MWST-Kontrolle der ESTV: Welche Unterlagen bereitzuhalten sind

Die ESTV nennt die Unterlagen ihrer Kontrolle in der Publikation zur MWST-Kontrolle und in der MWST-Info 16. Entscheidend ist, was das ERP liefert: Kontenblätter mit Steuercode, Belegverknüpfung und die Abstimmungen zur Deklaration.

Was die ESTV bei einer Kontrolle verlangen darf

Die Kontrollbefugnis reicht so weit, wie es die Abklärung des Sachverhalts erfordert: Die ESTV prüft bei der steuerpflichtigen Person; diese muss Buchhaltung und Belege zugänglich machen (Art. 78 Abs. 1 MWSTG, in Kraft seit 1. Januar 2010) und über alle dafür bedeutsamen Tatsachen Auskunft geben (Art. 68 Abs. 1 MWSTG).

Als Kontrolle gilt auch das Einfordern und Überprüfen von umfassenden Unterlagen (Art. 78 Abs. 2 MWSTG). Die in Art. 128 Abs. 1–3 MWSTV genannten Unterlagen kann die ESTV aber jederzeit verlangen; solches Einfordern gilt nicht als Kontrolle im Sinn von Art. 78 Abs. 2 MWSTG (Art. 128 Abs. 4 MWSTV). Dazu gehören die Jahresrechnung – oder bei fehlender Buchführungspflicht eine Aufstellung über Einnahmen, Ausgaben und Geschäftsvermögen –, der Revisionsbericht, soweit ein solcher zu erstellen ist, die Umsatzabstimmung sowie bei Abrechnung nach der effektiven Methode die Vorsteuerabstimmung und eine Aufstellung über die vorgenommenen Vorsteuerkorrekturen und -kürzungen (Art. 128 Abs. 1 lit. b, c, e und f MWSTV).

Eine Kontrolle ist schriftlich anzukündigen; ausnahmsweise kann die ESTV darauf verzichten (Art. 78 Abs. 3 MWSTG). Die Ankündigung oder der Beginn einer unangekündigten Kontrolle unterbricht die fünfjährige Festsetzungsfrist (Art. 42 Abs. 1 und 2 MWSTG). Auf begründetes Gesuch ist innert zwei Jahren zu kontrollieren (Art. 78 Abs. 4, in Kraft seit 1. Januar 2012).

Für wen die Kontrolle gilt – und für wen nicht

Die Kontrolle trifft die im Register eingetragenen steuerpflichtigen Personen (Art. 66 MWSTG), unabhängig von der Betriebsgrösse und davon, ob sie effektiv oder nach Saldosteuersätzen abrechnen. Auch bei der Saldosteuersatzmethode prüft die ESTV die Aufwandseite, weil dort die Bezugsteuer hängt (ESTV, Ablauf einer MWST-Kontrolle).

Die ESTV überprüft auch, ob die Anmeldepflicht erfüllt war (Art. 77 MWSTG); wer nicht eingetragen ist, kann als auskunftspflichtige Drittperson behandelt werden (Art. 73 Abs. 2 lit. a MWSTG). Betroffen ist auch, wer nach Art. 957 Abs. 2 OR nur über Einnahmen und Ausgaben Buch führt.

Diese Unterlagen verlangt die ESTV

Die Liste wird bei der telefonischen Anmeldung bekannt gegeben; genannt werden insbesondere (ESTV, Unterlagen für die MWST-Kontrolle, Stand 22. September 2026):

Unterlage	Was Buchhaltung und ERP liefern müssen
Bilanzen und Erfolgsrechnungen, detailliert (EDV-Auswertung)	Jahresabschluss und Kontenblätter mit Saldo je Konto
Revisionsstellenbericht (soweit für Sie ein solcher zu erstellen ist) und Steuererklärung der direkten Steuern	Beleg mit Datum und Version; Veranlagungsverfügungen je Geschäftsjahr
Buchhaltung und Kontenblätter mit MWST-Code	Steuercode je Buchung und Konto, siehe Steuercodes für die MWST-Abrechnung
MWST-Ordner inklusive Berechnung der Privatanteile Fahrzeuge	Auswertungen je Steuerperiode, Berechnung der Privatanteile
Umsatzabstimmung gegenüber Ziffer 200 der Abrechnungsformulare (Art. 128 Abs. 2 MWSTV)	Salden der Ertragskonten mit Abgrenzungen und Sonderposten
Vorsteuerabstimmung: verbuchte Vorsteuer gegenüber der Deklaration (nur bei Abrechnung nach der effektiven Methode)	Vorsteuerkonten oder Vorsteuerjournal
Leasingverträge; AHV-Lohnsummendeklaration mit den Mitarbeitenden	Vertrags- und Anlagenstammdaten; Lohnbuchhaltung je Person
Grundbücher, Kassabelege, Inventare, Kunden- und Lieferantenrechnungen, Ein- und Ausfuhrdokumente	Anlagenbuchhaltung, Kassensystem, Belegarchiv, elektronische Veranlagungsverfügungen

Kontrolliert werden in der Regel alle abgeschlossenen, nicht verjährten Steuerperioden (ESTV, Termin für die MWST-Kontrolle).

Umsatzabstimmung und Vorsteuerabstimmung

Die Umsatzabstimmung zeigt, wie die Deklaration der Steuerperiode unter Berücksichtigung der Steuersätze oder der Saldosteuersätze mit dem Jahresabschluss in Übereinstimmung gebracht wird. Zu berücksichtigen sind namentlich Betriebsumsatz, Erträge auf Aufwandkonten, konzerninterne Verrechnungen, Betriebsmittelverkäufe, Vorauszahlungen, übrige Zahlungseingänge, geldwerte Leistungen, Erlösminderungen, Debitorenverluste und nicht umsatzrelevante Abschlussbuchungen (Art. 128 Abs. 2 lit. a–j MWSTV). Bei Abrechnung nach der effektiven Methode zeigt die Vorsteuerabstimmung, dass die Vorsteuern gemäss Vorsteuerkonten mit den deklarierten übereinstimmen (Art. 128 Abs. 1 lit. e und Abs. 3 MWSTV).

Die ESTV-Checkliste fragt zusätzlich nach Leistungen an das Personal (Art. 47 MWSTV), nach nur wegen des Aussenauftritts deklarierten Erträgen (Art. 20 Abs. 1 MWSTG) und nach Vorsteuerkorrekturen und -kürzungen (Art. 30 und 33 MWSTG; MWST-Info 16, Ziff. 3.1). Sie hält dabei zwei Fälle auseinander: Den Privatanteil für ein Geschäftsfahrzeug erfasst sie unter den Leistungen an das Personal nach Art. 47 MWSTV; die Privatanteile und Naturalbezüge des Inhabers eines Einzelunternehmens (Beispiele der ESTV: Lebensmittel, Tabak, Tabakerzeugnisse für den privaten Gebrauch) ordnet sie dagegen den Vorsteuerkorrekturen für die private Verwendung nach Art. 30 und 31 MWSTG zu (MWST-Info 16, Ziff. 3.1).

Die Werte für die Abrechnung sind in geeigneter Weise festzuhalten: bei der effektiven Methode aufgeteilt nach Steuersätzen, Vorsteuerarten und Korrekturen (Art. 126 Abs. 1 MWSTV), bei Saldosteuersätzen je Satz (Art. 127 Abs. 1 MWSTV). Bei mehreren bewilligten Saldosteuersätzen gehören die Erträge je Satz auf ein eigenes Ertragskonto (Art. 84 Abs. 3 MWSTV, in Kraft seit 1. Januar 2025; MWST-Info 12, Ziff. 12.3).

Beispielrechnung mit erfundenen Zahlen: Die Erfolgsrechnung weist einen Betriebsumsatz von CHF 1’250’000 aus. Dazu kommen ein Erlös aus dem Verkauf von Altmaterial von CHF 2’000, der auf einem Aufwandkonto verbucht wurde, und der Verkauf einer Maschine für CHF 18’000 netto. Beide Posten sind in der Umsatzabstimmung zu berücksichtigen (Art. 128 Abs. 2 lit. b und d MWSTV); der in der Umsatzabstimmung zu berücksichtigende Umsatz beträgt CHF 1’250’000 + CHF 2’000 + CHF 18’000 = CHF 1’270’000. Zum Normalsatz steuerbar sind die zusätzlichen CHF 20’000: CHF 20’000 × 8,1 Prozent = CHF 1’620 (Art. 25 Abs. 1 MWSTG, in Kraft seit 1. Januar 2024). Eine Lieferantengutschrift von CHF 2’000 netto ist dagegen kein Umsatz: Wird der aufgewendete Einkaufspreis korrigiert, ist der Vorsteuerabzug anzupassen (Art. 41 Abs. 2 MWSTG). Bei ursprünglichem Satz von 8,1 Prozent und entsprechend abgezogener Vorsteuer beträgt die Berichtigung hier CHF 2’000 × 8,1 Prozent = CHF 162.

Belege, Prüfspur und Aufbewahrung

Jede Buchung muss belegt werden können (Art. 957a Abs. 2 Ziff. 2 OR, in Kraft seit 1. Januar 2013); Buchungsbelege sind alle Aufzeichnungen auf Papier oder in elektronischer Form, die den Geschäftsvorfall nachvollziehbar machen (Art. 957a Abs. 3 OR). Die ESTV nennt Kunden- und Lieferantenrechnungen, Zahlungsbelege, Registrierkassenstreifen, Verträge, elektronische Veranlagungsverfügungen und interne Belege (MWST-Info 16, Ziff. 1.3).

Die Prüfspur verfolgt jeden Geschäftsvorfall vom Einzelbeleg bis zur MWST-Abrechnung und zurück; sie muss ohne Zeitverlust und stichprobenweise jederzeit gewährleistet sein. Verlangt sind verständliche Buchungstexte, Belege mit Kontierungs- und Zahlungsvermerken und eine geordnete Klassierung; auf Sammelbuchungen ist nach Möglichkeit zu verzichten, und nicht verbundene Nebensysteme brauchen ein gemeinsames Ordnungsmerkmal sowie wahlfreien Zugriff über Sortier- und Filterfunktionen (MWST-Info 16, Ziff. 1.5).

Steuerpflichtige Personen bewahren ihre Geschäftsbücher, Belege, Geschäftspapiere und sonstigen Aufzeichnungen bis zum Eintritt der absoluten Verjährung auf, also zehn Jahre nach Ablauf der Steuerperiode, in der die Steuerforderung entstanden ist (Art. 70 Abs. 2 und Art. 42 Abs. 6 MWSTG); Art. 958f OR mit zehn Jahren ab Ablauf des Geschäftsjahres bleibt vorbehalten. Geschäftsunterlagen, die für die Berechnung der Einlageentsteuerung und des Eigenverbrauchs von unbeweglichen Gegenständen benötigt werden: 20 Jahre (Art. 70 Abs. 3 MWSTG).

Wer buchführungspflichtig ist und Belege papierlos übermittelt oder aufbewahrt, unterliegt zusätzlich Art. 957–958f OR und der Geschäftsbücherverordnung (Art. 70 Abs. 4 MWSTG; Art. 122 MWSTV): keine Änderung ohne Nachweis (Art. 3 GeBüV), Einsicht und Prüfung innert angemessener Frist (Art. 6 Abs. 1 und 2 GeBüV), die Möglichkeit, die Geschäftsbücher auf Begehren einer berechtigten Person ohne Hilfsmittel lesbar zu machen (Art. 6 Abs. 3 GeBüV), Aufzeichnung der Zugriffe (Art. 8 GeBüV) sowie bei veränderbaren Trägern ein Integritätsverfahren, ein unverfälschbar nachweisbarer Speicherzeitpunkt und aufbewahrte Protokolle und Logfiles (Art. 9 Abs. 1 lit. b GeBüV) und ein Migrationsprotokoll (Art. 10 Abs. 3 GeBüV). Die ESTV kann Zugriff auf andere Datenträger und die nötigen Hilfsmittel verlangen (ESTV, MWST-Kontrolle). Siehe Belege scannen und vernichten und Anforderungen der GeBüV.

Typische Lücken im ERP

Lücke	Symptom bei der Kontrolle	Prüfung im Vorfeld
Steuercode fehlt auf Buchungen oder Konten	Kontenblätter mit MWST-Code fehlen	Je Ertrags- und Aufwandkonto prüfen, ob ein Steuercode gesetzt ist
Keine Umsatzabstimmung, Sonderposten fehlen	Differenz zwischen Jahresabschluss und deklariertem Umsatz	Abstimmung gegen Ziffer 200 erstellen (Art. 128 Abs. 2 MWSTV)
Vorsteuerkonten nicht abgestimmt	Vorsteuerabzug nicht nachvollziehbar	Bei Abrechnung nach der effektiven Methode das Vorsteuerjournal je Periode mit der Deklaration vergleichen (Art. 128 Abs. 1 lit. e und Abs. 3 MWSTV)
Sammelbuchungen ohne separates Journal	Prüfspur reisst ab, Beträge nicht zurückführbar	Sortier- und Filterzugriff auf Belegebene testen (MWST-Info 16, Ziff. 1.5)
Privatanteile des Inhabers nicht korrigiert (private Fahrzeugkosten, Naturalbezüge)	Vorsteuerabzug zu hoch; die Vorsteuerkorrektur fehlt in der Abrechnung	Vorsteuerkorrekturen für Privatanteile und für gemischte Verwendung nach Art. 30 und 31 MWSTG rechnen (MWST-Info 16, Ziff. 3.1)
Leistungen des Arbeitgebers an das Personal nicht als Entgelt erfasst (Privatanteil Geschäftsfahrzeug)	Entgelt fehlt in der Umsatzabstimmung	Im Lohnausweis zu deklarierende Leistungen gelten als entgeltlich (Steuer vom für die direkten Steuern massgebenden Betrag), nicht zu deklarierende als nicht entgeltlich (Art. 47 Abs. 2 und 3 MWSTV; MWST-Info 16, Ziff. 3.1)
Belege nicht auffindbar oder keiner Buchung zuordenbar	Belegnachweis je Buchung fehlt	Belege so klassieren, dass jeder Buchungsvorgang belegt ist; Papieraufbewahrung ist zulässig (Art. 957a Abs. 2 Ziff. 2 und Art. 958f Abs. 3 OR)
Mehrere Saldosteuersätze auf einem Ertragskonto	Umsatz je Satz nicht bestimmbar	Je Ertragsart ein separates Ertragskonto führen (Art. 84 Abs. 3 MWSTV)

Fristen, Abschluss und Folgen bei Lücken

Die Abrechnung ist innert 60 Tagen nach Ablauf der Abrechnungsperiode unaufgefordert einzureichen (Art. 71 Abs. 1 MWSTG). Mängel aus dem Jahresabschluss sind spätestens in der Abrechnung jener Periode zu korrigieren, in die der 180. Tag nach Ende des Geschäftsjahres fällt (Art. 72 Abs. 1 MWSTG).

Mit der Einschätzungsmitteilung, die innert 360 Tagen seit der Ankündigung vorliegen muss, wird der Umfang der Steuerforderung der kontrollierten Periode festgehalten (Art. 78 Abs. 5 MWSTG); rechtskräftig wird sie durch schriftliche Anerkennung oder vorbehaltlose Bezahlung (Art. 43 Abs. 1 lit. b MWSTG), bis dahin sind Korrekturen möglich (Art. 43 Abs. 2 MWSTG, unverändert seit 1. Januar 2010). Wer nicht einverstanden ist, kann eine Verfügung verlangen (Art. 82 MWSTG).

Sind die Aufzeichnungen lückenhaft oder weichen die ausgewiesenen Ergebnisse offensichtlich vom wirklichen Sachverhalt ab, setzt die ESTV die Steuerforderung nach pflichtgemässem Ermessen fest; die Festsetzung ergeht mit einer Einschätzungsmitteilung (Art. 79 MWSTG). Bei einer Nachbelastung setzt die ESTV in der Regel einen mittleren Verfall als Beginn der Zinsberechnung ein; ein Verzugszins wird bei verspäteter Zahlung ohne Mahnung geschuldet (Art. 87 Abs. 1 MWSTG), nicht aber bei einer Nachbelastung, die auf einem Fehler beruht, der bei richtiger Abwicklung beim Bund zu keinem Steuerausfall geführt hätte (Art. 87 Abs. 2 MWSTG). Der Verzugszins ist keine Busse (ESTV, MWST-Kontrolle). Wer vorsätzlich im Rahmen einer behördlichen Kontrolle oder eines Verwaltungsverfahrens, das auf die Festsetzung der Steuerforderung oder den Steuererlass gerichtet ist, auf entsprechende Nachfrage hin keine, unwahre oder unvollständige Angaben macht und dadurch die Steuerforderung zulasten des Staates verkürzt, wird mit Busse bis zu 800 000 Franken bestraft (Art. 96 Abs. 4 lit. b MWSTG).

Mit Busse bestraft wird, wer vorsätzlich oder fahrlässig Geschäftsbücher, Belege, Geschäftspapiere und sonstige Aufzeichnungen nicht ordnungsgemäss führt, ausfertigt, aufbewahrt oder vorlegt (Art. 98 lit. e MWSTG); da das MWSTG keine Höhe nennt, gilt der Höchstbetrag von 10 000 Franken (Art. 106 Abs. 1 StGB).

Checkliste für die Kontrollvorbereitung

1. Jahresabschluss und Kontenblätter mit MWST-Code je Konto exportierbar machen.
2. Umsatzabstimmung je Steuerperiode gegen Ziffer 200 der Abrechnungsformulare erstellen und ablegen (Art. 128 Abs. 2 MWSTV).
3. Bei Abrechnung nach der effektiven Methode die Vorsteuerabstimmung sowie die Aufstellung über die vorgenommenen Vorsteuerkorrekturen und -kürzungen bereitlegen (Art. 128 Abs. 1 lit. e und f, Abs. 3 MWSTV).
4. Steuercodes auf den MWST-relevanten Konten und Buchungen kontrollieren und in der MWST-Abrechnung mit der Buchhaltung abgleichen.
5. Prüfspur testen: von einer Stichprobe der Abrechnung zum Einzelbeleg und zurück.
6. Belegnachweis je Buchung prüfen; Registrierkassenstreifen und Ausgangsrechnungen auffindbar halten.
7. Privatanteile und Naturalbezüge beim Einzelunternehmen als Vorsteuerkorrekturen nach Art. 30 und 31 MWSTG und Leistungen an das Personal nach Art. 47 MWSTV getrennt verbuchen.
8. Bezugsteuern auf ausländischen Leistungen verbuchen.
9. Aufbewahrung prüfen: Löschsperren, die Möglichkeit, die Geschäftsbücher auf Begehren ohne Hilfsmittel lesbar zu machen (Art. 6 Abs. 3 GeBüV), Protokolle und Migrationsnachweise.
10. Ertragskonten je bewilligtem Saldosteuersatz trennen (Art. 84 Abs. 3 MWSTV).