Inventurdifferenzen buchen: Ablauf aus Sicht der Buchhaltung

Wer eine Inventur abschließt, hat am Ende zwei Zahlen: den Bestand aus dem Warenwirtschaftssystem und den Bestand aus der Zählung. Die Buchhaltung macht daraus Buchungssätze, die die Differenz erklären, bewerten und belegen. Der Ablauf gilt in Deutschland, Österreich und der Schweiz; die Rechtsgrundlagen sind je Land benannt.

Was Sie vorab brauchen

• den Systembestand (Soll) am Stichtag und die Zähllisten mit den gezählten Mengen (Ist)
• je Artikel die Anschaffungs- oder Herstellungskosten und, wo der Wert gesunken ist, den beizulegenden Wert am Stichtag
• den Kontenrahmen Ihres Betriebs mit dem Bestandskonto der Ware und den Aufwands-, Ertrags- und Entnahmekonten
• das Zählprotokoll mit Datum, zählender Person, Zählmethode und jeder Nachzählung
• eine Regel, wer eine Differenz vor der Buchung freigibt
• die Klärung der Ursache, denn ohne sie ist das Gegenkonto geraten

Welche Differenz Sie vor sich haben

Eine Inventurdifferenz ist der Unterschied zwischen dem im Warenwirtschaftssystem geführten Bestand und dem Bestand, den die körperliche Aufnahme festgestellt hat. Sie tritt als Mengendifferenz auf (Mehr- oder Minderbestand) oder als Wertdifferenz, wenn die Menge stimmt, der Bestand am Abschlussstichtag aber weniger wert ist.

Die Buchhaltung braucht vor der Buchung die Ursache, denn sie bestimmt das Gegenkonto:

• eine Entnahme des Inhabers oder einer nahestehenden Person für private Zwecke
• Schwund durch Bruch, Verderb, Diebstahl oder Verlust
• eine Lieferung, die im System noch nicht erfasst ist, oder eine Rücksendung an den Lieferanten
• ein Zähl- oder Buchungsfehler, etwa eine falsche Verpackungseinheit oder ein doppelt erfasster Lieferschein
• eine Wertminderung ohne Änderung der Menge

Wer die Zählung schuldet und wer nicht

Die Pflicht zur Inventur hängt vom Land ab. In Deutschland trifft sie jeden Kaufmann: Er hat für den Schluss eines jeden Geschäftsjahrs ein Inventar aufzustellen und darin den Wert der einzelnen Vermögensgegenstände anzugeben (§ 240 Abs. 1 und 2 HGB). Einzelkaufleute sind befreit, wenn sie an den Abschlussstichtagen von zwei aufeinander folgenden Geschäftsjahren nicht mehr als 800.000 Euro Umsatzerlöse und nicht mehr als 80.000 Euro Jahresüberschuss ausweisen (§ 241a Satz 1 HGB), im Fall der Neugründung schon dann, wenn die Werte am ersten Abschlussstichtag nach der Neugründung nicht überschritten werden (§ 241a Satz 2 HGB); die Beträge gelten in der ab dem 28. März 2024 geltenden Fassung und sind erstmals auf das nach dem 31. Dezember 2023 beginnende Geschäftsjahr anzuwenden (Art. 92 EGHGB). In Österreich muss ein Inventar aufstellen, wer nach § 189 UGB rechnungspflichtig ist, jeweils für den Schluss eines jeden Geschäftsjahrs (§ 191 Abs. 2 UGB, Inventurpflicht in Österreich); in der Schweiz ist für Betriebe, die nach Art. 957 OR der Buchführung unterliegen, der Bestand jeder Bilanzposition durch ein Inventar oder auf andere Art nachzuweisen (Inventar nach Obligationenrecht).

Wer nicht körperlich zählt, sondern laufend fortschreibt oder nach § 241 Abs. 1 HGB Stichproben nutzt, braucht den Ablauf genauso: Die Differenz zwischen Buchbestand und Aufnahme bleibt bestehen und muss gebucht und belegt werden. Die Verfahren beschreiben Stichprobeninventur nach § 241 HGB und Permanente Inventur mit WMS.

Schritt für Schritt: von der Zählung zur Buchung

Schritt 1: Zählung und Nachzählung belegen

Führen Sie je Lagerbereich eine Zählliste mit Artikelnummer, Sollmenge und gezählter Menge. Jede Abweichung zählt eine zweite Person nach. Ins Protokoll gehören Datum und Lagerort, Artikelnummer und Bezeichnung, Sollmenge, gezählte Menge, Differenz, die Namen der zählenden Personen, das Ergebnis der Nachzählung und die Freigabe. Die GoBD, auf die dieser Artikel für Deutschland verweist, sind eine Verwaltungsanweisung des Bundesfinanzministeriums, kein Gesetz.

Ergebnis: Zähllisten mit Ist-Mengen, die eine zweite Person bestätigt hat.

Schritt 2: Differenz gegen den Systembestand stellen

Stellen Sie die gezählten Mengen dem Systembestand am Stichtag gegenüber und werten Sie jede Abweichung mit dem Bestandswert aus. Offene Wareneingänge und noch nicht gebuchte Lieferscheine gehören in dieselbe Liste, sonst zählt die Aufnahme Positionen als Mehrbestand, die nur ein Buchungsrückstand sind.

Ergebnis: eine Differenzliste je Artikel mit Menge, Wert und Vorzeichen.

Schritt 3: Ursache klären

Prüfen Sie je Position, ob eine Entnahme vorliegt, ob Ware unbrauchbar geworden ist, ob ein Lieferschein oder eine Gutschrift fehlt oder ob die Zählung falsch war. Positionen ohne geklärte Ursache bleiben offen und werden nicht geraten.

Ergebnis: jeder Differenz ist eine Ursache zugeordnet.

Schritt 4: Differenz bewerten

Minder- und Mehrbestand werden mit dem Wert angesetzt, mit dem die Menge im Bestand geführt war; war die Menge bereits abgeschrieben, ist der niedrigere Buchwert maßgebend. In Deutschland höchstens mit den Anschaffungs- oder Herstellungskosten, vermindert um die Abschreibungen nach § 253 Abs. 3 bis 5 HGB (§ 253 Abs. 1 HGB). Ist der am Abschlussstichtag beizulegende Wert niedriger, ist der Bestand auf diesen Wert abzuschreiben: in Deutschland nach § 253 Abs. 4 HGB, in Österreich nach § 207 UGB, in der Schweiz nach Art. 960c Abs. 1 OR auf den Veräusserungswert unter Berücksichtigung noch anfallender Kosten. Für die Bewertungsverfahren selbst siehe Lagerbewertung nach HGB.

Ergebnis: ein Euro-Betrag je Differenz.

Schritt 5: Buchen

• Minderbestand ohne Entnahme: Aufwandskonto für Warenverluste an Bestandskonto Ware
• Mehrbestand aus einer noch nicht erfassten Lieferung: Bestandskonto Ware an Verbindlichkeit für noch nicht abgerechnete Wareneingänge; ein echter Mehrbestand geht an den Wareneinsatz oder an ein Ertragskonto
• Entnahme: Entnahmekonto an Bestandskonto Ware; in Deutschland (DE § 3 Abs. 1b UStG) und Österreich (AT § 3 Abs. 2 UStG 1994) kommt die Umsatzsteuer auf die unentgeltliche Wertabgabe nur hinzu, wenn der Gegenstand oder seine Bestandteile zum vollen oder teilweisen Vorsteuerabzug berechtigt haben; in der Schweiz ist der Vorsteuerabzug zu korrigieren, wenn die Voraussetzungen nachträglich wegfallen (Art. 31 Abs. 1 und 2 MWSTG)
• Wertkorrektur: Aufwandskonto für Abschreibungen an Bestandskonto Ware; entfällt der Grund, ist in Deutschland (§ 253 Abs. 5 HGB) und Österreich (§ 208 UGB) zuzuschreiben; in der Schweiz dürfen nicht mehr begründete Abschreibungen und Wertberichtigungen nach Art. 960a Abs. 4 OR für Wiederbeschaffungszwecke und zur Sicherung des dauernden Gedeihens beibehalten werden

Ergebnis: je Position ein Buchungssatz mit Belegverweis. Wie Bestandsverfahren und Aufwandsverfahren den Wareneinsatz unterscheiden, steht unter Bestandsveränderungen buchen.

Schritt 6: Protokoll und Belege ablegen

Verbinden Sie Zählliste, Freigabe und Buchungssatz über eine Belegnummer. Korrektur- und Stornobuchungen müssen auf die ursprüngliche Buchung zurückweisen (GoBD Rz. 64). Werten Sie am Ende den Wert der Fehlmengen aus, um zu sehen, ob der Schwund steigt oder fällt.

Ergebnis: eine Buchung, die sich von der Zählliste bis zum Konto nachvollziehen lässt.

Welche Differenz braucht welches Konto und welchen Beleg

Die Tabelle nennt für jede Differenzart das Gegenkonto neben dem Bestandskonto und den Nachweis. Die Konten sind Kontenarten, nicht Nummern: Die Nummern kommen aus dem Kontenrahmen Ihres Betriebs.

Differenz	Ursache	Konto neben dem Bestandskonto	Beleg und Nachweis
Minderbestand	Bruch, Verderb, Diebstahl, ungeklärter Verlust	Aufwandskonto für Warenverluste oder Schwund	Zählprotokoll mit Nachzählung und Freigabe; ohne Fremdbeleg ein Eigenbeleg (DE GoBD Rz. 61); AT § 131 Abs. 1 Z 5 BAO; CH Art. 957a Abs. 2 Nr. 2 OR
Minderbestand	Entnahme des Inhabers für private Zwecke	Entnahmekonto; in Deutschland und Österreich zusätzlich Umsatzsteuer auf die unentgeltliche Wertabgabe, wenn der Gegenstand oder seine Bestandteile zum vollen oder teilweisen Vorsteuerabzug berechtigt haben	Entnahmebeleg mit Datum, Menge und Anlass; DE § 3 Abs. 1b und § 10 Abs. 4 Nr. 1 UStG; AT § 3 Abs. 2 UStG 1994; in der Schweiz statt einer Wertabgabe Korrektur des Vorsteuerabzugs nach Art. 31 Abs. 1 und 2 MWSTG, wenn die Voraussetzungen des Abzugs wegfallen und der Abzug beim Bezug vorgenommen wurde
Minderbestand	Rücksendung oder Reklamation an den Lieferanten	Verbindlichkeit beim Lieferanten oder Nachbuchung des Wareneingangs	Lieferschein, Gutschrift oder Rechnung des Lieferanten
Mehrbestand	Lieferung noch nicht erfasst oder falsch gebucht	Verbindlichkeit für noch nicht abgerechnete Wareneingänge; ein echter Mehrbestand an Wareneinsatz oder Ertragskonto	Lieferantenlieferschein und Rechnung; Kontierung entsprechend den tatsächlichen Verhältnissen (DE GoBD Rz. 44)
Mehrbestand	Zählfehler, falsche Verpackungseinheit, doppelt gezählte Ware	keine Buchung, solange der Fehler in der Aufnahme liegt; zuerst die Zählung berichtigen, danach geht nur eine verbleibende tatsächliche Mehrmenge an den Wareneinsatz oder ein Ertragskonto	Zählprotokoll mit zweiter Zählung und Prüfung der Stammdaten; die Aufzeichnung muss den tatsächlichen Verhältnissen entsprechen (DE GoBD Rz. 44)
Wertdifferenz nach unten	Wert am Stichtag niedriger als die Anschaffungskosten	Aufwandskonto für Abschreibungen auf Vorräte	Bewertungsnachweis, etwa Marktpreis oder Liste schwer verkäuflicher Ware; DE § 253 Abs. 4 HGB (Börsen- oder Marktpreis, sonst der beizulegende Wert); AT § 207 UGB; CH Art. 960c Abs. 1 OR (Veräusserungswert unter Berücksichtigung noch anfallender Kosten)
Wertdifferenz nach oben	Grund der Abschreibung entfallen	Ertragskonto für Zuschreibungen	Bewertungsnachweis zum Stichtag; zwingend in DE § 253 Abs. 5 HGB und AT § 208 UGB; in der Schweiz dürfen nicht mehr begründete Abschreibungen und Wertberichtigungen für Wiederbeschaffungszwecke und zur Sicherung des dauernden Gedeihens beibehalten werden (Art. 960a Abs. 4 OR)

Die Zeilen zu Rücksendungen, nicht erfassten Lieferungen und Zählfehlern sind Buchungs- und Belegregeln des Betriebs und gelten in allen drei Ländern gleich; in den Zeilen, die eine Pflicht, eine Wertgrenze oder einen Wertmaßstab nennen, steht das Land mit der Norm.

Beispielrechnung: Mehrbestand, Minderbestand und Wertkorrektur

Beispielrechnung mit erfundenen Zahlen. Ein Handelsbetrieb zählt zum 31. Dezember drei Artikel.

Artikel	Soll (Stück)	Ist (Stück)	Wert je Stück (Euro)	Differenz (Euro)
Schrauben	1.000	1.004	25,00	+100,00
Reiniger	1.000	985	12,00	-180,00
Saisonartikel	50	50	40,00 auf 26,00 abgewertet	-700,00

Der Mehrbestand der Schrauben stammt aus einer Teillieferung, die im System noch nicht erfasst ist. Beim Reiniger fehlen 15 Stück zu 12,00 Euro, also 180,00 Euro; die Ursache ist Bruch und Verderb. Beim Saisonartikel stimmt die Menge, der am Abschlussstichtag beizulegende Wert liegt aber bei 26,00 Euro je Stück, das sind 700,00 Euro unter den Anschaffungskosten von 40,00 Euro.

Die drei Buchungssätze lauten:

1. Mehrbestand: Ware (Bestandskonto) 100,00 Euro an Verbindlichkeit für noch nicht abgerechnete Wareneingänge 100,00 Euro
2. Minderbestand: Aufwandskonto Warenverluste 180,00 Euro an Ware (Bestandskonto) 180,00 Euro
3. Wertkorrektur: Aufwandskonto Abschreibungen auf Vorräte 700,00 Euro an Ware (Bestandskonto) 700,00 Euro

Probe: Die drei Artikel hatten vor der Inventur einen Bestandswert von 25.000,00 + 12.000,00 + 2.000,00 = 39.000,00 Euro. Die Buchungen verändern ihn um 100,00 - 180,00 - 700,00 = -780,00 Euro. Der Bestandswert nach der Inventur beträgt 38.220,00 Euro.

So prüfen Sie das Ergebnis

• Summenprobe: Addieren Sie alle Buchungen der Inventur. Der Betrag muss den Bestandswert vom Sollwert auf den Inventurwert bringen.
• Belegprobe: Jede Buchung trägt eine Belegnummer, und die zugehörige Zählliste liegt dazu; Korrekturbuchungen verweisen auf die Ursprungsbuchung (GoBD Rz. 64).
• Steuerprobe (Deutschland): Prüfen Sie, ob Privatentnahmen des Jahres als unentgeltliche Wertabgabe gebucht sind. Umsatzsteuer lösen die Lieferung gegen Entgelt (§ 1 Abs. 1 Nr. 1 UStG) und die Entnahme nach § 3 Abs. 1b UStG aus — die Entnahme nur, wenn der Gegenstand oder seine Bestandteile zum vollen oder teilweisen Vorsteuerabzug berechtigt haben; ein Mengenverlust ohne Weggabe erfüllt keinen dieser beiden Tatbestände.
• Kennzahlenprobe: Die Schwundquote ist der Wert der Fehlmengen geteilt durch den Wareneinsatz, in Prozent. Bei einer Fehlmenge von 180,00 Euro und einem Wareneinsatz von 180.000,00 Euro (erfundene Zahl) ergibt das 0,1 Prozent. Wie Sie die Genauigkeit darüber hinaus messen, steht unter Bestandsgenauigkeit messen.

Wenn etwas nicht klappt

Symptom	Ursache	Lösung
Der Bestandswert stimmt nach der Buchung nicht	Die Differenz wurde über Zählung und Rechnung doppelt gebucht	Die zweite Buchung stornieren; derselbe Vorgang darf nicht mehrfach aufgezeichnet werden (GoBD Rz. 41)
Umsatzsteuer fehlt bei einer Privatentnahme	Die Entnahme wurde als Schwund gebucht	Wertabgabe nachbuchen, wenn der Gegenstand oder seine Bestandteile zum vollen oder teilweisen Vorsteuerabzug berechtigt haben: DE § 3 Abs. 1b UStG, AT § 3 Abs. 2 UStG 1994; in der Schweiz den Vorsteuerabzug nach Art. 31 Abs. 1 und 2 MWSTG korrigieren, wenn die Voraussetzungen des Abzugs wegfallen
Eine Differenz bleibt unerklärt	Es gab keine Nachzählung und kein Protokoll	Zählung wiederholen und die Position vor der Buchung freigeben lassen
Ein Artikel zeigt jedes Jahr einen Minderbestand	Verpackungseinheit oder Artikelnummer in den Stammdaten passt nicht zur Zählung	Stammdaten prüfen und die Zählliste an die Einheit anpassen; siehe Kreislaufinventur planen
Die Abschreibung wird jährlich wiederholt	Der Wert am Stichtag wird nicht neu geprüft	Wertnachweis verlangen; entfällt der Grund, ist in DE (§ 253 Abs. 5 HGB) und AT (§ 208 UGB) zuzuschreiben, in der Schweiz ist das Beibehalten nicht mehr begründeter Abschreibungen und Wertberichtigungen nur für Wiederbeschaffungszwecke und zur Sicherung des dauernden Gedeihens zulässig (Art. 960a Abs. 4 OR)

Wann Sie Hilfe holen sollten

Holen Sie die Steuerberatung oder Treuhand hinzu, wenn sich Entnahme und Schwund in derselben Position vermischen, wenn die Steuerbilanz einen anderen Wert verlangt als die Handelsbilanz, oder wenn eine Differenz über mehrere Perioden wächst. Vor einer Außenprüfung gehören Zähllisten, Freigaben und Buchungen samt Verfahrensdokumentation zusammen; in Deutschland verlangen die GoBD eine aussagekräftige und vollständige Verfahrensdokumentation (Rz. 34).