Inventurpflicht in Österreich: Wer inventieren muss und wie oft

Was die Inventurpflicht verlangt

Wer in Österreich zur Rechnungslegung verpflichtet ist, erfasst den Bestand jährlich. Ein Inventar ist die genaue Verzeichnung der dem Unternehmen gewidmeten Vermögensgegenstände und Schulden mit Angabe ihres Wertes; die Inventur ist die Bestandsaufnahme, mit der diese Werte ermittelt werden. § 191 Abs. 1 UGB verlangt das Inventar zu Beginn des Unternehmens, Abs. 2 für den Schluss eines jeden Geschäftsjahrs.

Dazu kommen die Bücherführung nach § 190 UGB und der Jahresabschluss aus Bilanz und Gewinn- und Verlustrechnung (§ 193 Abs. 4 UGB). Der Unternehmer hat ihn nach § 193 Abs. 2 UGB in den ersten neun Monaten des Geschäftsjahrs für das vorangegangene Geschäftsjahr aufzustellen; für Kapitalgesellschaften gilt die Frist von fünf Monaten des § 222 Abs. 1 UGB, und über § 221 Abs. 5 UGB auch für die eingetragenen Personengesellschaften nach § 189 Abs. 1 Z 2 UGB, etwa eine GmbH & Co KG. Das Inventar liefert die Bestände, die in die Bilanz eingehen; die Bewertung folgt § 201 UGB. § 191 UGB gilt in der Fassung, die seit 1. Jänner 2007 in Kraft ist.

Wer ein Inventar aufstellen muss

Die Tabelle nennt für jeden Fall die österreichische Grundlage und die Aufbewahrungsdauer.

Fall	Rechnungslegungspflicht	Inventar	Aufbewahrung
Kapitalgesellschaft (GmbH, AG)	immer, § 189 Abs. 1 Z 1 UGB	jährlich zum Abschlussstichtag	7 Jahre (§ 212 Abs. 1 UGB)
Eingetragene Personengesellschaft nach § 189 Abs. 1 Z 2 UGB (etwa GmbH & Co KG)	immer, ohne Umsatzgrenze	jährlich zum Abschlussstichtag	7 Jahre (§ 212 Abs. 1 UGB)
Einzelunternehmer sowie eingetragene Personengesellschaften, bei denen ein unbeschränkt haftender Gesellschafter eine natürliche Person ist (OG, KG)	ab mehr als 700.000 Euro Umsatzerlösen netto in zwei aufeinanderfolgenden Geschäftsjahren, § 189 Abs. 1 Z 3 UGB	ab dem Geschäftsjahr, in dem die Rechtsfolge des § 189 Abs. 2 UGB eintritt	7 Jahre (§ 212 Abs. 1 UGB)
Einzelunternehmer und Personengesellschaft mit einer natürlichen Person als unbeschränkt haftendem Gesellschafter (OG, KG), die die Umsatzgrenze nicht erreichen	keine Rechnungslegungspflicht; Einnahmen-Ausgaben-Rechnung nach § 4 Abs. 3 EStG 1988 zulässig, weil keine Buchführungspflicht besteht und Bücher nicht freiwillig geführt werden; eine Kapitalgesellschaft und eine eingetragene Personengesellschaft nach § 189 Abs. 1 Z 2 UGB trifft die Pflicht auch unter der Grenze	keines; Aufzeichnungen nach § 126 Abs. 2 BAO und Wareneingangsbuch nach §§ 127, 128 BAO, soweit § 127 Abs. 2 BAO nicht befreit	7 Jahre (§ 132 Abs. 1 BAO)
Angehörige der freien Berufe	kein Drittes Buch nach § 189 Abs. 4 UGB, auch bei Tätigkeit in einer eingetragenen Personengesellschaft; die Ausnahme gilt nicht für eine Personengesellschaft nach § 189 Abs. 1 Z 2 UGB (etwa GmbH & Co KG)	keines nach dem UGB; bei einer Personengesellschaft nach § 189 Abs. 1 Z 2 UGB jährlich zum Abschlussstichtag nach § 191 UGB	7 Jahre (§ 132 Abs. 1 BAO); bei Anwendbarkeit des Dritten Buches 7 Jahre nach § 212 Abs. 1 UGB
Land- und Forstwirte	kein Drittes Buch nach § 189 Abs. 4 UGB, auch bei Tätigkeit in einer eingetragenen Personengesellschaft; die Ausnahme gilt nicht für eine Personengesellschaft nach § 189 Abs. 1 Z 2 UGB	keines nach dem UGB; steuerlich ab mehr als 700.000 Euro Umsatz in zwei aufeinanderfolgenden Kalenderjahren Bücher und jährliche Bestandsaufnahmen (§ 125 Abs. 1 BAO), Beginn mit dem zweitfolgenden Kalenderjahr (§ 125 Abs. 3 BAO), ohne stehendes Holz (§ 125 Abs. 5 BAO); bei einer Personengesellschaft nach § 189 Abs. 1 Z 2 UGB jährlich zum Abschlussstichtag nach § 191 UGB	7 Jahre (§ 132 Abs. 1 BAO); bei Anwendbarkeit des Dritten Buches 7 Jahre nach § 212 Abs. 1 UGB
Freiwillige Buchführung nach § 4 Abs. 1 EStG 1988	keine Pflicht nach dem UGB, solange keine Rechnungslegungspflicht nach § 189 UGB eintritt; § 189 Abs. 4 UGB nimmt Angehörige der freien Berufe und Land- und Forstwirte aus, nicht aber eine Personengesellschaft nach § 189 Abs. 1 Z 2 UGB	keines nach dem UGB; der Gewinn ist der Unterschiedsbetrag der Betriebsvermögen am Schluss des Wirtschaftsjahres (§ 4 Abs. 1 EStG 1988), bei einem land- und forstwirtschaftlichen Betrieb ohne stehendes Holz (§ 125 Abs. 5 BAO)	7 Jahre (§ 132 Abs. 1 BAO)

Umsatzerlöse sind nach § 189a Z 5 UGB die Beträge aus dem Verkauf von Produkten und Dienstleistungen nach Abzug von Erlösschmälerungen, Umsatzsteuer und sonstigen direkt mit dem Umsatz verbundenen Steuern, also ein Nettowert. Die Grenze gilt je einheitlichem Betrieb. Die Aufbewahrungspflicht des § 212 UGB trifft nur Unternehmer, die nach § 189 UGB dem Dritten Buch unterliegen; in den Zeilen ohne Rechnungslegungspflicht stützt sich die Siebenjahresfrist auf § 132 Abs. 1 BAO. Der Vorbehalt am Ende des § 189 Abs. 4 UGB stellt klar, dass die dort genannten Gruppen auch dann nicht ausgenommen sind, wenn sie ihre Tätigkeit in einer Personengesellschaft nach Abs. 1 Z 2 UGB ausüben; eine solche Gesellschaft ist immer rechnungspflichtig.

Wann die Umsatzgrenze greift

§ 189 Abs. 2 UGB knüpft die Rechtsfolge des Schwellenwerts an zwei Geschäftsjahre über der Grenze und regelt, wann sie eintritt und wann sie endet.

Beispielrechnung mit erfundenen Zahlen: Ein Handelsbetrieb mit kalendergleichem Geschäftsjahr erzielt 2025 Umsatzerlöse von 710.000 Euro netto und 2026 von 730.000 Euro. Beide Jahre liegen über 700.000 Euro. Die Rechnungslegungspflicht beginnt nach § 189 Abs. 2 Z 1 UGB mit dem zweitfolgenden Geschäftsjahr, hier am 1. Jänner 2028.

Erzielt derselbe Betrieb 2026 einen Umsatz von 1.050.000 Euro, liegt er um 350.000 Euro und damit um mindestens 300.000 Euro über der Grenze; dann beginnt die Pflicht nach § 189 Abs. 2 Z 2 UGB schon mit dem folgenden Geschäftsjahr, hier am 1. Jänner 2027. Bleibt der Umsatz zwei Geschäftsjahre lang unter der Grenze, endet die Pflicht mit dem folgenden Geschäftsjahr. Maßgeblich ist das Geschäftsjahr, nicht das Kalenderjahr; es darf zwölf Monate nicht überschreiten (§ 193 Abs. 3 UGB).

Wie Sie inventieren können

• Regelfall ist die körperliche Bestandsaufnahme (§ 192 Abs. 1 UGB).
• Darauf können Sie verzichten, wenn ein anderes, den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung entsprechendes Verfahren den Bestand nach Art, Menge und Wert feststellt (§ 192 Abs. 2 UGB); das ist der Weg der laufenden Bestandsfortschreibung.
• Die Aufnahme darf verschoben werden: Ein besonderes Inventar für einen Tag innerhalb der letzten drei Monate vor oder der ersten beiden Monate nach dem Schluss des Geschäftsjahrs genügt, wenn ein Fortschreibungs- oder Rückrechnungsverfahren die Bewertung zum Stichtag sichert (§ 192 Abs. 3 UGB).
• Stichproben sind zulässig, wenn die anerkannte mathematisch-statistische Methode den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung entspricht und denselben Aussagewert hat wie eine körperliche Aufnahme (§ 192 Abs. 4 UGB).

Das Inventar muss die Vermögensgegenstände und Schulden genau verzeichnen und mit Wert angeben (§ 191 Abs. 1 UGB); bei Waren gehören Art, Menge und Wert dazu. Die Bewertung der Vorräte behandelt Lagerbewertung nach UGB; die im Vorjahresabschluss angewandten Bilanzierungs- und Bewertungsmethoden sind beizubehalten (§ 201 Abs. 2 Z 1 UGB). Die Differenz zwischen Soll- und Istbestand verbuchen Sie über Inventurdifferenzen buchen.

Fristen und Aufbewahrung

• Das Inventar ist für den Schluss eines jeden Geschäftsjahrs aufzustellen (§ 191 Abs. 2 UGB); eine eigene Frist dafür nennt § 191 UGB nicht. Für den Jahresabschluss gilt die Frist von neun Monaten des folgenden Geschäftsjahrs (§ 193 Abs. 2 UGB), für Kapitalgesellschaften und über § 221 Abs. 5 UGB auch für die eingetragenen Personengesellschaften nach § 189 Abs. 1 Z 2 die von fünf Monaten (§ 222 Abs. 1 UGB).
• Aufbewahrung: sieben Jahre für Bücher, Inventare, Eröffnungsbilanzen, Jahresabschlüsse samt Lageberichten, Konzernabschlüsse, Geschäftsbriefe und Buchungsbelege, länger für ein anhängiges Verfahren mit Parteistellung; die Frist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahrs, für das die letzte Bucheintragung vorgenommen und das Inventar aufgestellt worden ist (§ 212 Abs. 1 und 2 UGB in der seit 20. Juli 2015 geltenden Fassung).
• Steuerlich gilt dieselbe Dauer: sieben Jahre für Bücher, Aufzeichnungen und die zugehörigen Belege (§ 132 Abs. 1 BAO). Datenträger sind erlaubt, wenn die vollständige, geordnete, inhaltsgleiche und urschriftgetreue Wiedergabe bis zum Fristablauf gesichert ist; die Hilfsmittel für die Lesbarkeit stellen Sie auf eigene Kosten bereit (§ 132 Abs. 2 und 3 BAO). Für Altsysteme siehe Altdaten nach dem ERP-Wechsel (AT).

Die wichtigsten Unterschiede zu Deutschland

Die Tabelle stellt beide Rechte gegenüber; jede Zeile nennt das Land und die Norm.

Merkmal	Österreich	Deutschland
Wer inventieren muss	Kapitalgesellschaften und die eingetragenen Personengesellschaften nach § 189 Abs. 1 Z 2 UGB immer, andere Unternehmer ab mehr als 700.000 Euro Umsatzerlösen netto in zwei aufeinanderfolgenden Geschäftsjahren (§ 189 Abs. 1 Z 3, Abs. 2 UGB); § 189 Abs. 4 UGB nimmt Angehörige der freien Berufe, Land- und Forstwirte und Überschussrechner aus, auch bei Tätigkeit in einer eingetragenen Personengesellschaft, nicht aber eine Personengesellschaft nach Abs. 1 Z 2 UGB	jeder Kaufmann nach § 240 Abs. 1 und 2 HGB; Einzelkaufleute sind nach § 241a Satz 1 HGB befreit, wenn sie an den Abschlussstichtagen von zwei aufeinanderfolgenden Geschäftsjahren nicht mehr als jeweils 800.000 Euro Umsatzerlöse und jeweils 80.000 Euro Jahresüberschuss ausweisen, bei Neugründung genügt der erste Abschlussstichtag (Satz 2)
Beginn der Pflicht	ab dem zweitfolgenden Geschäftsjahr, bei Überschreitung um mindestens 300.000 Euro schon ab dem folgenden (§ 189 Abs. 2 UGB)	zu Beginn des Handelsgewerbes (§ 240 Abs. 1 HGB) und für den Schluss jedes Geschäftsjahrs (§ 240 Abs. 2 HGB); steuerlich vom Beginn des Wirtschaftsjahrs an, das auf die Mitteilung der Finanzbehörde folgt (§ 141 Abs. 2 AO)
Steuerliche Buchführungspflicht	Land- und Forstwirte und wirtschaftliche Geschäftsbetriebe ab mehr als 700.000 Euro Umsatz in zwei aufeinanderfolgenden Kalenderjahren: Bücher und Bestandsaufnahmen, Beginn mit dem zweitfolgenden Kalenderjahr (§ 125 Abs. 1 und 3 BAO)	gewerbliche Unternehmer und Land- und Forstwirte, die nach den Feststellungen der Finanzbehörde für den einzelnen Betrieb mehr als 800.000 Euro Gesamtumsatz im Kalenderjahr oder mehr als 80.000 Euro Gewinn aus Gewerbebetrieb im Wirtschaftsjahr oder mehr als 80.000 Euro Gewinn aus Land- und Forstwirtschaft im Kalenderjahr gehabt haben; die drei Voraussetzungen gelten alternativ: ebenfalls Bücher und Bestandsaufnahmen auf Grund der Feststellungen der Finanzbehörde (§ 141 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1, 4 und 5 AO)
Aufbewahrung des Inventars	sieben Jahre für Unternehmer mit Rechnungslegungspflicht nach § 189 UGB (§ 212 Abs. 1 UGB), für Bücher und Aufzeichnungen ohne diese Pflicht sieben Jahre nach § 132 Abs. 1 BAO	zehn Jahre für die Unterlagen nach § 147 Abs. 1 Nr. 1 AO, zu denen Inventare gehören (§ 147 Abs. 3 Satz 1 AO)

Beide Rechte kennen dieselben drei Erleichterungen und regeln sie in anderer Reihenfolge (§ 192 UGB, § 241 HGB); die Unterschiede liegen beim Kreis der Pflichtigen und bei der Aufbewahrungsdauer. Deutschland befreit Einzelkaufleute nach Größe, gemessen an zwei aufeinanderfolgenden Abschlussstichtagen (§ 241a HGB); in Österreich nimmt § 189 Abs. 4 UGB nur sachlich bestimmte Gruppen aus, nämlich Angehörige der freien Berufe, Land- und Forstwirte und Unternehmer mit Überschussrechnung, und auch diese nicht, soweit die Tätigkeit in einer Personengesellschaft nach § 189 Abs. 1 Z 2 UGB ausgeübt wird, die ohne Rücksicht auf den Umsatz rechnungspflichtig ist.

Was bei einem Verstoß droht

Legt der Unternehmer Bücher oder Aufzeichnungen, die er nach den Abgabenvorschriften zu führen hat, nicht vor, sind sie sachlich unrichtig oder weisen sie formelle Mängel auf, die geeignet sind, die sachliche Richtigkeit der Bücher oder Aufzeichnungen in Zweifel zu ziehen, darf das Finanzamt die Grundlagen der Abgabenerhebung schätzen (§ 184 Abs. 3 BAO). Wer vorsätzlich eine abgabenrechtliche Pflicht zur Führung oder Aufbewahrung von Büchern oder sonstigen Aufzeichnungen verletzt, begeht eine Finanzordnungswidrigkeit; Strafe bis 5.000 Euro (§ 51 Abs. 1 lit. c und Abs. 2 FinStrG).

Für die Offenlegung des Jahresabschlusses setzt das Firmenbuchgericht Zwangsstrafen von 700 bis 3.600 Euro fest, bei Kleinstkapitalgesellschaften von 350 bis 1.800 Euro, zu wiederholen nach je weiteren zwei Monaten (§ 283 Abs. 1 UGB). Bei mittelgroßen Kapitalgesellschaften erhöhen sich diese Beträge auf das Dreifache, bei großen auf das Sechsfache (§ 283 Abs. 5 UGB). Eine eigene Geldstrafe für die fehlende Inventur findet sich in den hier geöffneten Bestimmungen der §§ 189 bis 193 und 283 UGB nicht; die Folgen treten über das Steuerrecht und die Offenlegung ein.

Checkliste für Ihren Betrieb

• Prüfen Sie am Abschlussstichtag, ob Ihr Betrieb in zwei aufeinanderfolgenden Geschäftsjahren mehr als 700.000 Euro Umsatzerlöse netto erzielt hat und ob eine Ausnahme nach § 189 Abs. 4 UGB greift (nicht bei einer Kapitalgesellschaft und nicht bei einer Personengesellschaft nach § 189 Abs. 1 Z 2 UGB); notieren Sie, ab welchem Geschäftsjahr die Pflicht nach § 189 Abs. 2 UGB beginnt.
• Legen Sie im Warenwirtschaftssystem fest, welche Positionen das Inventar ausweist: Art, Menge, Wert.
• Dokumentieren Sie bei verschobener Aufnahme den Tag im Fenster drei Monate vor bis zwei Monate nach dem Stichtag.
• Führen Sie bei laufender Bestandsfortschreibung die Zu- und Abgänge zeitnah; ein ungepflegter Bestand trägt das Inventar nach § 192 Abs. 2 UGB nicht.
• Klären Sie vor dem Wechsel zur Einnahmen-Ausgaben-Rechnung, ob ein Wareneingangsbuch nach §§ 127, 128 BAO zu führen ist; die Ausnahmen stehen in § 127 Abs. 2 BAO.
• Archivieren Sie Inventar und Bestandslisten sieben Jahre ab dem Schluss des Kalenderjahrs, für das sie aufgestellt worden sind; die Frist verlängert sich, solange sie für ein anhängiges Verfahren mit Parteistellung von Bedeutung sind. Prüfen Sie den lesbaren Export.

Für die Schweiz steht die Inventarführung in Inventar nach Obligationenrecht, für Deutschland das Verfahren in Stichprobeninventur nach § 241 HGB.