Kontenrahmen KMU in der Schweiz im ERP einrichten

Der Kontenrahmen KMU ist der in der Schweiz verbreitete Kontenrahmen für kleine und mittlere Unternehmen. Er folgt der Schweizer Rechnungslegungsstruktur: Die Konten ordnen sich an der Bilanz und der Erfolgsrechnung, die das Obligationenrecht in Art. 959 ff. vorschreibt. Richten Sie den Rahmen im ERP ein, bevor die erste Buchung entsteht; was später fehlt, kostet eine Korrektur an Buchung, Abrechnung oder Jahresrechnung.

Was der Kontenrahmen KMU ist

Ein Kontenrahmen ist das Verzeichnis aller Konten, aus dem Sie den Kontenplan für Ihren Betrieb zusammenstellen. Der Kontenrahmen KMU richtet sich an Schweizer KMU, die nach den Vorschriften des Obligationenrechts (OR) Jahresrechnungen erstellen. Er ist ein Dokument des Verlags SKV (Orell Füssli Verlage AG); die Kontennummern und -namen sind eine redaktionelle Konvention, keine gesetzliche Vorgabe.

Die gesetzliche Grundlage ist die Rechnungslegungsstruktur des OR:

• Bilanz (Art. 959 ff. OR): Aktiven (Umlaufvermögen, Anlagevermögen) und Passiven (kurzfristiges Fremdkapital, langfristiges Fremdkapital, Eigenkapital)
• Erfolgsrechnung (Art. 959b OR): Nettoerlöse, Bestandesänderungen, Materialaufwand, Personalaufwand, übriger betrieblicher Aufwand, Abschreibungen, Finanzaufwand und -ertrag, direkte Steuern, Jahresgewinn oder -verlust
• Anhang (Art. 959c OR): Einzelunternehmen und Personengesellschaften können auf den Anhang verzichten, wenn sie nicht zur Rechnungslegung nach den Vorschriften für grössere Unternehmen verpflichtet sind (Art. 959c Abs. 3 OR). Werden in den Vorschriften zur Mindestgliederung von Bilanz und Erfolgsrechnung zusätzliche Angaben gefordert, sind diese direkt in der Bilanz oder in der Erfolgsrechnung auszuweisen.

Die Konten des Kontenrahmen KMU ordnen sich an diesen Positionen. Das unterscheidet ihn von den deutschen Standardkontenrahmen SKR 03 und SKR 04, die nach dem Prozess- bzw. Abschlussgliederungsprinzip geordnet sind (SKR03 oder SKR04).

Rechtliche Grundlage

Buchführungspflicht

Nach Art. 957 Abs. 1 OR unterliegen der Pflicht zur Buchführung und Rechnungslegung Einzelunternehmen und Personengesellschaften, die einen Umsatzerlös von mindestens 500’000 Franken im letzten Geschäftsjahr erzielt haben, sowie juristische Personen. Einzelunternehmen und Personengesellschaften mit weniger als 500’000 Franken Umsatzerlös müssen lediglich über die Einnahmen und Ausgaben sowie über die Vermögenslage Buch führen (Art. 957 Abs. 2 OR).

Die Buchführung folgt den Grundsätzen ordnungsmässiger Buchführung (Art. 957a Abs. 2 OR): vollständige, wahrheitsgetreue und systematische Erfassung, Belegnachweis, Klarheit, Zweckmässigkeit, Nachprüfbarkeit.

Währung

Die Buchführung erfolgt in der Landeswährung oder in der für die Geschäftstätigkeit wesentlichen Währung (Art. 957a Abs. 4 OR). Wird nicht die Landeswährung verwendet, so müssen die Werte in der Rechnungslegung zusätzlich in der Landeswährung angegeben werden; die verwendeten Umrechnungskurse sind im Anhang offenzulegen und gegebenenfalls zu erläutern (Art. 958d Abs. 3 OR).

MWST

Wer in der Schweiz steuerpflichtig ist, muss sich innert 30 Tagen nach Beginn der Steuerpflicht bei der ESTV anmelden (Art. 66 Abs. 1 MWSTG). Die Abrechnung erfolgt grundsätzlich vierteljährlich (Art. 35 Abs. 1 MWSTG); bei der Abrechnung nach Saldosteuersätzen halbjährlich, auf Antrag bei regelmässigem Vorsteuerüberschuss monatlich und bei einem Umsatz von nicht mehr als 5’005’000 Franken pro Jahr aus steuerbaren Leistungen jährlich (Art. 35 Abs. 1bis MWSTG). Die ESTV kann die Genehmigung zur jährlichen Abrechnung verweigern oder widerrufen, wenn die Abrechnungs- und Zahlungspflichten nicht oder nur teilweise erfüllt werden (Art. 35a Abs. 1 MWSTG). Sie ist innert 60 Tagen nach Ablauf der Abrechnungsperiode einzureichen (Art. 71 Abs. 1 MWSTG). Die Steuer ist innert 60 Tagen zu begleichen (Art. 86 Abs. 1 MWSTG).

Die Steuersätze sind in Art. 25 MWSTG festgelegt: Normalsatz 8,1 Prozent (Abs. 1), reduzierter Satz 2,6 Prozent (Abs. 2) und Sondersatz für Beherbergungsleistungen 3,8 Prozent (Abs. 4, bis längstens 31. Dezember 2027).

Aufbewahrung

Die Geschäftsbücher und die Buchungsbelege sind während zehn Jahren aufzubewahren; die Frist beginnt mit dem Ablauf des Geschäftsjahres (Art. 958f Abs. 1 OR). Die steuerpflichtige Person hat ihre Geschäftsbücher, Belege und Aufzeichnungen bis zum Eintritt der absoluten Verjährung der Steuerforderung aufzubewahren, das heisst zehn Jahre nach Ablauf der Steuerperiode, in der die Steuerforderung entstanden ist (Art. 70 Abs. 2 und Art. 42 Abs. 6 MWSTG). Geschäftsunterlagen, die für die Berechnung der Einlageentsteuerung und des Eigenverbrauchs von unbeweglichen Gegenständen benötigt werden, sind während 20 Jahren aufzubewahren (Art. 70 Abs. 3 MWSTG).

Schritt für Schritt: Kontenrahmen im ERP einrichten

Schritt 1: Kontenrahmen wählen und Kontenklassen anlegen

Wählen Sie den Kontenrahmen KMU und legen Sie die Kontenklassen an. Die Kontenklassen des Kontenrahmen KMU ordnen sich an der Rechnungslegungsstruktur des OR:

Klasse	Bezeichnung
1	Aktiven (10 Umlaufvermögen, 14 Anlagevermögen)
2	Passiven (20 Kurzfristiges Fremdkapital, 24 Langfristiges Fremdkapital, 28 Eigenkapital)
3	Betrieblicher Ertrag aus Lieferungen und Leistungen
4	Aufwand für Material, Handelswaren, Dienstleistungen und Energie
5	Personalaufwand
6	Übriger betrieblicher Aufwand, Abschreibungen und Wertberichtigungen sowie Finanzergebnis
7	Betrieblicher Nebenerfolg
8	Betriebsfremder, ausserordentlicher, einmaliger oder periodenfremder Aufwand und Ertrag
9	Abschluss

Die genaue Nummerierung folgt dem Kontenrahmen KMU; stimmen Sie sie mit Ihrer Steuerberatung ab.

• Ergebnis: Die Kontenklassen sind im ERP angelegt und den Abschlusspositionen zugeordnet.

Schritt 2: MWST-Konten einrichten

Die MWST-Konten richten sich nach der Abrechnungsmethode. Bei der effektiven Abrechnungsmethode (Art. 36 MWSTG) berechnet sich die Steuerforderung nach der Differenz zwischen der geschuldeten Inlandsteuer, der Bezugsteuer (Art. 45 MWSTG) sowie der im Verlagerungsverfahren deklarierten Einfuhrsteuer (Art. 63 MWSTG) und dem Vorsteuerguthaben der Abrechnungsperiode; Sie brauchen Konten für die Ausgangssteuer und die Vorsteuer. Bei der Abrechnung nach Saldosteuersätzen (Art. 37 MWSTG) wird die Steuer durch Multiplikation des Totals aller in der Abrechnungsperiode erzielten steuerbaren Entgelte, einschliesslich Steuer, mit dem von der ESTV bewilligten Saldosteuersatz ermittelt; Sie brauchen ein Konto für den Saldosteuersatz.

Als mögliches Einrichtungsbeispiel für die effektive Abrechnungsmethode legen Sie für jeden der drei Steuersätze ein Konto für die Ausgangssteuer und ein Konto für die Vorsteuer an:

Konto	Steuersatz	Zweck
MWST Ausgangssteuer Normal	8,1 %	Ausgangssteuer auf steuerbare Leistungen
MWST Ausgangssteuer Reduziert	2,6 %	Ausgangssteuer auf reduzierte Leistungen
MWST Ausgangssteuer Sondersatz	3,8 %	Ausgangssteuer auf Beherbergungsleistungen
MWST Vorsteuer Normal	8,1 %	Vorsteuerabzug auf Eingangsrechnungen
MWST Vorsteuer Reduziert	2,6 %	Vorsteuerabzug auf reduzierte Eingangsrechnungen
MWST Vorsteuer Sondersatz	3,8 %	Vorsteuerabzug auf Beherbergung

Legen Sie zusätzlich ein Konto für die MWST-Abrechnung an, das die Differenz zwischen Ausgangs- und Vorsteuer trägt. Der offizielle Schulkontenrahmen KMU verwendet für die Vorsteuer die Konten 1170 (Material, Waren, Dienstleistungen, Energie) und 1171 (Investitionen, übriger Betriebsaufwand) sowie für die Umsatzsteuer und die Abrechnung die Konten 2200 (Umsatzsteuer) und 2201 (Abrechnungskonto MWST). Die Anzahl der Konten richtet sich nach Ihrer Abrechnungsmethode und Ihren Leistungen; stimmen Sie sie mit Ihrer Steuerberatung ab.

• Ergebnis: Eine Testrechnung mit 8,1 % MWST bucht die Ausgangssteuer auf das richtige Konto.

Schritt 3: Sozialversicherungskonten anlegen

Legen Sie die Konten für die Sozialversicherungen an. In der Schweiz sind die folgenden Versicherungen relevant:

Versicherung	Abkürzung	Zweck
Alters-, Hinterlassenen- und Invalidenversicherung	AHV/IV/EO	Erste Säule; Beiträge von Arbeitgeber und Arbeitnehmer
Arbeitslosenversicherung	ALV	Beiträge von Arbeitgeber und Arbeitnehmer
Unfallversicherung	UVG	Obligatorische Unfallversicherung für Arbeitnehmer
Berufliche Vorsorge	BVG	Zweite Säule; Pensionskasse

Als Einrichtungsvorschlag legen Sie für jede Versicherung ein Konto für die Arbeitgeberbeiträge und ein Konto für die Arbeitnehmerbeiträge an. Die Arbeitgeberbeiträge sind Aufwand, die Arbeitnehmerbeiträge werden vom Lohn abgezogen und an die Versicherungsträger weitergeleitet.

Bei der Unfallversicherung (UVG) unterscheiden Sie zwischen Berufsunfällen und Nichtberufsunfällen: Die Prämie der Berufsunfallversicherung geht zu Lasten der Arbeitgebenden, diejenige der Nichtberufsunfallversicherung zulasten der Arbeitnehmenden. Die Arbeitgebenden schulden den gesamten Prämienbetrag, wobei sie den Anteil der Arbeitnehmenden von deren Lohn abziehen; abweichende Abreden zugunsten der Arbeitnehmenden bleiben vorbehalten (SECO).

• Ergebnis: Eine Testlohnabrechnung bucht die Sozialversicherungsbeiträge auf die richtigen Konten.

Schritt 4: Fremdwährungskonten einrichten

Richten Sie die Fremdwährungskonten ein, wenn Ihr Betrieb in Fremdwährung handelt. Legen Sie für jede Fremdwährung ein Konto an und setzen Sie den Umrechnungskurs.

Die Buchführung erfolgt in der Landeswährung oder in der für die Geschäftstätigkeit wesentlichen Währung (Art. 957a Abs. 4 OR). Wenn Sie in Fremdwährung buchen, müssen Sie die Beträge in die Buchhaltungswährung umrechnen. Legen Sie zusätzlich ein Konto für Währungskurseffekte an, das die Differenz zwischen dem Buchungskurs und dem Schlusskurs trägt.

Wenn die Rechnungslegung nicht in der Landeswährung erfolgt, müssen die Werte zusätzlich in der Landeswährung angegeben werden; die verwendeten Umrechnungskurse sind im Anhang offenzulegen und gegebenenfalls zu erläutern (Art. 958d Abs. 3 OR).

• Ergebnis: Eine Testbuchung in EUR wird in CHF umgerechnet und der Währungskurseffekt wird auf das richtige Konto gebucht.

Schritt 5: Konten den ERP-Kontoarten zuordnen

Ordnen Sie die Konten den ERP-Kontoarten zu. Die Kontoart bestimmt, wie das System das Konto behandelt. Als Beispiel für die Zuordnung der Konten des Kontenrahmen KMU:

KMU-Konto/Klasse	ERP-Kontoart	Zweck
1000 Kasse	Kassenkonto	Buchung von Kassenbewegungen
1020 Bankguthaben	Bankkonto	Buchung von Bankbewegungen
1100 Forderungen aus Lieferungen und Leistungen (Debitoren)	Personenkonto	Buchung von Forderungen
2000 Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen (Kreditoren)	Personenkonto	Buchung von Verbindlichkeiten
2200 Umsatzsteuer, 2201 Abrechnungskonto MWST	Sachkonto	Buchung der MWST
1170/1171 Vorsteuer	Sachkonto	Buchung der Vorsteuer
3000–8900 Ertrags- und Aufwandskonten	Sachkonto	Buchung von Erträgen und Aufwänden
9200 Jahresgewinn oder Jahresverlust	Sachkonto	Buchung des Jahresergebnisses

• Ergebnis: Eine Buchung auf das Konto lässt sich ohne manuelle Kontierung speichern.

Schritt 6: Mit Testbuchungen prüfen

Prüfen Sie den Kontenrahmen mit Testbuchungen:

• MWST-Test: Buchen Sie eine Testrechnung mit 8,1 % MWST und prüfen Sie, ob die Ausgangssteuer auf das richtige Konto gebucht wird.

• Lohn-Test: Buchen Sie eine Testlohnabrechnung und prüfen Sie, ob die Sozialversicherungsbeiträge auf die richtigen Konten gebucht werden.

• Fremdwährungs-Test: Buchen Sie eine Testbuchung in EUR und prüfen Sie, ob die Umrechnung in CHF und der Währungskurseffekt korrekt sind.

• Jahresrechnung-Test: Erzeugen Sie eine Testjahresrechnung und prüfen Sie, ob die Konten den Abschlusspositionen zugeordnet sind.

• Ergebnis: Die Testbuchungen werden korrekt gebucht und die Jahresrechnung ist den Abschlusspositionen zugeordnet.

Was sich von den deutschen Kontenrahmen unterscheidet

Aspekt	Schweiz (Kontenrahmen KMU)	Deutschland (SKR 03/SKR 04)
Grundlage	Schweizer Rechnungslegungsstruktur (OR Art. 959 ff.)	Prozess- bzw. Abschlussgliederungsprinzip (SKR03 oder SKR04)
Währung der Jahresrechnung	CHF (Landeswährung) oder wesentliche Währung (OR Art. 957a Abs. 4)	Euro (Jahresabschluss, § 244 HGB)

Die Konten des Kontenrahmen KMU ordnen sich an der Schweizer Rechnungslegungsstruktur, während die deutschen Standardkontenrahmen nach dem Prozess- bzw. Abschlussgliederungsprinzip geordnet sind. Die MWST-Steuersätze und die Sozialversicherungen unterscheiden sich von den deutschen.

Checkliste

• Kontenrahmen KMU gewählt und Kontenklassen (1 Aktiven, 2 Passiven, 3–8, 9 Abschluss) angelegt
• MWST-Konten je nach Abrechnungsmethode eingerichtet
• Sozialversicherungskonten für AHV/IV/EO, ALV, UVG, BVG angelegt
• Fremdwährungskonten eingerichtet
• Konten den ERP-Kontoarten zugeordnet
• Mit Testbuchungen geprüft

Wenn etwas nicht klappt

Symptom	Mögliche Ursache	Lösung
MWST wird falsch gebucht	Steuersatz im Konto fehlt	Steuersatz korrigieren, Buchung erneut stossen
Sozialversicherungsbeiträge fehlen	Konto für die Versicherung fehlt	Konto anlegen, Buchung erneut stossen
Fremdwährung wird nicht umgerechnet	Umrechnungskurs fehlt	Umrechnungskurs setzen, Buchung erneut stossen
Jahresrechnung stimmt nicht	Konten sind den Abschlusspositionen nicht zugeordnet	Zuordnung korrigieren, Jahresrechnung erneut erzeugen

Wann Sie Hilfe holen sollten

Holen Sie Ihre Steuerberatung oder Treuhand hinzu, wenn der Kontenrahmen nicht zu Ihrer Rechnungslegungsstruktur passt, wenn die MWST-Abrechnung nicht stimmt, oder wenn die Fremdwährungsumrechnung nicht korrekt ist.