DeutschlandAnleitung

Permanente Inventur mit WMS: Voraussetzungen und Nachweis

Rechtsstand: · Aktualisiert:

Gilt für: Versionunabhängiger Prozess für Warenwirtschafts- und Lagersysteme in Deutschland; keine Produkt- oder Versionsbindung.

Kurz gesagt

In Deutschland darf die körperliche Bestandsaufnahme zum Abschlussstichtag entfallen, soweit ein anderes, den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung entsprechendes Verfahren sichert, dass der Bestand der Vermögensgegenstände nach Art, Menge und Wert für diesen Zeitpunkt festgestellt werden kann (§ 241 Abs. 2 HGB); das trägt die laufende Bestandsfortschreibung im Warenwirtschafts- oder Lagersystem, wenn jede Bewegung einzeln, vollständig und zeitgerecht aufgezeichnet wird (§ 146 Abs. 1 Satz 1 AO) und das Verfahren dokumentiert ist (GoBD Rz. 36 ff. und Rz. 151 ff.). Für die steuerliche Anerkennung der permanenten Inventur verlangt die Finanzverwaltung zusätzlich, dass in jedem Wirtschaftsjahr der Buchbestand mindestens einmal durch körperliche Bestandsaufnahme geprüft, das Lagerbuch berichtigt und der Aufnahmetag vermerkt wird und über Durchführung und Ergebnis unterzeichnete Aufzeichnungen entstehen (H 5.3 EStH); für Bestände mit ins Gewicht fallenden unkontrollierbaren Abgängen, soweit sich diese Abgänge nicht auf Grund von Erfahrungssätzen annähernd zutreffend berücksichtigen lassen, und für besonders wertvolle Wirtschaftsgüter ist sie nicht zulässig (R 5.3 Abs. 3 EStR). Eine Zahl von Zählungen je Jahr nennt § 241 Abs. 2 HGB selbst nicht; wie Sie über die jährliche Prüfung hinaus zählen, ist unsere Empfehlung.

Das Wichtigste

  • § 240 Abs. 1 und 2 sowie § 241 HGB (Deutschland): Jeder Kaufmann hat zu Beginn seines Handelsgewerbes und für den Schluss jedes Geschäftsjahrs ein Inventar aufzustellen; die Dauer des Geschäftsjahrs darf zwölf Monate nicht überschreiten. Für den Abschlussstichtag bedarf es nach § 241 Abs. 2 HGB keiner körperlichen Bestandsaufnahme, soweit durch Anwendung eines anderen, den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung entsprechenden Verfahrens gesichert ist, dass der Bestand nach Art, Menge und Wert auch ohne die körperliche Bestandsaufnahme für diesen Zeitpunkt festgestellt werden kann. Nach § 241 Abs. 1 HGB darf der Bestand auch mit anerkannten mathematisch-statistischen Methoden auf Grund von Stichproben ermittelt werden, wenn das Verfahren den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung entspricht und der Aussagewert dem einer körperlichen Bestandsaufnahme gleichkommt; nach § 241 Abs. 3 HGB genügt ein besonderes Inventar für einen Tag innerhalb der letzten drei Monate davor oder der ersten beiden Monate danach, wenn ein Fortschreibungs- oder Rückrechnungsverfahren die Bewertung zum Abschlussstichtag sichert.
  • H 5.3 des Amtlichen Einkommensteuer-Handbuchs 2025 (BMF; Verwaltungsanweisung, Deutschland): Die Finanzverwaltung erkennt die permanente Inventur nur an, wenn (1) in einem Lagerbuch oder einer Lagerkartei alle Bestände und alle Zugänge und Abgänge einzeln nach Tag, Art und Menge eingetragen und belegmäßig nachgewiesen sind, (2) in jedem Wirtschaftsjahr mindestens einmal durch körperliche Bestandsaufnahme geprüft wird, ob das ausgewiesene Vorratsvermögen mit den tatsächlichen Beständen übereinstimmt – nicht gleichzeitig für alle Bestände, aber nicht beschränkt auf Stichproben oder einen repräsentativen Querschnitt, § 241 Abs. 1 HGB bleibt unberührt –, (3) das Lagerbuch nach dem Ergebnis der Prüfung berichtigt und der Tag der Aufnahme darin vermerkt wird und (4) über Durchführung und Ergebnis Aufzeichnungen (Protokolle) mit dem Zeitpunkt der Aufnahme entstehen, die die aufnehmenden Personen unterzeichnen und die zehn Jahre aufzubewahren sind. Nach R 5.3 Abs. 3 EStR ist die permanente Inventur nicht zulässig für Bestände mit ins Gewicht fallenden unkontrollierbaren Abgängen (Schwund, Verdunsten, Verderb, leichte Zerbrechlichkeit), wenn diese Abgänge nicht auf Grund von Erfahrungssätzen annähernd zutreffend berücksichtigt werden können, und nicht für betriebsbezogen besonders wertvolle Wirtschaftsgüter; fehlt die körperliche Bestandsaufnahme, ist die Buchführung nach R 5.3 Abs. 4 EStR nicht als ordnungsmäßig anzusehen.
  • § 146 Abs. 1 Satz 1 AO und GoBD Rz. 36 ff. (Deutschland): Buchungen und sonst erforderliche Aufzeichnungen sind einzeln, vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet vorzunehmen; nach dem Grundsatz der Einzelaufzeichnungspflicht sind Geschäftsvorfälle vollzählig und lückenlos aufzuzeichnen (Rz. 36). Bei DV-Systemen sichern technische und organisatorische Kontrollen das, etwa automatisierte Datensatznummern, Lückenanalyse und Mehrfachbelegungsanalyse bei Belegnummern (Rz. 40); derselbe Geschäftsvorfall darf nicht mehrfach aufgezeichnet werden (Rz. 41).
  • § 147 Abs. 1 Nr. 1 und Abs. 3 Satz 1 AO sowie § 257 Abs. 1 Nr. 1 und Abs. 4 HGB (Deutschland): Bücher und Aufzeichnungen, Inventare und die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeits- und sonstigen Organisationsunterlagen sind zehn Jahre aufzubewahren, Buchungsbelege acht Jahre; die Frist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahrs, in dem das Inventar aufgestellt worden ist (§ 147 Abs. 4 AO).
  • GoBD Rz. 151 bis 154 (Deutschland): Für jedes eingesetzte DV-System gehört eine übersichtlich gegliederte Verfahrensdokumentation zur Buchführung, in der Regel aus allgemeiner Beschreibung, Anwenderdokumentation, technischer Systemdokumentation und Betriebsdokumentation (Rz. 153); sie muss für einen sachverständigen Dritten in angemessener Zeit nachprüfbar sein, und Änderungen müssen historisch nachvollziehbar bleiben (Rz. 154). In der Außenprüfung gibt es nach § 147 Abs. 6 AO drei Zugriffe auf die gespeicherten Daten (Z1 Einsicht und Systemnutzung, Z2 maschinelle Auswertung, Z3 Übertragung in einem maschinell auswertbaren Format); das Recht auf Datenzugriff ist auf den Rahmen der jeweiligen Außenprüfung beschränkt (GoBD Rz. 159 Satz 1 in der Fassung der Änderung vom 11. März 2024).
  • § 241a HGB (Deutschland): Einzelkaufleute, die an den Abschlussstichtagen von zwei aufeinander folgenden Geschäftsjahren nicht mehr als jeweils 800.000 Euro Umsatzerlöse und jeweils 80.000 Euro Jahresüberschuss aufweisen, brauchen die §§ 238 bis 241 HGB nicht anzuwenden; im Fall der Neugründung treten die Rechtsfolgen schon ein, wenn die Werte am ersten Abschlussstichtag nach der Neugründung nicht überschritten werden (Art. 92 EGHGB: erstmals für das nach dem 31. Dezember 2023 beginnende Geschäftsjahr). Eine steuerliche Buchführungspflicht nach § 141 AO bleibt unberührt.

Was Sie vorab brauchen

  • die Lagerzonen Ihres Lagers: Kommissionierplätze, Nachschublager, Reserve, Sperr- und Retourenlager, Freifläche sowie Wareneingangs- und Zwischenplätze
  • ein Warenwirtschafts- oder Lagersystem, das jeden Zugang, jeden Abgang und jede Umbuchung mit Datum, Menge und Beleg fortschreibt und jede Bewegung einzeln festhält (§ 146 Abs. 1 Satz 1 AO)
  • einen Zählplan, der jede Zone mindestens einmal je Wirtschaftsjahr körperlich aufnimmt; diese jährliche Prüfung verlangt die Finanzverwaltung (H 5.3 EStH), die Verteilung über das Jahr und häufigere Zählungen sind unsere Empfehlung
  • eine Vorlage für das Zählprotokoll mit dem Zeitpunkt der Aufnahme und den aufnehmenden Personen, die unterschreiben (H 5.3 EStH); weitere Felder wie Zone, Artikel, Buchbestand, gezählte Menge, Zähler, Nachzählung und Freigabe sind unsere Empfehlung
  • die Verfahrensdokumentation mit Ablauf, eingesetzten Systemen, Versionen und Verantwortlichen (GoBD Rz. 151)
  • eine Ansprechperson in der Buchhaltung, die Differenzen bucht und die Belege ablegt

Wann die Buchinventur die Stichtagsinventur ersetzt

Ein Kaufmann muss nach § 240 Abs. 2 HGB zum Schluss jedes Geschäftsjahrs ein Inventar aufstellen, in dem er seine Vermögensgegenstände und Schulden sowie deren Wert verzeichnet; das Inventar zu Beginn seines Handelsgewerbes steht in § 240 Abs. 1 HGB, und die Dauer des Geschäftsjahrs darf zwölf Monate nicht überschreiten. Für den Abschlussstichtag bedarf es nach § 241 Abs. 2 HGB keiner körperlichen Bestandsaufnahme, soweit durch Anwendung eines anderen, den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung entsprechenden Verfahrens gesichert ist, dass der Bestand der Vermögensgegenstände nach Art, Menge und Wert auch ohne körperliche Aufnahme festgestellt werden kann. Die laufende Fortschreibung im Warenwirtschaftssystem ist dieses andere Verfahren: Das System führt den Buchbestand und schreibt ihn mit jeder Bewegung fort, am Abschlussstichtag lesen Sie ihn ab.

Steuerlich knüpft § 5 Abs. 1 Satz 1 EStG an das handelsrechtliche Betriebsvermögen an: Anzusetzen ist das Vermögen, das nach den handelsrechtlichen Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung auszuweisen ist.

Zwei Bedingungen müssen dafür zusammenkommen, denn der Verzicht reicht nur so weit, wie das Verfahren den Bestand wirklich sichert. Erstens muss das Lagerbuch jede Bewegung festhalten; das regelt das Steuerrecht: § 146 Abs. 1 Satz 1 AO verlangt, Buchungen und sonst erforderliche Aufzeichnungen einzeln, vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet vorzunehmen, und die GoBD in der Fassung vom 14. Juli 2025 fassen das als Grundsatz der Einzelaufzeichnungspflicht (Rz. 36 ff.) samt Kontrollen für die lückenlose Erfassung (Rz. 40) zusammen. Zweitens muss die Übereinstimmung von Buch- und Ist-Bestand belegt sein: Die Finanzverwaltung erkennt die permanente Inventur nur an, wenn in jedem Wirtschaftsjahr mindestens einmal durch körperliche Bestandsaufnahme geprüft wird, ob der Buchbestand mit dem tatsächlichen Bestand übereinstimmt (H 5.3 EStH). Die Prüfung darf sich nicht auf Stichproben oder einen repräsentativen Querschnitt beschränken und braucht nicht gleichzeitig für alle Bestände vorgenommen zu werden; ein Zählplan, der jede Zone im Wirtschaftsjahr aufnimmt, die Aufnahmen über das Jahr verteilt und jede Aufnahme protokolliert, setzt das um (Verteilung und Protokollfelder sind unsere Empfehlung).

Wo der Verzicht endet: Bildet das Verfahren den Ist-Bestand für einen Bestand nicht sicher ab, trägt der Verzicht für diesen Bestand nicht, weil § 241 Abs. 2 HGB auf das Wort „gesichert“ abstellt. Nach R 5.3 Abs. 3 EStR ist die permanente Inventur nicht zulässig für Bestände, bei denen durch Schwund, Verdunsten, Verderb, leichte Zerbrechlichkeit oder ähnliche Vorgänge ins Gewicht fallende unkontrollierbare Abgänge eintreten – es sei denn, diese Abgänge lassen sich auf Grund von Erfahrungssätzen annähernd zutreffend berücksichtigen – und für Wirtschaftsgüter, die abgestellt auf die Verhältnisse des jeweiligen Betriebs besonders wertvoll sind; für diese Bestände ist auch die zeitverschobene Inventur nicht zulässig. Nehmen Sie solche Bestände weiter körperlich auf und führen Sie sie im Zählplan als eigene Position. Fehlt eine körperliche Bestandsaufnahme oder enthält das Inventar in formeller oder materieller Hinsicht nicht nur unwesentliche Mängel, ist die Buchführung nach R 5.3 Abs. 4 EStR nicht als ordnungsmäßig anzusehen. Entsprechen Buchführung und Aufzeichnungen den Vorschriften der §§ 140 bis 148 AO, sind sie nach § 158 Abs. 1 AO der Besteuerung zugrunde zu legen; § 158 Abs. 2 AO nimmt das für zwei Fallgruppen zurück: soweit nach den Umständen des Einzelfalls Anlass besteht, die sachliche Richtigkeit zu beanstanden (§ 158 Abs. 2 Nr. 1 AO), oder soweit die elektronischen Daten nicht nach der Vorgabe der einheitlichen digitalen Schnittstellen bereitgestellt werden (§ 158 Abs. 2 Nr. 2 AO).

Drei Abgrenzungen gehören dazu. Nach § 241 Abs. 1 HGB darf der Bestand nach Art, Menge und Wert auch mit anerkannten mathematisch-statistischen Methoden auf Grund von Stichproben ermittelt werden, wenn das Verfahren den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung entspricht und der Aussagewert dem einer körperlichen Bestandsaufnahme gleichkommt (Stichprobeninventur). Nach § 241 Abs. 3 HGB brauchen Vermögensgegenstände nicht im Inventar für den Schluss des Geschäftsjahrs verzeichnet zu werden, wenn ihr Bestand in einem besonderen Inventar für einen Tag innerhalb der letzten drei Monate vor oder der ersten beiden Monate nach diesem Schluss verzeichnet ist – auf Grund einer körperlichen Bestandsaufnahme oder eines Verfahrens nach Absatz 2 – und ein Fortschreibungs- oder Rückrechnungsverfahren die Bewertung zum Abschlussstichtag sichert (zeitverschobene Inventur). Einzelkaufleute, die an den Abschlussstichtagen von zwei aufeinander folgenden Geschäftsjahren nicht mehr als jeweils 800.000 Euro Umsatzerlöse und jeweils 80.000 Euro Jahresüberschuss ausweisen, brauchen die §§ 238 bis 241 HGB nach § 241a HGB nicht anzuwenden; für sie gilt Art. 92 EGHGB mit der Anwendung auf Geschäftsjahre, die nach dem 31. Dezember 2023 beginnen. Eine steuerliche Buchführungspflicht nach § 141 AO prüfen Sie gesondert.

Was die Buchinventur voraussetzt

Der Verzicht auf die körperliche Bestandsaufnahme trägt, wenn das Verfahren den Bestand nach Art, Menge und Wert für den Abschlussstichtag sichert (§ 241 Abs. 2 HGB) und die Aufzeichnungen den Ordnungsvorschriften des Steuerrechts genügen (§ 146 Abs. 1 Satz 1 AO, GoBD). Für die steuerliche Anerkennung der permanenten Inventur kommen die Voraussetzungen des H 5.3 EStH hinzu: jährliche körperliche Prüfung, Berichtigung des Lagerbuchs mit dem Aufnahmetag und unterzeichnete Aufzeichnungen. Fehlt einer dieser Teile, lässt sich der Buchbestand am Abschlussstichtag nicht belegen. Vier Punkte gehören dazu.

  1. Lagerbuch mit Einzelaufzeichnung: Das System führt je Artikel einen fortlaufenden Bestand und schreibt ihn mit jeder Bewegung fort, also mit Zugang, Abgang, Umbuchung und Korrektur. § 241 Abs. 2 HGB verlangt, dass das Verfahren den Bestand nach Art, Menge und Wert für den Abschlussstichtag sichert; § 146 Abs. 1 Satz 1 AO verlangt für jede Aufzeichnung Einzelheit, Vollständigkeit, Richtigkeit, Zeitgerechtheit und Ordnung. Nach Rz. 36 der GoBD sind Geschäftsvorfälle vollzählig und lückenlos aufzuzeichnen; bei DV-Systemen sichern technische und organisatorische Kontrollen das, etwa automatisierte Datensatznummern, Lückenanalysen und Mehrfachbelegungsanalysen bei Belegnummern (Rz. 40), und derselbe Geschäftsvorfall darf nicht mehrfach aufgezeichnet werden (Rz. 41). Legen Sie je Bewegung Datum, Menge, Beleg und erfassende Person fest.
  2. Übereinstimmung von Buch- und Ist-Bestand: Nehmen Sie die Zone körperlich auf und vergleichen Sie die gezählte Menge mit dem Buchbestand. Für die steuerliche Anerkennung verlangt H 5.3 EStH mindestens eine solche Prüfung je Wirtschaftsjahr, die sich nicht auf Stichproben oder einen repräsentativen Querschnitt beschränken darf; die Aufnahmen brauchen nicht gleichzeitig für alle Bestände zu erfolgen, sodass eine Verteilung über das Jahr zulässig ist. Wie oft Sie darüber hinaus je Zone zählen, ist unsere Empfehlung. Eine Ermittlung anhand von Stichproben ist ein eigenes Verfahren nach § 241 Abs. 1 HGB und setzt anerkannte mathematisch-statistische Methoden, Übereinstimmung mit den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung und einen gleichwertigen Aussagewert voraus. Berichtigen Sie das Lagerbuch nach dem Ergebnis der Prüfung und vermerken Sie den Tag der Aufnahme darin (H 5.3 EStH), damit Fortschreibung und letzter Zählstand zusammenpassen.
  3. Aufzeichnung über die Aufnahme: Über Durchführung und Ergebnis der körperlichen Bestandsaufnahme sind Aufzeichnungen mit dem Zeitpunkt der Aufnahme anzufertigen, die die aufnehmenden Personen unterzeichnen; die Aufzeichnungen sind zehn Jahre aufzubewahren (H 5.3 EStH). Halten Sie außerdem je Aufnahme Zone, Positionen, Buchbestand und gezählte Menge fest (unser Vorschlag). Nach § 238 Abs. 1 HGB muss die Buchführung einem sachverständigen Dritten innerhalb angemessener Zeit einen Überblick über die Geschäftsvorfälle und über die Lage des Unternehmens vermitteln können. Eine Freigabe durch eine zweite Person ist unser Vorschlag.
  4. Verfahrensdokumentation: Für jedes eingesetzte DV-System gehört eine übersichtlich gegliederte Darstellung dazu, aus der Inhalt, Aufbau, Ablauf und Ergebnisse des Verfahrens hervorgehen (GoBD Rz. 151). Sie besteht in der Regel aus allgemeiner Beschreibung, Anwenderdokumentation, technischer Systemdokumentation und Betriebsdokumentation (Rz. 153), muss für einen sachverständigen Dritten in angemessener Zeit nachprüfbar sein und Änderungen historisch nachvollziehbar halten (Rz. 154). Die Kontrollen, mit denen Sie die Ordnungsvorschriften des § 146 AO einhalten, sind einzurichten, auszuüben und zu protokollieren; ihre Beschreibung ist Teil der Verfahrensdokumentation (Rz. 100 und 102).

Wie Sie die Frequenzen mit ABC-Klassen über das Jahr verteilen, beschreibt Kreislaufinventur planen. Neben Absatz 2 erlaubt § 241 HGB in Absatz 1 die Stichprobeninventur; ihre Voraussetzungen stehen in Stichprobeninventur nach § 241 HGB.

Was Sie nachweisen müssen

  • Die Verfahrensdokumentation: Für jedes eingesetzte DV-System gehört eine übersichtlich gegliederte Darstellung dazu, aus der Inhalt, Aufbau, Ablauf und Ergebnisse des Verfahrens hervorgehen; nach der GoBD besteht sie in der Regel aus allgemeiner Beschreibung, Anwenderdokumentation, technischer Systemdokumentation und Betriebsdokumentation (Rz. 153), und Änderungen müssen historisch nachvollziehbar bleiben (Rz. 154).
  • Die Zählprotokolle: Die Aufzeichnung über Durchführung und Ergebnis der körperlichen Bestandsaufnahme muss den Zeitpunkt der Aufnahme nennen und von den aufnehmenden Personen unterzeichnet sein; sie ist wie ein Handelsbuch zehn Jahre aufzubewahren (H 5.3 EStH) und gehört zu den Inventurunterlagen (§ 147 Abs. 1 Nr. 1 AO; § 257 Abs. 1 Nr. 1 und Abs. 4 HGB). Weitere Felder wie Zone, Artikel, Buchbestand, gezählte Menge, Zähler, Nachzählung und Freigabe sind unsere Empfehlung.
  • Die Berichtigung des Lagerbuchs: Nach dem Ergebnis der körperlichen Aufnahme wird der Systembestand berichtigt und der Tag der Aufnahme vermerkt (H 5.3 EStH), damit Fortschreibung und letzter Zählstand zusammenpassen.
  • Die Differenzbuchungen mit Beleg und Begründung. Den Ablauf beschreibt Inventurdifferenzen buchen.
  • Die Datenausgabe: Für den Datenzugriff bereitzustellen sind die Daten, soweit sie aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtige Unterlagen enthalten; dazu gehören auch die Vor- und Nebensysteme, die aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtige Unterlagen enthalten (GoBD Rz. 159). Der Datenzugriff ist auf den Rahmen der jeweiligen Außenprüfung beschränkt (Rz. 159 Satz 1 in der Fassung der Änderung vom 11. März 2024). Die Finanzbehörde kann nach § 147 Abs. 6 AO Einsicht nehmen und das Datenverarbeitungssystem nutzen (Z1), eine maschinelle Auswertung nach ihren Vorgaben verlangen (Z2) oder die Übertragung in einem maschinell auswertbaren Format verlangen (Z3, Datenträgerüberlassung). Inventurlisten und Daten aus dem Warenwirtschaftssystem nennt die GoBD als Beispiele maschinell auswertbarer Aufzeichnungen (Rz. 127); prüfen Sie, ob Ihr System Inventur- und Bewegungslisten als maschinenlesbare Datei ausgibt.
  • Die Aufbewahrung: Inventare und die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeits- und sonstigen Organisationsunterlagen sind zehn Jahre aufzubewahren (§ 147 Abs. 1 Nr. 1, Abs. 3 Satz 1 AO; für Kaufleute § 257 Abs. 1 Nr. 1, Abs. 4 HGB); die Protokolle über die körperliche Bestandsaufnahme sind nach H 5.3 EStH wie Handelsbücher zehn Jahre aufzubewahren. Buchungsbelege acht Jahre (§ 147 Abs. 3 Satz 1 AO).

Zählplan je Lagerzone

Der Zählplan legt je Zone fest, wie oft gezählt wird. Die Finanzverwaltung verlangt mindestens eine körperliche Überprüfung je Wirtschaftsjahr, die nicht auf Stichproben beschränkt sein darf (H 5.3 EStH); wie Sie die Zählungen darüber hinaus über das Jahr verteilen, ist unsere Empfehlung. Das folgende Beispiel rechnet mit erfundenen Zahlen eines Lagers mit 1.230 Artikeln und 250 Arbeitstagen (Beispielrechnung):

Lagerzone Artikel im Beispiel Zählungen je Jahr Zählvorgänge je Jahr
Kommissionier- und Handlagerplätze 200 12 (monatlich) 2.400
Nachschublager 500 4 (quartalsweise) 2.000
Reserve- und Blocklager 500 1 (Jahresaufnahme) 500
Sperr-, Quarantäne- und Retourenlager (offene Positionen) 30 12 (monatlich) 360
Summe 1.230 — 5.260

Die Summe von 5.260 Zählvorgängen verteilt auf 250 Arbeitstage ergibt 21,04 Positionen je Arbeitstag. Sind 21 Positionen je Arbeitstag zu viel, senken Sie die Frequenz im Nachschublager, nicht an den Kommissionierplätzen: Die jährliche Aufnahme je Zone bleibt in jeder Zeile des Plans stehen, auch im Reserve- und Blocklager; dass jede Zone jährlich geprüft wird, verlangt H 5.3 EStH, die höheren Frequenzen sind unsere Empfehlung. Hinterlegen Sie die Frequenz je Zone im System, damit die Zählauftragsliste ohne Zuruf entsteht; kann Ihr System Intervalle je Zone nicht abbilden, führen Sie die Liste außerhalb des Systems und heften sie zur Verfahrensdokumentation.

Schritt für Schritt: Buchinventur im Warenwirtschaftssystem aufsetzen

Schritt 1: Lagerzonen anlegen

Vergeben Sie für jede Zone eine Kennung, die im Zählauftrag und im Protokoll erscheint.

  • Ergebnis: Jede Zone ist im System eindeutig benannt.

Schritt 2: Zählintervall je Zone hinterlegen

Übernehmen Sie die Frequenz aus dem Zählplan je Lagerzone und sorgen Sie dafür, dass jede Zone mindestens einmal im Wirtschaftsjahr körperlich aufgenommen wird (H 5.3 EStH).

  • Ergebnis: Das System erzeugt zu jedem Intervall eine Zählauftragsliste, und keine Zone bleibt ohne Jahresaufnahme.

Schritt 3: Fortschreibung prüfen

Ziehen Sie für einen abgeschlossenen Monat die Bewegungsliste eines Artikels und gleichen Sie sie mit Wareneingängen, Kommissionierungen und Korrekturen ab; achten Sie auf Lücken bei Belegnummern und doppelte Vorgänge (GoBD Rz. 40 und 41).

  • Ergebnis: Für den Testmonat gibt es keine Bewegung ohne Beleg.

Schritt 4: Zone vor der Zählung einfrieren

Klären Sie vor der Zählung offene Aufträge, Reservierungen und Umlagerungen in der Zone, damit die Zählung einen eindeutigen Zeitpunkt hat.

  • Ergebnis: Während der Zählung bewegt sich in der Zone nichts.

Schritt 5: Zählen und blind erfassen

Erfassen Sie die gezählte Menge auf einem Beleg, der den Buchbestand nicht zeigt, damit die Zahl nicht angepasst wird.

  • Ergebnis: Das Protokoll enthält Buchbestand und die davon unabhängig erfasste Menge.

Schritt 6: Differenz nachzählen, buchen und begründen

Lassen Sie jede Abweichung von einer zweiten Person nachzählen und buchen Sie die Differenz anschließend im System. Damit ist der Lagerbuchbestand berichtigt. Vermerken Sie den Tag der Aufnahme im Lagerbuch (H 5.3 EStH) und die vermutete Ursache (unser Vorschlag).

  • Ergebnis: Der Systembestand entspricht der Zählung, der Tag der Aufnahme ist vermerkt, der Beleg ist abgelegt.

Schritt 7: Aufzeichnung unterschreiben und ablegen

Fertigen Sie über Durchführung und Ergebnis der körperlichen Aufnahme eine Aufzeichnung mit dem Zeitpunkt der Aufnahme und lassen Sie sie von den aufnehmenden Personen unterzeichnen (H 5.3 EStH); ordnen Sie sie den Inventurunterlagen zu und bewahren Sie sie zehn Jahre auf (§ 147 Abs. 1 Nr. 1, Abs. 3 Satz 1 AO).

  • Ergebnis: Die Aufnahme ist nachvollziehbar belegt und liegt bei den Inventurunterlagen.

Schritt 8: Dokumentation nachziehen

Tragen Sie Änderungen an Zone, Frequenz, Zählauftrag oder Systemversion in die Verfahrensdokumentation nach.

  • Ergebnis: Ablauf und Dokumentation stimmen zum Stichtag überein.

So prüfen Sie das Ergebnis

  • Differenzquote je Zone: Positionen mit Abweichung geteilt durch gezählte Positionen, mal 100. Beispielrechnung: 18 Abweichungen bei 600 gezählten Positionen ergeben 3 Prozent.
  • Vollständigkeit: Für jede geplante Zählung des Jahres liegt ein Protokoll vor, keine Zone fehlt.
  • Jährliche Aufnahme (H 5.3 EStH): Für jede Zone des Zählplans liegt in diesem Wirtschaftsjahr mindestens eine körperliche Aufnahme vor, mit Aufzeichnung und berichtigtem Buchbestand.
  • Bestände ohne gesicherten Buchbestand: Bestände mit ins Gewicht fallenden unkontrollierbaren Abgängen (soweit sich diese Abgänge nicht auf Grund von Erfahrungssätzen annähernd zutreffend berücksichtigen lassen) und besonders wertvolle Wirtschaftsgüter stehen nicht im permanenten Verfahren, sondern werden körperlich aufgenommen (R 5.3 Abs. 3 EStR).
  • Fortschreibung: Die Mengensumme des Systems passt zur letzten Zählung, und jede Korrektur ist als Buchung mit Beleg sichtbar (§ 146 Abs. 1 Satz 1 AO).
  • Datenausgabe: Inventur- und Bewegungsliste kommen als maschinenlesbare Datei aus dem System, nicht nur als PDF.
  • Nachvollziehbarkeit: Ein sachverständiger Dritter kann den Ablauf in angemessener Zeit nachprüfen (§ 238 Abs. 1 HGB; GoBD Rz. 151).

Wenn etwas nicht klappt

Symptom Ursache Abhilfe
Differenzquote einer Zone steigt Nachbuchungen fehlen, oder es wird unter Zeitdruck gezählt Zone vor der Zählung einfrieren, Nachzählung durch eine zweite Person
Bestand weicht direkt nach dem Wareneingang ab Ware ist im Lagerbuch erfasst, liegt aber noch auf dem Wareneingangs- oder Zwischenplatz, oder umgekehrt Wareneingangs- und Zwischenplätze in den Zählplan aufnehmen und die Reihenfolge von Buchung und Einlagerung festlegen; wirtschaftlich zuzurechnende Ware gehört in die Bilanz des wirtschaftlichen Eigentümers, nicht erst mit dem Regalplatz (§ 246 Abs. 1 HGB)
Zählauftrag fehlt Für die Zone ist kein Intervall hinterlegt Lagerzone und Intervall im System prüfen
Für eine Zone fehlt die Aufnahme im Wirtschaftsjahr Der Zählplan sieht für die Zone keine Aufnahme vor; damit fehlt der Beleg für die Übereinstimmung von Buch- und Ist-Bestand Zone noch im laufenden Wirtschaftsjahr körperlich aufnehmen, Systembestand berichtigen, Aufzeichnung zu den Inventurunterlagen legen
Eine Zone ist für die permanente Inventur nicht geeignet Besonders wertvolle Wirtschaftsgüter oder Bestände mit ins Gewicht fallenden unkontrollierbaren Abgängen, soweit sich diese Abgänge nicht über Erfahrungssätze annähernd zutreffend berücksichtigen lassen Diese Bestände körperlich aufnehmen und im Zählplan als eigene Position führen (R 5.3 Abs. 3 EStR)
Der Prüfer findet keinen Zählplan Der Ablauf steht nur in Köpfen Verfahrensdokumentation nachziehen (GoBD Rz. 151 ff.)
Inventurliste kommt nur als PDF Der Export ist nicht als Datei eingerichtet Ausgabe als CSV oder XML einrichten (GoBD Rz. 127)

Wann Sie Hilfe holen sollten

Sprechen Sie den Umstieg mit Ihrer Steuerberatung ab, bevor Sie die körperliche Aufnahme zum Stichtag weglassen; sie beurteilt, ob Ihr Verfahren die Anforderung des § 241 Abs. 2 HGB erfüllt und ob Bestände Ihres Lagers davon nicht erfasst sind. Die Aufnahmen selbst bleiben Aufgabe Ihres Betriebs. Bei einem geprüften Jahresabschluss kommt der Prüfer hinzu. Betriebe in Österreich und in der Schweiz finden die dortigen Regeln in den Artikeln zur Inventurpflicht in Österreich und zur Inventurpflicht in der Schweiz.

Häufige Fragen

Ersetzt die Buchinventur die körperliche Bestandsaufnahme vollständig?

Nur für den Abschlussstichtag und nur so weit, wie das Verfahren den Bestand sichert. § 241 Abs. 2 HGB lässt die körperliche Bestandsaufnahme entfallen, soweit ein anderes, den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung entsprechendes Verfahren sichert, dass der Bestand nach Art, Menge und Wert auch ohne körperliche Aufnahme festgestellt werden kann; Grundlage ist das lückenlos geführte Lagerbuch mit einzeln aufgezeichneten Bewegungen (§ 146 Abs. 1 Satz 1 AO, GoBD Rz. 36 ff.). Für die steuerliche Anerkennung verlangt H 5.3 EStH zusätzlich, dass in jedem Wirtschaftsjahr mindestens einmal durch körperliche Bestandsaufnahme geprüft wird, ob der Buchbestand mit dem tatsächlichen Bestand übereinstimmt, das Lagerbuch berichtigt und der Aufnahmetag vermerkt wird und unterzeichnete Aufzeichnungen entstehen. Für Bestände mit ins Gewicht fallenden unkontrollierbaren Abgängen – es sei denn, diese Abgänge lassen sich auf Grund von Erfahrungssätzen annähernd zutreffend berücksichtigen – und für besonders wertvolle Wirtschaftsgüter ist die permanente Inventur nach R 5.3 Abs. 3 EStR nicht zulässig; nehmen Sie diese Bestände weiter körperlich auf. Eine Zahl von Zählungen je Jahr nennt § 241 Abs. 2 HGB selbst nicht.

Muss ich jede Lagerzone jedes Jahr körperlich zählen?

Für die steuerliche Anerkennung der permanenten Inventur ja: H 5.3 EStH verlangt, dass in jedem Wirtschaftsjahr mindestens einmal durch körperliche Bestandsaufnahme geprüft wird, ob das im Lagerbuch ausgewiesene Vorratsvermögen mit dem tatsächlichen Bestand übereinstimmt. Die Prüfung braucht nicht gleichzeitig für alle Bestände vorgenommen zu werden, darf sich aber nicht auf Stichproben oder die Verprobung eines repräsentativen Querschnitts beschränken; über das Wirtschaftsjahr verteilte Aufnahmen je Zone sind damit zulässig und unsere Empfehlung. § 241 Abs. 2 HGB nennt selbst keine Zählfrequenz; Zonen mit hohem Umschlag häufiger zu zählen ist unsere Empfehlung. Die Stichprobeninventur nach § 241 Abs. 1 HGB bleibt unberührt; sie setzt anerkannte mathematisch-statistische Methoden, Übereinstimmung mit den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung und einen dem einer körperlichen Bestandsaufnahme gleichkommenden Aussagewert voraus.

Wie lange muss ich die Zählprotokolle aufbewahren?

Die Aufzeichnungen über die körperliche Bestandsaufnahme gehören zu den Inventurunterlagen. Bücher und Aufzeichnungen, Inventare und die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeits- und sonstigen Organisationsunterlagen sind zehn Jahre aufzubewahren (§ 147 Abs. 1 Nr. 1, Abs. 3 Satz 1 AO; für Kaufleute § 257 Abs. 1 Nr. 1, Abs. 4 HGB), Buchungsbelege acht Jahre (§ 147 Abs. 3 Satz 1 AO). Die Frist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahrs, in dem das Inventar aufgestellt worden ist (§ 147 Abs. 4 AO). Ordnen Sie die Zählprotokolle den Inventurunterlagen zu.

Reicht ein PDF-Export aus dem Warenwirtschaftssystem für die Betriebsprüfung?

Für die Prüfung reicht das nicht. Nach § 147 Abs. 6 AO kann die Finanzbehörde im Rahmen einer Außenprüfung Einsicht in die gespeicherten Daten nehmen und das Datenverarbeitungssystem nutzen (Z1), eine maschinelle Auswertung nach ihren Vorgaben verlangen (Z2) oder die Übertragung in einem maschinell auswertbaren Format verlangen (Z3). Bereitzustellen sind diese Daten, soweit sie aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtige Unterlagen enthalten; dazu gehören auch die Vor- und Nebensysteme, die solche Unterlagen enthalten (GoBD Rz. 159). Das Recht auf Datenzugriff ist auf den Rahmen der jeweiligen Außenprüfung beschränkt (Rz. 159 Satz 1 in der Fassung der Änderung vom 11. März 2024).

Gilt die Befreiung nach § 241a HGB auch für eine GmbH?

Nein. § 241a HGB befreit nur Einzelkaufleute, die an den Abschlussstichtagen von zwei aufeinander folgenden Geschäftsjahren nicht mehr als jeweils 800.000 Euro Umsatzerlöse und jeweils 80.000 Euro Jahresüberschuss ausweisen. Kapitalgesellschaften sind nicht befreit, auch wenn sie klein sind; eine steuerliche Buchführungspflicht nach § 141 AO prüfen Sie gesondert.

Quellen

  1. Handelsgesetzbuch (HGB), § 238 BuchführungspflichtBundesministerium der Justiz, Gesetze im Internet · abgerufen am
  2. Handelsgesetzbuch (HGB), § 240 InventarBundesministerium der Justiz, Gesetze im Internet · abgerufen am
  3. Handelsgesetzbuch (HGB), § 241 InventurvereinfachungsverfahrenBundesministerium der Justiz, Gesetze im Internet · abgerufen am
  4. Handelsgesetzbuch (HGB), § 241a Befreiung von der Pflicht zur Buchführung und Erstellung eines InventarsBundesministerium der Justiz, Gesetze im Internet · abgerufen am
  5. Handelsgesetzbuch (HGB), § 246 Vollständigkeit, VerrechnungsverbotBundesministerium der Justiz, Gesetze im Internet · abgerufen am
  6. Handelsgesetzbuch (HGB), § 257 Aufbewahrung von Unterlagen, AufbewahrungsfristenBundesministerium der Justiz, Gesetze im Internet · abgerufen am
  7. Einführungsgesetz zum Handelsgesetzbuch (EGHGB), Art. 92Bundesministerium der Justiz, Gesetze im Internet · abgerufen am
  8. Abgabenordnung (AO), § 141 Buchführungspflicht bestimmter SteuerpflichtigerBundesministerium der Justiz, Gesetze im Internet · abgerufen am
  9. Abgabenordnung (AO), § 146 Ordnungsvorschriften für die Buchführung und für AufzeichnungenBundesministerium der Justiz, Gesetze im Internet · abgerufen am
  10. Abgabenordnung (AO), § 147 Ordnungsvorschriften für die Aufbewahrung von UnterlagenBundesministerium der Justiz, Gesetze im Internet · abgerufen am
  11. Abgabenordnung (AO), § 158 Beweiskraft der BuchführungBundesministerium der Justiz, Gesetze im Internet · abgerufen am
  12. Einkommensteuergesetz (EStG), § 5 Gewinn bei Kaufleuten und bei bestimmten anderen GewerbetreibendenBundesministerium der Justiz, Gesetze im Internet · abgerufen am
  13. Amtliches Einkommensteuer-Handbuch 2025, § 5 EStG: R 5.3 Bestandsaufnahme des Vorratsvermögens und H 5.3 Permanente InventurBundesministerium der Finanzen, amtliche Fassung über das Internet Archive · abgerufen am
  14. Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD), BMF-Schreiben vom 28. November 2019 (BStBl I S. 1269)Bundesministerium der Finanzen, amtliche Kopie beim Bayerischen Landesamt für Steuern · abgerufen am
  15. GoBD; Änderung aufgrund verschiedener gesetzlicher Änderungen, BMF-Schreiben vom 11. März 2024 (BStBl I S. 374)Bundesministerium der Finanzen, amtliche Kopie beim Bayerischen Landesamt für Steuern · abgerufen am
  16. GoBD; Zweite Änderung aufgrund verschiedener gesetzlicher Änderungen, BMF-Schreiben vom 14. Juli 2025Bundesministerium der Finanzen, amtliche Kopie beim Bayerischen Landesamt für Steuern · abgerufen am