). Für Geschäftsunterlagen, die für die Berechnung der Einlageentsteuerung und des Eigenverbrauchs von unbeweglichen Gegenständen benötigt werden, sind es zwanzig Jahre (Art. 70 Abs. 3 MWSTG).
Nach Ablauf der Frist dürfen Sie die Daten löschen, sofern sie nicht mehr für offene Steuern von Bedeutung sind: In Deutschland läuft die Frist nicht ab, soweit und solange die Unterlagen für Steuern von Bedeutung sind, für welche die Festsetzungsfrist noch nicht abgelaufen ist (§ 147 Abs. 3 Satz 5 AO); in Österreich sind die Unterlagen so lange aufzubewahren, als sie für die Abgabenerhebung betreffende anhängige Verfahren von Bedeutung sind (§ 132 Abs. 1 BAO). In Deutschland endet die Frist für empfangene Lieferscheine, die keine Buchungsbelege sind, bereits mit dem Erhalt der Rechnung (§ 147 Abs. 3 Satz 3 AO).
Altsystem abschalten: gleichwertig überführen oder weiter vorhalten
In Deutschland haben Sie zwei Wege. Entweder Sie überführen die aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtigen Daten gleichwertig in ein neues System, eine neue Datenbank, ein Archivsystem oder ein anderes System (GoBD Rz. 142). Oder Sie halten die ursprüngliche Hard- und Software des Produktivsystems neben den Daten für die Dauer der Aufbewahrungsfrist weiter vor (GoBD Rz. 143); die Finanzbehörde kann Erleichterungen bewilligen, wenn die Einhaltung der Buchführungs-, Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflichten Härten mit sich bringt und die Besteuerung durch die Erleichterung nicht beeinträchtigt wird (§ 148 AO). Nach einem Systemwechsel oder einer Auslagerung entlastet § 147 Abs. 6 AO: Hat noch keine Außenprüfung begonnen, genügt es, die Daten nach Ablauf des fünften Kalenderjahres, das auf die Umstellung oder Auslagerung folgt, ausschließlich auf einem maschinell lesbaren und maschinell auswertbaren Datenträger vorzuhalten; die Regelung gilt für Daten, deren Aufbewahrungsfrist bis zum 1. Januar 2020 noch nicht abgelaufen ist (Art. 97 § 19b Abs. 2 EGAO). Bis dahin bleibt der Datenzugriff nach § 147 Abs. 6 AO unverändert: Einsicht in die gespeicherten Daten und Nutzung des Datenverarbeitungssystems, maschinell ausgewertete Daten nach den Vorgaben der Finanzbehörde und Übertragung der Daten in einem maschinell auswertbaren Format.
Österreich lässt die Aufbewahrung der Belege, Geschäftspapiere und sonstigen Unterlagen auf Datenträgern zu, wenn die vollständige, geordnete, inhaltsgleiche und urschriftgetreue Wiedergabe bis zum Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist jederzeit gewährleistet ist; liegen solche Unterlagen nur auf Datenträgern vor, entfällt das Erfordernis der urschriftgetreuen Wiedergabe (§ 132 Abs. 2 BAO). In der Schweiz regelt der Bundesrat, unter welchen Voraussetzungen Belege papierlos übermittelt und aufbewahrt werden können (Art. 70 Abs. 4 MWSTG); Art. 958f Abs. 3 OR lässt die Aufbewahrung von Geschäftsbüchern und Buchungsbelegen auf Papier, elektronisch oder in vergleichbarer Weise zu, wenn dadurch die Übereinstimmung mit den zugrunde liegenden Geschäftsvorfällen und Sachverhalten gewährleistet ist und sie jederzeit wieder lesbar gemacht werden können.
Die Speicherbegrenzung der DSGVO
Die DSGVO ist das Gegengewicht zur Aufbewahrungsfrist. Art. 5 Abs. 1 lit. e DSGVO verlangt, dass personenbezogene Daten nur so lange gespeichert werden, wie es für die Zwecke der Verarbeitung erforderlich ist. Die gesetzliche Aufbewahrungspflicht ist selbst ein Zweck der Verarbeitung: Solange die Aufbewahrungsfrist läuft, dürfen Sie die betroffenen Daten nicht löschen. Art. 17 Abs. 3 lit. b DSGVO nimmt die Verarbeitung, die zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung erforderlich ist, von der Löschung auf Verlangen aus. Die DSGVO gilt in den Mitgliedstaaten der Union unmittelbar, also in Deutschland und Österreich (Art. 99 Abs. 2 DSGVO). Ein Sitz außerhalb der Union, etwa in der Schweiz, schließt ihre Anwendbarkeit nicht aus: Nach Art. 3 Abs. 1 DSGVO erfasst sie die Verarbeitung im Rahmen der Tätigkeiten einer Niederlassung in der Union, nach Art. 3 Abs. 2 DSGVO die Verarbeitung von Personen, die sich in der Union befinden, durch einen nicht in der Union niedergelassenen Verantwortlichen, wenn sie damit zusammenhängt, diesen Personen Waren oder Dienstleistungen anzubieten oder ihr Verhalten in der Union zu beobachten. Betroffen sind Kundendaten, Adressen und Kontaktdaten in abgeschlossenen Aufträgen, sofern diese personenbezogen sind.
Mögliche Schwerpunkte je Betriebstyp (redaktionelle Orientierung)
Die GoBD regeln die Erhaltung aufbewahrungspflichtiger Daten, keine branchenbezogene Priorisierung. Die folgende Tabelle ist eine redaktionelle Orientierung mit möglichen Schwerpunkten; sie ist keine gesetzliche Vorgabe.
| Betriebstyp | Mögliche Schwerpunkte | Möglicher Grund |
|---|---|---|
| Handel | Bewegungsdaten, Belege | Lagerbewertung und Umsatzsteuerprüfung hängen an den Bewegungsdaten |
| Fertigung | Offene Aufträge, Bewegungsdaten | Auftragsabwicklung und Materialverbrauch müssen lückenlos weiterlaufen |
| Dienstleistung | Abgeschlossene Aufträge, Belege | Projektabrechnung und Honorarprüfung hängen an den abgeschlossenen Aufträgen |
So entscheiden Sie in fünf Schritten
- Listen Sie alle Datenklassen aus dem Altsystem auf: offene Aufträge, abgeschlossene Aufträge, Belege, Bewegungsdaten, Statistiken.
- Markieren Sie je Datenklasse, ob die Aufbewahrungsfrist noch läuft.
- Entscheiden Sie je Datenklasse: Übernehmen (laufender Betrieb) oder Archivieren (nur Aufbewahrung).
- Prüfen Sie, ob das Altsystem abgeschaltet wird. Wenn ja, müssen Sie in Deutschland die aufbewahrungspflichtigen Daten quantitativ und qualitativ gleichwertig überführen (GoBD Rz. 142) oder die ursprüngliche Hard- und Software bis zum Ablauf der Aufbewahrungsfrist weiter vorhalten (GoBD Rz. 143); hat noch keine Außenprüfung begonnen, genügt nach einem Wechsel des Datenverarbeitungssystems oder einer Auslagerung die ausschließliche Vorhaltung der Daten auf einem maschinell lesbaren und maschinell auswertbaren Datenträger nach Ablauf des fünften Kalenderjahres, das auf die Umstellung oder Auslagerung folgt (§ 147 Abs. 6 letzter Satz AO).
- Dokumentieren Sie die Entscheidung je Datenklasse mit dem Grund und dem Datum.
Die Übernahme der Salden und offenen Posten zum Stichtag ist ein eigener Vorgang, beschrieben in Offene Posten und Salden ins neue ERP übernehmen. Die Bereinigung von Dubletten und inaktiven Sätzen vor der Migration steht in Dubletten und Altlasten vor der Migration bereinigen, die Pflichtfelder und Reihenfolge der Stammdaten in der Datenübernahme-Checkliste für Stammdaten.