SEPA-Lastschrift im ERP: Mandate, Vorabinformation, Fristen

Was Sie vorab brauchen

Die Verordnung (EU) Nr. 260/2012 regelt auf Euro lautende Lastschriften innerhalb der Union; für die Schweiz gilt sie nicht. Das SEPA Core Direct Debit Rulebook des EPC gilt für Basislastschriften in Euro innerhalb von SEPA. Prüfen Sie für die Schweiz die Bedingungen bei Ihrer Bank.

Bevor Sie SEPA-Lastschriften im ERP einrichten, brauchen Sie folgende Daten und Berechtigungen:

Gläubiger-ID: Ihre eindeutige Identifikationsnummer als Zahlungsempfänger. In Deutschland vergibt die Bundesbank die Gläubiger-ID. Ohne diese ID kann das ERP keine SEPA-Lastschriften erstellen.
Mandatsvorlage: Eine Vorlage, die die Pflichtangaben des SEPA Core Direct Debit Rulebook enthält.
Kundenstammdaten: Für jeden Kunden, der per Lastschrift bezahlt, müssen Name, IBAN und Land im ERP gepflegt sein.
Zugriff auf den Zahlungslauf: Berechtigung, Lastschriften zu erstellen, freizugeben und an den Zahlungsdienstleister zu senden.

Schritt für Schritt: SEPA-Lastschrift im ERP einrichten

Schritt 1: Gläubiger-ID anfordern und im ERP hinterlegen

Fordern Sie Ihre Gläubiger-ID in Deutschland bei der Bundesbank an. Tragen Sie die ID im ERP als Stammdaten ein. Das ERP verwendet diese ID bei jeder Lastschrift, die Sie erstellen.

Schritt 2: Mandatsvorlage im ERP anlegen

Legen Sie eine Mandatsvorlage an, die die Pflichtangaben des SEPA Core Direct Debit Rulebook enthält. Die Vorlage muss folgende Felder enthalten:

Standardkopf “SEPA Direct Debit Mandate”
eindeutige Mandatsreferenz
Name des Kunden
Adresse des Kunden (nur verpflichtend, wenn der Gläubiger-Zahlungsdienstleister oder der Schuldner-Zahlungsdienstleister in einem Nicht-EEA-SEPA-Land ansässig ist)
Postleitzahl und Stadt des Kunden
Wohnsitzland des Kunden
IBAN des Kunden
BIC des Kunden-Zahlungsdienstleisters (nur auszufüllen, wenn Sie den BIC ausdrücklich vom Kunden verlangen und mindestens einer der beiden Zahlungsdienstleister in einem Nicht-EEA-SEPA-Land ansässig ist)
Firmenname des Gläubigers
Gläubiger-ID
Adresse des Gläubigers (Straße und Hausnummer)
Postleitzahl und Stadt des Gläubigers
Land des Gläubigers
Zahlungsart (einmalig oder wiederkehrend)
Ort und Zeit der Unterschrift
Unterschrift

Die Vorlage muss außerdem den vorgeschriebenen Autorisationstext und den Hinweis auf das Erstattungsrecht (8 Wochen) enthalten sowie den Satz “Your rights are explained in a statement that you can obtain from your bank.” und klare Anweisungen zur Rücksendung des Formulars. Prüfen Sie, ob das ERP die Felder automatisch ausfüllt, wenn Sie ein Mandat erstellen.

Schritt 3: Mandat für den Kunden erstellen und unterschreiben lassen

Erstellen Sie im ERP ein Mandat für den Kunden. Prüfen Sie, ob das ERP die Mandatsvorlage mit den Kundendaten ausfüllt. Der Kunde unterschreibt das Mandat und sendet es an Sie zurück. Erfassen Sie die Unterschrift und das Datum der Zeichnung im ERP. Das Mandat muss vom Gläubiger oder einem von ihm beauftragten Dritten aufbewahrt werden (VO 260/2012 Art. 5 Abs. 3 a ii). Prüfen Sie, ob das ERP das Mandat speichert und mit dem Kunden verknüpft.

Schritt 4: Vorabinformation senden

Senden Sie dem Kunden eine Vorabinformation mit Betrag und Fälligkeitsdatum. Die Vorabinformation muss spätestens 14 Kalendertage vor dem Fälligkeitsdatum gesendet werden, sofern nicht zwischen Ihnen und dem Kunden ein anderer Zeitrahmen vereinbart ist. Sie können die Vorabinformation zusammen mit der Rechnung oder separat senden. Prüfen Sie, ob das ERP die Vorabinformation automatisch erstellen und senden kann.

Schritt 5: Lastschrift erstellen und freigeben

Erstellen Sie im ERP die Lastschrift. Prüfen Sie, ob das ERP die mandatsbezogenen Datenelemente ausfüllt: eindeutige Mandatsreferenz, Name und IBAN des Kunden, Ihr Name und Ihre IBAN als Zahlungsempfänger, Ihre Gläubiger-ID, die Höhe des Einzugsbetrags, die Art der Lastschrift (wiederkehrende, einmalige, erste, letzte, Rücklastschrift) und das Datum der Zeichnung des Mandats, sofern es nach dem 31. März 2012 erteilt wurde. Prüfen Sie die Daten und geben Sie die Lastschrift frei. Prüfen Sie, ob das ERP die Lastschrift an Ihren Zahlungsdienstleister übermitteln kann.

Schritt 6: Lastschrift an den Zahlungsdienstleister senden

Sie übermitteln die Lastschrift an Ihren Zahlungsdienstleister. Der Zahlungsdienstleister sendet die Lastschrift an den Zahlungsdienstleister des Kunden. Die Lastschrift muss den Zahlungsdienstleister des Kunden spätestens einen Inter-PSP-Geschäftstag (D-1) vor dem Fälligkeitsdatum erreichen. Die Lastschrift darf Ihrer Bank nicht früher als 14 Kalendertage vor dem Fälligkeitsdatum übermittelt werden, sofern nicht zwischen Ihnen und Ihrer Bank anders vereinbart. Klären Sie Ihre eigene Einreichungsfrist (Cut-off Time) mit Ihrer Bank. Prüfen Sie, ob das ERP den Sendeprozess automatisch auslösen kann.

Schritt 7: Rücklastschrift und Erstattung verarbeiten

Wenn der Zahlungsdienstleister des Kunden die Lastschrift nicht ausführen kann, sendet er eine Rücklastschrift an Ihren Zahlungsdienstleister. Die Abwicklung der Rücklastschrift erfolgt spätestens 5 Inter-PSP-Geschäftstage nach dem Abwicklungstag der ursprünglichen Lastschrift. Im Normalfall fällt der Abwicklungstag mit dem Fälligkeitsdatum (D) zusammen, dann ist die Abwicklung der Rücklastschrift spätestens am D + 5 Inter-PSP-Geschäftstage fällig. Weicht der Abwicklungstag vom Fälligkeitsdatum ab (z. B. weil das Fälligkeitsdatum kein Inter-PSP-Geschäftstag ist), berechnet sich die Frist ab dem Abwicklungstag. Prüfen Sie, ob das ERP die Rücklastschrift erfasst und mit der ursprünglichen Lastschrift verknüpft. Der Kunde kann innerhalb von 8 Wochen ab dem Belastungsdatum eine Erstattung verlangen. Bei einer nicht autorisierten Lastschrift, etwa nach Mandatswiderruf, muss der Kunde seinen Anspruch innerhalb von 13 Monaten ab dem Belastungsdatum geltend machen. Das Recht, ein Mandat zu widerrufen, ergibt sich in Deutschland aus § 675j BGB und aus dem SEPA Core Direct Debit Rulebook. Prüfen Sie, ob das ERP die Erstattung automatisch buchen kann.

Schritt 8: Mandat archivieren und 36-Monats-Regel beachten

Prüfen Sie, ob das ERP das Mandat und den Nachweis der Vorabinformation speichert. Wenn Sie ein Mandat 36 Monate lang nicht für eine Lastschrift verwenden, müssen Sie das Mandat stornieren. Sie dürfen dann keine weiteren Lastschriften auf Basis dieses Mandats einziehen. Wenn Sie weiterhin Lastschriften einziehen möchten, müssen Sie ein neues Mandat mit dem Kunden abschließen.

So prüfen Sie das Ergebnis

Prüfen Sie im ERP, ob alle mandatsbezogenen Datenelemente korrekt erfasst sind:

Mandatsreferenz: Die eindeutige Mandatsreferenz ist im Mandat und in der Lastschrift enthalten.
Gläubiger-ID: Ihre Gläubiger-ID ist in der Lastschrift enthalten.
Zahlungsempfänger: Ihr Name und Ihre IBAN als Zahlungsempfänger sind in der Lastschrift enthalten.
IBAN des Kunden: Die IBAN des Kunden ist korrekt und vollständig.
Vorabinformation: Die Vorabinformation wurde spätestens 14 Kalendertage vor dem Fälligkeitsdatum gesendet, sofern nicht anders vereinbart.
Fälligkeitsdatum: Das Fälligkeitsdatum ist korrekt und die Lastschrift wurde rechtzeitig an den Zahlungsdienstleister gesendet.
Rücklastschrift: Wenn eine Rücklastschrift vorliegt, ist sie im ERP erfasst und mit der ursprünglichen Lastschrift verknüpft.
Mandatsarchiv: Das Mandat und der Nachweis der Vorabinformation sind im ERP gespeichert.

Prüfen Sie, ob das ERP für jede Lastschrift folgende Daten speichert: die eindeutige Mandatsreferenz, Name und IBAN des Kunden, Ihr Name und Ihre IBAN als Zahlungsempfänger, Ihre Gläubiger-ID, die Zahlungsart, das Datum der Zeichnung des Mandats, sofern es nach dem 31. März 2012 erteilt wurde, das Datum der Vorabinformation, das Fälligkeitsdatum, den Einzugsbetrag und, falls vorhanden, das Datum der Rücklastschrift und der Erstattung.

Wenn etwas nicht klappt

Symptom	Ursache	Lösung
Lastschrift wird vom Zahlungsdienstleister des Kunden abgelehnt	Fehlende oder falsche Mandatsreferenz	Prüfen Sie die Mandatsreferenz im ERP und korrigieren Sie sie, falls nötig.
Vorabinformation wird nicht gesendet	Fehlende Berechtigung oder falsches Fälligkeitsdatum	Prüfen Sie die Berechtigung im ERP und korrigieren Sie das Fälligkeitsdatum.
Rücklastschrift wird nicht erfasst	Fehlende Verknüpfung mit der ursprünglichen Lastschrift	Prüfen Sie die Verknüpfung im ERP und korrigieren Sie sie, falls nötig.
Erstattung wird nicht gebucht	Fehlende Berechtigung oder falsches Belastungsdatum	Prüfen Sie die Berechtigung im ERP und korrigieren Sie das Belastungsdatum.

Wann Sie Hilfe holen sollten

Wenden Sie sich an Ihre Steuerberatung oder Ihren Zahlungsdienstleister, wenn:

Sie Ihre Gläubiger-ID nicht anfordern können.
Das ERP die mandatsbezogenen Datenelemente nicht korrekt ausfüllt.
Sie eine Rücklastschrift oder Erstattung nicht im ERP verarbeiten können.
Sie unsicher sind, ob die Vorabinformation rechtzeitig gesendet wurde.