Steuercodes im ERP für die MWST-Abrechnung in der Schweiz

Eine Umsatzbuchung ohne den richtigen Steuercode stimmt im Journal, aber nicht in der MWST-Abrechnung. Der Steuercode hält fest, welcher Steuersatz gilt, auf welches MWST-Konto gebucht wird und unter welcher Ziffer der Betrag in der Abrechnung erscheint. Weil beide Abrechnungsmethoden verschiedene Ziffern verwenden, braucht jede ihren eigenen Codesatz.

Was Sie vorab brauchen

• die Abrechnungsmethode: effektiv oder Saldosteuersatz (Art. 36 und 37 MWSTG);
• bei Saldosteuersatz die von der ESTV bewilligten Sätze;
• die drei Steuersätze 8,1, 2,6 und 3,8 Prozent, seit 1. Januar 2024 (Art. 25 MWSTG);
• das Abrechnungsformular der ESTV in der Fassung Ihrer Periode, weil darauf die Ziffern stehen;
• einen Kontenplan mit getrennten Konten für die Ausgangssteuer und die Vorsteuer, etwa der Kontenrahmen KMU.

Die Ziffer ist die Nummer einer Zeile des Abrechnungsformulars der ESTV, keine Gesetzesbestimmung. Die Praxis der ESTV steht in den webbasierten MWST-Praxispublikationen (MWST-Infos und MWST-Branchen-Infos).

Schritt für Schritt: Steuercodes im ERP anlegen

Schritt 1: Abrechnungsmethode festhalten

Bei der effektiven Abrechnungsmethode berechnet sich die Steuerforderung aus der geschuldeten Inlandsteuer, der Bezugsteuer und der im Verlagerungsverfahren deklarierten Einfuhrsteuer, abzüglich des Vorsteuerguthabens der Periode (Art. 36 Abs. 2 MWSTG). Jeder Steuersatz bekommt eine eigene Steuerziffer, und die Vorsteuer wird getrennt abgezogen.

Bei der Saldosteuersatzmethode wird die Steuerforderung durch Multiplikation des Totals aller steuerbaren Entgelte einschliesslich Steuer mit dem bewilligten Satz ermittelt (Art. 37 Abs. 2 MWSTG); Vorsteuerziffern gibt es hier nicht. Die Methode steht Betrieben bis 5’024’000 Franken Umsatz aus steuerbaren Leistungen und höchstens 108’000 Franken Steuer je Jahr offen (Art. 37 Abs. 1 MWSTG); abgerechnet wird grundsätzlich halbjährlich (Art. 35 Abs. 1 MWSTG); auf Antrag erfolgt sie bei einem Umsatz von nicht mehr als 5’005’000 Franken pro Jahr aus steuerbaren Leistungen jährlich (Art. 35 Abs. 1bis Bst. b MWSTG), und diese Möglichkeit nennt die ESTV ausdrücklich (Art. 35a MWSTG; ESTV, MWST-Info 12, Ziff. 1.2).

Führen Sie je Methode einen eigenen Codesatz: Ein Normalsatzumsatz führt bei der effektiven Methode in Ziffer 303, bei der Saldosteuersatzmethode in Ziffer 323.

Schritt 2: Die Umsatzseite auf Ziffer 200 legen

Die Abrechnung beginnt mit Ziffer 200, dem weltweiten Umsatz aus allen in Rechnung gestellten oder vereinnahmten Entgelten, einschliesslich der optierten und der im Ausland erbrachten Leistungen. Entgelte aus von der Steuer ausgenommenen Leistungen, für die nach Art. 22 MWSTG optiert wird, weist das Formular zusätzlich unter Ziffer 205 aus; diese Ziffer ist eine Zusatzangabe, sie wird nicht abgezogen und geht nicht in die Ziffer 289 ein (ESTV, MWST-Info 15, Ziff. 1.3).

Erst danach folgen die Abzüge: Ziffer 220 für von der Steuer befreite Leistungen wie Exporte (Art. 23 MWSTG), Ziffer 221 für Leistungen mit Ort im Ausland (Art. 8 MWSTG), Ziffer 225 für Übertragungen im Meldeverfahren (Art. 38 MWSTG), Ziffer 230 für von der Steuer ausgenommene Leistungen, für die nicht nach Art. 22 MWSTG optiert wird (Art. 21 MWSTG), Ziffer 235 für Entgeltsminderungen und Ziffer 280 für Diverses wie den Wert des Bodens. Bei der effektiven Methode gehören Leistungen mit Ort im Ausland, für deren Versteuerung im Inland nach Art. 22 MWSTG nicht optiert werden könnte, zwingend unter Ziffer 230 statt unter Ziffer 221; sie berechtigen nicht zum Vorsteuerabzug (Art. 29 Abs. 1bis MWSTG; ESTV, MWST-Info 15, Ziff. 1.3).

Ziffer 289 ist die Summe der Abzüge der Ziffern 220 bis 280, Ziffer 299 der steuerbare Gesamtumsatz, also Ziffer 200 abzüglich Ziffer 289. Die steuerbaren und die optierten Entgelte werden nicht abgezogen: sie bleiben in Ziffer 299 und werden von dort über die Steuerziffern 303, 313 und 343 versteuert.

Jede Erlöszeile braucht daher einen Steuercode, der festhält, ob der Betrag steuerbar bleibt und unter welche Steuerziffer er gehört oder unter welcher Abzugsziffer er wieder abgesetzt wird. Schickt ein Code einen befreiten Umsatz nur in Ziffer 200, ohne ihn unter Ziffer 220 abzuziehen, wird Ziffer 299 zu hoch.

Schritt 3: Steuercodes den Ziffern zuordnen

Die Tabelle ordnet typische Geschäftsvorfälle einem Steuercode und der Ziffer der MWST-Abrechnung zu, getrennt nach effektiver Methode und Saldosteuersatz. Die Codenamen sind Beispiele.

Geschäftsvorfall	Steuercode (Beispiel)	Ziffer effektive Methode	Ziffer Saldosteuersatz
Inländische Leistung, Normalsatz 8,1 Prozent	MWST81	303	323
Inländische Leistung, reduzierter Satz 2,6 Prozent	MWST26	313	323
Beherbergungsleistung, Sondersatz 3,8 Prozent	MWST38	343	323
Von der Steuer befreite Leistung, etwa Export (Art. 23)	MWSTFREI	220	220
Leistung mit Ort im Ausland (Art. 8)	MWSTAUSL	221; ohne Optionsmöglichkeit nach Art. 22 MWSTG (Art. 29 Abs. 1bis): 230	221 nach ESTV, MWST-Info 12, Ziff. 10.1
Von der Steuer ausgenommene Leistung ohne Option (Art. 21)	MWSTAUSG	230	230
Ausgenommene Leistung mit Option (Art. 22)	MWSTOPT	205 (Zusatzangabe) und die Steuerziffer des anwendbaren Satzes (303, 313 oder 343)	nur bei Leistungen nach Art. 21 Abs. 2 Ziff. 26: 323; sonst ausgeschlossen (Art. 77 Abs. 3 MWSTV)
Übertragung im Meldeverfahren (Art. 38)	MWSTMELD	225	225
Entgeltsminderung wie Skonto und Rabatt	MWSTSKONTO	235	235
Diverses wie der Wert des Bodens	MWSTDIVERS	280	280
Bezugsteuer auf einer ausländischen Dienstleistung	BEZUG81	383	383
Vorsteuer auf Material- und Dienstleistungsaufwand	VSTAUFW	400, unter Vorbehalt der Art. 29 und 33 MWSTG	entfällt
Vorsteuer auf Investitionen und übrigem Betriebsaufwand	VSTINV	405, unter Vorbehalt der Art. 29 und 33 MWSTG	entfällt

Jeder steuerbare oder optierte Umsatz bleibt in Ziffer 200 und wird nicht über die Ziffern 220 bis 280 abgezogen; abgezogen werden dort die Entgelte, die im Inland nicht steuerbar oder von der Steuer befreit sind, ferner Entgeltsminderungen und der Wert des Bodens. Die in Ziffer 299 verbleibenden steuerbaren und optierten Entgelte werden auf die Steuerziffern 303, 313 und 343 aufgeteilt. Deshalb steht Ziffer 200 nicht als eigenes Ziel in der Tabelle, und Ziffer 205 ist eine Zusatzangabe ohne Abzugswirkung. Für Leistungen bis 31. Dezember 2023 galten die Ziffern 302, 312 und 342, bei der Saldosteuersatzmethode die Ziffer 322. Die ESTV ordnet Ziffer 400 den Vorsteuern auf dem Material- und Dienstleistungsaufwand der Kontoklasse 4 zu, namentlich den Drittleistungen von Dienstleistungsbetrieben; Vorsteuern auf übrigen Dienstleistungen gehören unter Ziffer 405 (ESTV, MWST-Info 15, Ziff. 1.4). Auch die Option nach Art. 22 MWSTG ist nicht unbeschränkt: ausgeschlossen ist sie für Leistungen nach Art. 21 Abs. 2 Ziff. 18, 19 und 23 sowie für die Ziff. 20 und 21, wenn der Gegenstand vom Empfänger ausschliesslich für Wohnzwecke genutzt wird oder werden soll (Art. 22 Abs. 2 MWSTG). Den Zusammenhang der Ziffern beschreibt das Glossar zur MWST-Abrechnung.

Schritt 4: Vorsteuercodes anlegen (nur effektive Methode)

Bei der effektiven Methode ziehen Sie die Vorsteuer getrennt ab, aber nur im Rahmen der unternehmerischen Tätigkeit und unter Berücksichtigung der Einschränkungen im Vorsteuerabzugsrecht nach den Artikeln 29 und 33 MWSTG (Art. 28 Abs. 1 MWSTG; ESTV, MWST-Info 15, Ziff. 1.4). Ziffer 400 nimmt die Vorsteuer auf Material- und Dienstleistungsaufwand auf, Ziffer 405 die Vorsteuer auf Investitionen und übrigen Betriebsaufwand; beide umfassen Inland-, Bezugs- und Einfuhrsteuer. Die Ziffern 410, 415 und 420 nehmen Einlageentsteuerung, Vorsteuerkorrekturen und Vorsteuerkürzungen auf, Ziffer 479 ist das Total der Ziffern 400 bis 420.

Legen Sie je Vorsteuerart einen Steuercode mit dem richtigen Vorsteuerkonto an. Bei der Saldosteuersatzmethode entfallen diese Codes; die Vorsteuer ist im Satz enthalten (Art. 37 Abs. 2 und 3 MWSTG). Die Ziffer 415 der Saldosteuersatz-Abrechnung ist keine Vorsteuerziffer: Sie nimmt Korrekturen bei der Übernahme im Meldeverfahren auf (ESTV, MWST-Info 12, Ziff. 18.1.4).

Schritt 5: Bezugsteuer und Meldeverfahren abbilden

Die Bezugsteuer steht in beiden Methoden unter Ziffer 383 und wird mit dem Entgelt ohne MWST zum gesetzlichen Satz deklariert, nicht zum Saldosteuersatz. Legen Sie dafür einen eigenen Steuercode an; bei der effektiven Methode ziehen Sie denselben Betrag wieder als Vorsteuer ab, soweit die Voraussetzungen des Vorsteuerabzugs erfüllt sind (Art. 28 Abs. 1, Art. 29 und 33 MWSTG; ESTV, MWST-Info 15, Ziff. 1.4). Wie die Bezugsteuer entsteht, steht im Artikel Bezugsteuer in der Schweiz.

Übertragungen im Meldeverfahren nach Art. 38 MWSTG deklarieren Sie unter Ziffer 225 und laden das Formular 764 mit der Abrechnung hoch.

Schritt 6: Saldosteuersatz-Mandanten getrennt führen

Bei der Saldosteuersatzmethode deklarieren Sie alle steuerbaren Entgelte einschliesslich MWST unter Ziffer 323 und multiplizieren sie mit dem bewilligten Satz. Wurden Ihnen mehrere Saldosteuersätze bewilligt, müssen Sie die Erträge für jeden Satz separat verbuchen (Art. 84 Abs. 3 MWSTV). Ein Steuercode für die Option nach Art. 22 MWSTG ist nur in einem Fall nötig: Wer nach Saldosteuersätzen abrechnet, kann nur für Leistungen nach Art. 21 Abs. 2 Ziff. 26 MWSTG optieren, namentlich für die Veräusserung von im eigenen Betrieb gewonnenen Erzeugnissen der Landwirtschaft, der Forstwirtschaft und der Gärtnerei; für alle übrigen von der Steuer ausgenommenen Leistungen ist die Option ausgeschlossen (Art. 77 Abs. 3 MWSTV; ESTV, MWST-Info 12, Ziff. 12.1). Ein solches Entgelt bleibt in Ziffer 200 und wird mit dem Saldosteuersatz unter Ziffer 323 versteuert.

In den Rechnungen an die Kundschaft geben Sie weiterhin die gesetzlichen Steuersätze an, nicht den Saldosteuersatz (ESTV, MWST-Info 12, Ziff. 1.2). Der Steuercode auf der Rechnung und der im Abrechnungsjournal können deshalb auseinanderfallen.

So prüfen Sie das Ergebnis

Rechnen Sie eine Abrechnungsperiode einmal von Hand nach und vergleichen Sie sie mit dem ERP. Das folgende Beispiel ist erfunden: ein Handelsbetrieb mit effektiver Methode, ein Quartal.

Ziffer	Bezeichnung	Leistungen CHF	Steuer CHF
200	Total der Entgelte (weltweiter Umsatz)	152’000.00
205	Darin enthaltene Entgelte aus optierten Leistungen (Art. 22), Normalsatz	2’000.00
220	Von der Steuer befreite Leistungen (Export)	30’000.00
289	Total Abzüge	30’000.00
299	Steuerbarer Gesamtumsatz	122’000.00
303	Normalsatz 8,1 Prozent	102’000.00	8’262.00
313	Reduzierter Satz 2,6 Prozent	20’000.00	520.00
383	Bezugsteuer	5’000.00	405.00
399	Total geschuldete Steuer		9’187.00
400	Vorsteuer auf Material- und Dienstleistungsaufwand		3’000.00
500	Zu bezahlender Betrag		6’187.00

Prüfen Sie drei Dinge: Ergeben die Steuerbeträge der Ziffern 303, 313 und 383 zusammen Ziffer 399 (8’262.00 plus 520.00 plus 405.00 gleich 9’187.00)? Zeigen die MWST-Konten dieselben Salden wie die Abrechnung? Stimmen die Leistungen der Ziffern 303 und 313 mit Ziffer 299 überein (102’000.00 plus 20’000.00 gleich 122’000.00)? Die 2’000.00 der Ziffer 205 stehen in Ziffer 200 und in Ziffer 299, werden nicht abgezogen und sind im Normalsatz der Ziffer 303 mitversteuert. Ziffer 200 kann vom Umsatz der Erfolgsrechnung abweichen: Die Umsatzabstimmung nach Art. 128 Abs. 2 MWSTV bringt die Deklaration mit dem in der Jahresrechnung ausgewiesenen Betriebsumsatz in Übereinstimmung und berücksichtigt dabei namentlich Erträge auf Aufwandkonten, Verkäufe von Betriebsmitteln, Vorauszahlungen, geldwerte Leistungen, Erlösminderungen und zeitliche Abgrenzungen; Nicht-Entgelte nach Art. 18 Abs. 2 MWSTG gehören nicht in Ziffer 200, sondern in den dritten Teil der Abrechnung (ESTV, MWST-Info 16, Ziff. 3.1).

Wenn etwas nicht klappt

Symptom	Mögliche Ursache	Lösung
Ziffer 299 ist zu hoch	Befreiter, im Ausland erbrachter oder ausgenommener Umsatz ohne Abzugscode	Code auf 220, 221 oder 230 umstellen; im Ausland erbrachte Leistungen ohne Optionsmöglichkeit nach Art. 22 MWSTG gehören auf 230, Periode neu rechnen
Steuer unter Ziffer 303 stimmt nicht	Reduzierter Umsatz auf dem Normalsatzcode	Steuersatz im Code prüfen, Buchung neu stellen
Saldosteuersatz-Mandant zeigt Vorsteuerziffern	Codesatz der effektiven Methode verwendet	Vorsteuercodes entfernen, Ziffer 323 prüfen
Ziffer 383 fehlt	Bezugsteuer nicht als solche erfasst	Bezugscode setzen, Rechnung neu verbuchen
Abrechnung weicht von den Konten ab	Code ohne Konto oder mit falscher Ziffer	Codesatz durchsehen, Zuordnung korrigieren

Wann Sie Hilfe holen sollten

Ziehen Sie Ihre Steuerberatung hinzu, wenn eine Leistung mehrere Steuersätze berührt und die Aufteilung unklar ist, wenn ein Steuersatzwechsel offene Aufträge, Anzahlungen oder Abos betrifft, oder wenn die ESTV eine Kontrolle ankündigt. Den Steuersatzwechsel behandelt Steuersatzwechsel im ERP; die Unterlagen für die Prüfung nennt die MWST-Kontrolle der ESTV.