Inventurpflicht in der Schweiz: Inventar nach Obligationenrecht

Für die Buchführung in der Schweiz gilt der 32. Titel des Obligationenrechts (OR). Er verlangt keinen Zählvorgang zu einem bestimmten Datum, sondern einen Nachweis: Der Bestand der einzelnen Positionen von Bilanz und Anhang muss belegt sein. Womit dieser Nachweis geführt wird, hängt von der Stufe der Rechnungslegung ab, die für Ihren Betrieb gilt.

Was das OR zum Bestand verlangt

Art. 958c Abs. 2 OR lautet knapp: Der Bestand der einzelnen Positionen in der Bilanz und im Anhang ist durch ein Inventar oder auf andere Art nachzuweisen. Das Gesetz nennt damit zwei gleichwertige Wege und keine bestimmte Methode; eine körperliche Bestandesaufnahme ist nicht vorgeschrieben, aber zulässig.

Der Nachweis greift auf die Buchführung zurück. Diese hat die Geschäftsvorfälle vollständig, wahrheitsgetreu und systematisch zu erfassen, und für jeden Buchungsvorgang braucht es einen Beleg (Art. 957a Abs. 2 Ziff. 1 und 2 OR). Buchungsbelege sind alle schriftlichen Aufzeichnungen auf Papier oder in elektronischer oder vergleichbarer Form, die den einer Buchung zugrunde liegenden Geschäftsvorfall und Sachverhalt nachvollziehbar machen (Art. 957a Abs. 3 OR).

Für Warenbetriebe kommt die Geschäftsbücherverordnung (GeBüV) dazu. Sie verlangt von buchführungspflichtigen Betrieben ein Hauptbuch und, je nach Art und Umfang des Geschäfts, Hilfsbücher für die Angaben zur Vermögenslage; als Beispiel nennt sie ausdrücklich die fortlaufende Führung der Warenbestände (Art. 1 Abs. 1 und 3 GeBüV).

Wer ein Inventar führen muss: die Entscheidungstabelle

Die Tabelle ordnet jedem Fall die Buchführungsstufe, den Nachweis des Warenbestandes und die Aufbewahrungsdauer zu. Neben dem OR gilt steuerlich die Aufbewahrung bis zum Eintritt der absoluten Verjährung der Steuerforderung, also zehn Jahre nach Ablauf der Steuerperiode (Art. 70 Abs. 2 MWSTG), und 20 Jahre für Geschäftsunterlagen, die für die Berechnung der Einlageentsteuerung und des Eigenverbrauchs von unbeweglichen Gegenständen benötigt werden (Art. 70 Abs. 3 MWSTG).

Fall	Buchführung nach OR	Nachweis des Warenbestandes	Aufbewahrung
Juristische Person: AG, GmbH, Genossenschaft; Verein, der sich ins Handelsregister eintragen lassen muss; Stiftung, die nicht nach Art. 83b Abs. 2 ZGB von der Pflicht zur Bezeichnung einer Revisionsstelle befreit ist	Buchführung und Rechnungslegung, Art. 957 Abs. 1 Ziff. 2 OR	Bestand der Position «Vorräte» durch Inventar oder auf andere Art, Art. 958c Abs. 2 OR	10 Jahre ab Ablauf des Geschäftsjahres, Art. 958f Abs. 1 OR
Einzelunternehmen oder Personengesellschaft mit CHF 500’000 Umsatzerlös oder mehr im letzten Geschäftsjahr	Buchführung und Rechnungslegung, Art. 957 Abs. 1 Ziff. 1 OR	wie oben, zuzüglich Bewertung nach Art. 960a und 960c OR	10 Jahre ab Ablauf des Geschäftsjahres, Art. 958f Abs. 1 OR
Einzelunternehmen oder Personengesellschaft mit weniger als CHF 500’000 Umsatzerlös (vereinfachte Buchführung, umgangssprachlich «Milchbüchlein-Rechnung»)	nur über Einnahmen und Ausgaben sowie über die Vermögenslage, Art. 957 Abs. 2 Ziff. 1 OR; Grundsätze ordnungsmässiger Buchführung sinngemäss, Abs. 3	Anfangs- und Endbestände der Vermögensteile einschliesslich Vorräte gesondert festhalten (MWST-Info 16, Ziff. 1.6.4; Art. 128 Abs. 1 Bst. b MWSTV); für die direkte Bundessteuer Aufstellung über Einnahmen und Ausgaben, über die Vermögenslage sowie über Privatentnahmen und -einlagen, Art. 125 Abs. 2 Bst. b DBG	10 Jahre ab Ablauf des Geschäftsjahres, Art. 958f Abs. 1 OR; steuerlich 10 Jahre, Art. 126 Abs. 3 DBG
Verein oder Stiftung, der oder die nicht verpflichtet ist, sich ins Handelsregister eintragen zu lassen; Stiftung, die nach Art. 83b Abs. 2 ZGB von der Pflicht zur Bezeichnung einer Revisionsstelle befreit ist	nur über Einnahmen und Ausgaben sowie über die Vermögenslage, Art. 957 Abs. 2 Ziff. 2 und 3 OR	wie im Fall darüber (Anfangs- und Endbestände der Vermögensteile einschliesslich Vorräte gesondert festhalten, MWST-Info 16, Ziff. 1.6.4)	10 Jahre ab Ablauf des Geschäftsjahres, Art. 958f Abs. 1 OR

Die Umsatzgrenze von CHF 500’000 betrifft nur Einzelunternehmen und Personengesellschaften; massgebend ist nach dem Wortlaut des Gesetzes der Umsatzerlös des letzten Geschäftsjahres, nicht ein mehrjähriger Durchschnitt. Juristische Personen unterliegen der Buchführung und Rechnungslegung ohne Umsatzschwelle; bei ihnen greift die erleichterte Stufe nur in den beiden Fällen des Art. 957 Abs. 2 Ziff. 2 und 3 OR (Vereine und Stiftungen ohne Pflicht zur Handelsregistereintragung sowie Stiftungen nach Art. 83b Abs. 2 ZGB).

Was in der Bestandesliste stehen muss

Ausgewiesen werden die Vorräte als Position des Umlaufvermögens (Art. 959 Abs. 3 und Art. 959a Abs. 1 Ziff. 1 Bst. d OR). Als Vorräte gelten Rohmaterial, Erzeugnisse in Arbeit, fertige Erzeugnisse und Handelswaren (Art. 960c Abs. 2 OR).

Für die Bewertung gilt: Aktiven werden höchstens zu den Anschaffungs- oder Herstellungskosten erfasst (Art. 960a Abs. 1 OR). Liegt bei Vorräten der Veräusserungswert unter Berücksichtigung der noch anfallenden Kosten am Bilanzstichtag unter diesen Kosten, muss dieser tiefere Wert eingesetzt werden (Art. 960c Abs. 1 OR). Aktiven werden einzeln bewertet, soweit sie wesentlich sind und nicht wegen ihrer Gleichartigkeit für die Bewertung üblicherweise als Gruppe zusammengefasst werden (Art. 960 Abs. 1 OR); der Umfang der Buchführung richtet sich nach der Zweckmässigkeit mit Blick auf Art und Grösse des Unternehmens (Art. 957a Abs. 2 Ziff. 4 OR). Die Verfahren selbst behandelt Lagerbewertung nach OR.

Die Menge kommt aus der Bestandesaufnahme oder aus der laufenden Fortschreibung. Die Differenz zwischen Soll- und Istbestand gehört anschliessend in die Buchhaltung; den Ablauf beschreibt Inventurdifferenzen buchen.

Fristen, Stichtag und ein Zählbeispiel

Eine eigene Frist für die Aufstellung des Inventars nennt der geöffnete OR-Text nicht. Er verlangt aber, dass der Geschäftsbericht innerhalb von sechs Monaten nach Ablauf des Geschäftsjahres erstellt und dem zuständigen Organ zur Genehmigung vorgelegt wird (Art. 958 Abs. 3 OR); der Geschäftsbericht enthält die Jahresrechnung, und diese setzt sich aus Bilanz, Erfolgsrechnung und Anhang zusammen (Art. 958 Abs. 2 OR). Der Nachweis des Bestandes muss also bis dahin vorliegen.

Beispielrechnung mit erfundenen Zahlen: Ein Handelsbetrieb mit Geschäftsjahr gleich Kalenderjahr zählt den Warenbestand am 31. Dezember 2026 nach Geschäftsschluss. Die Liste weist 1’200 Stück aus, Anschaffungskosten CHF 12.50 je Stück, also CHF 1’200 × 12.50 = CHF 15’000. Für dasselbe Sortiment beträgt der Veräusserungswert CHF 11.20 je Stück; unter Berücksichtigung der noch anfallenden Kosten ergibt das CHF 1’200 × 11.20 = CHF 13’440. Weil dieser Wert unter den Anschaffungskosten liegt, geht die Position mit CHF 13’440 in die Bilanz ein (Art. 960c Abs. 1 OR), also CHF 1’560 tiefer als zu Anschaffungskosten. Der Zähltag, die Zählliste und die Bewertungsunterlagen gehören zur Buchhaltung und sind gleich lang aufzubewahren wie diese.

Häufigere Zählungen und andere Nachweisarten

Eine Zählung während des Jahres ändert nichts am Nachweis zum Abschlussstichtag. Zyklische Zählungen planen Sie nach Wert und Schwankung der Artikel; das Vorgehen beschreibt Kreislaufinventur planen.

Eine ausdrückliche Regel, die die Bestandesaufnahme auf einen anderen Tag verschiebt, haben wir im geöffneten OR-Text (Stand 1. Oktober 2026) nicht gefunden. Ebenso wenig eine dem § 241 Abs. 1 HGB oder dem § 192 Abs. 4 UGB vergleichbare Regel, die den Bestand über anerkannte mathematisch-statistische Stichprobenverfahren ermitteln lässt. Wer den Bestand am Stichtag aus fortgeschriebenen Zu- und Abgängen belegt, stützt sich auf die «andere Art» des Art. 958c Abs. 2 OR; die Fortschreibung muss je Buchung belegbar (Art. 957a Abs. 2 Ziff. 2 OR) und vor unbemerkter Änderung geschützt sein (Art. 3 GeBüV). Im ERP setzt das voraus, dass Bestandesänderungen aus Wareneingang, Produktion, Verkauf und Korrekturbuchungen lückenlos und zeitnah verbucht werden. Ob Ihr System das leistet, prüfen Sie mit den Anforderungen an die Buchführung im ERP; zur digitalen Ablage von Belegen siehe Papierbelege und Scans und zum Buchen von Zu- und Abgängen Bestandesveränderungen buchen.

Was bei fehlenden Aufzeichnungen droht

Fehlen Aufzeichnungen oder stimmen die ausgewiesenen Ergebnisse offensichtlich nicht mit dem wirklichen Sachverhalt überein, schätzt die ESTV die Steuerforderung nach pflichtgemässem Ermessen ein (Art. 79 Abs. 1 MWSTG). Für die direkte Bundessteuer kann die Veranlagungsbehörde nach pflichtgemässem Ermessen veranlagen, wenn die Steuerfaktoren mangels zuverlässiger Unterlagen nicht einwandfrei zu ermitteln sind (Art. 130 Abs. 2 DBG).

Mit Busse wird bestraft, wer vorsätzlich oder fahrlässig Geschäftsbücher, Belege, Geschäftspapiere und sonstige Aufzeichnungen nicht ordnungsgemäss führt, ausfertigt, aufbewahrt oder vorlegt (Art. 98 Bst. e MWSTG). Da das MWSTG keine Höhe nennt, gilt der Höchstbetrag von CHF 10’000 (Art. 106 Abs. 1 StGB).

Für die Unterlassung der Buchführung kennt das Strafgesetzbuch einen eigenen Tatbestand: Strafbar ist der Schuldner, der die ihm gesetzlich obliegende Pflicht zur ordnungsmässigen Führung und Aufbewahrung von Geschäftsbüchern oder zur Aufstellung einer Bilanz verletzt, so dass sein Vermögensstand nicht oder nicht vollständig ersichtlich ist. Der Tatbestand greift nur, wenn über ihn der Konkurs eröffnet oder nach einer Pfändung ein Verlustschein ausgestellt worden ist (Art. 166 StGB). Die Strafdrohung lautet auf Freiheitsstrafe bis zu drei Jahren oder Geldstrafe.

Checkliste für Ihren Betrieb

1. Halten Sie die Stufe Ihrer Rechnungslegung fest: Art. 957 Abs. 1 oder Abs. 2 OR. Massgebend ist die Rechtsform; bei Einzelunternehmen und Personengesellschaften entscheidet der Umsatzerlös des letzten Geschäftsjahres, bei Vereinen und Stiftungen die Pflicht zur Handelsregistereintragung und die Revisionspflicht nach Art. 83b Abs. 2 ZGB.
2. Legen Sie die Nachweisart fest und dokumentieren Sie sie: Bestandesaufnahme, laufende Fortschreibung oder beides (Art. 958c Abs. 2 OR; Art. 4 GeBüV).
3. Schreiben Sie Zähltag, Zählteams und die Behandlung von Nachlieferungen auf, damit die Zählung zum Abschlussstichtag passt.
4. Prüfen Sie je Vorratsposition, ob der Veräusserungswert unter den Anschaffungs- oder Herstellungskosten liegt (Art. 960c Abs. 1 OR).
5. Stellen Sie sicher, dass jede Bestandesänderung im System auf einen Beleg zurückführt (Art. 957a Abs. 2 Ziff. 2 OR).
6. Ordnen Sie Zähllisten, Bewertungsunterlagen und Freigaben nach Steuerperiode ab, zehn Jahre ab Ablauf des Geschäftsjahres (Art. 958f Abs. 1 OR).
7. Halten Sie Inventar, Zähllisten und Bewertungsunterlagen exportierbar bereit; die ESTV nennt Inventare in der Liste der Kontrollunterlagen.

Für die österreichische Rechtslage siehe Inventurpflicht in Österreich.