Bestandsgenauigkeit messen: Wie genau ist der Lagerbestand im System?

Der Buchbestand im ERP ist nur so gut wie die letzten korrekten Buchungen. Eine Bestandsstichprobe misst, wie oft der Systembestand mit dem Regal übereinstimmt, ohne das gesamte Lager zu zählen. Sie liefert eine Genauigkeitszahl, die Sie über die Zeit vergleichen können, und ein Ursachenblatt, das zeigt, wo der Bestand verliert.

Was Sie vorab brauchen

• den Buchbestand je Artikel aus dem ERP (Stückzahl und Wert)
• die Anzahl N der aktiven Artikel im Lager
• die erwartete Genauigkeit p̂ aus dem Vorjahr oder einer Pilotzählung, also den Anteil der Artikel, die innerhalb der Toleranz lagen
• die Fehlergrenze e in Prozentpunkten, die Sie tolerieren
• ein Zählgerät oder eine App, die die gezählten Mengen erfasst
• die Festlegung, wer zählt und wann
• ein Formular für das Ursachenblatt

Schritt für Schritt: Bestandsstichprobe

Schritt 1: Grundgesamtheit abgrenzen

Legen Sie fest, welche Artikel gezählt werden: alle aktiven Artikel des Lagers. N ist ihre Anzahl. Artikel, die nicht im Lager liegen, etwa beim Kunden in Aufbewahrung, gehören nicht in die Grundgesamtheit.

• Ergebnis: N steht fest, z. B. 2.400 Artikel.

Schritt 2: Toleranz festlegen

Legen Sie vor der Zählung fest, welche Abweichung je Artikel noch als korrekt gilt. Redaktionelle Empfehlung: A-Artikel (hoher Umsatz) ±1 Stück, B-Artikel ±2 Stück, C-Artikel ±5 Prozent des Buchbestands. Tragen Sie die Toleranz in das Zählformular ein, damit der Zähler sie nicht selbst entscheiden muss.

• Ergebnis: Je Artikel steht die Toleranz fest.

Schritt 3: Stichprobenumfang berechnen

Die Formel für eine einfache Zufallsstichprobe ohne Zurücklegen (Statistics Canada, Survey Methods and Practices, 12-587-X, Abschnitt 8.1.3):

n1 = z² · p̂ · (1 − p̂) / e² n = n1 · N / (N + n1)

Zeichen	Bedeutung	Einheit
n	Stichprobenumfang	Artikel
z	z-Wert zum Sicherheitsgrad	ohne Einheit (95 Prozent: 1,96)
p̂	erwarteter Anteil der Artikel innerhalb der Toleranz	Anteil (0,90 = 90 Prozent)
e	Fehlergrenze	Anteil (0,03 = 3 Prozentpunkte)
N	Anzahl der aktiven Artikel	Artikel

Beispielrechnung mit erfundenen Zahlen: N = 2.400, p̂ = 0,90, e = 0,03, z = 1,96.

n1 = 3,8416 × 0,90 × 0,10 / 0,0009 = 384,16, aufgerundet 385. n = 385 × 2.400 / (2.400 + 385) = 331,8, aufgerundet 332 Artikel.

• Ergebnis: Der Stichprobenumfang steht fest, z. B. 332 Artikel.

Schritt 4: Zufallsauswahl ziehen und zählen

Wählen Sie die 332 Artikel nach dem Zufallsprinzip aus, z. B. mit einer Zufallsfunktion im ERP. Zählen Sie jeden Artikel an seiner Lagerstelle und tragen Sie Buchbestand, Istbestand und Abweichung ein. Legen Sie einen gemeinsamen Vergleichszeitpunkt für Buchbestand und Istbestand fest: Sperren Sie die Warenbewegungen für die Dauer der Zählung, oder dokumentieren Sie die Fortschreibung des Buchbestands während der Zählung, damit beide Bestände zum selben Zeitpunkt verglichen werden.

• Ergebnis: 332 gezählte Artikel mit Ist- und Buchbestand.

Schritt 5: Genauigkeit berechnen

Bestandsgenauigkeit stückbasiert = Anzahl der Artikel innerhalb der Toleranz ÷ Anzahl der gezählten Artikel × 100.

Beispiel: 301 von 332 Artikeln liegen innerhalb der Toleranz: 301 ÷ 332 × 100 = 90,7 Prozent.

Wertbasiert: Wert der Artikel innerhalb der Toleranz ÷ Gesamtwert der Stichprobe × 100.

Beispiel: 44.900 Euro von 48.600 Euro: 44.900 ÷ 48.600 × 100 = 92,4 Prozent.

• Ergebnis: Zwei Genauigkeitszahlen, die Sie mit dem Zielwert und dem Vorjahr vergleichen.

Schritt 6: Differenzen nach Ursache sortieren

Tragen Sie jede Abweichung in das Ursachenblatt ein. Jede Zeile nennt die Ursache, ein Beispiel, den Anteil an den Differenzen und die Gegenmaßnahme. Die Anteile sind erfundene Beispielwerte:

Ursache	Beispiel	Anteil an den Differenzen	Gegenmaßnahme
Wareneingang nicht erfasst	Lieferschein liegt im Lager, Buchung fehlt	35 Prozent	Wareneingang täglich erfassen
Warenausgang nicht erfasst	Kommissionierung ohne Buchung	25 Prozent	Kommissionierung nur über das System
Falsche Lagerstelle	Artikel liegt an anderer Stelle als im System	20 Prozent	Put-away-Regel und Lagerstellenpflege
Zählfehler	Doppelzählung oder falsche Stelle	10 Prozent	Doppelzählung bei Abweichung
Schwund nicht gebucht	Beschädigung ohne Buchung	7 Prozent	Schwundbuchung mit Freigabe
Systemfehler	Doppelte Erfassung, falscher Artikel	3 Prozent	Schnittstellenprüfung

Sortieren Sie die Zeilen nach dem Anteil und setzen Sie die Gegenmaßnahme mit dem größten Anteil zuerst um.

• Ergebnis: Das Ursachenblatt zeigt, welche Maßnahme den größten Anteil an den Differenzen hat.

Was die GoBD dazu verlangen

In Deutschland verlangen die GoBD in der Fassung vom 14. Juli 2025, dass Geschäftsvorfälle vollzählig und lückenlos aufzuzeichnen sind (Rz. 36 ff.) und dass sich die Aufzeichnungen in ihrer Entstehung und Abwicklung lückenlos verfolgen lassen (Rz. 30 ff.). Die Bestandsstichprobe ist eine Abstimmungskontrolle im internen Kontrollsystem: Sie haben Kontrollen einzurichten, auszuüben und zu protokollieren (Rz. 100). Halten Sie Stichprobenplan, Zufallsauswahl, Zählprotokoll und Ursachenblatt für die Aufbewahrungsfrist vor. In Österreich (§ 192 UGB) und in der Schweiz (Art. 958c OR) ist die Stichprobe eine freiwillige Kontrolle, keine Abschlussvorschrift.

So prüfen Sie das Ergebnis

• Prüfen Sie, dass die Zufallsauswahl wirklich zufällig ist: keine manuelle Auswahl, keine Lücken in der Liste.
• Vergleichen Sie die stückbasierte und die wertbasierte Genauigkeit. Weichen sie stark voneinander ab, zeigt die Richtung, wo die Abweichungen liegen: Ist die wertbasierte Genauigkeit deutlich niedriger, konzentrieren sich die Abweichungen auf die teuren Artikel; ist die stückbasierte niedriger, auf die günstigen. Das ist ein Diagnosehinweis, keine gesicherte Ursache.
• Vergleichen Sie die Genauigkeit mit dem Vorjahr; eine sinkende Zahl ist ein Hinweis, dass die Gegenmaßnahmen nicht greifen. Beachten Sie die Fehlergrenze der Stichprobe, bevor Sie daraus schließen.
• Prüfen Sie, dass jede Differenz eine Ursache im Ursachenblatt hat; eine Differenz ohne Ursache ist ein offener Punkt.

Wenn etwas nicht klappt

Symptom	Mögliche Ursache	Lösung
Die Genauigkeit liegt unter dem Zielwert	Gegenmaßnahmen greifen möglicherweise nicht	Ursachenblatt neu sortieren, Maßnahme mit dem größten Anteil zuerst umsetzen
Die wertbasierte Genauigkeit ist deutlich niedriger als die stückbasierte	Teure Artikel weichen ab	Teure Artikel in eine eigene Schicht legen und vollständig zählen
Der Stichprobenumfang ist zu groß für die verfügbare Zeit	Fehlergrenze zu eng	Fehlergrenze von 3 auf 5 Prozentpunkte erhöhen und den Umfang neu berechnen
Artikel werden nicht gefunden	Falsche Lagerstelle	Lagerstellenpflege und Put-away-Regel einführen

Wann Sie Hilfe holen sollten

Holen Sie Ihre Steuerberatung hinzu, wenn die Stichprobe die körperliche Bestandsaufnahme am Jahresende ersetzen soll; das regeln die jeweiligen Rechnungslegungsvorschriften. Liefert das ERP keine Zufallsauswahl oder keine Zählprotokolle, dokumentieren Sie Auswahl und Zählprotokolle außerhalb des ERP; entscheidend ist, dass sich die Stichprobe nachvollziehen lässt (GoBD Rz. 100, 151).