Aufbewahrungsfrist in Deutschland (6, 8 oder 10 Jahre)
Kurz gesagt
In Deutschland sind Buchungsbelege acht Jahre, Bücher und Abschlüsse zehn Jahre und Handelsbriefe sechs Jahre aufzubewahren (§ 147 Abs. 3 Satz 1 AO, § 257 Abs. 4 Satz 1 HGB); bei Instituten im Sinne des § 1 Abs. 1b KWG (Kreditinstitute und Finanzdienstleistungsinstitute) einschließlich Zweigstellen nach § 53 KWG, bei Personen oder Gesellschaften, die der Aufsicht nach § 1 Abs. 1 VAG unterliegen, und bei Wertpapierinstituten im Sinne des § 2 Abs. 1 WpIG bleiben Buchungsbelege zehn Jahre (§ 257 Abs. 4 Satz 2 HGB, Art. 97 § 19a Abs. 3 EGAO). Die Frist beginnt nicht mit dem Belegdatum, sondern mit dem Schluss des Kalenderjahrs des maßgeblichen Ereignisses: der letzten Eintragung im Buch, der Aufstellung des Inventars, der Eröffnungsbilanz, des Jahresabschlusses oder des Lageberichts (nach HGB der Feststellung von Eröffnungsbilanz oder Jahresabschluss), des Empfangs oder der Absendung eines Handelsbriefs oder der Entstehung des Buchungsbelegs (§ 147 Abs. 4 AO, § 257 Abs. 5 HGB). Sie endet erst, wenn die Festsetzungsfrist der betroffenen Steuer abgelaufen ist (§ 147 Abs. 3 Satz 5 AO).
Das Wichtigste
- Buchungsbelege 8 Jahre, Bücher und Abschlüsse 10 Jahre, Handelsbriefe 6 Jahre (§ 147 Abs. 3 Satz 1 AO, § 257 Abs. 4 Satz 1 HGB); für Buchungsbelege von Instituten im Sinne des § 1 Abs. 1b KWG (Kreditinstitute und Finanzdienstleistungsinstitute) einschließlich Zweigstellen nach § 53 KWG, von Personen oder Gesellschaften, die der Aufsicht nach § 1 Abs. 1 VAG unterliegen, und von Wertpapierinstituten im Sinne des § 2 Abs. 1 WpIG gelten 10 Jahre (§ 257 Abs. 4 Satz 2 HGB).
- Der Fristbeginn ist nicht das Belegdatum, sondern der Schluss des Kalenderjahrs des maßgeblichen Ereignisses: letzte Eintragung im Buch, Aufstellung des Inventars, der Eröffnungsbilanz, des Jahresabschlusses oder des Lageberichts (nach HGB Feststellung von Eröffnungsbilanz und Jahresabschluss), Empfang oder Absendung eines Handelsbriefs oder Entstehung des Buchungsbelegs (§ 147 Abs. 4 AO, § 257 Abs. 5 HGB).
- Ausgestellte und empfangene Rechnungen sind zusätzlich acht Jahre ab dem Schluss des Kalenderjahrs der Ausstellung nach § 14b Abs. 1 UStG aufzubewahren; bei Instituten im Sinne des § 1 Abs. 1b KWG (Kreditinstitute und Finanzdienstleistungsinstitute) einschließlich Zweigstellen nach § 53 KWG, bei Personen oder Gesellschaften unter Aufsicht nach § 1 Abs. 1 VAG und bei Wertpapierinstituten im Sinne des § 2 Abs. 1 WpIG gilt diese Frist nach § 27 Abs. 40 Satz 2 UStG erst für Unterlagen, deren Aufbewahrungsfrist am 1. Januar 2026 noch nicht abgelaufen war.
- Die Fassung des § 147 Abs. 3 Satz 1 AO mit acht Jahren für Buchungsbelege gilt ab 1. Januar 2025 (Art. 97 § 19a Abs. 2 EGAO).
- Institute im Sinne des § 1 Abs. 1b KWG (Kreditinstitute und Finanzdienstleistungsinstitute) einschließlich Zweigstellen nach § 53 KWG, Personen oder Gesellschaften unter Aufsicht nach § 1 Abs. 1 VAG und Wertpapierinstitute im Sinne des § 2 Abs. 1 WpIG bewahren Buchungsbelege zehn Jahre auf (§ 257 Abs. 4 Satz 2 HGB, Art. 97 § 19a Abs. 3 EGAO).
- Die Frist endet nicht, solange die Festsetzungsfrist der betroffenen Steuer läuft (§ 147 Abs. 3 Satz 5 AO).
Aufbewahrungsfrist ist der Zeitraum, in dem Bücher, Aufzeichnungen, Belege und Geschäftsbriefe in Deutschland geordnet aufbewahrt werden müssen. Sie beträgt je nach Unterlage sechs, acht oder zehn Jahre und beginnt nicht mit dem Datum der Unterlage, sondern mit dem Schluss des Kalenderjahrs des für sie maßgeblichen Ereignisses: bei Buchungsbelegen die Entstehung, bei Büchern die letzte Eintragung, bei Inventar, Eröffnungsbilanz, Jahresabschluss und Lagebericht die Aufstellung (nach HGB die Feststellung von Eröffnungsbilanz und Jahresabschluss), bei Handelsbriefen der Empfang oder die Absendung.
Welche Unterlagen wie lange aufbewahrt werden
Welche Unterlagen betroffen sind, zählt § 147 Abs. 1 AO auf; § 257 Abs. 1 HGB verpflichtet jeden Kaufmann. Die deutschen Fristen stehen in § 147 Abs. 3 Satz 1 der Abgabenordnung (AO) und in § 257 Abs. 4 des Handelsgesetzbuchs (HGB). Beide nennen dieselben drei Längen. Die Tabelle ordnet die wichtigsten Unterlagen zu; die Spalte Fristbeginn nennt den Zeitpunkt, mit dem die Frist zu laufen beginnt.
| Unterlage | Frist | Fristbeginn | Rechtsgrundlage |
|---|---|---|---|
| Bücher und Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse, Lageberichte, Eröffnungsbilanz sowie die zu ihrem Verständnis nötigen Arbeits- und Organisationsunterlagen | 10 Jahre | Schluss des Kalenderjahrs der letzten Eintragung beziehungsweise der Aufstellung des Inventars, der Eröffnungsbilanz, des Jahresabschlusses oder Lageberichts (nach § 257 Abs. 5 HGB der Feststellung von Eröffnungsbilanz und Jahresabschluss) | § 147 Abs. 1 Nr. 1, Abs. 3 Satz 1, Abs. 4 AO; § 257 Abs. 1 Nr. 1, Abs. 4, Abs. 5 HGB |
| Unterlagen nach Art. 15 Abs. 1 und Art. 163 Zollkodex der Union | 10 Jahre | Schluss des Kalenderjahrs der Entstehung | § 147 Abs. 1 Nr. 4a, Abs. 3 Satz 1, Abs. 4 AO |
| Buchungsbelege | 8 Jahre | Schluss des Kalenderjahrs, in dem der Beleg entstanden ist | § 147 Abs. 1 Nr. 4, Abs. 3 Satz 1, Abs. 4 AO; § 257 Abs. 1 Nr. 4, Abs. 4, Abs. 5 HGB |
| Ausgestellte Rechnungen (Doppel) und empfangene Rechnungen | 8 Jahre | Schluss des Kalenderjahrs der Ausstellung | § 14b Abs. 1 Sätze 1 und 3 UStG; für Institute im Sinne des § 1 Abs. 1b KWG nach § 27 Abs. 40 Satz 2 UStG erst für Unterlagen, deren Frist am 1. Januar 2026 noch nicht abgelaufen war |
| Rechnung, Zahlungsbeleg oder andere beweiskräftige Unterlage beim Leistungsempfänger in den Fällen des § 14 Abs. 2 Satz 2 Nr. 3 UStG, soweit er Nichtunternehmer ist oder die Leistung für seinen nichtunternehmerischen Bereich verwendet | 2 Jahre | Schluss des Kalenderjahrs der Ausstellung | § 14b Abs. 1 Satz 5 UStG |
| Empfangene Handels- und Geschäftsbriefe, Wiedergaben abgesandter Handelsbriefe; Handelsbriefe sind Schriftstücke, die ein Handelsgeschäft betreffen | 6 Jahre | Schluss des Kalenderjahrs des Empfangs oder der Absendung | § 147 Abs. 1 Nr. 2 und 3, Abs. 4 AO; § 257 Abs. 1 Nr. 2 und 3, Abs. 2, Abs. 5 HGB |
| Sonstige Unterlagen, soweit sie für die Besteuerung von Bedeutung sind | 6 Jahre | Schluss des Kalenderjahrs der Entstehung | § 147 Abs. 1 Nr. 5, Abs. 4 AO |
| Empfangene Lieferscheine, die keine Buchungsbelege sind | endet mit dem Erhalt der Rechnung | Schluss des Kalenderjahrs der Entstehung | § 147 Abs. 3 Satz 3, Abs. 4 AO |
| Abgesandte Lieferscheine, die keine Buchungsbelege sind | endet mit dem Versand der Rechnung | Schluss des Kalenderjahrs der Entstehung | § 147 Abs. 3 Satz 4, Abs. 4 AO |
| Buchungsbelege von Instituten im Sinne des § 1 Abs. 1b KWG (Kreditinstitute und Finanzdienstleistungsinstitute) einschließlich Zweigstellen nach § 53 KWG, von Personen oder Gesellschaften unter Aufsicht nach § 1 Abs. 1 VAG und von Wertpapierinstituten im Sinne des § 2 Abs. 1 WpIG | 10 Jahre | Schluss des Kalenderjahrs, in dem der Beleg entstanden ist | § 257 Abs. 4 Satz 2 HGB; § 147 Abs. 3 Satz 1 AO mit Art. 97 § 19a Abs. 3 EGAO |
Warum die Frist am Jahresende beginnt
§ 147 Abs. 4 AO und für Kaufleute § 257 Abs. 5 HGB knüpfen den Beginn an ein Ereignis und verschieben ihn dann auf den Schluss des Kalenderjahrs: maßgeblich ist die letzte Eintragung im Buch, die Aufstellung von Inventar, Eröffnungsbilanz, Jahresabschluss oder Lagebericht, der Empfang oder die Absendung eines Handelsbriefs oder die Entstehung des Buchungsbelegs. § 257 Abs. 5 HGB stellt für die Eröffnungsbilanz und den Jahresabschluss nicht auf die Aufstellung, sondern auf deren Feststellung ab. Für Rechnungen beginnt die Frist nach § 14b Abs. 1 Satz 3 UStG mit dem Schluss des Kalenderjahrs der Ausstellung.
Ein Beleg vom 5. Januar 2026 und einer vom 28. Dezember 2026 sind deshalb gleich lang zu halten (Beispielrechnung): Bei acht Jahren endet die Frist in beiden Fällen mit Ablauf des 31. Dezember 2034. Für das Fristende mehrerer Belege aus verschiedenen Jahren zeigt das Vorgehen Aufbewahrungsfrist berechnen. Was das für Daten aus einem abgeschalteten System bedeutet, steht unter Altsystem abschalten.
Wann die Frist nicht endet
Die Aufbewahrungsfrist nach § 147 Abs. 3 Satz 1 AO ist kein festes Enddatum. Nach § 147 Abs. 3 Satz 5 AO läuft sie nicht ab, soweit und solange die Unterlagen für Steuern von Bedeutung sind, für welche die Festsetzungsfrist noch nicht abgelaufen ist. Diese Frist beträgt vier Jahre für Steuern und Steuervergütungen, die keine Verbrauchsteuern, Einfuhr- oder Ausfuhrabgaben sind (§ 169 Abs. 2 Satz 1 Nr. 2 AO); die Zehn-Jahres-Frist des § 169 Abs. 2 Satz 2 AO für hinterzogene Steuern gilt dafür nach § 147 Abs. 3 Satz 5 AO nicht. Wird die Festsetzungsfrist durch eine Außenprüfung gehemmt (§ 171 Abs. 4 Satz 1 AO), kann auch die Aufbewahrung länger dauern.
§ 257 HGB enthält keine entsprechende Verlängerung; die handelsrechtliche Frist endet mit Ablauf des Zeitraums nach § 257 Abs. 4 und 5 HGB. Für die Praxis heißt das: Die sechs, acht oder zehn Jahre sind ein Mindestzeitraum, über den die steuerliche Frist im Einzelfall hinausgehen kann.
Rechtsgrundlage in Deutschland
Maßgeblich sind § 147 AO (Fristen in Abs. 3, Fristbeginn in Abs. 4), § 257 HGB (Fristen in Abs. 4, Fristbeginn in Abs. 5) und für Rechnungen § 14b UStG. Rechnungen müssen über den gesamten Zeitraum echt, unversehrt und lesbar bleiben (§ 14b Abs. 1 Satz 2 UStG, § 14 Abs. 3 Satz 1 UStG).
Die verkürzte Frist für Buchungsbelege (acht statt zehn Jahre) gilt seit 1. Januar 2025; die Sechsjahresfrist für Handelsbriefe wurde dabei nicht verkürzt. Nach Art. 97 § 19a Abs. 2 EGAO und Art. 95 EGHGB ist die Neufassung auf alle Unterlagen anzuwenden, deren Frist am 31. Dezember 2024 noch nicht abgelaufen war; für Rechnungen bestimmt § 27 Abs. 40 Satz 1 UStG dasselbe. Bei Instituten im Sinne des § 1 Abs. 1b KWG (Kreditinstitute und Finanzdienstleistungsinstitute) einschließlich Zweigstellen nach § 53 KWG, bei Personen oder Gesellschaften, die der Aufsicht nach § 1 Abs. 1 VAG unterliegen, und bei Wertpapierinstituten im Sinne des § 2 Abs. 1 WpIG bleiben Buchungsbelege zehn Jahre aufbewahrungspflichtig (§ 257 Abs. 4 Satz 2 HGB; Art. 97 § 19a Abs. 3 EGAO). Für sie greift die Neufassung nach Art. 95 Satz 2 EGHGB und § 27 Abs. 40 Satz 2 UStG erst für Unterlagen, deren Aufbewahrungsfrist nach der bis einschließlich 31. Dezember 2024 geltenden Fassung am 1. Januar 2026 noch nicht abgelaufen war.
Österreich und die Schweiz regeln eigene Fristen: Aufbewahrungsfrist in Österreich und Aufbewahrungsfrist in der Schweiz.
Nicht zu verwechseln mit
- Verjährung: Sie betrifft die Durchsetzbarkeit einer Forderung, nicht die Aufbewahrung. Ein Beleg kann noch aufbewahrungspflichtig sein, wenn die Forderung daraus längst verjährt ist.
- Steuerrechtliche und handelsrechtliche Frist: Beide nennen sechs, acht und zehn Jahre, sind aber zwei Pflichten aus zwei Gesetzen. Nur die steuerrechtliche Frist hängt an der Festsetzungsfrist.
- Löschkonzept: Aufbewahrungspflichten und Löschvorgaben aus dem Datenschutzrecht sind zwei Regelkreise, die im Löschkonzept zusammengeführt werden; siehe Löschkonzept im ERP.