Dubletten und Altlasten vor der ERP-Migration bereinigen

Im Altsystem stehen Sätze, die niemand mehr pflegt: Kunden aus einem Messebesuch 2019, Artikel aus einem aufgegebenen Sortiment, dieselbe Firma dreimal mit unterschiedlicher Schreibweise. Was Sie stehen lassen, müssen Sie im neuen ERP weiter pflegen. Diese Anleitung führt durch drei Durchgänge: Dubletten finden, inaktive Sätze abschneiden, Restbestand abgleichen.

Was Sie vorab brauchen

• den Export des Kunden- und Artikelstamms aus dem Altsystem als Datei, mit Feldliste und Zeilenzahl
• die Feldliste des neuen ERP, markiert, welche Felder Pflichtfelder sind
• einen festen Stichtag, auf den alle Fristen bezogen werden; im Beispiel unten der 30. September 2026
• eine Ablage außerhalb des Migrationsumfangs für stillgelegte Sätze
• zwei Personen: eine bereinigt, eine prüft und zeichnet jede Zusammenführung ab

Schritt für Schritt: bereinigen vor der Übernahme

Schritt 1: Bestand auswerten und Export prüfen

Zählen Sie zuerst, was da ist: Datensätze je Objekt, gefüllte Pflichtfelder, Sätze ohne oder mit doppelter Nummer. Vergleichen Sie die Zeilenzahl der Exportdatei mit der Anzeige des Altsystems; weicht sie ab, suchen Sie die Ursache, bevor Sie weiterarbeiten.

Schritt 2: Prüfregeln festlegen

Schreiben Sie auf, welche Merkmale zwei Sätze als Kandidaten ausweisen und welche Zusatzbedingung eine Zusammenführung trägt. Halten Sie die Liste mit Datum fest; sie ist später die Begründung für jede Zusammenführung.

Schritt 3: Kandidaten prüfen und Zusammenführungen entscheiden

Arbeiten Sie die Kandidatenliste durch und entscheiden Sie je Paar: zusammenführen, getrennt lassen, unklar. Bei „unklar“ entscheidet eine benannte Person aus Vertrieb oder Buchhaltung. Jede Entscheidung bekommt Datum, Kürzel und eine kurze Begründung.

Schritt 4: Inaktive Sätze nach Stichtag trennen

Markieren Sie alle Sätze, deren letzte Bewegung länger als der Stichtag zurückliegt, und prüfen Sie die Ausnahmen aus der Tabelle unten. Was die Ausnahmeliste hält, bleibt im Migrationsumfang; alle übrigen Sätze kommen in die Ablage außerhalb des Umfangs. Löschen ist ein eigener, rechtlich geprüfter Schritt.

Schritt 5: Restbestand exportieren und abgleichen

Exportieren Sie den bereinigten Bestand und stellen Sie die Rechnung auf: Ausgangszahl, abgezogene Zusammenführungen, abgezogene stillgelegte Sätze, verbleibender Umfang. Diese Rechnung zeichnen Sie ab. Pflichtfelder und Reihenfolge der Übernahme stehen in der Datenübernahme-Checkliste für Stammdaten.

Prüfregeln für Dubletten

Vergleichen Sie keine Rohfelder, sondern normalisierte Schlüssel: Groß- und Kleinschreibung vereinheitlichen, doppelte Leerzeichen entfernen, Rechtsformzusätze wie GmbH, AG oder KG am Namensende für den Vergleich abschneiden, Umlaute einheitlich schreiben, führende Nullen entfernen.

Die DSGVO verlangt richtige Daten (Art. 5 Abs. 1 lit. d), beschreibt aber kein Abgleichverfahren. Die folgenden Regeln sind deshalb ein redaktionelles Modell Ihres Betriebs; halten Sie mit Datum fest, wer sie festgelegt hat.

Regel	Schlüssel	Beispiel, das als Kandidat gilt	Zusätzlich zu prüfen
R1	Firmenname normalisiert plus PLZ	„Muster Bau GmbH“ und „Musterbau GmbH“, beide 80331 München	USt-IdNr. oder UID beider Sätze
R2	USt-IdNr. oder UID, beide gefüllt und gleich	ATU12345678 in zwei Sätzen	Anschrift und Zahlungsziel
R3	E-Mail-Adresse in Kleinschreibung	einkauf@musterbau.de in zwei Sätzen	ob eine Rolle oder eine Person dahintersteht
R4	Telefonnummer ohne Leerzeichen und Bindestriche	0891234567 und 089-123 45 67	Name und PLZ
R5	Straße normalisiert plus Hausnummer plus PLZ	„Hauptstr. 5“ und „Hauptstraße 5“	Name, weil Nachbarn dieselbe Adresse haben
R6	Name gleich, PLZ in einem Satz leer	„Muster Bau GmbH“ mit und ohne PLZ	nur Sichtprüfung, keine automatische Zusammenführung

Zwei Sperrregeln gehören dazu: Ein leeres Feld trägt keine Übereinstimmung, und ein einzelnes übereinstimmendes Feld trägt keine Zusammenführung. Nachnamen mit abgekürztem Vornamen führen Sie nur zusammen, wenn Adresse und Telefonnummer ebenfalls passen.

Für den Artikelstamm gilt ein eigenes Modell, weil Firmenname, USt-IdNr. oder UID, E-Mail und Telefonnummer dort keine Merkmale sind: Prüfen Sie normalisierte Bezeichnung plus Mengeneinheit, Herstellernummer oder Lieferanten-Artikelnummer und den Lieferanten. Zwei Artikel mit gleicher Bezeichnung, aber verschiedener Mengeneinheit bleiben getrennt, bis eine Person den Sachverhalt klärt.

Beispielrechnung für 2.000 Kundensätze

Die folgenden Zahlen sind eine Beispielrechnung mit erfundenen Werten, damit Sie die Schritte nachvollziehen können. Sie stammen nicht aus einer Erhebung.

Schritt	Rechnung	Ergebnis
Ausgangsbestand im Export vom 30. September 2026	—	2.000 Kundensätze
Kandidatenpaare aus den Regeln R1 bis R5	96 + 24 + 43 + 28 + 49	240 Paare
davon bestätigt zusammengeführt	74 + 24 + 19 + 21 + 30	168 Zusammenführungen
nicht bestätigt (falsch positiv)	240 − 168	72 Paare, 30 Prozent der Kandidaten
Bestand nach dem Zusammenführen	2.000 − 168	1.832 Sätze
inaktiv nach dem Stichtag, länger als 36 Monate ohne Beleg	—	214 Sätze
davon bleiben im Stamm: 41 mit offenem Saldo, 22 mit Belegbezug, deren Stammdaten die Belege brauchen	41 + 22	63 Sätze
stillgelegt und außerhalb des Umfangs abgelegt	214 − 63	151 Sätze
Migrationsumfang	1.832 − 151	1.681 Kundensätze

Jedes bestätigte Paar ist einmal gezählt, auch wenn mehrere Regeln es finden: Die Zeile ordnet es der ersten Regel zu, die es findet. Bei 3 Minuten Sichtprüfung je Kandidatenpaar sind 240 Paare rund 12 Stunden Arbeit. Die Probe geht auf: 1.681 + 151 + 168 = 2.000. Für den Artikelstamm gilt das eigene Modell aus dem Abschnitt zu den Prüfregeln; statt des offenen Saldos prüfen Sie dort Bestandswert und offene Bestellungen.

Inaktive Sätze: Stichtag und Ausnahmen

Als inaktiven Kundensatz behandeln Sie einen Satz, zu dem seit mehr als 36 Monaten kein Beleg entstanden ist: keine Rechnung, keine Gutschrift, keine Zahlung, kein Angebot, keine Bestellung. Beim Artikel sind es 36 Monate ohne Lagerzugang, Verbrauch oder Bestellung. Den Stichtag setzt Ihr Betrieb selbst; die Aufbewahrungsfristen bestimmen nicht, wann ein Satz inaktiv ist, sondern nur, wie lange Bücher und Belege aufzubewahren sind. 24 oder 48 Monate sind ebenso möglich, doch die Zahl muss vor dem Export feststehen.

Satz bleibt im Migrationsumfang, auch wenn er inaktiv ist	Warum
offene Forderung oder Verbindlichkeit	der Satz wird für den Abgleich der offenen Posten gebraucht
Bezug zu aufbewahrungspflichtigen Belegen	der Satz bleibt nur, soweit die konkreten Stammdaten für die Nachvollziehbarkeit der Belege gebraucht werden; der Belegbestand lässt sich nach GoBD Rz. 142 auch in einem Archivsystem außerhalb des neuen operativen Stamms gleichwertig aufbewahren
laufender Vertrag, Rahmenvereinbarung oder Wartungsvertrag	es entsteht jederzeit eine neue Buchung
Artikel mit Bestand ungleich null	der Bestand muss zuerst abverkauft oder ausgebucht werden

Was Sie behalten müssen

Löschen ist eine rechtliche Entscheidung, kein Aufräumschritt. Die Aufbewahrungsfristen unterscheiden sich je Land, und sie gelten für Bücher, Aufzeichnungen und Belege, nicht für jeden Kundensatz.

Land	Was gilt	Grundlage
Deutschland	Gilt für die in § 147 Abs. 1 AO genannten Unterlagen: Bücher und Aufzeichnungen sowie die Unterlagen nach Absatz 1 Nr. 1 und 4a zehn Jahre, Buchungsbelege nach Absatz 1 Nr. 4 acht Jahre, die sonstigen Unterlagen nach Absatz 1 Nr. 2, 3 und 5 sechs Jahre, sofern nicht andere Steuergesetze kürzere Fristen zulassen. Die Frist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahrs, in dem die letzte Eintragung gemacht, der Buchungsbeleg entstanden, der Handels- oder Geschäftsbrief empfangen oder abgesandt worden oder die sonstige Unterlage entstanden ist. Bei empfangenen Lieferscheinen, die keine Buchungsbelege sind, endet die Frist mit dem Erhalt der Rechnung, bei abgesandten Lieferscheinen mit dem Versand der Rechnung. Die Frist läuft nicht ab, soweit und solange die Unterlagen für Steuern von Bedeutung sind, für welche die Festsetzungsfrist noch nicht abgelaufen ist. Die Acht-Jahres-Frist für Buchungsbelege gilt ab 1. Januar 2025 erstmals für Unterlagen, deren Frist nach der bis 31. Dezember 2024 geltenden Fassung noch nicht abgelaufen war (Art. 97 § 19a Abs. 2 EGAO). Von der Acht-Jahres-Frist ausgenommen sind Personen und Gesellschaften, die Institute im Sinne des § 1 Absatz 1b KWG sind, also Kreditinstitute und Finanzdienstleistungsinstitute, einschließlich Zweigstellen nach § 53 KWG, ferner die der Aufsicht nach § 1 Absatz 1 VAG unterliegen, also Versicherungsunternehmen, Pensionsfonds und die weiteren dort genannten Unternehmen, sowie Wertpapierinstitute im Sinne des § 2 Absatz 1 WpIG: bei ihnen sind Buchungsbelege abweichend zehn Jahre aufzubewahren (Art. 97 § 19a Abs. 3 EGAO; für Kaufleute § 257 Abs. 4 Satz 2 HGB). Kürzere außersteuerliche Fristen ändern die Steuerfrist nicht.	§ 147 Abs. 3 und 4 AO; für Kaufleute § 257 Abs. 4 HGB; Art. 97 § 19a Abs. 2 und 3 EGAO; § 1 Abs. 1b und § 53 KWG, § 1 Abs. 1 VAG, § 2 Abs. 1 WpIG
Österreich	Bücher, Aufzeichnungen und die zugehörigen Belege sind sieben Jahre aufzubewahren; darüber hinaus so lange, als sie für die Abgabenerhebung betreffende anhängige Verfahren von Bedeutung sind, in denen die Parteistellung haben, für die auf Grund von Abgabenvorschriften die Bücher und Aufzeichnungen zu führen waren oder für die ohne gesetzliche Verpflichtung Bücher geführt wurden. Geschäftspapiere und sonstige Unterlagen sollen, soweit sie für die Abgabenerhebung von Bedeutung sind, sieben Jahre aufbewahrt werden. Die Fristen laufen für Bücher und Aufzeichnungen vom Schluss des Kalenderjahres, für das die Eintragungen vorgenommen wurden, und für Belege, Geschäftspapiere und sonstige Unterlagen vom Schluss des Kalenderjahres, auf das sie sich beziehen; bei einem vom Kalenderjahr abweichenden Wirtschaftsjahr vom Schluss des Kalenderjahres, in dem das Wirtschaftsjahr endet.	§ 132 Abs. 1 BAO
Schweiz	Die steuerpflichtige Person hat ihre Geschäftsbücher, Belege, Geschäftspapiere und sonstigen Aufzeichnungen bis zum Eintritt der absoluten Verjährung der Steuerforderung aufzubewahren, also zehn Jahre nach Ablauf der Steuerperiode, in der die Steuerforderung entstanden ist; nach Art. 958f OR sind Geschäftsbücher und Buchungsbelege während zehn Jahren ab Ablauf des Geschäftsjahres aufzubewahren. Geschäftsunterlagen zur Berechnung der Einlageentsteuerung und des Eigenverbrauchs von unbeweglichen Gegenständen sind 20 Jahre aufzubewahren.	Art. 70 Abs. 2 und 3 sowie Art. 42 Abs. 6 MWSTG; Art. 958f OR

Für personenbezogene Kundendaten gilt in Deutschland und Österreich die Datenschutz-Grundverordnung: Daten müssen sachlich richtig und erforderlichenfalls auf dem neuesten Stand sein, im Hinblick auf die Zwecke ihrer Verarbeitung unrichtige Daten sind unverzüglich zu löschen oder zu berichtigen (Art. 5 Abs. 1 lit. d DSGVO). Sie dürfen nur in einer Form gespeichert werden, die die Identifizierung der betroffenen Person so lange ermöglicht, wie es für die Zwecke, für die sie verarbeitet werden, erforderlich ist (lit. e); länger gespeichert werden dürfen sie nur, soweit sie ausschließlich für im öffentlichen Interesse liegende Archivzwecke, für wissenschaftliche oder historische Forschungszwecke oder für statistische Zwecke nach Art. 89 Abs. 1 verarbeitet werden, und nur unter den dort verlangten geeigneten Garantien, technischen und organisatorischen Maßnahmen, die insbesondere den Grundsatz der Datenminimierung achten. Für die Einhaltung verantwortlich und nachweispflichtig ist der Verantwortliche (Art. 5 Abs. 2). Ein Löschverlangen müssen Sie erfüllen, wenn die Daten für die Zwecke ihrer Verarbeitung nicht mehr notwendig sind (Art. 17 Abs. 1 lit. a); das gilt nicht, soweit eine der Ausnahmen des Art. 17 Abs. 3 greift, etwa bei einer rechtlichen Aufbewahrungspflicht (lit. b) oder zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen (lit. e). Auskunft erteilen Sie nach Art. 15, Berichtigung nach Art. 16. Ein Stamm ohne bekannte Dubletten ist dafür die Arbeitsgrundlage; das ist ein betriebliches Prüfziel, keine Voraussetzung der Verordnung. In der Schweiz gilt das DSG: Nicht mehr erforderliche Personendaten werden vernichtet oder anonymisiert, unrichtige oder unvollständige sind zu berichtigen, zu löschen oder zu vernichten (Art. 6 Abs. 4 und 5 DSG). Die DSGVO gilt seit 25. Mai 2018, das revidierte DSG seit 1. September 2023.

Für Deutschland kommt die Vorgabe für den Systemwechsel dazu: Die GoBD in der Fassung vom 14. Juli 2025 verlangen, dass aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtige Daten samt Metadaten, Stammdaten, Bewegungsdaten und erforderlichen Verknüpfungen quantitativ und qualitativ gleichwertig überführt werden, wenn die ursprüngliche Hard- und Software nicht weiter vorgehalten wird: Ziel kann das neue System, eine neue Datenbank, ein Archivsystem oder ein anderes System sein, und das Zielsystem muss dieselben Auswertungen ermöglichen wie das Produktivsystem (Rz. 142); bei einer Datenumwandlung ist nur das Format umsetzbar, inhaltliche Änderungen sind unzulässig und vorgenommene Änderungen zu dokumentieren. Eine Aufbewahrung allein als Datenextrakt ist unzulässig, wenn nicht mehr alle Daten übernommen werden (Rz. 144). Weil eine Zusammenführung den Satz inhaltlich ändert, klären Sie Sätze mit Belegbezug vorher mit der Steuerberatung.

So prüfen Sie das Ergebnis

Der Abgleich ist die Abnahme der Bereinigung. Je Objekt vergleichen Sie zwei Zahlen gegen den dokumentierten Ausgangsbestand: die Anzahl der Datensätze und eine Summe.

Prüfung	Zahl	Abgeschlossen, wenn
Kundensätze	Ausgangszahl minus Zusammenführungen minus stillgelegte Sätze	die Rechnung aufgeht und jede Abweichung erklärt ist
offene Debitorensalden	Summe vor und nach der Bereinigung	die Summe unverändert ist, weil Zusammenführungen keine Salden verändern
Artikelstamm	Anzahl, Summe des Bestandswerts, offene Bestellungen	stillgelegte Artikel haben keinen Bestand und keine offene Bestellung

Eine Zusammenführung verändert keine Summe, nur die Zahl der Sätze; verrechnen Sie zwei Salden nicht gegeneinander, sondern führen Sie beide offenen Posten weiter. Ändert sich eine Summe, wurde eine Buchung verschoben oder gelöscht; suchen Sie die Ursache, bevor Sie den Export freigeben. Danach folgen die Probemigration mit Fehlerliste und die Festlegung der Stammdatenpflege und Verantwortung. Für das Kundenthema allein gibt es Dubletten im Kundenstamm.

Wenn etwas nicht klappt

Symptom	Ursache	Vorgehen
Zwei Kunden wurden falsch zusammengeführt	zwei Personen mit gleichem Namen und gleicher Adresse	beide Sätze aus dem letzten Export wiederherstellen, Regeln ergänzen, Entscheidung erneut prüfen
Kandidatenzahl steigt bei jedem Durchlauf	Normalisierung greift nicht, etwa Umlaut- oder Rechtsformschreibweisen	Normalisierungsschritt wiederholen, bis zwei Durchläufe dieselbe Kandidatenzahl ergeben
Sätze fehlen nach der Bereinigung, die Summe stimmt	ein stillgelegter Satz hatte einen offenen Saldo	Ausnahmeliste prüfen, Satz zurücknehmen, Regeln ergänzen
Artikel mit Bestand stillgelegt	Bestandsbuchung war noch offen	Artikel reaktivieren, Bestand klären, erst danach stilllegen

Wann Sie Hilfe holen sollten

Holen Sie die Steuerberatung hinzu, wenn Sie Sätze mit Belegbezug zusammenführen wollen, wenn das Altsystem abgeschaltet wird und Daten nicht vollständig überführt werden, oder wenn unklar ist, ob eine Aufbewahrungsfrist läuft. Datenschutzfragen, etwa ein Löschverlangen, entscheiden Geschäftsleitung und Datenschutzbeauftragte. Die Regeln dieses Artikels sind betriebliche Festlegungen; ob eine Bereinigung im Einzelfall zulässig ist, klärt die Beratung.