Datenträgerüberlassung (Z3-Zugriff bei der Betriebsprüfung)
Kurz gesagt
In Deutschland kann die Finanzbehörde bei der Außenprüfung verlangen, dass Sie die aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtigen Daten in einem maschinell auswertbaren Format überlassen — die Datenträgerüberlassung, kurz Z3. Sie ist eine von drei gleichberechtigten Zugriffsarten nach § 147 Abs. 6 AO; die Finanzbehörde entscheidet nach pflichtgemäßem Ermessen, welche sie anwendet. Die Kosten tragen Sie.
Das Wichtigste
- Z3 ist eine von drei gleichberechtigten Zugriffsarten nach § 147 Abs. 6 AO; die Finanzbehörde wählt nach pflichtgemäßem Ermessen.
- Überlassen werden Meta-, Stamm- und Bewegungsdaten, Verknüpfungen und elektronische Belege in maschinell auswertbarer Form (GoBD Rz. 167).
- Die Finanzbehörde lädt keine Daten selbst aus dem ERP herunter (GoBD Rz. 167).
- Das Verlangen kann mit der Prüfungsanordnung vor Prüfungsbeginn gestellt werden (§ 197 Abs. 3 AO).
- Die Kosten der Datenüberlassung trägt der Steuerpflichtige (§ 147 Abs. 6 Satz 3 AO).
- Seit der GoBD-Änderung vom 11. März 2024 heißt die Zugriffsart „Datenüberlassung“; die Übergabe kann auch über eine Datenaustauschplattform erfolgen.
Datenträgerüberlassung ist die Überlassung der aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtigen Daten an die Finanzbehörde in einem maschinell lesbaren und auswertbaren Format. Sie ist die dritte von drei gleichberechtigten Zugriffsarten nach § 147 Abs. 6 Satz 1 AO (GoBD Rz. 167).
Wann die Finanzbehörde Z3 verlangt
Die Finanzbehörde entscheidet nach pflichtgemäßem Ermessen, welche Zugriffsart sie anwendet, und kann mehrere kumulativ verlangen (GoBD Rz. 164). Bei Z3 verlassen die Daten die Sphäre des Steuerpflichtigen; die Finanzbehörde lädt nichts selbst aus dem System (GoBD Rz. 167). Das Verlangen kann bereits mit der Prüfungsanordnung gestellt werden (§ 197 Abs. 3 AO). Die Kosten trägt der Steuerpflichtige, auch wenn die Daten bei einem Dritten liegen (§ 147 Abs. 6 Satz 3 AO).
Z1, Z2 und Z3 im Vergleich
Die Tabelle zeigt, wer das System bedient, was der Prüfer erhält und was das ERP liefern muss:
| Zugriffsart | Wer das System bedient | Was der Prüfer erhält | Was das ERP liefern muss |
|---|---|---|---|
| Z1: unmittelbarer Datenzugriff | die Finanzbehörde, mit Nur-Lesezugriff | Einsicht in die gespeicherten Daten, Nutzung der Auswertungsmöglichkeiten | Lesezugriff auf alle aufbewahrungspflichtigen Daten, Einweisung (GoBD Rz. 165, 174) |
| Z2: mittelbarer Datenzugriff | der Steuerpflichtige oder ein beauftragter Dritter | maschinell ausgewertete Daten nach den Vorgaben der Behörde | Auswertung mit den vorhandenen Möglichkeiten, Übergabe in auswertbarer Form (GoBD Rz. 166) |
| Z3: Datenträgerüberlassung | der Steuerpflichtige oder ein beauftragter Dritter | die Daten in maschinell auswertbarer Form mit Strukturinformationen | Export der angeforderten Daten mit Meta-, Stamm- und Bewegungsdaten, Verknüpfungen und Dokumenten (GoBD Rz. 167, 176) |
Die Anleitung Z3: Datenträgerüberlassung im ERP zeigt, wie Sie den Export vorbereiten.
Rechtsgrundlage
§ 147 Abs. 6 AO gilt seit 1. Januar 2002 (Art. 97 § 19b EGAO). § 200 Abs. 1 AO verpflichtet den Steuerpflichtigen, die Finanzbehörde bei der Ausübung ihrer Befugnisse nach § 147 Abs. 6 AO zu unterstützen. Die GoBD (BMF-Schreiben vom 28. November 2019, Fassung vom 14. Juli 2025) konkretisieren den Datenzugriff in Rz. 158 bis 178; seit der Änderung vom 11. März 2024 lautet der Begriff „Datenüberlassung“.
Nicht zu verwechseln
Z1 und Z2 sind die anderen beiden Zugriffsarten: Beim Z1 bedient die Finanzbehörde das System selbst, beim Z2 wertet der Steuerpflichtige aus.