Ordnungsmäßige Buchführung im ERP: Anforderungen in Österreich

Wer Bücher führen muss

Die Pflicht zur Buchführung in Österreich ergibt sich aus zwei Quellen: dem Unternehmensgesetzbuch (UGB) und der Bundesabgabenordnung (BAO). Wer nach dem UGB zur Rechnungslegung verpflichtet ist, erfüllt diese Pflicht auch im Interesse der Abgabenerhebung (§ 124 BAO, in Kraft seit 15. August 2015). Das UGB macht Kapitalgesellschaften, eingetragene Personengesellschaften nach § 189 Abs. 1 Z 2 UGB und alle anderen Unternehmer mit Ausnahme der in § 189 Abs. 4 UGB genannten – Angehörige der freien Berufe, Land- und Forstwirte sowie Unternehmer mit Einkünften im Überschuss der Einnahmen über die Werbungskosten nach § 2 Abs. 4 Z 2 EStG 1988 – mit mehr als 700.000 Euro Netto-Umsatzerlösen im Geschäftsjahr je einheitlichem Betrieb rechnungspflichtig (§ 189 Abs. 1 Z 3 UGB, in Kraft seit 19. Februar 2026; Umsatzerlöse nach § 189a Z 5 UGB). Die Rechtsfolge tritt ab dem zweitfolgenden Geschäftsjahr ein, wenn der Schwellenwert in zwei aufeinanderfolgenden Geschäftsjahren überschritten wird; überschreitet er ihn um mindestens 300.000 Euro, tritt sie schon ab dem folgenden Geschäftsjahr ein (§ 189 Abs. 2 Z 1 und 2 UGB).

Zusätzlich verpflichtet § 125 BAO (in Kraft seit 1. Januar 2020) Unternehmer für einen land- und forstwirtschaftlichen Betrieb oder wirtschaftlichen Geschäftsbetrieb nach § 31 BAO, deren Umsatz in zwei aufeinanderfolgenden Kalenderjahren jeweils 700.000 Euro überstiegen hat, zur Führung von Büchern und zu regelmäßigen Abschlüssen auf Grund jährlicher Bestandsaufnahmen; die Verpflichtung tritt mit Beginn des darauf zweitfolgenden Kalenderjahres ein (§ 125 Abs. 3 BAO). Wer weder nach § 124 noch § 125 BAO buchführungspflichtig ist und nicht freiwillig Bücher führt, rechnet seine Betriebseinnahmen und Betriebsausgaben auf, soweit Abgabenvorschriften nicht anderes bestimmen (§ 126 Abs. 2 BAO, in Kraft seit 1. Januar 2024).

Was “ordnungsmäßig” bedeutet

Die Bücher sind so zu führen, dass sie einem sachverständigen Dritten innerhalb angemessener Zeit einen Überblick über die Geschäftsvorfälle vermitteln und die einzelnen Vorfälle in ihrer Entstehung und Abwicklung verfolgbar sind (§ 131 Abs. 1 BAO, in Kraft seit 1. Januar 2026; § 190 Abs. 1 UGB, in Kraft seit 30. Juli 2026).

Die Eintragungen müssen der Zeitfolge nach geordnet, vollständig, richtig und zeitgerecht erfolgen (§ 131 Abs. 1 Z 2 lit. a BAO). Zeitgerecht ist die Buchung für einen Kalendermonat, wenn sie spätestens einen Monat und 15 Tage nach Ablauf des Kalendermonats erfolgt; bei quartalsweiser Voranmeldung tritt an die Stelle des Kalendermonats das Kalendervierteljahr, ausgenommen sind Abzugssteuern.

Weitere Anforderungen:

• Wer nach § 124 oder § 125 BAO Bücher führt oder freiwillig Bücher führt, hält alle Bareingänge und Barausgänge in den Büchern oder in den Büchern zu Grunde liegenden Grundaufzeichnungen täglich einzeln fest; für bestimmte Betriebe, etwa mit Umsätzen im Freien, erlaubt die Barumsatzverordnung 2015 eine vereinfachte Losungsermittlung (§ 131 Abs. 1 Z 2 lit. b BAO, §§ 1–2 BarUV 2015).
• Die Kontenbezeichnung soll erkennen lassen, welche Geschäftsvorgänge verzeichnet werden; Konten für den Verkehr mit Geschäftsfreunden müssen Namen und Anschriften ausweisen (§ 131 Abs. 1 Z 3 BAO).
• Gebundene Bücher sind Blatt für Blatt fortlaufend zu nummerieren; lose Blätter sind in einem laufend geführten Kontenregister festzuhalten (§ 131 Abs. 1 Z 4 BAO).
• Die Belege sind so geordnet aufzubewahren, dass die Überprüfung der Eintragungen jederzeit möglich ist (§ 131 Abs. 1 Z 5 BAO).
• Eintragungen dürfen nicht mit leicht entfernbaren Schreibmitteln erfolgen; der ursprüngliche Inhalt darf nicht unleserlich gemacht werden (§ 131 Abs. 1 Z 6 lit. a BAO).

Das UGB verlangt dasselbe: Die Eintragungen müssen vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet vorgenommen werden (§ 190 Abs. 3 UGB). Eine Eintragung darf nicht in einer Weise verändert werden, dass der ursprüngliche Inhalt nicht mehr feststellbar ist, und es darf keine Ungewissheit entstehen, ob sie ursprünglich oder zu einem späteren Zeitpunkt gemacht wurde (§ 190 Abs. 4 UGB).

Was die elektronische Buchführung zusätzlich verlangt

Wer die Geschäftsvorfälle maschinell festhält, muss durch gegenseitige Verweisungen oder Buchungszeichen den Zusammenhang zwischen den einzelnen Buchungen sowie zwischen den Buchungen und den Belegen klar nachweisen; der Nachweis der vollständigen und richtigen Erfassung aller Geschäftsvorfälle soll leicht und sicher geführt werden können, und die Summenbildungen müssen nachvollziehbar sein (§ 131 Abs. 2 BAO).

Datenträger dürfen zur Führung von Büchern und Aufzeichnungen verwendet werden, wenn die inhaltsgleiche, vollständige und geordnete Wiedergabe bis zum Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist jederzeit gewährleistet ist; die vollständige und richtige Erfassung und Wiedergabe soll durch entsprechende Einrichtungen gesichert werden (§ 131 Abs. 3 BAO). Wer Eintragungen in dieser Form vorgenommen hat, muss auf seine Kosten innerhalb angemessener Frist die Hilfsmittel zur Verfügung stellen, die zum Lesbarmachen nötig sind, und, soweit erforderlich, ohne Hilfsmittel lesbare, dauerhafte Wiedergaben beibringen.

Das UGB erlaubt die elektronische Buchführung unter denselben Voraussetzungen: Die vollständige, geordnete, inhaltsgleiche und urschriftgetreue Wiedergabe muss bis zum Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist jederzeit gewährleistet sein; bei elektronisch erstellten Unterlagen entfällt das Erfordernis der urschriftgetreuen Wiedergabe (§ 190 Abs. 5 UGB, in Kraft seit 30. Juli 2026).

Bei der Verwendung von Datenträgern dürfen Eintragungen nicht in einer Weise verändert werden können, dass der ursprüngliche Inhalt nicht mehr ersichtlich ist; die vollständige, richtige und lückenlose Erfassung aller Geschäftsvorfälle soll durch Protokollierung der Datenerfassung und nachträglicher Änderungen überprüfbar sein (§ 131 Abs. 1 Z 6 lit. b BAO).

Aufbewahrung

Bücher, Aufzeichnungen und die zugehörigen Belege sind sieben Jahre aufzubewahren; darüber hinaus so lange, als sie für anhängende Verfahren von Bedeutung sind (§ 132 Abs. 1 BAO, in Kraft seit 13. Januar 1999). Die Frist läuft für Bücher und Aufzeichnungen vom Schluss des Kalenderjahres, für das die Eintragungen vorgenommen wurden, für Belege vom Schluss des Kalenderjahres, auf das sie sich beziehen.

Die Aufbewahrung kann auf Datenträgern geschehen, wenn die vollständige, geordnete, inhaltsgleiche und urschriftgetreue Wiedergabe bis zum Ablauf der Frist jederzeit gewährleistet ist (§ 132 Abs. 2 BAO). Das UGB verlangt dasselbe für Bücher, Inventare, Jahresabschlüsse und Buchungsbelege (§ 212 UGB, in Kraft seit 20. Juli 2015).

Checkliste: BAO/UGB-Regel → ERP-Funktion → Nachweis

Regel	Rechtsgrundlage	ERP-Funktion	Nachweis, den Sie zeigen können
Überblick für sachverständigen Dritten, Verfolgbarkeit der Vorfälle	§ 131 Abs. 1 BAO, § 190 Abs. 1 UGB	Journal, Kontenblätter, Belegverweise	Export des Journals für einen Zeitraum; Öffnen einer Buchung mit zugehörigem Beleg
Zeitgerechte Buchung (1 Monat + 15 Tage, bei Quartals-Voranmeldung Kalendervierteljahr; ausgenommen Abzugssteuern)	§ 131 Abs. 1 Z 2 lit. a BAO	Buchung mit Datum; Periodenabschluss	Kontenblatt mit Buchungsdatum; Auswertung der Buchungslaufzeiten
Tägliche Erfassung der Bareingänge und Barausgänge (Buchführende nach § 124/125 BAO)	§ 131 Abs. 1 Z 2 lit. b BAO, §§ 1–2 BarUV 2015	Kassenbuch, Tagesabschluss	Kassenbuchauszug mit täglichen Einzelaufzeichnungen
Kontenbezeichnung mit Namen und Anschrift der Geschäftsfreunde	§ 131 Abs. 1 Z 3 BAO	Kunden- und Lieferantenstamm	Stammdatenliste mit vollständigen Adressen
Blatt-/Seitennummerierung gebundener Bücher, Kontenregister für lose Blätter (nur bei papiergebundenen oder losen Aufzeichnungen)	§ 131 Abs. 1 Z 4 BAO	Seitennummerierung gedruckter Bücher; Verzeichnis der losen Blätter	Gedrucktes Journal mit fortlaufender Seitennummerierung; laufend geführtes Verzeichnis (Kontenregister) der losen Blätter
Geordnete Aufbewahrung der Belege	§ 131 Abs. 1 Z 5 BAO	Belegarchiv mit Verweis zur Buchung	Belegarchiv-Auswahl; Öffnen des Belegs aus der Buchung
Änderungen nur mit feststellbarem Ursprungsinhalt	§ 131 Abs. 1 Z 6 lit. a BAO, § 190 Abs. 4 UGB	Änderungsprotokoll, Perioden-Sperre	Änderungsprotokoll einer Buchung; Nachweis der Perioden-Sperre
Protokollierung der Datenerfassung und nachträglicher Änderungen	§ 131 Abs. 1 Z 6 lit. b BAO	Audit-Trail	Audit-Trail-Export mit Wer, Wann, Alt, Neu
Zusammenhang zwischen Buchungen und Belegen	§ 131 Abs. 2 BAO	Buchungszeichen, Belegverweise	Buchung mit Belegverweis; Export der Verweisstruktur
Nachvollziehbare Summenbildungen	§ 131 Abs. 2 BAO	Summenbildung im Journal, Kontenblatt	Kontenblatt mit Summen; Journal-Export
Inhaltsgleiche, vollständige, geordnete Wiedergabe	§ 131 Abs. 3 BAO, § 190 Abs. 5 UGB	Datenexport, Backup	Export des Journals; Nachweis des Backups
Hilfsmittel und lesbare Wiedergaben	§ 131 Abs. 3 BAO, § 132 Abs. 3 BAO	Exportfunktion, Druckfunktion	Export einer Auswertung; Ausdruck einer Liste
Aufbewahrung 7 Jahre	§ 132 Abs. 1 BAO, § 212 UGB	Archivfunktion, Aufbewahrungsfrist	Archivliste mit Aufbewahrungsfristen

Was bei Verstößen droht

Kann die Abgabenbehörde die Grundlagen für die Abgabenerhebung nicht ermitteln oder berechnen, hat sie diese zu schätzen (§ 184 Abs. 1 BAO, in Kraft seit 1. Januar 1962). Zu schätzen ist insbesondere, wenn der Abgabepflichtige Bücher oder Aufzeichnungen nicht vorlegt, wenn sie sachlich unrichtig sind oder wenn sie formelle Mängel aufweisen, die geeignet sind, ihre sachliche Richtigkeit in Zweifel zu ziehen (§ 184 Abs. 3 BAO). Kann das Prüfungsorgan einen Datenexport nicht lesen, kann ein solcher formeller Mangel die Schätzung nach § 184 Abs. 3 BAO auslösen.

Die Details zur Datenbereitstellung bei einer Außenprüfung stehen im Artikel Betriebsprüfung in Österreich: Digitale Unterlagen bereitstellen.