Papierbelege scannen und vernichten in der Schweiz

Ob eine Datei das Papier ersetzen darf, entscheiden in der Schweiz drei Ergebnisse: Der Beleg ist vollständig erfasst, er lässt sich nicht unbemerkt ändern, und der Betrieb kann beides bis zum Fristende belegen.

Was die GeBüV beim Scannen verlangt

Das Obligationenrecht stellt die Wahl des Informationsträgers frei: Geschäftsbücher und Buchungsbelege dürfen auf Papier, elektronisch oder in vergleichbarer Weise aufbewahrt werden, solange die Übereinstimmung mit den Geschäftsvorfällen gewährleistet bleibt und die Aufzeichnungen jederzeit wieder lesbar gemacht werden können (Art. 958f Abs. 3 OR). Art. 9 GeBüV nennt die zulässigen Informationsträger: unveränderbare Träger, namentlich Papier, Bildträger und unveränderbare Datenträger (Abs. 1 Bst. a), sowie veränderbare Träger (Abs. 1 Bst. b). Als veränderbar gilt ein Träger, wenn sich die gespeicherten Informationen ändern oder löschen lassen, ohne dass dies auf dem Datenträger nachweisbar ist; die Verordnung nennt dafür Magnetbänder, magnetische und magnetooptische Disketten, Fest- und Wechselplatten sowie Solid-State-Speicher (Abs. 2). Legen Sie die Scans auf einem veränderbaren Träger ab, ist das nur zulässig, wenn ein technisches Verfahren die Integrität der gespeicherten Informationen gewährleistet, der Zeitpunkt der Speicherung unverfälschbar nachweisbar ist, die zum Speicherungszeitpunkt geltenden Vorschriften über dieses Verfahren eingehalten werden und die Abläufe und Verfahren zu deren Einsatz festgelegt und dokumentiert sowie die Hilfsinformationen wie Protokolle und Logfiles aufbewahrt werden (Art. 9 Abs. 1 Bst. b GeBüV).

Die ESTV hält fest, dass ausschliesslich elektronisch aufbewahrte Belege dieselbe Beweiskraft haben wie ohne Hilfsmittel lesbare, wenn sämtliche Anforderungen der GeBüV erfüllt sind (MWST-Info 16, Ziff. 1.4.1).

Für wen die Regeln gelten

Die Pflicht trifft Betriebe, die nach Art. 957 Abs. 1 OR der Buchführung und Rechnungslegung unterliegen: juristische Personen ohne Umsatzgrenze sowie Einzelunternehmen und Personengesellschaften ab CHF 500’000 Umsatzerlös im letzten Geschäftsjahr. Unterhalb der Schwelle führen Einzelunternehmen und Personengesellschaften erleichtert Buch, ebenso die in Art. 957 Abs. 2 Ziff. 2 und 3 OR genannten Vereine und Stiftungen; die Grundsätze gelten für sie sinngemäss (Art. 957 Abs. 3 OR). Wie diese Pflichten im System abgebildet werden, beschreibt Ordnungsmässige Buchführung im ERP.

Eine AG mit CHF 1’200’000 Umsatzerlös fällt als juristische Person unter die volle Buchführung. Ein Einzelunternehmen mit CHF 480’000 Umsatzerlös darf sich auf eine Aufstellung über Einnahmen, Ausgaben und Vermögenslage beschränken, muss diese aber ebenfalls zehn Jahre aufbewahren (Art. 126 Abs. 3 DBG).

Mehrwertsteuerpflichtige Personen bewahren Geschäftsbücher, Belege und sonstige Aufzeichnungen bis zum Eintritt der absoluten Verjährung auf (Art. 70 Abs. 2 MWSTG); für papierlose Belege verweist die Verordnung auf die Art. 957 bis 958f OR und die GeBüV (Art. 70 Abs. 4 MWSTG; Art. 122 MWSTV). Wer weder Buchführungs- noch Mehrwertsteuerpflichten hat, fällt nicht unter diese Erlasse.

Die drei Anforderungen: Erfassung, Integrität, Nachweis

Die Tabelle ordnet die Anforderungen einander zu.

Bereich	Anforderung an den Scanvorgang	Norm
Erfassung	Jeder Buchungsvorgang braucht seinen Beleg; der Scan muss den Inhalt vollständig und unverändert wiedergeben.	Art. 957a Abs. 2 Ziff. 2 und Art. 958f Abs. 3 OR
Integrität	Änderungen müssen feststellbar bleiben. Auf veränderbaren Trägern (Art. 9 Abs. 2 GeBüV) braucht es ein Integritätsverfahren, einen unverfälschbar nachweisbaren Speicherzeitpunkt, eingehaltene Verfahrensvorschriften und aufbewahrte Protokolle und Logfiles.	Art. 3 und Art. 9 Abs. 1 Bst. b GeBüV
Nachweis	Belege müssen bis zum Fristende einsehbar und prüfbar sein, auf Begehren ohne Hilfsmittel lesbar; Abläufe gehören in Arbeitsanweisungen, Übertragungen in ein Protokoll.	Art. 4, 6, 8 und 10 Abs. 3 GeBüV

Die Prüfspur gehört zum Nachweis: Ein Geschäftsvorfall muss sich vom Einzelbeleg über die Buchhaltung bis zur MWST-Abrechnung und zurück ohne Zeitverlust verfolgen lassen (MWST-Info 16, Ziff. 1.5). Welche Unterlagen eine Kontrolle erwartet, beschreibt MWST-Kontrolle der ESTV.

Checkliste für Ihren Scanablauf

Die GeBüV beschreibt Ergebnisse, nicht Verfahren. Die folgenden Punkte sind die redaktionelle Umsetzung für einen Scanprozess.

1. Scannen Sie jeden Beleg vollständig und lesbar und prüfen Sie die Erfassung, bevor Sie das Papier weglegen (Art. 957a Abs. 2 Ziff. 2 OR).
2. Verknüpfen Sie jeden Scan mit der Buchung, damit die Prüfspur in beide Richtungen führt (MWST-Info 16, Ziff. 1.5).
3. Ersetzen Sie einen Scan nicht still, sondern führen Sie eine neue Version mit Vermerk (Art. 3 GeBüV).
4. Liegen die Scans auf einem veränderbaren Träger, setzen Sie einen unverfälschbar nachweisbaren Speicherzeitpunkt und bewahren Sie Protokolle und Logfiles mit den Daten auf (Art. 9 Abs. 1 Bst. b Ziff. 2 und 4 GeBüV).
5. Regeln Sie in einer Arbeitsanweisung, wer scannen, prüfen und freigeben darf (Art. 4 Abs. 1 GeBüV).
6. Inventarisieren Sie das Archiv, trennen Sie archivierte von laufenden Daten und zeichnen Sie Zugriffe auf (Art. 7 und 8 GeBüV).
7. Prüfen Sie Integrität und Lesbarkeit in wiederkehrenden Abständen mit einem Probezugriff auf einen älteren Jahrgang (Art. 10 Abs. 1 GeBüV; redaktionelle Umsetzung).
8. Protokollieren Sie jede Übertragung in ein anderes Format oder auf einen anderen Träger (Art. 10 Abs. 3 GeBüV); für Altdaten nach einem Systemwechsel gilt Altdaten nach dem ERP-Wechsel.

Was Sie im Original aufbewahren

Für Geschäftsbericht und Revisionsbericht ordnet Art. 958f Abs. 2 OR die schriftliche und unterzeichnete Aufbewahrung an; die freie Wahl des Informationsträgers nach Abs. 3 gilt nur für Geschäftsbücher und Buchungsbelege. Daneben verlangt das OR für einzelne Erklärungen eine Form, die nur die Urkunde selbst erfüllt. Diese Formvorschriften regeln den Vertragsschluss; sie nennen keine Aufbewahrungsfrist für das Papier. Weil die Urkunde den Nachweis trägt, ist das unterzeichnete oder beurkundete Stück zu behalten (redaktionelle Empfehlung).

Dokument	Warum das Original massgebend bleibt	Grundlage
Geschäftsbericht (Bilanz, Erfolgsrechnung, Anhang)	Schriftlich und unterzeichnet aufzubewahren; die freie Trägerwahl gilt nur für Geschäftsbücher und Buchungsbelege. Die ESTV kann die rechtsgültig unterzeichnete Jahresrechnung verlangen.	Aufbewahrungspflicht: Art. 958f Abs. 1 und 2 OR; Art. 128 Abs. 1 Bst. b MWSTV
Revisionsbericht	Schriftlich und unterzeichnet aufzubewahren; die ESTV kann ihn verlangen, soweit ein solcher zu erstellen ist.	Aufbewahrungspflicht: Art. 958f Abs. 1 und 2 OR; Art. 128 Abs. 1 Bst. c MWSTV
Elektronische Veranlagungsverfügungen des BAZG (eVV)	Sie tragen eine elektronische Signatur des BAZG. Nur die elektronische Datei behält den Originalcharakter; Ausdruck, anderes Dateiformat oder Mikrofiche verlieren ihn. Auf veränderbaren Trägern ist keine zusätzliche elektronische Signatur erforderlich.	ESTV, Archivierung der eVV des BAZG; Art. 9 GeBüV
Bürgschaftserklärungen	Die Bürgschaft bedarf zu ihrer Gültigkeit der schriftlichen Erklärung des Bürgen und der Angabe des zahlenmässig bestimmten Höchstbetrages seiner Haftung in der Bürgschaftsurkunde selbst. Für natürliche Personen kommt die öffentliche Beurkundung hinzu; übersteigt der Haftungsbetrag CHF 2’000 nicht, genügt die eigenschriftliche Angabe des zahlenmässig bestimmten Haftungsbetrags und gegebenenfalls der solidarischen Haftung in der Bürgschaftsurkunde selbst. Gegenüber der Eidgenossenschaft, ihren öffentlich-rechtlichen Anstalten oder einem Kanton für öffentlich-rechtliche Verpflichtungen wie Zölle, Steuern oder Frachten genügt in allen Fällen die schriftliche Erklärung mit dem Höchstbetrag.	Formvorschrift: Art. 493 Abs. 1 bis 3 OR; Papier behalten: redaktionelle Empfehlung
Lehrverträge	Der Lehrvertrag bedarf zu seiner Gültigkeit der schriftlichen Form; die Urkunde trägt die Unterschriften aller verpflichteten Personen.	Formvorschrift: Art. 344a Abs. 1 OR und Art. 13 Abs. 1 OR; Papier behalten: redaktionelle Empfehlung
Kauf- und Vorverträge über Grundstücke	Sie bedürfen zu ihrer Gültigkeit der öffentlichen Beurkundung.	Formvorschrift: Art. 216 Abs. 1 und 2 OR; Papier behalten: redaktionelle Empfehlung

Für eine schriftliche Erklärung heisst Schriftform, dass die Urkunde die Unterschriften aller verpflichteten Personen trägt (Art. 13 Abs. 1 OR). Die Unterschrift ist eigenhändig zu schreiben; eine Nachbildung auf mechanischem Weg wird nur anerkannt, wo ihr Gebrauch im Verkehr üblich ist, etwa bei in grosser Zahl ausgegebenen Wertpapieren (Art. 14 Abs. 1 und 2 OR). Der eigenhändigen Unterschrift gleichgestellt ist die mit einem qualifizierten Zeitstempel verbundene qualifizierte elektronische Signatur; abweichende Regelungen bleiben vorbehalten (Art. 14 Abs. 2bis OR).

Seit wann die Regeln gelten

Die GeBüV ist am 1. Juni 2002 in Kraft getreten (Art. 12 GeBüV); die heute geltende Fassung trägt das Datum 1. Januar 2013, damals wurden der Ingress und die Art. 2 bis 6 neu gefasst. Die frühere Verordnung vom 2. Juni 1976 über die Aufzeichnung von aufzubewahrenden Unterlagen ist aufgehoben (Art. 11 GeBüV).

Der 32. Titel des OR (Art. 957 ff.) ist mit der Änderung vom 23. Dezember 2011 am 1. Januar 2013 in Kraft getreten (AS 2012 6679). Nach Art. 2 Abs. 1 der Übergangsbestimmungen gilt er erstmals für das Geschäftsjahr, das zwei Jahre nach dem Inkrafttreten beginnt, bei Kalenderjahr also ab 1. Januar 2015.

Die Frist beginnt mit dem Ablauf des Geschäftsjahres und dauert zehn Jahre (Art. 958f Abs. 1 OR). Für die Mehrwertsteuer endet sie mit der absoluten Verjährung, das heisst zehn Jahre nach Ablauf der Steuerperiode, in der die Steuerforderung entstanden ist (Art. 70 Abs. 2 und Art. 42 Abs. 6 MWSTG). Art. 126 Abs. 3 DBG verweist für die direkte Bundessteuer ebenfalls auf zehn Jahre und auf die Art. 957 bis 958f OR.

Wer das Risiko trägt und was nicht verlangt wird

Die Vernichtung des Papiers ist erlaubt, aber nicht risikofrei: Das aufbewahrungspflichtige Unternehmen trägt die Risiken, die mit der Vernichtung des ursprünglichen Informationsträgers verbunden sind (MWST-Info 16, Ziff. 1.4.1). Nach derselben Publikation trägt die steuerpflichtige Person die Folgen der Beweislosigkeit steueraufhebender und steuermindernder Tatsachen (Ziff. 1.1).

Zwei Erleichterungen stehen daneben. Die ESTV verlangt im Mehrwertsteuerbereich keine qualifizierte elektronische Signatur, und eine Unterschrift einer natürlichen Person auf dem Beleg ist nicht erforderlich; zu belegen sind Ursprung und Unverändertheit. Ausserdem dürfen Nachweise nicht ausschliesslich vom Vorliegen bestimmter Beweismittel abhängen (Art. 81 Abs. 3 MWSTG). Papierrechnung, gescannte Papierrechnung und elektronische Rechnung sind damit gleichgestellt, wenn die Grundsätze ordnungsmässiger Buchführung eingehalten sind.

Der Nachweis scheitert nicht daran, dass die Einsicht von einer bestimmten Anwendung abhängt: Art. 6 Abs. 2 GeBüV verlangt, dass das erforderliche Personal sowie die Geräte oder Hilfsmittel verfügbar gehalten werden. Er scheitert daran, dass die Daten nicht mehr verfügbar sind oder sich nicht mehr lesbar machen lassen; Art. 6 Abs. 3 GeBüV verlangt, dass die Geschäftsbücher auf Begehren einer berechtigten Person auch ohne Hilfsmittel lesbar gemacht werden können. Für Daten, die aus Datenschutzgründen gelöscht werden müssen, gilt das Löschkonzept im ERP parallel zur Aufbewahrungspflicht.

Was bei einem Verstoss droht

Fehlen Belege oder sind die Aufzeichnungen unvollständig, schätzt die ESTV die Steuerforderung nach pflichtgemässem Ermessen ein (Art. 79 Abs. 1 MWSTG). Wer vorsätzlich oder fahrlässig Geschäftsbücher, Belege, Geschäftspapiere und sonstige Aufzeichnungen nicht ordnungsgemäss führt, ausfertigt, aufbewahrt oder vorlegt, wird mit Busse bestraft, sofern die Tat nicht nach einer anderen Bestimmung mit höherer Strafe bedroht ist (Art. 98 Bst. e MWSTG); wenn das Gesetz nichts anderes bestimmt, beträgt der Höchstbetrag CHF 10’000 (Art. 106 Abs. 1 StGB). Für die direkte Bundessteuer veranlagt die Behörde nach Ermessen, wenn die Verfahrenspflichten trotz Mahnung nicht erfüllt sind oder die Steuerfaktoren mangels zuverlässiger Unterlagen nicht einwandfrei ermittelt werden können (Art. 130 Abs. 2 DBG).