E-Rechnung in der Schweiz: Gibt es eine Pflicht?

Eine elektronische Rechnung ist eine Rechnung, die in elektronischer Form übermittelt wird, etwa als PDF-Datei oder als strukturierter Datensatz.

Was die Mehrwertsteuervorschriften regeln

Das Mehrwertsteuergesetz (MWSTG) regelt den Inhalt der Rechnung, nicht ihren Träger. Der Leistungserbringer muss dem Leistungsempfänger auf Verlangen eine Rechnung ausstellen, die den Anforderungen nach Art. 26 Abs. 2 und 3 MWSTG genügt (Art. 26 Abs. 1 MWSTG). Das Gesetz gilt seit 1. Januar 2010 (Art. 116 Abs. 2 MWSTG); ob Sie die Rechnung auf Papier oder elektronisch übermitteln, lässt es offen.

Nach der Auskunft der Eidgenössischen Steuerverwaltung (ESTV) ist bei übermittelten und aufbewahrten Daten, die für den Vorsteuerabzug, die Steuererhebung oder den Steuerbezug relevant sind, unabhängig von der Form der Nachweis des Ursprungs und der Unverändertheit zu erbringen. Als erbracht gilt er, wenn die Grundsätze ordnungsmässiger Buchführung nach Art. 957 ff. des Obligationenrechts (OR) eingehalten sind. Papierrechnung, gescannte Papierrechnung und elektronische Rechnung sind damit gleichgestellt (ESTV, Elektronischer Geschäftsverkehr EGV).

Ob eine E-Rechnung verwendet wird, entscheiden die Vertragsparteien; verbindlich wird sie dort, wo der Empfänger sie vorgibt.

Diese Fälle sind zu unterscheiden

Die Tabelle ordnet jedem Fall zu, was Pflicht ist, was erlaubt bleibt und was das ERP für eine MWST-Prüfung bereithalten muss.

Fall	Was Pflicht ist	Was erlaubt ist	Was das ERP für die MWST-Prüfung behalten muss
B2B: Rechnung an ein Unternehmen	Rechnung auf Verlangen mit den Angaben nach Art. 26 Abs. 2 MWSTG; keine Formvorgabe	Papier, gescannte oder elektronische Rechnung, wie die Parteien es vereinbaren	Rechnung so, dass die Übereinstimmung mit dem Geschäftsvorfall gewährleistet ist und sie wieder lesbar gemacht werden kann (Art. 958f Abs. 3 OR), mit Buchungsbeleg und MWST-Code; eine Formatumstellung ist zulässig, wenn Vollständigkeit, Richtigkeit, Verfügbarkeit und Lesbarkeit gewahrt bleiben, und ist zu protokollieren (Art. 10 GeBüV)
B2C: Rechnung an Privatkundschaft	Rechnung auf Verlangen mit den Angaben nach Art. 26 Abs. 2 MWSTG; bei Kassenzetteln automatisierter Kassen bis 400 Franken entfallen die Empfängerangaben (Art. 26 Abs. 3 MWSTG; Art. 57 MWSTV)	Papier- oder PDF-Rechnung; eine elektronische Rechnung, wenn die Kundschaft sie abrufen kann	Kassabelege und Rechnungen, Grundbücher, Inventare; die Umsatzabstimmung (Art. 128 Abs. 2 MWSTV)
Rechnung an die Bundesverwaltung	Elektronische Einreichung, wenn der Vertragswert 5’000 Franken übersteigt; Kleinbeschaffungen ausgenommen	Strukturierter Datensatz aus dem ERP über einen Service-Provider, mit Teilnehmernummer als elektronischer Rechnungsadresse und Rechnungsreferenz; oder PDF per E-Mail mit Bestellreferenz; auch das Erfassen im Web-Portal eines Service-Providers ist möglich	Die eingereichte E-Rechnung samt Referenzen und die Buchhaltungsbelege
Rechnung des Bundes an Sie	Keine Pflicht zur Teilnahme	Empfang strukturierter E-Rechnungen in die Buchhaltung oder über das E-Banking, auf Anmeldung	Die empfangene Rechnung wie jede Lieferantenrechnung, mit Beleg und Buchung

Was auf der Rechnung stehen muss

Die Rechnung muss den Leistungserbringer, den Leistungsempfänger und die Art der Leistung eindeutig identifizieren und in der Regel diese Elemente enthalten (Art. 26 Abs. 2 MWSTG):

• Name und Ort des Leistungserbringers, wie er im Geschäftsverkehr auftritt, mit dem Hinweis auf den Registereintrag und dessen Nummer
• Name und Ort des Leistungsempfängers
• Datum oder Zeitraum der Leistungserbringung, soweit abweichend vom Rechnungsdatum
• Art, Gegenstand und Umfang der Leistung
• das Entgelt für die Leistung
• den anwendbaren Steuersatz und den vom Entgelt geschuldeten Steuerbetrag; schliesst das Entgelt die Steuer ein, genügt die Angabe des anwendbaren Steuersatzes

Die Fassung von Art. 26 Abs. 2 Bst. a gilt seit 1. Januar 2011 (Fussnote 91 der konsolidierten Fassung: Anhang Ziff. 2 des BG vom 18. Juni 2010 über die Unternehmens-Identifikationsnummer); die übrigen Bestimmungen von Art. 26 gelten seit 1. Januar 2010 (Art. 116 Abs. 2 MWSTG).

Bei Rechnungen, die von automatisierten Kassen ausgestellt werden (Kassenzettel), müssen die Angaben über den Leistungsempfänger nicht aufgeführt werden, solange das ausgewiesene Entgelt 400 Franken nicht übersteigt (Art. 26 Abs. 3 MWSTG; Art. 57 MWSTV). Die Ausnahme betrifft nur die Empfängerangaben; die übrigen Elemente bleiben erforderlich. Solche Kassenzettel berechtigen nicht zu einer Steuerrückerstattung im Vergütungsverfahren (Art. 57 Satz 2 MWSTV).

Den Vorsteuerabzug nehmen Sie für die Ihnen in Rechnung gestellte Inlandsteuer vor (Art. 28 Abs. 1 Bst. a MWSTG). Wann die Steuer als in Rechnung gestellt gilt, regelt Art. 59 MWSTV: Der Leistungserbringer muss die Mehrwertsteuer für den Empfänger erkennbar einfordern. Ob sie zu Recht eingefordert wurde, muss der Empfänger nicht prüfen; weiss er aber, dass die überwälzende Person nicht als steuerpflichtige Person eingetragen ist, ist sein Vorsteuerabzug ausgeschlossen (Art. 59 Abs. 1 und 2 MWSTV).

Rechnungen an den Bund: seit 1. Januar 2016

Gegenüber der Bundesverwaltung ist die elektronische Rechnung verbindlich. Gemäss Beschluss des Bundesrates sind die Lieferanten der Bundesverwaltung verpflichtet, ihre Rechnungen elektronisch einzureichen, sofern der Vertragswert 5’000 Franken übersteigt (ESTV, E-Rechnung für ESTV-Lieferanten). Die Verpflichtung gilt seit dem 1. Januar 2016 (Bundesamt für Landestopografie, Informationsblatt zur E-Rechnung).

Für die Einreichung stehen nach der Darstellung der Eidgenössischen Finanzverwaltung (EFV) drei Wege offen. Beim strukturierten Weg erzeugt Ihr ERP aus den Rechnungsdaten einen Datensatz und übermittelt ihn über einen Service-Provider; dafür trägt der Kundenstamm die Teilnehmernummer der Verwaltungseinheit als elektronische Rechnungsadresse, und die E-Rechnung enthält die Rechnungsreferenz. Beim PDF-Weg erstellen Sie pro Rechnung eine PDF-Datei und senden sie per E-Mail; darin gehört immer die Bestellreferenz (Bestellnummer), damit die Verwaltung die Rechnung zuordnen kann. Der dritte Weg ist das Erfassen der Rechnung im Web-Portal eines Service-Providers, dort tragen Sie die Rechnungsreferenz ein. PDF-Rechnungen über einen Service-Provider nimmt die Bundesverwaltung seit dem 30. Juni 2023 nicht mehr entgegen (EFV, E-Rechnung dem Bund zustellen). Welche Verwaltungseinheiten E-Rechnungen empfangen, führt die EFV in ihrer Liste.

Kantone, Gemeinden und andere öffentliche Stellen erfasst diese Pflicht nicht; klären Sie Vorgaben, Format und Übermittlungsweg beim jeweiligen Empfänger.

Welche Belege das ERP für die MWST-Prüfung liefern muss

Der Bundesrat regelt, unter welchen Voraussetzungen Belege papierlos übermittelt und aufbewahrt werden können (Art. 70 Abs. 4 MWSTG). Die Mehrwertsteuerverordnung verweist dafür auf Art. 957–958f OR und die Geschäftsbücherverordnung (Art. 122 MWSTV). Daraus folgt für das System:

• Aufbewahrungsdauer: Geschäftsbücher und Buchungsbelege sind zehn Jahre aufzubewahren; die Frist beginnt mit dem Ablauf des Geschäftsjahres (Art. 958f Abs. 1 OR). Steuerlich gilt die Aufbewahrung bis zum Eintritt der absoluten Verjährung der Steuerforderung, also zehn Jahre nach Ablauf der Steuerperiode (Art. 70 Abs. 2 MWSTG mit Art. 42 Abs. 6 MWSTG).
• Form: Bücher und Belege können auf Papier, elektronisch oder vergleichbar aufbewahrt werden, wenn die Übereinstimmung mit den zugrunde liegenden Geschäftsvorfällen und Sachverhalten gewährleistet ist und sie jederzeit wieder lesbar gemacht werden können (Art. 958f Abs. 3 OR). Ein Buchungsbeleg ist dabei auch eine Aufzeichnung in elektronischer Form (Art. 957a Abs. 3 OR).
• Integrität: Bücher und Belege müssen so geführt und aufbewahrt werden, dass sie nicht geändert werden können, ohne dass sich das feststellen lässt (Art. 3 GeBüV).
• Informationsträger: Zulässig sind unveränderbare Träger, namentlich Papier und unveränderbare Datenträger; veränderbare Träger nur mit Integritätsschutz, unverfälschbar nachweisbarem Speicherzeitpunkt, dokumentierten Verfahren und aufbewahrten Protokollen (Art. 9 GeBüV).
• Einsicht und Archiv: Die Belege müssen während der Frist innert angemessener Zeit einsehbar und prüfbar und auf Begehren ohne Hilfsmittel lesbar sein (Art. 6 GeBüV). Archivierte und aktuelle Informationen sind zu trennen oder so zu kennzeichnen, dass eine Unterscheidung möglich ist; Zugriffe und Zutritte sind aufzuzeichnen (Art. 7 und 8 GeBüV).
• Dokumentation und Migration: Organisation, Abläufe und Infrastruktur gehören in Arbeitsanweisungen (Art. 4 GeBüV); eine Übertragung in andere Formate ist zulässig, wenn Vollständigkeit, Richtigkeit, Verfügbarkeit und Lesbarkeit gewährleistet bleiben, und sie ist zu protokollieren (Art. 10 GeBüV).

Die ESTV nennt die Unterlagen, die sie für die Kontrolle verlangt: detaillierte Bilanzen und Erfolgsrechnungen aus der EDV, Haupt- und Hilfsbuchhaltungen mit Kontenblättern und MWST-Code, den MWST-Ordner, die Umsatz- und Vorsteuerabstimmung (Art. 128 Abs. 2 MWSTV) sowie Grundbücher, Kassabelege, Inventare und Kopien von Kunden- oder Lieferantenrechnungen (ESTV, Unterlagen für die MWST-Kontrolle). Klären Sie mit Ihrem Systemlieferanten, welche Auswertungen und Belegkopien Ihr ERP dazu liefert. Den Rechnungseingang behandelt QR-Rechnung im ERP verarbeiten, die Kontrollvorbereitung MWST-Kontrolle der ESTV.

Gibt es Ausnahmen?

• Kleinbeschaffungen: Die Eidgenössische Finanzverwaltung nimmt Kleinbeschaffungen von der Pflicht aus (EFV, E-Rechnungen in Kürze); die ESTV nennt als Schwelle einen Vertragswert von über 5’000 Franken (ESTV, E-Rechnung für ESTV-Lieferanten).
• Keine Formvorschrift im B2B und B2C: Ob Papier oder elektronisch, entscheiden die Parteien (ESTV, Elektronischer Geschäftsverkehr EGV).
• Überholte Grundlage: Die Verordnung des EFD über elektronisch übermittelte Daten und Informationen (ElDI-V, SR 641.201.511) ist nicht mehr in Kraft. Die revidierte MWSTV, in Kraft seit 1. Januar 2018, hat Art. 125 MWSTV, die Rechtsgrundlage der ElDI-V, durch Art. 122 MWSTV ersetzt und damit die ElDI-V aufgehoben; die ESTV führt ihre Erläuterungen dazu heute unter den Archivdokumenten (ESTV, Erläuterungen zur ElDI-V vom 18. Oktober 2017). Anleitungen, die daraus Pflichten ableiten, sind für die heutige Rechtslage nicht mehr massgebend.

Checkliste für Ihren Betrieb

• Erzeugt Ihr ERP jede Rechnung mit den Angaben nach Art. 26 Abs. 2 MWSTG, einschliesslich Steuersatz und Steuerbetrag (bei steuerinklusive angegebenem Entgelt genügt der Steuersatz)?
• Kann es eine strukturierte E-Rechnung erzeugen, versenden und eingehende strukturierte Rechnungen einlesen?
• Führt der Kundenstamm für den strukturierten Weg die Teilnehmernummer der Verwaltungseinheit als elektronische Rechnungsadresse, und trägt jede PDF-Rechnung die Bestellreferenz?
• Sind Kassenzettel bis 400 Franken von der Pflicht zu Empfängerangaben getrennt behandelt (Art. 57 MWSTV)?
• Werden Rechnungen und Buchungsbelege mit Integritätsschutz oder unveränderbar, inventarisiert und zehn Jahre aufbewahrt (Art. 958f OR; Art. 3 und 9 GeBüV)?
• Liefert das ERP die Umsatz- und Vorsteuerabstimmung für die Kontrolle (Art. 128 Abs. 2 MWSTV)?
• Werden Datenmigrationen protokolliert und die Protokolle wie die Daten aufbewahrt (Art. 10 Abs. 3 GeBüV)?
• Kennen Sie die Vorgaben der Kantone und Gemeinden, an die Sie Rechnungen stellen? Änderungen im Kundenstamm nehmen Sie über Debitoren und Kreditoren anlegen vor.