Papierbelege scannen und vernichten in Österreich
Kurz gesagt
Ja, das Papier dürfen Sie danach vernichten. Erfüllt die Aufbewahrung auf Datenträgern die Anforderungen, ist die Aufbewahrungspflicht erfüllt, ohne dass das Papier daneben liegen bleiben muss: Für Belege, Geschäftspapiere und sonstige Unterlagen verlangt § 132 Abs. 2 BAO die vollständige, geordnete, inhaltsgleiche und urschriftgetreue Wiedergabe bis zum Fristende; für Bücher und Aufzeichnungen genügt nach § 131 Abs. 3 BAO die inhaltsgleiche, vollständige und geordnete Wiedergabe, und gehören sie zu den nach § 212 UGB aufzubewahrenden Unterlagen, verlangt § 190 Abs. 5 UGB bei elektronischer Speicherung zusätzlich die urschriftgetreue Wiedergabe, außer die Unterlagen wurden elektronisch erstellt. Die Frist beträgt sieben Jahre ab Schluss des Kalenderjahres, für das die Eintragungen vorgenommen wurden oder auf das sich der Beleg bezieht, und läuft weiter, solange die Unterlagen für ein anhängiges Verfahren von Bedeutung sind, in dem Sie Parteistellung haben (§ 132 Abs. 1 BAO, § 212 Abs. 1 UGB). Unterlagen zu Grundstücken nach § 6 Abs. 1 Z 9 lit. a UStG sind 22 Jahre aufzubewahren; Aufzeichnungen und Unterlagen, die nur Eigentumsübertragungen (ausgenommen von Geschäftsräumen) nach § 15c WGG betreffen, zwölf Jahre (§ 18 Abs. 10 UStG). Urkunden in Notariatsaktform und schriftliche Bürgschaftserklärungen behalten Sie im Original.
Das Wichtigste
- In Österreich ist die Aufbewahrung auf Datenträgern zulässig, wenn die Wiedergabe vollständig, geordnet, inhaltsgleich und urschriftgetreu bleibt (§ 132 Abs. 2 BAO).
- Für Bücher und Aufzeichnungen verlangt § 131 Abs. 3 BAO die inhaltsgleiche, vollständige und geordnete Wiedergabe, nicht die urschriftgetreue; gehören sie zu den nach § 212 UGB aufzubewahrenden Unterlagen, verlangt § 190 Abs. 5 UGB bei elektronischer Speicherung zusätzlich die urschriftgetreue Wiedergabe, außer sie wurden elektronisch erstellt.
- Nur Unterlagen, die ausschließlich auf Datenträgern vorliegen, müssen nicht urschriftgetreu wiedergegeben werden (§ 132 Abs. 2 BAO).
- Im Prüfungsfall trägt der Betrieb die Kosten für Hilfsmittel und die erforderlichen lesbaren dauerhaften Wiedergaben (§ 132 Abs. 3 BAO).
- Sind die Aufzeichnungen unvollständig, greift die Vermutung ordnungsmäßiger Führung nicht; die Behörde kann die Grundlagen schätzen (§ 163 Abs. 1, § 184 Abs. 3 BAO).
- Die Aufbewahrungsvorschriften verlangen keinen bestimmten Träger; Papier bleibt, wo eine Formvorschrift die Urkunde selbst verlangt, etwa beim Notariatsakt (§ 4 Abs. 3 GmbHG).
Ob ein Scan das Papier ersetzt, entscheidet in Österreich nicht der Speicherort, sondern das Ergebnis: Im Prüfungsfall muss sich der Geschäftsvorfall vollständig und unverändert nachvollziehen lassen. Die Aufbewahrungspflicht hängt damit am Träger nur insoweit, als dieser die Wiedergabe bis zum Fristende sichern muss.
Was § 132 BAO und § 190 UGB zur Aufbewahrung sagen
Die Fristen stehen in zwei Vorschriften. Bücher und Aufzeichnungen sowie die zu den Büchern und Aufzeichnungen gehörigen Belege sind sieben Jahre aufzubewahren, länger, solange sie für ein anhängiges Verfahren von Bedeutung sind, in dem der Abgabepflichtige Parteistellung hat; Geschäftspapiere und sonstige Unterlagen sollen sieben Jahre aufbewahrt werden, soweit sie für die Abgabenerhebung von Bedeutung sind (§ 132 Abs. 1 BAO). Das Unternehmensgesetzbuch verlangt dasselbe für Bücher, Inventare, Jahresabschlüsse samt Lageberichten, empfangene und abgesendete Geschäftsbriefe sowie Buchungsbelege, mit Fristbeginn ab dem Schluss des Kalenderjahrs, für das die letzte Bucheintragung vorgenommen, das Inventar aufgestellt, der Abschluss festgestellt oder der Geschäftsbrief empfangen oder abgesendet worden ist (§ 212 Abs. 1 und 2 UGB).
Für die Form gilt eine Zweiteilung. Belege, Geschäftspapiere und sonstige Unterlagen dürfen auf Datenträgern aufbewahrt werden, wenn die vollständige, geordnete, inhaltsgleiche und urschriftgetreue Wiedergabe bis zum Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist jederzeit gewährleistet ist; liegen Unterlagen nur auf Datenträgern vor, entfällt das Erfordernis der urschriftgetreuen Wiedergabe (§ 132 Abs. 2 BAO). Bücher und Aufzeichnungen erfasst diese Bestimmung nicht; für sie genügt die inhaltsgleiche, vollständige und geordnete Wiedergabe (§ 131 Abs. 3 BAO). Das Unternehmensgesetzbuch greift für die nach § 212 UGB aufzubewahrenden Unterlagen — Bücher, Inventare, Eröffnungsbilanzen, Jahresabschlüsse samt Lageberichten, Konzernabschlüsse, empfangene Geschäftsbriefe, Abschriften abgesendeter Geschäftsbriefe und Buchungsbelege — strenger durch: Buchführung und Speicherung dieser Unterlagen können elektronisch erfolgen, wenn die Wiedergabe vollständig, geordnet, inhaltsgleich und urschriftgetreu bis zum Fristende gewährleistet ist; nur soweit die Unterlagen elektronisch erstellt wurden, entfällt die urschriftgetreue Wiedergabe (§ 190 Abs. 5 UGB). Ein papiergeführtes Kassenbuch oder Journal, das nach § 212 UGB aufzubewahren ist, ist deshalb urschriftgetreu zu scannen, obwohl § 131 Abs. 3 BAO für Bücher und Aufzeichnungen nur die inhaltsgleiche, vollständige und geordnete Wiedergabe verlangt; eine im ERP erzeugte Aufzeichnung braucht die urschriftgetreue Wiedergabe nicht.
Daraus folgt für Papier: Ein gescannter Papierbeleg ist kein elektronisch erstelltes Dokument. Die Wiedergabe muss deshalb das Schriftstück selbst abbilden, nicht nur seinen Inhalt wiedergeben. § 132 BAO enthält keine ausdrückliche Ermächtigung, das Papier zu vernichten; die Aufbewahrung auf Datenträgern erfüllt die Aufbewahrungspflicht, sodass das Papier danach nicht mehr behalten werden muss.
Der Erlass des Bundesministeriums für Finanzen (BMF) zur Einzelaufzeichnungs-, Registrierkassen- und Belegerteilungspflicht hält dasselbe fest und ergänzt: Werden dauerhafte Wiedergaben erstellt, etwa Ausdrucke aus einem Kassensystem, sind diese Belegdaten zusätzlich auf Datenträgern zur Verfügung zu stellen (BMF-AV Nr. 175/2026, gültig ab 1. Oktober 2026, Abschnitt 2.1 Nr. 12). Der Erlass ist ein Auslegungsbehelf für eine einheitliche Vorgangsweise; Rechte und Pflichten über die Gesetze hinaus lassen sich daraus nicht ableiten (Abschnitt 1).
Für wen die Regeln gelten
Die Aufbewahrungspflicht knüpft an die Buchführungs- oder Aufzeichnungspflicht, nicht an die Technik. Erfasst ist, wer Bücher nach § 190 UGB zu führen hat, und wer auf Grund von Abgabenvorschriften Bücher oder Aufzeichnungen hätte führen müssen oder ohne gesetzliche Verpflichtung geführt hat (§ 132 Abs. 1 BAO). § 131 Abs. 1 BAO nennt die Bücher der §§ 124 und 125 BAO, die Aufzeichnungen der §§ 126 bis 128 BAO und ausdrücklich auch ohne gesetzliche Verpflichtung geführte Bücher. Wer keine Bücher führt und keine Aufzeichnungspflicht nach den Abgabenvorschriften hat, fällt nicht unter diese Regeln; die Aufbewahrungspflicht kann sich dann aus anderen Vorschriften ergeben.
Aus der Pflicht folgt die Rolle des ERP: Belege müssen zu den Buchungen passen, und die Buchungen müssen sich bis zum Beleg zurückverfolgen lassen. Bei maschinell festgehaltenen Geschäftsvorfällen sollen gegenseitige Verweisungen oder Buchungszeichen den Zusammenhang zwischen Buchungen und Belegen klar nachweisen (§ 131 Abs. 2 BAO). Wie das System dafür eingerichtet wird, beschreibt Ordnungsmäßige Buchführung im ERP; die Voraussetzungen für ein elektronisches Aufzeichnungssystem an der Kasse stehen in Registrierkassenpflicht in Österreich.
Welche Anforderungen Ihr Scan erfüllen muss
Die Tabelle ordnet jeder Anforderung die Wendung des Gesetzes und die einschlägige Norm zu. Die Spalte „Anforderung“ ist die Umsetzung, die Spalte „Was das Gesetz verlangt“ der Wortlaut.
| Anforderung | Was das Gesetz verlangt | Norm |
|---|---|---|
| Vollständigkeit | vollständige Wiedergabe: kein Blatt, keine Beilage, keine Buchung darf fehlen | § 132 Abs. 2 BAO; § 190 Abs. 5 UGB |
| Ordnung | geordnete Wiedergabe, die das Auffinden und Zuordnen erlaubt | § 132 Abs. 2 BAO |
| Inhaltsgleichheit | inhaltlich unveränderte Wiedergabe des Belegs | § 132 Abs. 2 BAO; § 190 Abs. 5 UGB |
| Urschriftgetreue Wiedergabe | für Papierbelege originalgetreu; nach § 132 Abs. 2 Satz 2 BAO entfällt sie für Unterlagen, die ausschließlich auf Datenträgern vorliegen, nach § 190 Abs. 5 Satz 2 UGB zusätzlich für elektronisch erstellte Unterlagen | § 132 Abs. 2 BAO; § 190 Abs. 5 UGB |
| Verfügbarkeit bis zum Fristende | die Wiedergabe muss bis zum Ablauf der Frist jederzeit gewährleistet sein | § 132 Abs. 2 BAO |
| Unverändertheit | der ursprüngliche Inhalt darf nicht unkenntlich werden; bei der Losungsermittlung sollen Erfassung und nachträgliche Änderung protokolliert werden | § 131 Abs. 1 Z 6 lit. b BAO; § 190 Abs. 4 UGB |
| Vorlage im Prüfungsfall | Hilfsmittel zum Lesbarmachen und, soweit erforderlich, ohne Hilfsmittel lesbare, dauerhafte Wiedergaben auf Datenträgern | § 132 Abs. 3 BAO |
| Bücher und Aufzeichnungen | bei Verwendung von Datenträgern genügt nach § 131 Abs. 3 BAO die inhaltsgleiche, vollständige und geordnete Wiedergabe; gehören sie zu den nach § 212 UGB aufzubewahrenden Unterlagen, verlangt § 190 Abs. 5 UGB bei elektronischer Speicherung zusätzlich die urschriftgetreue Wiedergabe, außer sie wurden elektronisch erstellt | § 131 Abs. 3 BAO; § 190 Abs. 5 UGB |
| Beleg-Zweitschrift aus dem Kassensystem | Speicherung auf Datenträgern gilt als Zweitschrift, wenn die Geschäftsvorfälle spätestens gleichzeitig mit der Belegerstellung erfasst werden | § 132a Abs. 6 Z 1 BAO |
In den hier geöffneten Quellen (§ 132 BAO, § 190 UGB, Erlass des BMF vom 29. September 2026) findet sich kein bestimmtes Dateiformat und keine Signaturpflicht für den Scan. Der Erlass ergänzt aber eine Pflicht, die leicht übersehen wird: Werden dauerhafte Wiedergaben erstellt, etwa der gedruckte Beleg aus der Kasse, sind die Belegdaten auch auf Datenträgern bereitzustellen (Abschnitt 2.1 Nr. 12). Der Ausdruck allein trägt die Aufbewahrung nicht.
Checkliste für Ihren Scanablauf
Die BAO beschreibt Ergebnisse, nicht Verfahren. Die Schritte sind die redaktionelle Umsetzung für einen Scanprozess; die Norm in Klammern nennt die Anforderung, die der Schritt absichert.
- Scannen Sie jeden Beleg vollständig und lesbar, einschließlich Rückseiten, Anlagen und handschriftlicher Vermerke (§ 132 Abs. 2 BAO).
- Prüfen Sie jeden Scan gegen das Papier, bevor Sie das Papier weglegen: Vollständigkeit, Lesbarkeit, richtige Zuordnung (redaktionelle Empfehlung).
- Verknüpfen Sie jeden Scan mit der Buchung, damit der Zusammenhang zwischen Buchung und Beleg nachweisbar bleibt (§ 131 Abs. 2 BAO).
- Legen Sie die Scans nach Buchungskreis, Jahr und Belegnummer geordnet ab, damit einzelne Belege auffindbar bleiben (§ 132 Abs. 2 BAO).
- Sichern Sie das Archiv so, dass die Wiedergabe bis zum Fristende jederzeit möglich ist; bei Kassenaufzeichnungen protokollieren Sie Erfassung und nachträgliche Änderungen (§ 132 Abs. 2 BAO; § 131 Abs. 1 Z 6 lit. b BAO).
- Halten Sie die Mittel zur Lesbarmachung bereit; im Prüfungsfall schulden Sie auf eigene Kosten die nötigen Hilfsmittel und, soweit erforderlich, ohne Hilfsmittel lesbare, dauerhafte Wiedergaben auf Datenträgern (§ 132 Abs. 3 BAO).
- Klären Sie vor der Vernichtung, ob der Beleg im Original bleiben muss (Tabelle unten) und ob er für ein laufendes Verfahren noch von Bedeutung ist (§ 132 Abs. 1 BAO).
- Regeln Sie in einer Arbeitsanweisung, wer scannt, wer prüft und wer freigibt, und wie Vernichtungen dokumentiert werden (redaktionelle Empfehlung); für Altdaten nach einem Systemwechsel gilt Altdaten nach dem ERP-Wechsel.
Was im Original bleibt
Papier verlangt die Aufbewahrungsvorschrift für Buchungsbelege nicht: § 132 BAO und § 212 UGB regeln Dauer und Form der Wiedergabe, nicht den Träger. Wo eine Formvorschrift die Urkunde selbst verlangt, trägt der Scan nicht — der Notariatsakt ist Form des Rechtsgeschäfts, die schriftliche Bürgschaftserklärung ist selbst die Erklärung. Dass das Papier dort liegen bleibt, ist eine redaktionelle Empfehlung, keine zusätzliche gesetzliche Papierfrist. Wie die Schweiz das Scannen und Vernichten regelt, steht in Papierbelege scannen und vernichten in der Schweiz.
| Dokument | Bleibt im Original | Grundlage |
|---|---|---|
| Buchungsbelege (Ein- und Ausgangsrechnungen, Eigenbelege) | Nein, wenn der Scan vollständig, geordnet, inhaltsgleich und urschriftgetreu ist und bis zum Fristende gewährleistet bleibt | § 132 Abs. 2 BAO; § 190 Abs. 5 UGB |
| Bücher und Aufzeichnungen (Journal, Sachkonten, Kassenbuch, Datenerfassungsprotokoll) | Nein, wenn die Wiedergabe bis zum Fristende gesichert ist. Für elektronisch erstellte Aufzeichnungen genügt die inhaltsgleiche, vollständige und geordnete Wiedergabe (§ 131 Abs. 3 BAO); ein papiergeführtes Buch, das zu den nach § 212 UGB aufzubewahrenden Unterlagen gehört, ist urschriftgetreu zu scannen (§ 190 Abs. 5 UGB) | § 131 Abs. 3 BAO; § 190 Abs. 5 UGB |
| Empfangene Geschäftsbriefe, Abschriften abgesendeter Geschäftsbriefe | Nein, Aufbewahrung auf Datenträgern zulässig, urschriftgetreu bis zum Fristende | § 212 Abs. 1 UGB; § 190 Abs. 5 UGB |
| Beleg-Zweitschrift aus Kasse oder Kassensystem | Nein, wenn die Geschäftsvorfälle spätestens gleichzeitig mit der Belegerstellung erfasst werden; nach dem Erlass des BMF nur, wenn keine Registrierkassenpflicht besteht | § 132a Abs. 6 Z 1 BAO; Erlass BMF-AV Nr. 175/2026, Abschnitt 4.6.9 |
| Gesellschaftsvertrag der GmbH und andere Urkunden in Notariatsaktform | Ja, Urkunde oder notarielle Ausfertigung behalten; der Notariatsakt kann auch elektronisch errichtet werden | Formvorschrift: § 4 Abs. 3 GmbHG; § 1 Notariatsaktsgesetz; § 69b Notariatsordnung |
| Schriftliche Bürgschaftserklärung | Ja, die schriftliche Erklärung behalten | Formvorschrift: § 1346 Abs. 2 ABGB |
| Unterlagen zu Grundstücken nach § 6 Abs. 1 Z 9 lit. a UStG | Nein, aber 22 Jahre Aufbewahrungsfrist; Aufzeichnungen und Unterlagen zu Eigentumsübertragungen nach § 15c WGG zwölf Jahre, ausgenommen von Geschäftsräumen | § 18 Abs. 10 UStG; § 132 Abs. 1 BAO |
Seit wann die Regeln gelten
§ 132 BAO gilt in der Fassung, die am 13. Jänner 1999 in Kraft getreten ist (BGBl. I Nr. 28/1999); die Aufbewahrung auf Datenträgern mit urschriftgetreuer Wiedergabe steht seit damals in Abs. 2. § 131 Abs. 3 BAO steht in derselben Form seit 13. Jänner 1999; § 131 wurde zuletzt durch das Abgabenänderungsgesetz 2025 (BGBl. I Nr. 97/2025, ausgegeben am 23. Dezember 2025) geändert, mit Wirkung ab 1. Januar 2026. § 212 UGB gilt in der Fassung seit 20. Juli 2015 (BGBl. I Nr. 22/2015).
Neu ist § 190 Abs. 5 UGB: Er wurde durch das ESAP-Justizgesetz (BGBl. I Nr. 61/2026, ausgegeben am 29. Juli 2026) neu gefasst, trat am 30. Juli 2026 in Kraft und ist nach § 906 Abs. 57 UGB auch auf Unterlagen anzuwenden, bei denen an diesem Tag die Aufbewahrungsfrist nach § 212 UGB noch nicht abgelaufen war. Der Erlass des BMF gilt in der Fassung BMF-AV Nr. 175/2026 seit 1. Oktober 2026.
Ebenfalls seit 1. Oktober 2026 gilt § 132a Abs. 1 BAO in neuer Fassung: Auf Verlangen des Leistungsempfängers oder der Organe der Abgabenbehörde ist ein physischer Beleg ausgedruckt auszufolgen. Die Pflicht betrifft die Belegerteilung, nicht die Aufbewahrung der Zweitschrift. Wann eine Außenprüfung welche Unterlagen verlangt, beschreibt Betriebsprüfung in Österreich.
Was bei einem Verstoß droht
Wer vorsätzlich eine abgabenrechtliche Pflicht zur Aufbewahrung von Büchern oder sonstigen Aufzeichnungen oder zur Aufbewahrung von Belegen verletzt, ohne damit einen anderen Straftatbestand zu erfüllen, begeht eine Finanzordnungswidrigkeit; sie wird mit einer Geldstrafe bis zu 5.000 Euro geahndet (§ 51 Abs. 1 lit. c und d, Abs. 2 FinStrG).
Praktisch schwerer wiegt der Verlust der Vermutung: Bücher und Aufzeichnungen, die den Vorschriften der §§ 131 und 131b BAO entsprechen, haben die Vermutung ordnungsmäßiger Führung für sich, solange kein begründeter Anlass besteht, ihre sachliche Richtigkeit in Zweifel zu ziehen (§ 163 Abs. 1 BAO). Ein lückenhaftes oder nicht urschriftgetreues Scanarchiv kann dieser Anlass sein. Zu schätzen ist insbesondere, wenn Bücher oder Aufzeichnungen nicht vorgelegt werden, sachlich unrichtig sind oder formelle Mängel aufweisen, die geeignet sind, ihre sachliche Richtigkeit in Zweifel zu ziehen (§ 184 Abs. 1 und 3 BAO). Die Kosten der Lesbarmachung im Prüfungsfall trägt der Betrieb (§ 132 Abs. 3 BAO). Für Daten aus stillgelegten Systemen gilt dieselbe Frist; Löschung und Aufbewahrung sind getrennt zu regeln (Löschkonzept im ERP für Österreich).