Aufbewahrungsfrist in Österreich (7 Jahre und Ausnahmen)
Kurz gesagt
Sieben Jahre gelten in Österreich für Bücher, Aufzeichnungen und die dazugehörigen Belege sowie für Inventare, Jahresabschlüsse und Geschäftsbriefe (§ 132 Abs. 1 BAO, § 212 Abs. 1 UGB). Die Frist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres und läuft darüber hinaus, solange ein anhängiges Verfahren die Unterlagen braucht. Aufzeichnungen und Unterlagen zu Grundstücken nach § 6 Abs. 1 Z 9 lit. a UStG 1994 sind 22 Jahre aufzubewahren; betreffen sie nur Eigentumsübertragungen nach § 15c WGG, ausgenommen Geschäftsräume, zwölf Jahre (§ 18 Abs. 10 UStG 1994).
Das Wichtigste
- Bücher, Aufzeichnungen und zugehörige Belege: sieben Jahre (§ 132 Abs. 1 BAO), Fristbeginn am Schluss des Kalenderjahres.
- Inventare, Jahresabschlüsse, Geschäftsbriefe: sieben Jahre (§ 212 Abs. 1 UGB); der Lauf beginnt je Unterlage mit dem Schluss des Kalenderjahres der Aufstellung des Inventars, der Feststellung des Jahresabschlusses oder des Empfangs bzw. Absendens des Geschäftsbriefs (§ 212 Abs. 2 UGB).
- Kassenbelege: Zweitschrift sieben Jahre ab dem Schluss des Kalenderjahres der Belegerstellung (§ 132a Abs. 6 Z 1 BAO).
- Verlängerung: Die Frist endet nicht, solange ein anhängiges Verfahren die Unterlagen braucht (§ 132 Abs. 1 BAO).
- Grundstücksunterlagen nach § 18 Abs. 10 UStG 1994: 22 Jahre; betreffen sie nur Eigentumsübertragungen nach § 15c WGG, ausgenommen Geschäftsräume, 12 Jahre.
Aufbewahrungsfrist ist in Österreich die Zeitspanne, in der ein Betrieb Bücher, Belege und Geschäftspapiere geordnet und lesbar vorhalten muss. Bei den Fristen des § 132 Abs. 1 BAO beginnt sie nicht am Datum des Belegs, sondern mit dem Schluss des Kalenderjahres, auf das sich der Beleg oder die Eintragung bezieht; § 212 Abs. 2 UGB knüpft an die letzte Eintragung, die Aufstellung oder den Empfang an.
Wo die Fristen stehen
Für Abgaben steht die Frist in § 132 Abs. 1 der Bundesabgabenordnung (BAO), in Kraft seit 13. Jänner 1999: Bücher, Aufzeichnungen und die zu den Büchern und Aufzeichnungen gehörigen Belege sind sieben Jahre aufzubewahren. Geschäftspapiere und sonstige Unterlagen sollen sieben Jahre aufbewahrt werden, soweit sie für die Abgabenerhebung von Bedeutung sind. Bei einem vom Kalenderjahr abweichenden Wirtschaftsjahr laufen die Fristen vom Schluss des Kalenderjahres, in dem das Wirtschaftsjahr endet.
Für die unternehmensrechtliche Buchführung steht die parallele Pflicht in § 212 Abs. 1 des Unternehmensgesetzbuchs (UGB). Sie trifft Unternehmer, die nach § 189 UGB dem Dritten Buch unterliegen: Kapitalgesellschaften, bestimmte eingetragene Personengesellschaften und andere Unternehmer mit mehr als 700.000 Euro Umsatzerlösen je einheitlichem Betrieb im Geschäftsjahr (§ 189 Abs. 1 UGB). Beim Schwellenwert greift § 189 Abs. 2 UGB gestaffelt: Die Rechtsfolge tritt ab dem zweitfolgenden Geschäftsjahr ein, wenn die Grenze in zwei aufeinanderfolgenden Geschäftsjahren überschritten wird, und schon ab dem folgenden Geschäftsjahr, wenn sie um mindestens 300.000 Euro überschritten wird; bei Rechtsnachfolge in den Betrieb eines rechnungslegungspflichtigen Unternehmens gilt dasselbe, sofern die Grenze im übernommenen Betrieb in den letzten zwei Geschäftsjahren erreicht wurde. Angehörige der freien Berufe, Land- und Forstwirte sowie Überschussrechner nimmt § 189 Abs. 4 UGB aus; für eine eingetragene Personengesellschaft nach § 189 Abs. 1 Z 2 UGB gilt diese Ausnahme nicht. Aufzubewahren sind unter anderem Bücher, Inventare, Jahresabschlüsse, Geschäftsbriefe und Buchungsbelege, jeweils sieben Jahre lang und geordnet; den Fristbeginn je Unterlage regelt § 212 Abs. 2 UGB. § 212 Abs. 1 UGB gilt in dieser Fassung seit 20. Juli 2015 und ist erstmalig auf Rechnungslegungsunterlagen für Geschäftsjahre anzuwenden, die nach dem 31. Dezember 2015 beginnen (§ 906 Abs. 28 UGB).
Welche Unterlage wie lange
Die Tabelle nennt Frist, Fristbeginn und die Regel, die die Frist verlängert.
| Unterlage | Frist | Fristbeginn | Was die Frist verlängert |
|---|---|---|---|
| Bücher und Aufzeichnungen (Journal, Hauptbuch, Kassenbuch) | 7 Jahre | Schluss des Kalenderjahres, für das die Eintragungen vorgenommen wurden; bei abweichendem Wirtschaftsjahr Schluss des Kalenderjahres, in dem es endet (§ 132 Abs. 1 BAO) | Ein anhängiges Verfahren über die Abgabenerhebung, in dem der Buchführungspflichtige Parteistellung hat (§ 132 Abs. 1 BAO) |
| Belege zu den Büchern und Aufzeichnungen (Ein- und Ausgangsrechnungen, Buchungsbelege) | 7 Jahre | Schluss des Kalenderjahres, auf das sie sich beziehen (§ 132 Abs. 1 BAO); unternehmensrechtlich Schluss des Kalenderjahres, für das die letzte Bucheintragung vorgenommen wurde (§ 212 Abs. 2 UGB) | Anhängiges Verfahren nach § 132 Abs. 1 BAO; unternehmensrechtlich ein anhängiges gerichtliches oder behördliches Verfahren mit Parteistellung des Unternehmers (§ 212 Abs. 1 UGB) |
| Inventare | 7 Jahre | Schluss des Kalenderjahres, in dem das Inventar aufgestellt wurde (§ 212 Abs. 2 UGB) | Ein anhängiges gerichtliches oder behördliches Verfahren, in dem der Unternehmer Parteistellung hat (§ 212 Abs. 1 UGB) |
| Eröffnungsbilanzen, Jahresabschlüsse samt Lageberichten, Konzernabschlüsse samt Konzernlageberichten | 7 Jahre | Schluss des Kalenderjahres der Feststellung oder Aufstellung (§ 212 Abs. 2 UGB) | Ein anhängiges gerichtliches oder behördliches Verfahren, in dem der Unternehmer Parteistellung hat (§ 212 Abs. 1 UGB) |
| Empfangene Geschäftsbriefe, Abschriften abgesendeter Geschäftsbriefe | 7 Jahre | Schluss des Kalenderjahres des Empfangs oder des Absendens (§ 212 Abs. 2 UGB) | Ein anhängiges gerichtliches oder behördliches Verfahren, in dem der Unternehmer Parteistellung hat (§ 212 Abs. 1 UGB) |
| Geschäftspapiere und sonstige Unterlagen, soweit für die Abgabenerhebung von Bedeutung | sieben Jahre (Soll-Vorschrift) | Schluss des Kalenderjahres, auf das sie sich beziehen (§ 132 Abs. 1 BAO) | Anhängiges Verfahren nach § 132 Abs. 1 BAO |
| Zweitschrift eines Belegs über eine Barzahlung; als Zweitschrift gilt auch die Speicherung auf Datenträgern, wenn die Geschäftsvorfälle spätestens gleichzeitig mit der Belegerstellung erfasst werden | 7 Jahre | Schluss des Kalenderjahres, in dem der Beleg ausgestellt wurde (§ 132a Abs. 6 Z 1 BAO) | Die Zweitschrift zählt zu den zu den Büchern oder Aufzeichnungen gehörigen Belegen (§ 132a Abs. 6 Z 2 BAO) |
| Sicherung des Datenerfassungsprotokolls der Registrierkasse auf einem externen Medium und Jahresbeleg | 7 Jahre | Fristbeginn nach § 132 Abs. 1 BAO; die Aufbewahrung richtet sich nach § 132 BAO (RKSV § 7 Abs. 3 und § 8 Abs. 3) | Anhängiges Verfahren nach § 132 Abs. 1 BAO |
| Aufzeichnungen und Unterlagen zu Grundstücken nach § 6 Abs. 1 Z 9 lit. a UStG 1994 | 22 Jahre | § 18 Abs. 10 UStG 1994 nennt keinen eigenen Fristbeginn | Sonderfrist des Umsatzsteuerrechts; bei Eigentumsübertragungen nach § 15c WGG, ausgenommen Geschäftsräume, 12 Jahre (§ 18 Abs. 10 UStG 1994) |
Was die Frist verlängert
Beide Verlängerungsregeln hängen an einem Verfahren, nicht an der Art der Unterlage. Nach § 132 Abs. 1 BAO sind Bücher, Aufzeichnungen und die zugehörigen Belege über die sieben Jahre hinaus so lange aufzubewahren, als sie für ein anhängiges Verfahren von Bedeutung sind, in dem die Person Parteistellung hat, für die die Bücher zu führen waren. Nach § 212 Abs. 1 UGB läuft die Frist weiter, solange die Unterlagen für ein anhängiges gerichtliches oder behördliches Verfahren von Bedeutung sind, in dem der Unternehmer Parteistellung hat.
Der zweite Hebel ist der Fristbeginn am Jahresschluss. Beispielrechnung mit erfundenen Zahlen: Eine Eingangsrechnung vom 3. Februar 2024 bezieht sich auf das Kalenderjahr 2024. Ihre Sieben-Jahres-Frist läuft ab dem Schluss dieses Kalenderjahres und endet mit Ablauf des 31. Dezember 2031; ab dem 1. Jänner 2032 dürfen Sie den Beleg löschen, sofern bis dahin kein Verfahren ihn braucht.
Elektronische Aufbewahrung im ERP
§ 132 Abs. 2 BAO erlaubt die Aufbewahrung auf Datenträgern, wenn die vollständige, geordnete, inhaltsgleiche und urschriftgetreue Wiedergabe bis zum Ablauf der Frist jederzeit gewährleistet ist; liegen Unterlagen nur auf Datenträgern vor, entfällt die urschriftgetreue Wiedergabe. Bei einer Einsicht müssen Sie auf eigene Kosten die nötigen Hilfsmittel bereitstellen und nötigenfalls ohne Hilfsmittel lesbare, dauerhafte Wiedergaben beibringen (§ 132 Abs. 3 BAO; für das Unternehmensrecht § 216 UGB).
Für das Unternehmensrecht erlaubt § 190 Abs. 5 UGB seit 30. Juli 2026 die elektronische Speicherung der nach § 212 UGB aufzubewahrenden Unterlagen unter denselben Bedingungen; erfasst sind auch Unterlagen, deren Aufbewahrungsfrist an diesem Tag noch lief (§ 906 Abs. 57 UGB). Was die Buchführung selbst verlangt, steht unter Ordnungsmäßige Buchführung im ERP in Österreich.
Nicht zu verwechseln mit
- Belegerteilungspflicht (§ 132a Abs. 1 BAO): Sie betrifft die Ausgabe des Belegs bei Barzahlung; die Frist für die Zweitschrift steht in § 132a Abs. 6 Z 1 BAO.
- Verjährung (§ 207 Abs. 2 BAO): Das Recht, eine Abgabe festzusetzen, verjährt bei den übrigen Abgaben nach fünf Jahren (drei Jahre bei Verbrauchsteuern und bestimmten Stempel- und Gerichtsgebühren), bei hinterzogenen Abgaben nach zehn Jahren; die Verjährungsfrist beginnt mit Ablauf des Jahres, in dem der Abgabenanspruch entstanden ist (§ 208 Abs. 1 lit. a BAO). Das ist nicht die Aufbewahrungsfrist des § 132 Abs. 1 BAO.
- Datenlöschung: Wann Kundendaten im ERP gelöscht und wann sie wegen laufender Fristen gesperrt werden, behandelt Löschkonzept im ERP für Österreich. Die Fristen dieses Artikels gelten nur in Österreich; für Deutschland und die Schweiz gelten eigene Vorschriften.