Zahlungslauf: Lieferantenrechnungen freigeben und per SEPA zahlen

Gilt für: Versionsunabhängig; gilt für Zahlungsläufe aus ERP- und Buchhaltungssystemen bei Konten in Deutschland, Österreich und der Schweiz.

Wer die Liste der offenen Posten nur nach Fälligkeit liest, lässt die Skontofristen unbeachtet, und der Skontobetrag erscheint nie im Vorschlag. Der Ablauf unten führt in acht Schritten von der offenen Lieferantenrechnung bis zur gebuchten Zahlung; alle Beträge sind Beispielwerte.

Was Sie vorab brauchen

Offene Kreditorenposten mit Rechnungsbetrag, Fälligkeit, Skontofrist, Skontosatz und Skontobasis (netto oder brutto).
Bankverbindung je Lieferant: IBAN und der Name, den die Bank zum Konto führt.
Zahllauf-Termine für das Jahr und die Vorlaufzeit Ihrer Bank bis zur Cut-off-Zeit.
Freigaberegeln mit Betragsgrenzen, Vertretung und Eskalationsweg, eingerichtet nach dem Vier-Augen-Prinzip bei Zahlungen.
Zugang zur Einlieferung über EBICS oder das Bankportal und zum Kontoauszug im camt-Format, eingelesen wie unter Kontoauszug einlesen beschrieben.
Prüfwerkzeug: die Schemadatei Ihrer Bank und ihr Validierungsportal.

Schritt für Schritt: Von der offenen Rechnung zur gebuchten Zahlung

Schritt 1: Fälligkeiten und Skontofristen auswerten

Der Zahlungsvorschlag ist eine gefilterte Liste der offenen Kreditorenposten. Führen Sie je Posten drei Termine: Rechnungsdatum, letzter Tag der Skontofrist und Fälligkeit. Setzen Sie den Stichtag auf den geplanten Ausführungstermin plus Vorlaufzeit der Bank, nicht auf den Tag, an dem Sie den Lauf starten.

Sortieren Sie zuerst nach Skontofrist und dann nach Fälligkeit; oben stehen die Posten, deren Vorteil zuerst verfällt. Welche Fristen gelten, folgt aus den vereinbarten Zahlungsbedingungen (Zahlungsbedingungen festlegen). Ergebnis: eine Liste, in der jede Position einen Zahlbetrag, ein Fälligkeitsdatum und eine Skontofrist trägt.

Schritt 2: Rechnungen prüfen und Zahlungen sperren

Prüfen Sie jede Rechnung sachlich und rechnerisch, bevor sie in den Lauf kommt: Passen Bestellung, Lieferschein und Rechnung zusammen, stimmt der Betrag, und liegt keine zweite Rechnung desselben Lieferanten mit derselben Nummer vor. Sperren Sie Positionen mit laufendem Streit, nicht erhaltener Ware oder gesperrtem Kreditor und schreiben Sie den Grund an die Position.

In den Lauf kommen nur Positionen mit dem Status “zahlbar”. Ergebnis: Jede Rechnung des Laufs ist entweder freigegeben oder mit einem Grund zurückgestellt.

Schritt 3: Skonto je Position festlegen

Skonto ist ein Preisnachlass, den die Zahlungsbedingung für die Zahlung innerhalb einer kurzen Frist gewährt. Auf welchen Betrag er sich rechnet, folgt aus der vereinbarten Bedingung; das System braucht dafür ein Feld am Kreditor oder an der Rechnung. Beispielrechnung mit erfundenen Zahlen:

Angabe	Wert
Rechnungsbetrag brutto	1.190,00 Euro, darin 1.000,00 Euro netto und 190,00 Euro Umsatzsteuer
Zahlungsbedingung	2 Prozent Skonto bei Zahlung innerhalb von 10 Tagen, sonst zahlbar in 30 Tagen ohne Abzug
Skontobetrag bei Abzug auf den Rechnungsbetrag	23,80 Euro
Zahlbetrag am 8. Tag	1.166,20 Euro
Zahlbetrag am 30. Tag	1.190,00 Euro

Rechnet die Bedingung den Abzug auf den Nettobetrag, ändern sich Abzug und Zahlbetrag. Wie sich der Abzug auf die Umsatzsteuer auswirkt, ist je Land geregelt; das steht unter Skonto und Umsatzsteuer in Deutschland, Skonto in Österreich und Skonto und MWST in der Schweiz. Ob sich die Skontozahlung gegenüber dem Zahlungsziel lohnt, entscheidet der Vergleichszins (Skonto: den Effektivzins berechnen). Ergebnis: Jede Position hat einen begründeten Abzug und einen Zahlbetrag.

Schritt 4: Zahlungslauf freigeben

Freigeben heißt: eine Person außerhalb der Erfassung bestätigt Summe, Positionszahl und Ausführungstermin. Über der festgelegten Grenze gibt eine zweite Person frei, Ausnahmen erhalten eine nachgeholte zweite Freigabe. Die Stufen stehen unter Vier-Augen-Prinzip bei Zahlungen.

Bei Überweisungen in Euro im Euroraum gleicht die Bank vor der Autorisierung den Empfängernamen mit der IBAN ab; die Pflicht gilt seit 9. Oktober 2025 und ist für Sie unentgeltlich (Art. 5c Abs. 9 und Art. 5b Abs. 2 der Verordnung (EU) Nr. 260/2012). Positionen mit dem Ergebnis “keine Übereinstimmung” gehören in eine eigene Stufe und nicht in die Sammelfreigabe; die Einzelheiten stehen unter Empfängerprüfung im Zahlungslauf. Reichen Sie mehrere Zahlungsaufträge als Bündel ein, dürfen Sie als Unternehmen auf diese Prüfung verzichten (Art. 5c Abs. 6).

Ergebnis: Der Lauf trägt eine oder zwei Freigaben, eine Gesamtsumme und die Zahl der Positionen.

Schritt 5: Zahlungsdatei erzeugen

Die Datei entsteht im System, nicht in einer Tabellenkalkulation. Die Verordnung (EU) Nr. 260/2012 gilt für auf Euro lautende Überweisungen innerhalb der Union, bei denen entweder der Zahlungsdienstleister des Zahlers und der Zahlungsdienstleister des Zahlungsempfängers oder der einzige am Zahlungsvorgang beteiligte Zahlungsdienstleister auf dem Gebiet der Union ansässig ist (Art. 1 Abs. 1); Zahlungen in Schweizer Franken fallen nicht darunter. Innerhalb dieses Anwendungsbereichs müssen Zahlungsdienstleister untereinander und über Massenzahlungssysteme das ISO-20022-XML-Format verwenden (Art. 5 Abs. 1 Buchst. b, Anhang Nr. 1 Buchst. b), und ein Zahlungsdienstnutzer, der weder Verbraucher noch Kleinstunternehmen ist, muss es auch für Zahlungen verwenden, die er nicht einzeln, sondern gebündelt übermittelt (Art. 5 Abs. 1 Buchst. d); das Feld Verwendungszweck muss 140 Zeichen zulassen (Anhang Nr. 1 Buchst. c). Für Überweisungen gilt das seit 1. Februar 2014 (Art. 6 Abs. 1). Die Meldung heißt Customer Credit Transfer Initiation (pain.001); die Ausprägung pain.001.001.09 steht in Deutschland in Anlage 3 des DFÜ-Abkommens und in der Schweiz in den Implementation Guidelines für Überweisungen.

Fassen Sie die Positionen zu Gruppen zusammen: ein Block je Belastungskonto und je Ausführungstermin, mit eigener Positionszahl und Gruppensumme. Nach Anlage 3 des DFÜ-Abkommens gilt: Fällt der gewünschte Termin auf keinen TARGET-Geschäftstag, darf die Bank den folgenden nehmen; Daten nach der Cut-off-Zeit gelten erst am folgenden Geschäftstag als zugegangen; Auftragsdaten, die mehr als 15 Kalendertage vor dem Ausführungstermin eingeliefert werden, muss die Bank nicht verarbeiten.

Ergebnis: Eine Datei mit Nachrichtenkennung, Positionszahl und Kontrollsumme, die zum gewünschten Termin passt.

Schritt 6: Zahlungsdatei prüfen

Prüfen Sie vor der Einlieferung vier Punkte. Erstens die Kontrollsumme: sie ist die Summe aller Beträge in der Datei und muss der Summe des freigegebenen Vorschlags entsprechen; nach Anlage 3 des DFÜ-Abkommens (Kapitel 2.1) sind Kontrollsumme und Anzahl der Transaktionen vor der Weitergabe maschinell zu prüfen. Zweitens die Anzahl der Transaktionen gegen die Zahl der freigegebenen Zahlungspositionen: die Datei zählt Transaktionen, nicht Rechnungen, sodass die Zahl kleiner ausfällt, wenn Ihr Vorschlag mehrere Rechnungen eines Lieferanten zu einer Zahlung bündelt. Drittens Länge und Zeichensatz der Referenzfelder, besonders des Verwendungszwecks; Referenzen dürfen nach Anlage 3 (Kapitel 2.1) nicht mit einem Schrägstrich beginnen oder enden und keine zwei aufeinanderfolgenden Schrägstriche enthalten. Viertens die IBAN jeder Position gegen die Angabe im Kreditorenstamm.

Lassen Sie die Datei gegen die Schemadatei Ihrer Bank oder Ihres Verbands laufen. Nach dem Schweizer Standard weisen die Institute eine Meldung mit falscher Kontrollsumme vollständig zurück. Die Duplikatsprüfung kann dagegen von Institut zu Institut variieren; sie erfolgt mindestens auf Ebene der Meldung, und die meisten Institute prüfen die Eindeutigkeit der Nachrichtenkennung über mindestens 90 Tage, sodass dieselbe Kennung in dieser Zeit bei ihnen als Duplikat gilt. Den Prüfzeitraum Ihrer eigenen Bank erfragen Sie bei der Bank; der Standard empfiehlt, die Kennung so lange wie möglich eindeutig zu halten.

Ergebnis: Die Prüfung läuft ohne Fehlermeldung durch, und die Dateisumme steht in Ihrem Protokoll.

Schritt 7: Datei in das Banking einliefern

Die Einlieferung erfolgt über EBICS oder das Bankportal. In Deutschland wird die Nachricht als XML-Container mit dem passenden Auftragstyp übertragen: CCT für die SEPA-Überweisung, CTV, wenn die Empfängerprüfung gewünscht ist (Anlage 3, Kapitel 2.2.1). Die Bank quittiert technisch und meldet je Position einen Status; abgelehnte Positionen kommen als Statusmeldung zurück. Ordnen Sie die Quittung der Datei zu und legen Sie sie zum Lauf.

Ergebnis: Der Lauf hat einen Status, und Sie sehen, welche Positionen angenommen und welche zurückgewiesen wurden.

Schritt 8: Zahlungen buchen und abgleichen

Buchen Sie offen je Rechnung aus, nicht als Sammelbetrag gegen das Bankkonto. Den Skontoabzug buchen Sie als eigenen Betrag, sonst bleibt eine Differenz offen, die keine ist. Gleichen Sie danach die Buchung mit dem Kontoauszug im camt-Format ab; die Summe der ausgeglichenen Posten muss der Belastung auf dem Bankkonto entsprechen (Bankabgleich und Zahlungseingänge). Prüfen Sie zum Schluss die Liste der offenen Posten: Sie enthält nur noch nicht fällige und gesperrte Rechnungen (Offene Posten verwalten).

Ergebnis: Kontoauszug, Buchung und Liste der offenen Posten stimmen überein.

Was die Regelwerke der drei Länder festlegen

Die Datei folgt einem Standard, aber nicht überall derselben Vereinbarung. Die Tabelle trennt EU-Recht, Vereinbarung und Standard des Finanzplatzes.

Land	Regelwerk	Art	Was es festlegt
Deutschland, Österreich	Verordnung (EU) Nr. 260/2012	unmittelbar geltendes EU-Recht, Anwendungsbereich Art. 1 Abs. 1	Auf Euro lautende Überweisungen, deren beteiligte Zahlungsdienstleister in der Union ansässig sind: ISO 20022 XML zwischen den Zahlungsdienstleistern und für gebündelt übermittelte Zahlungen eines Nutzers, der weder Verbraucher noch Kleinstunternehmen ist, Verwendungszweck mit 140 Zeichen, für Überweisungen seit 1. Februar 2014
Deutschland	Anlage 3 des DFÜ-Abkommens, Version 3.9 vom 12. März 2025	Vereinbarung zwischen Kunde und Kreditinstitut, kein Gesetz	pain.001.001.09, Einreichung als XML-Container über EBICS, Cut-off-Regel und Vorlauffrist von 15 Kalendertagen
Schweiz	Implementation Guidelines für Überweisungen, SPS 2025 Version 2.2	Standard des Schweizer Finanzplatzes (SIX Interbank Clearing), kein Gesetz	pain.001.001.09 für Zahlungen in Franken und in Euro, QR-Referenz nur mit QR-IBAN

Die Verordnung gilt für auf Euro lautende Überweisungen innerhalb der Union (Art. 1 Abs. 1), wenn dort entweder beide beteiligten Zahlungsdienstleister oder der einzige beteiligte Zahlungsdienstleister ansässig sind; damit erfasst sie auch Konten in Österreich. Zahlungen in Schweizer Franken richten sich nicht nach ihr, sondern nach der Vereinbarung mit der Bank. Nach der Darstellung von SIX umfasst der SEPA-Zahlungsraum 41 europäische Staaten, darunter alle 27 EU-Mitgliedstaaten; Schweizer Institute nehmen über Beitrittserklärungen zum Regelwerk des European Payments Council teil. Rechnungen mit QR-IBAN und QR-Referenz verlangen eine Zuordnung im Abgleich (QR-Rechnung und Zahlungsabgleich).

So prüfen Sie das Ergebnis

Abstimmen: Die Belastung auf dem Bankkonto entspricht der Summe der gebuchten Zahlungen; eine Abweichung ist ein Fehler, keine Rundung.
Offene Posten: Nach dem Lauf stehen nur nicht fällige und gesperrte Rechnungen offen.
Skonto-Stichprobe: Zwei Positionen nachrechnen (Satz mal Basis) und mit dem gebuchten Betrag vergleichen.
Dubletten: Prüfen Sie Zahlungspositionen über Lieferant und Rechnungsnummer, nicht über die Rechnungsnummer allein, im selben Lauf und gegen den vorigen.
Statusmeldungen: Jede zurückgewiesene Position ist bearbeitet, entweder korrigiert und erneut eingeliefert oder mit dem Lieferanten geklärt.
Termine: Der nächste Zahllauf deckt die Skontofristen ab, die zwischen den beiden Terminen enden.

Wenn etwas nicht klappt

Symptom	Ursache	Abhilfe
Die Bank weist die Datei zurück	falscher Auftragstyp oder abweichende Meldungsversion	Datei aus dem Lauf neu erzeugen und gegen die Schemadatei der Bank prüfen
Falsche Kontrollsumme	Die Datei wurde nach dem Export verändert	Kontrollsumme aus dem Zahlungslauf übernehmen, Datei nicht mehr bearbeiten
Die Zahlung wird einen Tag später belastet	Einlieferung nach der Cut-off-Zeit oder Termin ohne Geschäftstag	früher einliefern und den Termin auf einen Geschäftstag legen
Der Skontobetrag stimmt nicht	Skontobasis fehlt oder steht falsch	Basis (netto oder brutto) und Satz am Kreditor oder an der Rechnung hinterlegen
Die Bank meldet “keine Übereinstimmung” (Euroraum)	Der Name im Kreditorenstamm weicht von der Kontoführung ab	Namen so pflegen, wie die Bank ihn führt, und die IBAN bestätigen lassen
Eine Rechnung wird doppelt bezahlt	Sie stand in zwei Läufen	Rechnung sofort als bezahlt kennzeichnen und den Abgleich vorziehen

Wann Sie Hilfe holen sollten

Steuerberatung: bei der umsatzsteuerlichen Wirkung des Skontoabzugs und bei Zahlungen an Finanzamt, Sozialversicherung und Lohn.
Bank: bei Cut-off, Auftragstyp, Meldungsversion und der Frage, in welcher Form Sie das Ergebnis der Empfängerprüfung sehen.
ERP-Partner: wenn Freigabegrenze, Skontobasis oder Sperrlogik nur angezeigt und nicht erzwungen werden; lassen Sie sich die Erzwingung zeigen.
Eine zweite Person aus einer anderen Abteilung: wenn sich eine Bankverbindung ändert; prüfen Sie die neue IBAN über einen anderen Kanal als die Änderungsmitteilung.