Debitoren und Kreditoren anlegen: Nummernkreise und Pflichtfelder

Ein Debitor ist das Personenkonto eines Kunden, ein Kreditor das Personenkonto eines Lieferanten. Beide bestehen aus einer Kontonummer, einer Kontenart und den Feldern, die jede spätere Buchung braucht. Legen Sie Nummernkreise und Pflichtfelder fest, bevor die erste Buchung entsteht; was später fehlt, kann einen Prozess ausfallen lassen und kostet eine Korrektur an Rechnung, Mahnung oder Meldung.

Was Sie vorab brauchen

• die Entscheidung, ab welcher Nummer Debitoren und ab welcher Nummer Kreditoren geführt werden
• die Feldliste Ihres ERP für Kunden und Lieferanten mit den Pflichtfeldern des Systems
• die Rechnungsanschrift des Geschäftspartners und, soweit nötig, seine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
• Zahlungsbedingungen (Zahlungsziel, Skonto), Währung und Bankverbindung
• den Kontenrahmen mit dem Bereich für Personenkonten
• eine Regel, wer Konten anlegen und ändern darf
• bei einer Systemumstellung die Liste der bestehenden Konten; zur Reihenfolge siehe Datenübernahme von Stammdaten

Wie ein Nummernkreis aufgebaut wird

Ein Nummernkreis ist der Bereich von Kontonummern, aus dem das System die Nummer eines neuen Kontos vergibt. Führen Sie Debitoren und Kreditoren in getrennten Nummernkreisen. Die Nummer sagt dann selbst, ob ein offener Posten zum Debitoren- oder zum Kreditorenbuch gehört.

Legen Sie zusätzlich drei Dinge fest (redaktionelle Empfehlung, keine gesetzliche Vorgabe):

• die Länge der Nummer; eine feste Länge mit führenden Nullen sortiert richtig
• ob das System die Nummer automatisch vergibt oder ein Mensch sie einträgt, und wer das darf
• dass eine einmal vergebene Nummer nicht an einen anderen Geschäftspartner geht. Buchungen, Rechnungen und Zahlungen verweisen auf die Nummer; wird sie neu belegt, ordnet ein Verfahren, das alte Belege aus den aktuellen Stammdaten neu darstellt, sie der falschen Person zu (GoBD Rz. 59, Beispiel 4).

Wie Sie die Nummern später gegen offene Posten ausgleichen, beschreibt Offene Posten führen.

Schritt für Schritt: Konto anlegen

Schritt 1: Kontoart und Nummernkreis wählen

Sie entscheiden, ob das neue Konto ein Debitor oder ein Kreditor wird. Das System vergibt die nächste freie Nummer aus dem passenden Nummernkreis.

• Ergebnis: Die Kontonummer steht fest und ist im richtigen Bereich.

Schritt 2: Kopfdaten erfassen

Erfassen Sie den Rechnungsnamen, die vollständige Rechnungsanschrift und das Land. Für den Debitor (Kunde) ist die Empfängerangabe nötig: In Deutschland verlangt § 14 Abs. 4 Nr. 1 UStG vollständigen Namen und vollständige Anschrift des Leistungsempfängers, in Österreich § 11 Abs. 1 Z 3 lit. b UStG 1994 Namen und Anschrift, in der Schweiz Art. 26 Abs. 2 lit. b MWSTG Namen und Ort, wie der Empfänger im Geschäftsverkehr auftritt. Ausnahmen gelten für Kleinbetragsrechnungen: in Deutschland bis 250 Euro (§ 33 UStDV; die Betragsgrenze von 250 Euro gilt mit Wirkung vom 1. Januar 2017, Art. 5 und Art. 9 Abs. 2 des Zweiten Bürokratieentlastungsgesetzes vom 30. Juni 2017, BGBl. 2017 I Nr. 44, S. 2143), nicht aber für Leistungen im Sinne der §§ 3c, 6a und 13b UStG; in Österreich bis 400 Euro oder bei Inanspruchnahme der Steuerbefreiung des § 6 Abs. 1 Z 27 UStG 1994, wobei die Vereinfachung ausgeschlossen ist, wenn nach § 11 Abs. 1 UStG 1994 eine Verpflichtung zur Rechnungsausstellung für im übrigen Gemeinschaftsgebiet ausgeführte Lieferungen und sonstige Leistungen besteht, in den Fällen des § 19 Abs. 1 zweiter Satz und des § 19 Abs. 1c UStG 1994, wenn sich die Rechnungsausstellung nach dem UStG 1994 richtet, und in den Fällen des § 11 Abs. 1 Z 2a UStG 1994 (Einfuhr-Versandhandelsumsätze); in der Schweiz für Kassenzettel automatisierter Kassen bis 400 Franken (Art. 26 Abs. 3 MWSTG; Art. 57 MWSTV). Für den Kreditor (Lieferant) gilt länderspezifisch: In Deutschland verlangt § 14 Abs. 4 Nr. 1 UStG vollständigen Namen und vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers, in Österreich § 11 Abs. 1 Z 3 lit. a UStG 1994 Namen und Anschrift, in der Schweiz Art. 26 Abs. 2 lit. a MWSTG Namen und Ort, wie der Leistende im Geschäftsverkehr auftritt. Die vollständige Anschrift ist in der Schweiz auf beiden Seiten eine Einrichtungsempfehlung, keine gesetzliche Pflicht: Art. 26 Abs. 2 lit. a und b MWSTG verlangen je Name und Ort, die Rechnung muss Leistenden und Empfänger nach dem Chapeau des Absatzes 2 eindeutig identifizieren.

• Ergebnis: Eine Testrechnung zeigt den vollständigen Namen und die Anschrift.

Schritt 3: Steuerdaten erfassen

Tragen Sie die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer und den Steuerstatus ein. Die Nummer ist nicht in jedem Fall nötig: In Deutschland verlangt § 14a Abs. 3 UStG die USt-IdNr. des Unternehmers und die des Leistungsempfängers bei einer innergemeinschaftlichen Lieferung, ausgenommen sind die Fälle der §§ 1b und 2a UStG, und § 14a Abs. 1 Satz 3 UStG die USt-IdNr. des Unternehmers und die des Leistungsempfängers bei einer sonstigen Leistung nach § 3a Abs. 2 UStG in einem anderen Mitgliedstaat. In Österreich verlangt § 11 Abs. 1 Z 3 lit. b UStG 1994 die Empfänger-UID, wenn der Gesamtbetrag der Rechnung 10.000 Euro übersteigt, der leistende Unternehmer im Inland einen Wohnsitz, seinen gewöhnlichen Aufenthalt oder eine Betriebsstätte hat und der Umsatz an einen anderen Unternehmer für dessen Unternehmen ausgeführt wird, und § 11 Abs. 1a UStG 1994 die Empfänger-UID bei Reverse Charge.

• Ergebnis: Das Konto trägt entweder eine geprüfte Nummer oder ist als „ohne USt-IdNr.“ gekennzeichnet.

Schritt 4: Zahlungsdaten erfassen

Erfassen Sie Zahlungsziel, Skontoregel, Währung und Bankverbindung. Für Zahlungen an einen Lieferanten gehört die IBAN dazu; für Einzüge beim Kunden das Lastschriftmandat. Wie das ERP daraus die Zahlung erzeugt, steht unter Zahlungslauf mit SEPA-Datei.

• Ergebnis: Ein Zahlungslauf kann das Konto ohne Rückfrage bearbeiten.

Schritt 5: Kontierung und Kontotyp zuordnen

Verbinden Sie das Personenkonto mit dem Sachkonto (Forderungen oder Verbindlichkeiten) und setzen Sie den Kontotyp. Die GoBD (Fassung vom 14. Juli 2025) nennen als Buchungsangaben unter anderem Konto und Gegenkonto sowie die Kontoart und den Kontotyp, der unter anderem Debitor und Kreditor unterscheidet (Rz. 94, geändert durch BMF-Schreiben vom 11. März 2024). Passende Kontenrahmen beschreiben SKR03 oder SKR04 sowie Kontenrahmen in Österreich und Kontenrahmen KMU Schweiz.

• Ergebnis: Eine Buchung auf das Konto lässt sich ohne manuelle Kontierung speichern.

Schritt 6: Freigeben und Änderungen nachhalten

Geben Sie das Konto frei und halten Sie Änderungen fest. Die GoBD nennen im Beispiel 4 zu Rz. 59 den Fall, dass ein Betrieb Firmenname und Steuersatz in den Stammdaten ohne Historisierung ändert und deshalb nicht mehr belegen kann, dass ein alter Beleg inhaltlich unverändert ist. Führen Sie Stammdaten mit Gültigkeitszeiträumen statt sie zu überschreiben.

• Ergebnis: Das Konto ist aktiv, und jede spätere Änderung bleibt nachvollziehbar.

Checkliste: Pflichtfelder je Kontenart

Die Tabelle trennt die Felder, die jeder Debitor und jeder Kreditor braucht, von den feldspezifischen Fällen. Sie benennt je Feld den Prozess, der ausfallen kann, wenn das Feld leer bleibt; die Folge hängt vom gewählten ERP-Verfahren ab. Debitor steht für den Kunden, Kreditor für den Lieferanten.

Feld	Debitor (Kunde)	Kreditor (Lieferant)	Fehlt das Feld, kann später ausfallen
Rechnungsname und Rechnungsanschrift	Pflicht (CH: gesetzlich Name und Ort, Anschrift als Einrichtungsempfehlung), außer Kleinbetragsrechnung (DE bis 250 Euro § 33 UStDV, nicht für Leistungen nach §§ 3c, 6a, 13b UStG; AT bis 400 Euro oder bei Kleinunternehmerbefreiung § 6 Abs. 1 Z 27 UStG 1994 (Ausschluss: Rechnungsausstellungspflicht nach § 11 Abs. 1 für im übrigen Gemeinschaftsgebiet ausgeführte Umsätze, Fälle des § 19 Abs. 1 zweiter Satz und des § 19 Abs. 1c UStG 1994 bei Rechnungsausstellung nach dem UStG 1994, Fälle des § 11 Abs. 1 Z 2a UStG 1994); CH: Kassenzettel automatisierter Kassen bis 400 Franken, Art. 26 Abs. 3 MWSTG und Art. 57 MWSTV)	Pflicht (als Leistender; CH: gesetzlich Name und Ort, Anschrift als Einrichtungsempfehlung)	Rechnungsstellung: Die Rechnung nennt den Empfänger (Debitor) oder den leistenden Unternehmer (Kreditor) nicht vollständig (DE § 14 Abs. 4 Nr. 1 UStG; AT § 11 Abs. 1 Z 3 lit. a/b UStG 1994; CH Art. 26 Abs. 2 lit. a/b MWSTG)
Land und Ort	Pflicht	Pflicht	Steuerzuordnung: Ohne Land ist der Ort der Leistung und damit Reverse Charge nicht bestimmbar
USt-IdNr. / UID / MWST-Nummer	falls nötig	falls nötig	Rechnungsstellung und Meldung: Ohne Empfänger-UID im Sinne des § 6a Abs. 1 Nr. 2 Buchstabe a oder b UStG trägt die innergemeinschaftliche Lieferung nicht (DE § 6a Abs. 1 Nr. 4 UStG); die Rechnung nach § 14a Abs. 3 UStG muss die USt-IdNr. des Unternehmers und des Leistungsempfängers tragen, ausgenommen sind die Fälle der §§ 1b und 2a UStG; in AT fehlt die UID bei Reverse Charge (§ 11 Abs. 1a UStG 1994) oder wenn der Gesamtbetrag der Rechnung 10.000 Euro übersteigt, der leistende Unternehmer im Inland einen Wohnsitz (Sitz), seinen gewöhnlichen Aufenthalt oder eine Betriebsstätte hat und der Umsatz an einen anderen Unternehmer für dessen Unternehmen ausgeführt wird (§ 11 Abs. 1 Z 3 lit. b UStG 1994)
Steuerstatus und Steuerschlüssel	Pflicht	Pflicht	Buchung: Der Steuersatz wird falsch gewählt, die Umsatzsteuervoranmeldung weist falsche Beträge aus
Zahlungsbedingungen (Zahlungsziel, Skonto)	Pflicht	Pflicht	Mahnlauf und Zahlungslauf: Fälligkeit, Mahnungen und Skonto können falsch berechnet werden
Währung	falls Fremdwährung	falls Fremdwährung	Buchung: Beträge werden ohne Umrechnung gebucht; die GoBD nennen Währungsangabe und Wechselkurs bei Fremdwährung als Buchungsangabe (Rz. 94)
Bankverbindung (IBAN/BIC, Mandat)	falls Lastschrift	falls SEPA-Zahlung	Zahlungslauf: Die SEPA-Zahlung an den Lieferanten kann nicht erzeugt werden
Personenkonto und Kontotyp	Pflicht	Pflicht	Buchung: Ohne Kontierung ordnet das System den Vorgang keinem Konto zu

Die USt-IdNr. des Kunden ist kein universelles Pflichtfeld. Innerhalb Deutschlands verlangt § 14 Abs. 4 Nr. 1 UStG vom Empfänger nur Name und Anschrift; die Nummer wird erst in bestimmten grenzüberschreitenden Fällen verlangt: bei innergemeinschaftlichen Lieferungen (§ 14a Abs. 3 UStG, ausgenommen die Fälle der §§ 1b und 2a UStG) und bei sonstigen Leistungen nach § 3a Abs. 2 UStG in einem anderen Mitgliedstaat (§ 14a Abs. 1 Satz 3 UStG). Prüfen Sie eine angegebene Nummer schon bei der Vergabe: Ohne gültige Nummer des Abnehmers im Sinne des § 6a Abs. 1 Nr. 2 Buchstabe a oder b UStG ist eine Lieferung keine innergemeinschaftliche Lieferung (§ 6a Abs. 1 Nr. 4 UStG); bei der Lieferung eines neuen Fahrzeugs gilt dies nicht für jeden anderen Erwerber (§ 6a Abs. 1 Nr. 2 Buchstabe c UStG).

Fehlt das Zahlungsziel, kann der Mahnlauf auf den falschen Termin laufen, wenn das gewählte ERP-Verfahren die Fälligkeit aus dem Zahlungsziel ableitet; Stufen und Fristen beschreibt Mahnwesen im ERP. Auch die Angaben des Kreditors bestimmen die Rechnung: In Deutschland genügt für den leistenden Unternehmer die Steuernummer oder die USt-IdNr. (§ 14 Abs. 4 Nr. 2 UStG), in Österreich verlangt § 11 Abs. 1 Z 3 lit. i UStG 1994 seine UID, soweit im Inland Leistungen mit Vorsteuerabzug erbracht werden.

So prüfen Sie das Ergebnis

• Testbuchung: Buchen Sie eine erfundene Ausgangsrechnung auf den Debitor und eine erfundene Eingangsrechnung auf den Kreditor. Konto, Steuerschlüssel und Fälligkeit müssen ohne Handeingriff erscheinen.
• Listenabgleich: Steht das Konto in der Liste der offenen Posten des richtigen Buchs, Debitoren oder Kreditoren, und nicht in beiden?
• Rechnungsprobe: Erzeugen Sie eine Musterrechnung und prüfen Sie Name, Anschrift und, wo nötig, die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer.
• Dublettenprobe: Suchen Sie vor der Freigabe nach gleichem Namen, gleicher Anschrift und gleicher Umsatzsteuer-Identifikationsnummer im Bestand.

Wenn etwas nicht klappt

Symptom	Mögliche Ursache	Lösung
SEPA-Zahlung wird nicht erzeugt	IBAN oder Mandat fehlt	Bankdaten ergänzen, Mandat nachtragen, Zahlung erneut anstoßen
Kunde erhält zwei Mahnungen	Derselbe Kunde ist zweimal als Debitor angelegt	Konten zusammenführen, offene Posten umbuchen, Dubletten künftig vor Freigabe prüfen
Vorsteuerabzug wird bestritten	Rechnung nennt Name oder Anschrift unvollständig	Rechnungsanschrift in den Stammdaten korrigieren, Rechnung berichtigen (DE: § 15 Abs. 1 Nr. 1 UStG)
Umsatzsteuermeldung weicht ab	Steuerschlüssel im Stammkonto passt nicht zum Umsatz	Steuerschlüssel korrigieren, betroffene Buchungen prüfen
Alter Beleg ist nicht mehr nachvollziehbar	Stammdaten wurden ohne Historisierung überschrieben	Gültigkeitszeiträume einführen, Änderungsprotokoll aktivieren (GoBD Rz. 59)

Wann Sie Hilfe holen sollten

Holen Sie Ihre Steuerberatung oder Treuhand hinzu, wenn ein Kunde oder Lieferant in mehreren Ländern auftritt und die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer für die Meldung entscheidend ist, wenn Kontoart und Kontotyp nicht zum gewählten Kontenrahmen passen, oder wenn alte Belege nach einer Stammdatenänderung nicht mehr lesbar sind.