QR-Rechnung im ERP verarbeiten: Eingang und Zahlungsabgleich

Eine QR-Rechnung erreicht Sie als Papierblatt mit Zahlteil oder als PDF; bezahlt wird sie über den Swiss QR Code. In der Buchhaltung sind zwei Abläufe zu trennen, und sie fallen in verschiedene Rollen. Beim Eingang sind Sie Rechnungsempfänger: Sie lesen die QR-Rechnung eines Lieferanten ein und lösen die Zahlung aus (Kreditoren). Beim Zahlungsabgleich sind Sie Zahlungsempfänger: Ihre Kundschaft bezahlt Ihre eigenen QR-Rechnungen, die strukturierte Referenz stammt also aus Ihrer Ausgangsrechnung. Der zweite Ablauf setzt voraus, dass diese Referenz unverändert in der Zahlung steht; er greift nicht auf die Referenzen der eingelesenen Lieferantenrechnungen zurück.

Was Sie vorab brauchen

• ERP mit Code-Erfassung und camt-Import: Scanner oder Kamera zum Einlesen des Swiss QR Code, Ausgabe von Zahlungsaufträgen im Format pain.001 und Import der Kunden-Bank-Meldungen camt.053 und camt.054.
• Formatangabe Ihrer Bank: Fragen Sie ab, welche Version der Swiss Payment Standards (SPS 2025 ist seit 22. November 2025 in Kraft) und welche Version der QR-Rechnung bei Ihrem Institut gilt (Version 2.3 gilt bis November 2027, Version 2.4 ab 14. November 2026) und ob es die Gutschriftsanzeige camt.054 als eigene Meldung oder die Auflösung der Sammelbuchungen im camt.053 liefert.
• Stammdaten: für den Eingang die QR-IBAN des Lieferanten, falls er mit QR-Referenz fakturiert, und ein Referenzfeld im offenen Posten, das die Referenz unverkürzt aufnimmt; ist der Lieferant im Register der steuerpflichtigen Personen eingetragen, halten Sie seine Nummer fest (Art. 26 Abs. 2 lit. a MWSTG). Nicht jeder Lieferant ist eingetragen, und wer nicht eingetragen ist oder das Meldeverfahren nach Art. 38 MWSTG anwendet, darf in Rechnungen nicht auf die Steuer hinweisen (Art. 27 Abs. 1 MWSTG). Für den Zahlungsabgleich zusätzlich brauchen Sie Ihre eigene QR-IBAN, falls Sie mit QR-Referenz fakturieren.
• Ablage: Der Buchführung und Rechnungslegung nach Art. 957 Abs. 1 OR unterliegen Einzelunternehmen und Personengesellschaften mit mindestens 500 000 Franken Umsatzerlös im letzten Geschäftsjahr sowie juristische Personen. Die erleichterte Stufe nach Art. 957 Abs. 2 OR gilt für die kleineren Einzelunternehmen und Personengesellschaften, für Vereine und Stiftungen, die nicht verpflichtet sind, sich ins Handelsregister eintragen zu lassen, sowie für Stiftungen, die nach Art. 83b Abs. 2 ZGB von der Pflicht zur Bezeichnung einer Revisionsstelle befreit sind; diese Stufe verlangt nur die Buchführung über Einnahmen und Ausgaben sowie über die Vermögenslage. Wer der Buchführungspflicht unterliegt, bewahrt Buchungsbelege während zehn Jahren ab dem Ablauf des Geschäftsjahres auf (Art. 958f Abs. 1 OR, in Kraft seit 1. Januar 2013).

Schritt für Schritt: Lieferantenrechnung mit QR-Zahlteil verarbeiten

Schritt 1: Rechnung prüfen

Der Swiss QR Code trägt die Zahlungsdaten; im Element «Rechnungsinformationen» kann er zusätzlich strukturierte Angaben des Rechnungsstellers für den Rechnungsempfänger enthalten, die mit der Zahlung nicht weitergeleitet werden. Er ersetzt nicht die Prüfung der vollständigen Rechnung. Prüfen Sie die Rechnung selbst. Nach Art. 26 Abs. 2 MWSTG muss die Rechnung den Leistungserbringer, den Leistungsempfänger und die Art der Leistung eindeutig identifizieren und in der Regel folgende Elemente enthalten: Namen und Ort des Leistungserbringers samt dem Hinweis, dass er im Register der steuerpflichtigen Personen eingetragen ist, und der Nummer, unter der er eingetragen ist (lit. a), Namen und Ort des Leistungsempfängers (lit. b), Datum oder Zeitraum der Leistungserbringung, soweit diese nicht mit dem Rechnungsdatum übereinstimmen (lit. c), Art, Gegenstand und Umfang der Leistung (lit. d), das Entgelt (lit. e) sowie den anwendbaren Steuersatz und den vom Entgelt geschuldeten Steuerbetrag (lit. f); schliesst das Entgelt die Steuer ein, genügt die Angabe des Steuersatzes. Registerhinweis und Steuerangaben setzen einen eingetragenen Lieferanten voraus: Wer nicht im Register der steuerpflichtigen Personen eingetragen ist oder das Meldeverfahren nach Art. 38 MWSTG anwendet, darf in Rechnungen nicht auf die Steuer hinweisen (Art. 27 Abs. 1 MWSTG). Fehlt der Registerhinweis, weil der Lieferant dort nicht eingetragen ist, ist das allein kein Rechnungsmangel.

Ergebnis: Rechnung und Zahlteil liegen getrennt vor; fehlende Angaben sind beim Lieferanten nachgefragt.

Schritt 2: QR-Code erfassen

Erfassen Sie den Code mit Scanner oder Kamera. Die Guidelines sehen diesen Weg ausdrücklich vor: Der Zahler liest den Code in eigener Infrastruktur und übermittelt den Zahlungsauftrag elektronisch, zum Beispiel als pain.001-Meldung. Ihr System prüft den Kopfteil des Codes (Kennzeichen «SPC») und übernimmt Konto, Betrag, Währung und Referenz. Der Betrag ist ein freies Feld: Fehlt er, tragen Sie ihn selbst ein. Zugelassen sind im Code nur CHF und EUR.

Schritt 3: Konto und Referenztyp gegeneinander prüfen

Die zulässigen Kombinationen sind festgelegt: Eine IBAN darf nur mit dem Referenztyp SCOR (Creditor Reference) oder NON (ohne Referenz) im Code stehen, eine QR-IBAN nur mit QRR (QR-Referenz). Der Standard verlangt diese Prüfung, bevor die ausgelesenen Werte weiterverarbeitet werden. Die QR-IBAN trägt die QR-IID des kontoführenden Instituts aus dem Bereich 30000 bis 31999; in den Beispielen der Swiss Payment Standards steht sie an den Stellen 5 bis 9 (QR-IBAN CH4431999123000889012 gegenüber der IBAN CH4412345123000889012). Passt die Kombination nicht zusammen, geht die Rechnung zur Klärung an den Lieferanten zurück. Für Version 2.4, die ab 14. November 2026 gilt, sind QR-IBAN und QR-Referenz auf Rechnungen in Franken begrenzt; Version 2.3 bleibt bis November 2027 gültig, deshalb können bis dahin auch Rechnungen in Euro mit QR-IBAN und QR-Referenz eintreffen.

Ergebnis: Der Referenztyp passt zum Konto, oder der Beleg ist zur Klärung zurückgestellt.

Schritt 4: Referenz prüfen

Die QR-Referenz umfasst immer 27 Zeichen: 26 numerische Stellen und eine Prüfziffer nach Modulo 10 rekursiv; sie darf nicht ausschliesslich aus Nullen bestehen. Die Creditor Reference umfasst 5 bis 25 alphanumerische Zeichen, beginnt mit «RF» und trägt die Prüfziffer nach Modulo 97–10 auf Position 3 und 4. Rechnen Sie die Prüfziffer im ERP nach und stimmen Sie die Referenz mit dem offenen Posten ab. Auf dem Zahlteil steht die QR-Referenz in Fünferblöcken, die Creditor Reference in Viererblöcken; in die Datei gehört die Referenz ohne Leerschläge.

Schritt 5: Zahlungsauftrag erzeugen und freigeben

Im Zahlungsauftrag steht die strukturierte Referenz im Element Creditor Reference Information: Bei einer QR-IBAN gehört der Code «QRR» in das Unterelement Proprietary, bei einer IBAN mit Creditor Reference der Code «SCOR» in das Unterelement Code. Zusammen mit einer QR-IBAN darf das Code-Element nicht geliefert werden. Verändern Sie die Referenz nicht; die Finanzinstitute prüfen sie formal und weisen fehlerhafte Aufträge in der Regel ab. Ohne Referenz (Typ NON) setzen Sie den Verwendungszweck als unstrukturierte Mitteilung von höchstens 140 Zeichen in den Auftrag. Welche Felder die Datei im Einzelnen trägt, beschreibt die Schweizer Bankanbindung mit ISO 20022.

Ergebnis: Der Zahlungslauf enthält Konto, Betrag und die unveränderte Referenz; eine zweite Person gibt ihn frei.

Schritt 6: Buchen und Belege ablegen

Verbinden Sie die Zahlung mit der Lieferantenrechnung und legen Sie Rechnung, Zahlteil und Zahlungsbeleg zusammen ab. Die Belege dürfen auch elektronisch aufbewahrt werden, solange der Zusammenhang mit dem Geschäftsvorfall gewahrt bleibt und sie sich jederzeit wieder lesbar machen lassen (Art. 958f Abs. 3 OR).

QR-Referenz und Creditor Reference im Vergleich

Welche Referenz ein Lieferant verwenden darf, hängt an seinem Konto: Die QR-Referenz setzt eine QR-IBAN voraus, die Creditor Reference eine gewöhnliche IBAN.

Merkmal	QR-Referenz (QRR)	Creditor Reference (SCOR)
Aufbau	26 numerische, frei vergebene Stellen plus eine Prüfziffer	«RF» auf Position 1 und 2, Prüfziffer auf Position 3 und 4, danach alphanumerische Stellen
Länge	immer 27 Zeichen	5 bis 25 Zeichen
Prüfziffer	Modulo 10 rekursiv	Modulo 97–10
Konto im Code	nur QR-IBAN	nur IBAN
Kennzeichen des Kontos	QR-IID aus dem Bereich 30000 bis 31999; eine QR-IBAN dient nur Zahlungseingängen	gewöhnliche Institutskennung in der IBAN, keine QR-IID
Aufdruck auf dem Zahlteil	Fünferblöcke (zwei Zeichen, danach fünf Fünfergruppen)	Viererblöcke
Element im Zahlungsauftrag	Code QRR im Unterelement Proprietary	Code SCOR im Unterelement Code
Prüfung durch die Bank	formale Prüfung über die ganze Verarbeitungskette, fehlerhafte Referenzen werden in der Regel zurückgewiesen	darf nicht verändert werden; wird im standardisierten Verfahren ebenfalls formal validiert
Eintrag im Kontoauszug (standardisiertes Schweizer Verfahren)	Variante 1 (QR-IBAN) oder 2 (QR-IBAN und erste 6 Stellen der QR-Referenz)	Variante 3 (IBAN) oder 4 (IBAN und Stellen 5 bis 10 der Referenz)
Währung	Rechnung und Zahlung nur in CHF (QR-Rechnung Version 2.4, ab 14. November 2026); Rechnungen in Euro sind mit QR-IBAN nur nach Version 2.3 möglich, die bis November 2027 gilt	CHF und EUR; ab November 2027 für Rechnungen in Euro nur noch IBAN mit Creditor Reference oder mit unstrukturierter Mitteilung

Schritt für Schritt: camt.054-Eingänge den offenen Posten zuordnen

Gegenstand sind die Gutschriften auf Ihre Debitorenkonten, also die Zahlungen auf Ihre eigenen QR-Rechnungen. Der Ablauf entspricht dem Bankabgleich mit Zahlungseingängen; schweizspezifisch sind die Referenzarten aus der QR-Rechnung und die Meldungen der Swiss Payment Standards.

Schritt 1: Meldung abholen und Meldungstyp festlegen

Die Gutschriftsanzeige camt.054 zeigt Eingänge einzeln an; die Auflösung einer Sammelbuchung kann auch im camt.053 geliefert werden (zum Formatvergleich siehe Kontoauszug: camt.053 oder MT940). Nach den Swiss Payment Standards bietet nicht jedes Finanzinstitut die Auflösung als eigene camt.054-Meldung an. Halten Sie deshalb schriftlich fest, welche Meldung Ihre Bank in welcher Version liefert, und stellen Sie den Import darauf ein.

Schritt 2: Sammelbuchung auflösen

In den standardisierten Schweizer Verfahren liefert die Bank zu jeder Gutschrift eine Identifikation im Element Entry Reference (NtryRef): die (QR-)IBAN (Varianten 1 und 3) oder zusätzlich die ersten sechs Stellen der QR-Referenz (Variante 2) beziehungsweise die Stellen 5 bis 10 der Creditor Reference (Variante 4); die Varianten 3 und 4 sind auf Eingänge aus SEPA sinngemäss anwendbar (SPS 2025, Swiss Business Rules, Kapitel 4.3.1). Ausserhalb dieser Verfahren ist das Element im ISO-20022-Schema optional und wird nicht zugesichert; fehlt es, entfällt dieser Sammelschlüssel. Die Identifikation dient der Sammelbuchung, nicht dem Abgleich mit der Rechnung. Die einzelnen Eingänge stehen in der Auflösung; prüfen Sie, dass die Summe der Einzelbeträge den Buchungsbetrag ergibt.

Schritt 3: Strukturierte Referenz auslesen

Auf Stufe der einzelnen Transaktion steht die Referenz im Element Creditor Reference Information, die Referenz selbst im Unterelement Reference. Den Typ zeigt das Element Code mit dem Wert SCOR oder das Element Proprietary mit dem Wert QRR. Fehlt die Struktur, bleibt nur der unstrukturierte Text; markieren Sie den Eingang für die manuelle Bearbeitung.

Schritt 4: Referenz normalisieren und zuordnen

Entfernen Sie Leerschläge, vergleichen Sie Gross- und Kleinschreibung unempfindlich und suchen Sie den offenen Posten über die Referenz; wie offene Posten mit Teilzahlungen und Gutschriften geführt werden, steht im Artikel zur Offene-Posten-Liste. Führt die Referenz auf genau einen offenen Posten, ist der Eingang diesem Posten zugeordnet; ausgeglichen ist er erst, wenn der Betrag übereinstimmt oder die Differenz begründet und gebucht ist. Bei mehreren Treffern entscheiden Betrag und Zahlungsbedingungen; bei einer Teilzahlung bleibt die Differenz als Restbetrag offen. Tragen Sie den Restbetrag am offenen Posten ein, damit die Debitorenliste stimmt.

Schritt 5: Eingänge ohne Referenz manuell zuordnen

Bei einer grenzüberschreitenden Zahlung über Swift oder SEPA auf eine QR-IBAN ist nicht sichergestellt, dass eine strukturierte QR-Referenz vorliegt oder dass sie vollständig und korrekt ist; der Entscheid über Gutschrift oder Rückweisung liegt beim Finanzinstitut des Zahlungsempfängers. Die Swiss Business Rules empfehlen für solche Eingänge die Einzelgutschrift ohne QR-IBAN im Element Entry Reference, den Verzicht auf die Sammlung und die Weitergabe der Angaben aus Additional Remittance Information als unstrukturierte Remittance Information (SPS 2025, Kapitel 4.3.3). Solche Eingänge suchen Sie über Betrag, Name des Zahlers und den unstrukturierten Text und halten die Zuordnung im Journal fest.

Schritt 6: Buchen, prüfen, ablegen

Buchen Sie den Eingang, gleichen Sie die Kontrollsumme ab und legen Sie die camt-Datei unverändert ab. Erscheint dieselbe Zahlung einmal einzeln und einmal als Teil einer Sammelbuchung, erkennen Sie die Dublette über das Element Account Servicer Reference auf Stufe der einzelnen Transaktion (Transaction Details, D-Level); für diesen Fall nennt die Guideline der Kunden-Bank-Meldungen dieses Element (SPS 2025, Kapitel 2.4). Für die Ablage gelten die Fristen nach Art. 958f Abs. 1 OR, für die Form Abs. 3 derselben Bestimmung.

So prüfen Sie das Ergebnis

1. Kontrollsumme: Die Summe der gebuchten Eingänge stimmt mit dem Total der camt-Meldung überein.
2. Offene Posten: Jeder zugeordnete Posten trägt die Referenz, jeder ausgeglichene Posten stimmt im Betrag überein oder trägt eine begründete Differenz; die Liste der nicht zugeordneten Eingänge ist leer oder je Position begründet.
3. Belegkette: Zu jedem Eingang liegen Bankmeldung, offener Posten und Rechnung zusammen, vollständig und lesbar vor.
4. Währung: Eine QR-IBAN mit QR-Referenz ist nach Version 2.4, die ab 14. November 2026 gilt, auf Franken begrenzt; Rechnungen in Euro mit QR-IBAN stammen aus der Übergangsfrist, in der Version 2.3 bis November 2027 gilt, und sind ab November 2027 nicht mehr vorgesehen.

Wenn etwas nicht klappt

Symptom	Ursache	Abhilfe
Die Bank weist den Zahlungsauftrag zurück	Formfehler in der Referenz oder falsche Kombination von Konto und Referenztyp	Prüfziffer nachrechnen, Kombination korrigieren, Zeichenfolge aus dem Code übernehmen
Im Kontoauszug steht nur die IBAN	Die Buchung zeigt den Sammelschlüssel; die Referenz liegt in der Auflösung	Auflösung (camt.054) einlesen und den Eingang dort suchen
Referenz gefunden, Betrag weicht ab	Teilzahlung, Skonto oder Abzug	Differenz als Restbetrag am offenen Posten führen und mit der Kundschaft klären
Zwei Buchungen mit derselben Referenz	Dieselbe Zahlung erscheint einzeln und in einer Sammelbuchung	Über Account Servicer Reference auf Stufe der einzelnen Transaktion (Transaction Details) die Dublette erkennen und nur einmal buchen
Keine camt.054-Meldung vorhanden	Das Institut liefert nur das camt.053 mit Auflösung	Formatangabe bei der Bank einholen und den Import umstellen
Eingang ohne strukturierte Referenz	Zahlung aus dem Ausland über Swift oder SEPA oder Zahlung ohne Referenzangabe	Manuell über Betrag, Name und unstrukturierten Text zuordnen
Rechnung in Euro trägt eine QR-IBAN mit QR-Referenz	Version 2.4 lässt diese Kombination ab 14. November 2026 nur für Franken zu; bis November 2027 gilt Version 2.3 noch	Rechnung wie bisher verarbeiten und beim Lieferanten die Umstellung auf IBAN mit Creditor Reference oder mit unstrukturierter Mitteilung ansprechen

Wann Sie Hilfe holen sollten

• Ihre Bank liefert weder eine eigene camt.054-Meldung noch die Auflösung im camt.053, oder die Meldungsversion passt nicht zu Ihrem ERP.
• Die Prüfziffer stimmt bei Lieferantenrechnungen wiederholt nicht: Vergleichen Sie den Inhalt des Swiss QR Code mit dem Wert, den Ihr System importiert hat. Weicht schon der Code ab, klären Sie die Rechnungsstellung mit dem Lieferanten; weicht nur der importierte Wert ab, suchen Sie die Ursache in der Erfassung oder im Import.
• Sie müssen festlegen, wie lange Bankmeldungen aufbewahrt werden und wie die elektronische Ablage gegen Veränderung gesichert wird. Das gehört in die Verfahrensdokumentation und ist mit Ihrer Treuhand oder Steuerberatung abzustimmen; welche Unterlagen die MWST-Kontrolle der ESTV verlangt, steht im Artikel zur MWST-Kontrolle.