Aufbewahrungsfrist in der Schweiz (10 Jahre, GeBüV)
Kurz gesagt
Die Geschäftsbücher, Buchungsbelege, der Geschäftsbericht und der Revisionsbericht sind in der Schweiz zehn Jahre aufzubewahren; die Frist beginnt mit dem Ablauf des Geschäftsjahres (Art. 958f Abs. 1 OR). Der Geschäftsbericht und der Revisionsbericht sind schriftlich und unterzeichnet aufzubewahren (Art. 958f Abs. 2 OR); die freie Wahl zwischen Papier, elektronisch und vergleichbar gilt nur für die Geschäftsbücher und Buchungsbelege, wenn die Übereinstimmung mit den zugrunde liegenden Geschäftsvorfällen und die jederzeitige Lesbarkeit gewährleistet sind (Art. 958f Abs. 3 OR). Für die Mehrwertsteuer gilt die Aufbewahrung bis zur absoluten Verjährung der Steuerforderung, das heisst zehn Jahre nach Ablauf der Steuerperiode (Art. 70 Abs. 2 MWSTG); Geschäftsunterlagen zur Einlageentsteuerung und zum Eigenverbrauch von unbeweglichen Gegenständen sind 20 Jahre aufzubewahren (Art. 70 Abs. 3 MWSTG).
Das Wichtigste
- Geschäftsbücher, Buchungsbelege, Geschäftsbericht und Revisionsbericht: zehn Jahre ab Ablauf des Geschäftsjahres (Art. 958f Abs. 1 OR).
- Geschäftsbericht und Revisionsbericht sind schriftlich und unterzeichnet aufzubewahren (Art. 958f Abs. 2 OR).
- Mehrwertsteuer: Aufbewahrung bis zur absoluten Verjährung der Steuerforderung, zehn Jahre nach Ablauf der Steuerperiode (Art. 70 Abs. 2 MWSTG).
- Geschäftsunterlagen zur Einlageentsteuerung und zum Eigenverbrauch von unbeweglichen Gegenständen: 20 Jahre (Art. 70 Abs. 3 MWSTG).
- Elektronische Aufbewahrung nur mit nachweisbarer Integrität, zum Beispiel digitale Signatur und Zeitstempel (Art. 3 und 9 GeBüV).
- Direkte Bundessteuer: Geschäftsbücher, Aufstellungen und Belege zehn Jahre, Aufbewahrung nach Art. 957–958f OR (Art. 126 Abs. 3 DBG).
Aufbewahrungsfrist ist in der Schweiz der Zeitraum, in dem ein Unternehmen seine Geschäftsbücher, Buchungsbelege, seinen Geschäftsbericht und seinen Revisionsbericht aufzubewahren hat, und zwar zehn Jahre ab Ablauf des Geschäftsjahres (Art. 958f Abs. 1 OR).
Welche Unterlagen wie lange aufzubewahren sind
Art. 958f Abs. 1 OR setzt die Grundfrist: Geschäftsbücher und Buchungsbelege, der Geschäftsbericht und der Revisionsbericht sind während zehn Jahren aufzubewahren. Die Frist beginnt mit dem Ablauf des Geschäftsjahres, nicht mit dem Datum der Unterlage. Die Tabelle ordnet die wichtigsten Unterlagen zu und nennt Frist, Fristbeginn und Rechtsgrundlage.
| Unterlage | Frist | Fristbeginn | Rechtsgrundlage |
|---|---|---|---|
| Geschäftsbücher (Hauptbuch mit Konten und Journal, Hilfsbücher) und Buchungsbelege | 10 Jahre | Ablauf des Geschäftsjahres | Art. 958f Abs. 1 OR; Art. 1 GeBüV |
| Geschäftsbericht und Revisionsbericht | 10 Jahre | Ablauf des Geschäftsjahres | Art. 958f Abs. 1 und 2 OR |
| Geschäftsbücher, Belege, Geschäftspapiere und sonstige Aufzeichnungen (Mehrwertsteuer) | bis zur absoluten Verjährung der Steuerforderung, 10 Jahre nach Ablauf der Steuerperiode | Ablauf der Steuerperiode | Art. 70 Abs. 2, Art. 42 Abs. 6 MWSTG |
| Geschäftsunterlagen zur Einlageentsteuerung und zum Eigenverbrauch von unbeweglichen Gegenständen | 20 Jahre | — | Art. 70 Abs. 3 MWSTG |
| Geschäftsbücher, Aufstellungen und sonstige Belege (direkte Bundessteuer; natürliche Personen mit Einkommen aus selbständiger Erwerbstätigkeit und juristische Personen) | 10 Jahre | Ablauf des Geschäftsjahres (Art. 958f Abs. 1 OR) | Art. 126 Abs. 3 DBG |
Der Geschäftsbericht und der Revisionsbericht sind schriftlich und unterzeichnet aufzubewahren (Art. 958f Abs. 2 OR). Die freie Wahl des Informationsträgers – Papier, elektronisch oder vergleichbar – gilt nur für die Geschäftsbücher und die Buchungsbelege (Art. 958f Abs. 3 OR). Beispiel: Das Geschäftsjahr entspricht dem Kalenderjahr. Ein Beleg vom 5. Januar 2026 und einer vom 28. Dezember 2026 gehören dann zum Geschäftsjahr 2026 und sind gleich lang aufzubewahren: bis zum Ablauf des Geschäftsjahres 2036, das heisst bis 31. Dezember 2036 (Beispielrechnung).
Anforderungen an die elektronische Aufbewahrung
Die Geschäftsbücher und die Buchungsbelege können auf Papier, elektronisch oder in vergleichbarer Weise aufbewahrt werden, soweit dadurch die Übereinstimmung mit den zugrunde liegenden Geschäftsvorfällen und Sachverhalten gewährleistet ist und sie jederzeit wieder lesbar gemacht werden können (Art. 958f Abs. 3 OR). Die Geschäftsbücherverordnung (GeBüV) konkretisiert die Anforderungen:
- Integrität: Die Bücher und Belege sind so zu führen und aufzubewahren, dass sie nicht geändert werden können, ohne dass sich dies feststellen lässt (Art. 3 GeBüV).
- Informationsträger: Unveränderbare Träger – Papier, Bildträger, unveränderbare Datenträger – sind ohne Weiteres zulässig. Veränderbare Träger sind nur zulässig, wenn technische Verfahren die Integrität gewährleisten (zum Beispiel digitale Signatur), der Speicherzeitpunkt unverfälschbar nachweisbar ist (zum Beispiel Zeitstempel), die geltenden Verfahrensvorschriften eingehalten werden und die Abläufe dokumentiert sowie die Hilfsinformationen wie Protokolle und Logfiles aufbewahrt werden (Art. 9 Abs. 1 GeBüV).
- Verfügbarkeit: Die Unterlagen sind bis zum Ende der Frist von einer berechtigten Person innert angemessener Frist einseh- und prüfbar zu halten; das nötige Personal und die Geräte sind verfügbar zu halten, und die Geschäftsbücher sind auf Begehren auch ohne Hilfsmittel lesbar zu machen (Art. 6 GeBüV).
- Dokumentation: Organisation, Zuständigkeiten, Abläufe und Infrastruktur sind in Arbeitsanweisungen zu dokumentieren; diese werden nach denselben Grundsätzen und gleich lang aufbewahrt wie die Geschäftsbücher (Art. 4 GeBüV).
- Prüfung und Datenmigration: Die Informationsträger sind regelmässig auf Integrität und Lesbarkeit zu prüfen. Die Übertragung in andere Formate oder auf andere Träger ist zulässig, wenn Vollständigkeit und Richtigkeit gewährleistet bleiben; sie ist zu protokollieren, und das Protokoll wird mit den Informationen aufbewahrt (Art. 10 GeBüV).
Rechtsgrundlage
Die Zehn-Jahres-Frist und die Formvorschriften stehen in Art. 958f OR, in der Fassung, die seit 1. Januar 2013 in Kraft ist. Der Bundesrat hat die GeBüV gestützt auf Art. 958f Abs. 4 OR erlassen; sie ist am 1. Juni 2002 in Kraft getreten (konsolidierte Fassung Stand 1. Januar 2013). Für die Mehrwertsteuer gilt Art. 70 MWSTG, für die direkte Bundessteuer Art. 126 Abs. 3 DBG.
Nicht zu verwechseln mit
- Verjährung: Sie betrifft die Durchsetzbarkeit einer Forderung, nicht die Aufbewahrung. Ein Beleg kann noch aufbewahrungspflichtig sein, wenn die Forderung daraus längst verjährt ist.
- Deutsche und österreichische Fristen: Deutschland und Österreich regeln eigene Fristen; siehe Aufbewahrungsfrist in Deutschland und Aufbewahrungsfrist in Österreich.
- Löschkonzept: Aufbewahrungspflichten und Löschvorgaben aus dem Datenschutzrecht sind zwei Regelkreise; siehe Löschkonzept im ERP (CH).