Ordnungsmässige Buchführung im ERP: OR und GeBüV in der Schweiz

Ein ERP verbucht einen Geschäftsvorfall in Sekunden. Ob die Buchführung danach ordnungsmässig ist, entscheidet nicht das Programm, sondern das Ergebnis: Vollständigkeit, Nachvollziehbarkeit, Feststellbarkeit von Änderungen und Lesbarkeit während der ganzen Aufbewahrungsfrist.

Was OR und GeBüV verlangen

Die Buchführung folgt den Grundsätzen ordnungsmässiger Buchführung. Art. 957a Abs. 2 OR nennt fünf Punkte: die vollständige, wahrheitsgetreue und systematische Erfassung der Geschäftsvorfälle und Sachverhalte, den Belegnachweis für die einzelnen Buchungsvorgänge, die Klarheit, die Zweckmässigkeit mit Blick auf Art und Grösse des Unternehmens und die Nachprüfbarkeit. Geführt werden darf schriftlich, elektronisch oder in vergleichbarer Weise (Art. 957a Abs. 5 OR).

Die Geschäftsbücherverordnung (GeBüV, SR 221.431) übersetzt diese Grundsätze in Anforderungen an das System. Das Hauptbuch besteht aus den Konten und dem Journal (Art. 1 Abs. 2 GeBüV); je nach Art und Umfang des Geschäfts kommen Hilfsbücher hinzu, darunter die Lohnbuchhaltung, die Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung und die fortlaufende Führung der Warenbestände (Art. 1 Abs. 3 GeBüV). Wie der Kontenplan dazu aufgebaut wird, beschreibt Kontenrahmen KMU in der Schweiz.

Wer die Bücher elektronisch führt und die Belege elektronisch erfasst, hält die Grundsätze der ordnungsgemässen Datenverarbeitung ein (Art. 2 Abs. 2 GeBüV). Die Ordnungsmässigkeit richtet sich nach den anerkannten Standards zur Rechnungslegung, soweit Gesetzgebung und Verordnung nichts anderes vorsehen (Art. 2 Abs. 3 GeBüV); für Unternehmen, die der Pflicht zur Buchführung und Rechnungslegung nach Art. 957 OR unterliegen, bezeichnet die Verordnung über die anerkannten Standards zur Rechnungslegung (VASR, SR 221.432) die IFRS, die IFRS for SMEs, die Swiss GAAP FER, die US GAAP und die IPSAS als anerkannt (Art. 1 Abs. 1 VASR). Verbindlich werden diese Regelwerke über die Verweisung der GeBüV, nicht als eigenständiger Erlass.

Buchungsbeleg ist jede schriftliche Aufzeichnung auf Papier oder in elektronischer oder vergleichbarer Form, mit der sich der einer Buchung zugrunde liegende Geschäftsvorfall oder Sachverhalt nachvollziehen lässt (Art. 957a Abs. 3 OR). Die Buchführung erfolgt in der Landeswährung oder in der für die Geschäftstätigkeit wesentlichen Währung und in einer Landessprache oder in Englisch (Art. 957a Abs. 4 und 5 OR).

Für wen die Pflicht gilt

Der Pflicht zur Buchführung und Rechnungslegung unterliegen nach Art. 957 Abs. 1 OR juristische Personen ohne Umsatzgrenze sowie Einzelunternehmen und Personengesellschaften, die im letzten Geschäftsjahr mindestens CHF 500’000 Umsatzerlös erzielt haben. Eine erleichterte Buchführung – nur über die Einnahmen und Ausgaben sowie über die Vermögenslage – gilt nach Art. 957 Abs. 2 OR für drei Gruppen: Einzelunternehmen und Personengesellschaften mit weniger als CHF 500’000 Umsatzerlös im letzten Geschäftsjahr, Vereine und Stiftungen, die nicht verpflichtet sind, sich ins Handelsregister eintragen zu lassen, und Stiftungen, die nach Art. 83b Abs. 2 ZGB von der Pflicht zur Bezeichnung einer Revisionsstelle befreit sind. Für diese Betriebe gelten die Grundsätze ordnungsmässiger Buchführung sinngemäss (Art. 957 Abs. 3 OR).

Drei Fälle zeigen den Unterschied. Eine AG mit CHF 1’200’000 Umsatzerlös fällt als juristische Person unabhängig von ihrer Grösse unter die volle Buchführung nach Art. 957 Abs. 1 Ziff. 2 OR. Ein Verein, der nicht verpflichtet ist, sich ins Handelsregister eintragen zu lassen, ist ebenfalls eine juristische Person, führt aber nach Art. 957 Abs. 2 Ziff. 2 OR nur über Einnahmen, Ausgaben und Vermögenslage Buch. Ein Einzelunternehmen mit CHF 480’000 Umsatzerlös im letzten Geschäftsjahr darf sich nach Art. 957 Abs. 2 Ziff. 1 OR auf eine Aufstellung über Einnahmen, Ausgaben und Vermögenslage beschränken; für die direkte Bundessteuer darf es der Steuererklärung diese Aufstellung samt Privatentnahmen und -einlagen beilegen (Art. 125 Abs. 2 Bst. b DBG). Die erleichterte Stufe befreit aber nicht von der Aufbewahrung: Natürliche Personen mit Einkommen aus selbständiger Erwerbstätigkeit und juristische Personen bewahren ihre Geschäftsbücher, die Aufstellungen und die übrigen Belege zehn Jahre auf, und die Art der Führung und der Aufbewahrung richtet sich nach Art. 957 bis 958f OR (Art. 126 Abs. 3 DBG).

Was das ERP leisten muss und welche Unterlagen Sie behalten

Die Tabelle gilt für Betriebe, die nach Art. 957 Abs. 1 OR buchführungspflichtig sind; für die erleichterte Stufe nach Art. 957 Abs. 2 OR gelten die Grundsätze sinngemäss (Art. 957 Abs. 3 OR).

Grundsatz	Norm	Anforderung an das ERP (Schweiz)	Diese Unterlagen behalten Sie
Integrität	Art. 3 GeBüV	Geschäftsbücher und Buchungsbelege müssen so geführt, erfasst und aufbewahrt werden, dass eine Änderung nicht möglich ist, ohne dass sie feststellbar wird. Im System heisst das: gebuchte Werte lassen sich nicht still überschreiben, Korrekturen erscheinen als eigene Buchung, und die Rollen begrenzen, wer erfassen, ändern und abschliessen darf.	Die Arbeitsanweisung, die dieses Verfahren beschreibt (Art. 4 Abs. 1 GeBüV), und bei veränderbaren Informationsträgern die Hilfsinformationen wie Protokolle und Logfiles (Art. 9 Abs. 1 Bst. b Ziff. 4 GeBüV).
Verfügbarkeit	Art. 6 GeBüV	Bis zum Ende der Aufbewahrungsfrist muss eine berechtigte Person die Bücher innert angemessener Frist einsehen und prüfen können (Abs. 1); dafür sind das nötige Personal und die Geräte oder Hilfsmittel verfügbar zu halten (Abs. 2); auf Begehren muss der Betrieb sie auch ohne Hilfsmittel lesbar machen können (Abs. 3).	Ein Verzeichnis der Systeme, Programme und Zugriffswege, das die Infrastruktur nach Art. 4 Abs. 1 GeBüV festhält; die Arbeitsanweisung regelt die wiederkehrende Prüfung von Integrität und Lesbarkeit nach Art. 10 Abs. 1 GeBüV.
Ordnung im Archiv	Art. 5, 7 und 8 GeBüV	Archivierte Informationen sind von den aktuellen zu trennen oder zu kennzeichnen, die Verantwortung ist zu dokumentieren und der Zugriff muss innert nützlicher Frist möglich sein (Art. 7). Die Informationen sind systematisch zu inventarisieren und vor unbefugtem Zugriff zu schützen; Zugriffe und Zutritte sind aufzuzeichnen (Art. 8). Bücher und Belege sind sorgfältig, geordnet und vor schädlichen Einwirkungen geschützt aufzubewahren (Art. 5).	Das Inventar der archivierten Informationen, die Regelung der Verantwortung und die Aufzeichnungen über Zugriffe und Zutritte; diese Aufzeichnungen unterliegen derselben Aufbewahrungspflicht wie die Datenträger (Art. 8 GeBüV).
Dokumentation	Art. 4 Abs. 1 GeBüV	Je nach Art und Umfang des Geschäfts sind Organisation, Zuständigkeiten, Abläufe und Verfahren sowie die Infrastruktur, also Maschinen und Programme, so zu dokumentieren, dass Bücher und Belege verstanden werden können. Bei veränderbaren Informationsträgern kommen die Voraussetzungen nach Art. 9 Abs. 1 Bst. b GeBüV hinzu: Integritätsverfahren, unverfälschbar nachweisbarer Speicherzeitpunkt, eingehaltene Vorschriften sowie festgelegte und dokumentierte Abläufe.	Die Arbeitsanweisungen, aktualisiert und gleich lang aufbewahrt wie die Bücher, die nach ihnen geführt wurden (Art. 4 Abs. 2 GeBüV); dazu das Protokoll einer Datenübertragung (Art. 10 Abs. 3 GeBüV).

Art. 3 GeBüV verlangt nicht, dass nichts geändert wird, sondern dass eine Änderung erkennbar bleibt. Ein System, das Buchungen storniert statt überschreibt und jede Änderung mit Konto, Zeitpunkt und Wert festhält, erfüllt das; eines, das gebuchte Beträge ohne Spur überschreiben lässt, nicht. Wer auf einem veränderbaren Datenträger speichert, braucht zusätzlich die vier Voraussetzungen des Art. 9 Abs. 1 Bst. b GeBüV, weil Festplatten und Solid-State-Speicher nach Art. 9 Abs. 2 GeBüV als veränderbar gelten.

Redaktionelle Einschätzung: Die Prüfung nach Art. 10 Abs. 1 GeBüV lässt sich mit einem festen Termin je Geschäftsjahr und einem Probezugriff auf einen älteren Jahrgang erledigen; Endstand ist ein Vermerk mit Datum und Ergebnis.

Seit wann die Regeln gelten

Die GeBüV ist am 1. Juni 2002 in Kraft getreten (Art. 12 GeBüV). Die heute geltende Fassung trägt das Datum 1. Januar 2013 und beruht auf dem Anhang der Verordnung vom 21. November 2012 über die anerkannten Standards zur Rechnungslegung (AS 2012 6709); damals wurden die Ingress-Bestimmung und einzelne Bestimmungen der Art. 2 bis 6 neu gefasst, während die Art. 7 bis 10 seit 2002 unverändert sind.

Die Vorschriften des 32. Titels des OR (Art. 957 ff.) sind mit der Änderung vom 23. Dezember 2011 am 1. Januar 2013 in Kraft getreten (AS 2012 6679). Nach Art. 2 Abs. 1 der Übergangsbestimmungen dieser Änderung finden sie erstmals Anwendung für das Geschäftsjahr, das zwei Jahre nach dem Inkrafttreten beginnt; bei einem am Kalenderjahr ausgerichteten Geschäftsjahr ist das das am 1. Januar 2015 beginnende Geschäftsjahr.

Für die Mehrwertsteuer gilt der Verweis auf diese Regeln heute ausdrücklich: Der Bundesrat regelt nach Art. 70 Abs. 4 MWSTG die Voraussetzungen, unter denen Belege papierlos übermittelt und aufbewahrt werden können, und Art. 122 MWSTV verweist dafür auf die Art. 957 bis 958f OR und die GeBüV. Die Aufbewahrungsdauer der Mehrwertsteuer bleibt daneben bestehen: Sie endet mit dem Eintritt der absoluten Verjährung der Steuerforderung, also zehn Jahre nach Ablauf der Steuerperiode (Art. 70 Abs. 2 und Art. 42 Abs. 6 MWSTG), wobei Art. 958f OR vorbehalten bleibt. Für Geschäftsunterlagen, die für die Berechnung der Einlageentsteuerung und des Eigenverbrauchs von unbeweglichen Gegenständen benötigt werden, gilt dagegen eine Frist von 20 Jahren (Art. 70 Abs. 3 MWSTG). Die Verordnung des EFD über elektronische Daten und Informationen (ElDI-V, SR 641.201.511), die der Quellenhinweis des Plans nennt, ist dagegen nicht mehr anwendbar: Sie wurde durch Ziff. I der Verordnung des EFD vom 18. Oktober 2017 mit Wirkung seit 1. Januar 2018 aufgehoben (AS 2017 6327); eine Übergangsbestimmung betraf nur Zertifikate, die längstens bis zum 31. Dezember 2019 gültig blieben. Massgebend sind heute das OR und die GeBüV.

Was die Normen offenlassen

Die Form ist frei: Geschäftsbücher und Buchungsbelege dürfen auf Papier, elektronisch oder in vergleichbarer Weise aufbewahrt werden, soweit die Übereinstimmung mit den zugrunde liegenden Geschäftsvorfällen gewährleistet ist und sie jederzeit wieder lesbar gemacht werden können (Art. 958f Abs. 3 OR). Geschäftsbericht und Revisionsbericht fallen aus diesem Wahlrecht heraus; sie sind schriftlich und unterzeichnet aufzubewahren (Art. 958f Abs. 2 OR). Auch der Informationsträger ist nicht vorgeschrieben: Unveränderbare Träger, namentlich Papier, Bildträger und unveränderbare Datenträger, sind ohne weitere Voraussetzungen zulässig (Art. 9 Abs. 1 Bst. a GeBüV). Eine bestimmte Software und ein Zertifikat verlangen die hier geöffneten Normen, also OR, GeBüV und VASR, nicht; beschrieben sind Ergebnisse, nicht Produkte. Einzelunternehmen und Personengesellschaften unter der Umsatzschwelle sowie die in Art. 957 Abs. 2 Ziff. 2 und 3 OR genannten Vereine und Stiftungen buchen erleichtert; die Grundsätze ordnungsmässiger Buchführung gelten für diese Betriebe sinngemäss (Abs. 3).

Was bei einem Verstoss droht

Der 32. Titel des OR nennt in den geöffneten Bestimmungen keine Straffolge; die Folgen stehen im Steuer- und Strafrecht. Für die direkte Bundessteuer schätzt die Veranlagungsbehörde nach pflichtgemässem Ermessen ein, wenn die steuerpflichtige Person trotz Mahnung ihre Verfahrenspflichten nicht erfüllt oder die Steuerfaktoren mangels zuverlässiger Unterlagen nicht einwandfrei ermittelt werden können (Art. 130 Abs. 2 DBG). Für die Mehrwertsteuer gilt dasselbe, wenn keine oder nur unvollständige Aufzeichnungen vorliegen oder die ausgewiesenen Ergebnisse offensichtlich nicht mit dem wirklichen Sachverhalt übereinstimmen (Art. 79 Abs. 1 MWSTG).

Strafbar ist zum einen, wer Geschäftsbücher, Belege, Geschäftspapiere und sonstige Aufzeichnungen vorsätzlich oder fahrlässig nicht ordnungsgemäss führt, ausfertigt, aufbewahrt oder vorlegt; das MWSTG droht dafür Busse an (Art. 98 Bst. e MWSTG), deren Höchstbetrag CHF 10’000 ist, wenn das Gesetz nichts anderes bestimmt (Art. 106 Abs. 1 StGB). Zum anderen macht sich strafbar, wer zum Zweck einer Steuerhinterziehung gefälschte, verfälschte oder inhaltlich unwahre Urkunden wie Geschäftsbücher zur Täuschung gebraucht; dafür drohen Freiheitsstrafe bis zu drei Jahren oder Geldstrafe (Art. 186 Abs. 1 DBG). Daneben steht die Unterlassung der Buchführung: Der Schuldner, der die Pflicht zur ordnungsmässigen Führung und Aufbewahrung von Geschäftsbüchern verletzt, so dass sein Vermögensstand nicht oder nicht vollständig ersichtlich ist, wird bestraft, wenn über ihn der Konkurs eröffnet oder nach einer Pfändung nach Art. 43 SchKG ein Verlustschein ausgestellt worden ist (Art. 166 StGB).

Checkliste für Ihren Betrieb

Die Punkte gelten für Schweizer Betriebe, die nach Art. 957 Abs. 1 OR buchführungspflichtig sind; wer die erleichterte Buchführung nach Abs. 2 nutzt, beginnt mit Punkt 1.

1. Prüfen Sie, ob Ihr Betrieb unter Art. 957 Abs. 1 OR fällt oder die erleichterte Buchführung nach Abs. 2 führen darf; das betrifft Einzelunternehmen und Personengesellschaften mit weniger als CHF 500’000 Umsatzerlös sowie Vereine und Stiftungen nach Abs. 2 Ziff. 2 und 3. Bei der erleichterten Stufe bleiben die Grundsätze sinngemäss und die Zehnjahresfrist nach Art. 126 Abs. 3 DBG bestehen.
2. Verlangen Sie vom Anbieter eine Beschreibung, wie das System Änderungen an Buchungen und Belegen feststellbar hält (Art. 3 GeBüV).
3. Prüfen Sie je Jahrgang, ob eine berechtigte Person die Daten innert angemessener Frist einsehen und prüfen kann und ob Personal, Geräte und Hilfsmittel dafür bis zum Fristende verfügbar bleiben (Art. 6 Abs. 1 und 2 GeBüV); legen Sie fest, wie die Bücher auf Begehren ohne Hilfsmittel lesbar gemacht werden (Abs. 3).
4. Halten Sie Arbeitsanweisungen zu Organisation, Zuständigkeiten, Abläufen, Verfahren und Infrastruktur aktuell und bewahren Sie sie gleich lang auf wie die Bücher, die danach geführt wurden (Art. 4 GeBüV).
5. Führen Sie ein Inventar der archivierten Informationen, regeln Sie die Verantwortung schriftlich und zeichnen Sie Zugriffe und Zutritte auf (Art. 7 und 8 GeBüV).
6. Prüfen Sie Integrität und Lesbarkeit in wiederkehrenden Abständen (Art. 10 Abs. 1 GeBüV) und halten Sie das Verfahren samt Ergebnis in der Arbeitsanweisung fest (Art. 4 Abs. 1 GeBüV).
7. Protokollieren Sie Datenübertragungen in andere Formate oder auf andere Träger und bewahren Sie das Protokoll mit den Daten auf (Art. 10 Abs. 3 GeBüV).

Wie Papierbelege in ein solches Archiv kommen, beschreibt Papierbelege scannen und vernichten in der Schweiz. Für den Weg der Altdaten nach einem Systemwechsel gilt Altdaten nach dem ERP-Wechsel, für die Unterlagen bei einer Prüfung MWST-Kontrolle der ESTV.