Wer pflegt die Stammdaten? Verantwortung und Pflegeprozess
Kurz gesagt
Legen Sie je Datenobjekt (Artikel, Kunde, Lieferant) und je Änderungsart fest, wer ändern darf und wer freigibt. Alltagsfelder pflegt die zuständige Rolle selbst; sensible Felder wie Bankverbindung, Preise, Kreditlimit und Zahlungsziel ändern nur berechtigte Rollen nach Vier-Augen-Freigabe. Jede Änderung wird mit Benutzer, Zeitpunkt und altem und neuem Wert protokolliert.
Das Wichtigste
- Zuständigkeit je Datenobjekt und Änderungsart festlegen, nicht pauschal je Abteilung.
- Ein führendes System je Datenobjekt; gepflegt wird dort, nicht in Excel-Exportlisten.
- Alltagsfelder pflegt der Key User selbst; sensible Felder brauchen eine Freigabe.
- Sensible Felder: Bankverbindung, Preise, Kreditlimit und Zahlungsziel.
- Änderungen mit Benutzer, Zeitpunkt sowie altem und neuem Wert protokollieren.
- Stichproben und Prüfregeln regelmäßig auswerten, damit der Stamm nicht veraltet.
Stammdaten entstehen nicht von selbst: Jemand legt einen Artikel an, ändert einen Preis, korrigiert eine Bankverbindung. Wenn mehrere Personen dieselben Felder bearbeiten dürfen, wird der Stamm widersprüchlich. Dieser Artikel zeigt, wie Sie je Datenobjekt eine zuständige Rolle festlegen und für sensible Felder einen Freigabeweg einrichten.
Worauf es ankommt
Stammdaten sind Daten, die in allen Geschäftsvorfällen gelten und sich kaum ändern (GS1, What is Master Data?, Stand 2. September 2024): Angaben zu Geschäftspartnern (Kunden und Lieferanten), zu Produkten (Artikeln) und zu vorab bekannten Preisen. Deshalb wirkt eine einzelne falsche Änderung auf jede Bestellung, jede Rechnung und jede Auswertung.
Verantwortung in der Datenpflege heißt nach dem Referenzwerk DAMA-DMBOK zweierlei: festlegen, wer entscheidet, und wer ausführt. DAMA International beschreibt den Bereich Data Governance als die Aufgabe, Verantwortlichkeiten, Richtlinien und Entscheidungsrechte für Daten festzulegen. Für Stammdaten übersetzt sich das in zwei Fragen je Feld: Wer darf den Wert ändern? Und muss eine zweite Person die Änderung freigeben?
Für Begriffe und Prüfideen hilft die Normenreihe ISO 8000 zum Thema Datenqualität; Teil 1 (ISO 8000-1:2022) gibt einen Überblick über die Reihe. Solche Standards binden nicht von Gesetzes wegen, sondern werden erst durch Vertrag oder eine Rechtsvorschrift verbindlich (Austrian Standards, Standards verstehen). Sie liefern damit keine Pflichten, sondern ein Vokabular.
Ohne feste Zuständigkeit driftet der Stamm: Zwei Stellen ändern dasselbe Feld, im ERP steht ein anderer Preis als im Shop, und bei einem Fehler lässt sich nicht mehr sagen, wer den Wert gesetzt hat. Die Matrix unten beantwortet beide Fragen je Datenobjekt und Änderungsart.
Die Verantwortungsmatrix: wer ändert, wer gibt frei
Die Tabelle ist ein redaktioneller Vorschlag für ein Handels- oder Dienstleistungsunternehmen mit einem ERP als führendem System (Single Source of Truth). Passen Sie die Rollen an Ihre Aufbauorganisation an.
| Datenobjekt | Änderungsart / Feld | Wer pflegt | Freigabe | Kontrolle |
|---|---|---|---|---|
| Artikel | Neuanlage: Nummer, Bezeichnung, Einheit | Einkauf oder Vertrieb | nein | Pflichtfelder, Dublettenprüfung |
| Artikel | Preise: Listenpreis, Konditionen | Vertrieb oder Geschäftsleitung | ja, Vier-Augen | Preisprotokoll, Kalkulationsfreigabe |
| Artikel | Texte, Bilder, Kategorie | Marketing oder Key User | nein | Stichprobe je Quartal |
| Artikel | Sperren oder löschen | Geschäftsleitung | ja | offene Belege und Bestellungen prüfen |
| Kunde | Neuanlage, Kontaktdaten | Vertrieb oder Buchhaltung | nein | Nummernkreis, Dublettenprüfung |
| Kunde | Bankverbindung: IBAN, Kontoinhaber | Buchhaltung | ja, Vier-Augen | Rückruf beim bekannten Kontakt |
| Kunde | Kreditlimit, Zahlungsziel, Sperre | Buchhaltung oder Geschäftsleitung | ja | Bonitätsprüfung, Protokoll |
| Lieferant | Neuanlage, Kontaktdaten | Einkauf oder Buchhaltung | nein | Dublettenprüfung |
| Lieferant | Bankverbindung: IBAN | Buchhaltung | ja, Vier-Augen | Rückruf, Abgleich mit dem Auftrag |
| Lieferant | Zahlungsziel, Konditionen | Einkauf oder Buchhaltung | ja | Vertragsprüfung |
Zwei Felder fallen heraus: Bankverbindung und Preise. Eine geänderte IBAN leitet die nächste Zahlung um, ein geänderter Preis verändert jede Kalkulation. Beide Änderungsarten gehören damit in einen Freigabeweg, den eine zweite berechtigte Person schließt.
Freigabe für sensible Felder
Ein Freigabeweg für Bankdaten und Preise läuft in festen Schritten ab:
- Die antragstellende Person erfasst die Änderung mit Feld, altem Wert, neuem Wert und Begründung.
- Eine zweite berechtigte Person prüft den Antrag gegen die Quelle: Preisliste oder Vertrag, Bankbestätigung oder Auftrag.
- Bei einer Bankverbindung ruft die freigebende Person bei der im Stamm hinterlegten Nummer zurück, nie bei der in der Änderungsnachricht genannten.
- Nach der Freigabe setzt das ERP den neuen Wert und protokolliert Benutzer, Zeitpunkt sowie alten und neuen Wert.
- Weicht die Prüfung ab, wird der Antrag mit Begründung abgelehnt und dokumentiert.
Wer die Änderung beantragt, gibt sie nicht allein frei. Die Freigabegruppe bleibt klein, damit der Weg kurz bleibt, und wird für den Vertretungsfall benannt. Ein Freigabeschritt ohne Prüfung gegen eine Quelle ist wertlos: Er bestätigt nur, dass zwei Personen dieselbe Zahl sehen.
So sieht das im Alltag aus
Beispielrechnung mit erfundenen Zahlen. Ein Großhändler führt 12.000 Artikel, 3.400 Kunden und 480 Lieferanten. Im Monat zählt er diese Änderungen:
| Änderungsart | Fälle je Monat | Mit Freigabe | Minuten je Fall |
|---|---|---|---|
| Artikel: Texte, Kategorie | 540 | nein | 2 |
| Artikel: Preis | 60 | ja | 15 |
| Kunde: Neuanlage, Kontakt | 34 | nein | 6 |
| Kunde: Bankverbindung | 6 | ja | 20 |
| Kunde: Kreditlimit | 4 | ja | 20 |
| Lieferant: Neuanlage, Kontakt | 13 | nein | 6 |
| Lieferant: Bankverbindung | 2 | ja | 20 |
| Summe | 659 | 72 |
72 der 659 Änderungen, also rund 11 Prozent, brauchen eine Freigabe. Sie binden 1.140 Minuten, etwa 19 Stunden im Monat. Die übrigen 587 Änderungen kosten rund 1.362 Minuten, etwa 23 Stunden. Die Größenordnung zeigt, was Zuständigkeit kostet: Der größte Teil der Arbeit liegt in den Alltagsfeldern, die Freigabe trifft einen kleinen Teil.
Typische Fehler
- Alle dürfen alles ändern. Ursache: keine Rollentrennung im ERP. Wirkung: widersprüchliche Werte, und bei einem Fehler gibt es keine zuständige Person.
- Bankverbindung per E-Mail geändert. Ursache: ein Freigabeschritt ohne Rückruf. Wirkung: die nächste Zahlung geht an ein fremdes Konto.
- Preis geändert, ohne die Kalkulation zu prüfen. Ursache: der Vertrieb darf Preise direkt setzen. Wirkung: die Marge stimmt nicht mehr, und der Fehler fällt erst in der Auswertung auf.
- Stammdaten in Exportlisten gepflegt. Ursache: eine Datei ist schneller als das ERP. Wirkung: die Änderung liegt außerhalb des führenden Systems und geht beim nächsten Abgleich verloren (siehe auch Excel neben dem ERP).
- Kein Protokoll. Ursache: Feldänderungen werden nicht historisiert. Wirkung: niemand kann nachvollziehen, wer wann welchen Wert gesetzt hat.
- Berechtigungen nie aufgeräumt. Ursache: ausgeschiedene Mitarbeitende behalten ihr Konto. Wirkung: Änderungen ohne gültige Zuständigkeit.
So gehen Sie vor
- Listen Sie Ihre Datenobjekte (Artikel, Kunde, Lieferant) und je Objekt die Änderungsarten auf: Neuanlage, Kontakt-, Preis-, Bank-, Konditions- und Sperrfeld.
- Tragen Sie in die Matrix je Zeile eine pflegende Rolle und, wo nötig, eine freigebende Rolle ein.
- Markieren Sie die sensiblen Felder: Bankverbindung, Preise, Kreditlimit, Zahlungsziel und Sperren.
- Beschreiben Sie den Freigabeweg in fünf Schritten wie oben, einschließlich des Rückrufs bei Bankdaten.
- Setzen Sie die Berechtigungen im ERP so, dass nur die vorgesehenen Rollen diese Felder ändern; die Pflichtfelder der Konten stehen im Artikel Debitoren und Kreditoren anlegen.
- Prüfen Sie halbjährlich die Berechtigungen und lassen Sie Prüfregeln und Kennzahlen laufen; Dubletten beseitigen Sie nach dem Vorgehen aus Dubletten im Kundenstamm.
Welche Aufzeichnungs-, Aufbewahrungs- und Datenschutzvorgaben im Einzelfall greifen, ist je Land verschieden. Klären Sie das mit Ihrer Steuerberatung und, soweit Kundendaten betroffen sind, mit Ihrem Datenschutzbeauftragten.