Zeitgerechte Buchung: Fristen für Kasse, Bank und Rechnungen
Kurz gesagt
Nach § 146 Abs. 1 AO und den GoBD (Deutschland) ist jeder Geschäftsvorfall möglichst unmittelbar nach seiner Entstehung in einer Grundaufzeichnung oder einem Grundbuch zu erfassen (GoBD Rz. 46). Kasseneinnahmen und Kassenausgaben sind täglich festzuhalten (§ 146 Abs. 1 Satz 2 AO, GoBD Rz. 48); unbare Vorgänge dürfen innerhalb von zehn Tagen erfasst werden (GoBD Rz. 47). Davon zu trennen ist die Periodenzuordnung: Jeder Vorgang gehört periodengerecht in die Abrechnungsperiode seiner Entstehung, zwingend in das Geschäftsjahr (GoBD Rz. 51); die Erfassung darf deshalb über einen Monatswechsel gehen. Trägt ein Vorsystem die Einzelaufzeichnung und werden die Einzeldaten aufbewahrt, ist die Buchung im Hauptbuch bis zum Ablauf des Folgemonats unbedenklich (GoBD Rz. 87).
Das Wichtigste
- Grundlage sind § 146 Abs. 1 Satz 1 AO (einzeln, vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet) und § 239 Abs. 2 HGB (vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet); die GoBD sind eine Verwaltungsanweisung des BMF, kein Gesetz.
- Kasseneinnahmen und Kassenausgaben sind täglich festzuhalten (§ 146 Abs. 1 Satz 2 AO).
- Unbare Geschäftsvorfälle dürfen innerhalb von zehn Tagen nach Entstehung des Vorgangs erfasst werden (GoBD Rz. 47).
- Waren- und Kostenrechnungen, die binnen acht Tagen nach Eingang oder in der üblichen Durchlaufzeit beglichen werden, brauchen keine Kontokorrentbuchung (GoBD Rz. 49).
- Verbuchung im Hauptbuch bis zum Ablauf des folgenden Monats unbedenklich, wenn das Vorsystem die Einzelaufzeichnung trägt und die Einzeldaten aufbewahrt werden (GoBD Rz. 87).
- Jeder Vorgang gehört periodengerecht in die Abrechnungsperiode seiner Entstehung, zwingend in das Geschäftsjahr (GoBD Rz. 51).
Was § 146 AO und § 239 HGB verlangen
§ 146 Abs. 1 Satz 1 der Abgabenordnung (AO) verlangt, Buchungen und sonst erforderliche Aufzeichnungen einzeln, vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet vorzunehmen. § 239 Abs. 2 des Handelsgesetzbuchs (HGB) verlangt für die Eintragungen in Büchern und die sonst erforderlichen Aufzeichnungen, dass sie vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet vorgenommen werden. Beide Vorschriften nennen keine Tageszahl; “zeitgerecht” ist ein unbestimmter Rechtsbegriff.
Die GoBD (BMF-Schreiben vom 28. November 2019, BStBl I S. 1269, in der Fassung vom 14. Juli 2025) konkretisieren ihn in Abschnitt 3.2.3, Rz. 45 bis 52. Zeitgerecht buchen heißt danach, dass zwischen dem Vorgang und seiner buchmäßigen Erfassung ein zeitlicher Zusammenhang bestehen muss (Rz. 45). Jeder Geschäftsvorfall ist möglichst unmittelbar nach seiner Entstehung in einer Grundaufzeichnung oder einem Grundbuch zu erfassen (Rz. 46). Die GoBD sind eine Verwaltungsanweisung des Bundesministeriums der Finanzen an die Finanzbehörden der Länder, kein Gesetz; sie geben vor, wie die Verwaltung die §§ 145 bis 147 AO auslegt.
Für wen die Fristen gelten
Handelsrechtlich trifft die Pflicht jeden Kaufmann (§ 238 Abs. 1 HGB). Steuerlich gilt sie für jeden, der Bücher oder für die Besteuerung bedeutsame Aufzeichnungen führt. § 140 AO erstreckt Buchführungspflichten aus anderen Gesetzen auf das Steuerverfahren, § 141 AO begründet eine eigene steuerliche Buchführungspflicht, und § 146 Abs. 6 AO stellt klar, dass die Ordnungsvorschriften auch für freiwillig geführte Bücher und Aufzeichnungen gelten.
Für Betriebe ohne handelsrechtliche Buchführungspflicht ist § 146 Abs. 6 AO entscheidend. Ein Einzelkaufmann, der nach § 241a HGB von der handelsrechtlichen Buchführungspflicht befreit ist, führt keine Handelsbücher. Führt er freiwillig Bücher und Aufzeichnungen, die für die Besteuerung von Bedeutung sind, greifen die Ordnungsvorschriften nach § 146 Abs. 6 AO auch dort. § 4 Abs. 3 Satz 1 EStG erlaubt es Steuerpflichtigen ohne Buchführungspflicht, den Gewinn als Überschuss der Betriebseinnahmen über die Betriebsausgaben anzusetzen; eine allgemeine Aufzeichnungspflicht für sämtliche Betriebseinnahmen und Betriebsausgaben begründet die Vorschrift nicht. Nach Rz. 15 der GoBD (Satz 3 in der Fassung vom 11. März 2024) ist bei Kleinunternehmen, die ihren Gewinn durch Einnahmen-Überschuss-Rechnung ermitteln und deren Jahresumsatz die Vorjahresgrenze des § 19 Abs. 1 Satz 1 UStG nicht übersteigt, die Einhaltung der Anforderungen allerdings auch mit Blick auf die Unternehmensgröße zu bewerten.
Wer mit einer offenen Ladenkasse nur den Tagesumsatz festhält, ist bei Verkauf von Waren an eine Vielzahl nicht bekannter Personen gegen Barzahlung nach § 146 Abs. 1 Satz 3 AO von der Einzelaufzeichnungspflicht befreit. Diese Erleichterung gilt nicht, wenn ein elektronisches Aufzeichnungssystem verwendet wird (§ 146 Abs. 1 Satz 4 AO). Die tägliche Festhaltung der Kasseneinnahmen und Kassenausgaben bleibt in beiden Fällen bestehen.
Fristen nach Vorgangsart
Ob ein Vorgang in Deutschland zeitgerecht erfasst ist, hängt nicht vom Dokumententyp ab, sondern davon, ob er bar oder unbar ist und welches System ihn zuerst aufnimmt. Die folgende Tabelle nennt die Fristen und ihre Grundlage.
| Vorgangsart | Wie zeitnah erfasst oder gebucht | Grundlage |
|---|---|---|
| Kasseneinnahmen und Kassenausgaben (Barzahlungen) | am Tag des Vorgangs festzuhalten | § 146 Abs. 1 Satz 2 AO; GoBD Rz. 48 |
| Unbare Geschäftsvorfälle: Bank, Karte, Rechnung auf Ziel, auch die Ausgangsrechnung | Erfassung in der Grundaufzeichnung innerhalb von zehn Tagen nach Entstehung des Vorgangs unbedenklich | GoBD Rz. 47 |
| Erfassung im ERP-Vorsystem, Verbuchung im Hauptbuch | Verbuchung bis zum Ablauf des folgenden Monats unbedenklich, wenn das Vorsystem die Einzelaufzeichnung führt und die Einzeldaten aufbewahrt werden | GoBD Rz. 52 und 87 |
| Waren- und Kostenrechnungen, die innerhalb von acht Tagen nach Rechnungseingang oder in der üblichen Durchlaufzeit beglichen werden | keine kontokorrentmäßige Erfassung erforderlich | GoBD Rz. 49 |
| Zuordnung des Vorgangs | periodengerecht in die Abrechnungsperiode, zwingend in das Geschäftsjahr | GoBD Rz. 51 |
| Belege aller Art | möglichst unmittelbar nach Eingang oder Entstehung gegen Verlust sichern | GoBD Rz. 67 |
Die Zehn-Tage-Angabe stammt aus den GoBD; § 146 AO und § 239 HGB nennen keinen solchen Zeitraum. Nach Rz. 47 der GoBD ist eine Zeitspanne zwischen dem Eintritt des Vorgangs und seiner laufenden Erfassung bedenklich, wenn sie nicht durch die Verhältnisse des Betriebs oder des Geschäftsvorfalls zwingend bedingt ist; innerhalb von zehn Tagen ist die Erfassung unbarer Vorgänge unbedenklich. Wer länger wartet, muss die Vollständigkeit durch geeignete Maßnahmen sichern (Rz. 47), etwa durch eine eindeutige Belegnummer, die eine Lückenkontrolle ermöglicht (Rz. 50 und 77).
Maßgeblich ist die Zahlungsart, nicht die Belegart. Eine Ausgangsrechnung über eine Lieferung auf Ziel ist ein unbarer Vorgang, ein Barverkauf mit Kassenbon ein barer; ein Zahlungseingang auf dem Bankkonto ist unbar, auch wenn die Rechnung längst erfasst ist.
Die GoBD in der Fassung vom 14. Juli 2025 sind mit Wirkung vom 14. Juli 2025 anzuwenden (Rz. 185); die übrigen Grundsätze gelten für Besteuerungszeiträume, die nach dem 31. Dezember 2019 beginnen (Rz. 184). Die Änderungen vom 11. März 2024 und 14. Juli 2025 haben die Rz. 45 bis 52 nicht verändert.
Wann eine spätere Buchung unbedenklich bleibt
Erstens die periodenweise Buchung. Werden Geschäftsvorfälle nicht laufend, sondern nur periodenweise gebucht, ist das nach Rz. 50 nicht zu beanstanden, wenn drei Voraussetzungen zusammenkommen: Die Vorgänge werden vorher zeitnah festgehalten — bare am Tag des Vorgangs, unbare innerhalb von zehn Tagen —, ihre Vollständigkeit ist gewährleistet, und eine Zuordnung ist zeitnah vorgenommen, also die Kontierung, mindestens aber die Abgrenzung betrieblich/privat und ein Ordnungskriterium für die Ablage.
Zweitens die Aufteilung zwischen Vorsystem und Hauptbuch. Fallen Erfassung im Vorsystem und Verbuchung im Journal auseinander, ist die Verbuchung im Hauptsystem bis zum Ablauf des folgenden Monats nicht zu beanstanden, wenn die einzelnen Geschäftsvorfälle bereits im Vor- oder Nebensystem die Grundaufzeichnungsfunktion erfüllen und die Einzeldaten aufbewahrt werden (Rz. 87). Liegt zwischen Erfassung und Buchung mehr als der Ablauf des folgenden Monats, bleiben die Anforderungen nur erfüllt, wenn die Vorgänge vorher fortlaufend richtig und vollständig in Grund(buch)aufzeichnungen festgehalten werden (Rz. 52).
Losgelöst davon gilt die Periodenzuordnung: Jeder Geschäftsvorfall gehört in die Abrechnungsperiode, in der er angefallen ist, zwingend in das Geschäftsjahr oder in eine nach Gesetz, Satzung oder Rechnungslegungszweck vorgeschriebene kürzere Periode (Rz. 51). Eine späte Buchung im Januar für einen Vorgang des Vorjahres ist unschädlich, solange die Erfassung zeitgerecht war und die Buchung das Vorjahr trifft.
Was bei verspäteter Buchung droht
Die zeitgerechte Buchung ist Teil der Ordnungsmäßigkeit. Nur eine Buchführung, die den Vorschriften der §§ 140 bis 148 AO entspricht, ist der Besteuerung zugrunde zu legen (§ 158 Abs. 1 AO). Besteht Anlass, die sachliche Richtigkeit zu beanstanden, gilt das nicht (§ 158 Abs. 2 Nr. 1 AO); die Finanzbehörde kann die Besteuerungsgrundlagen dann schätzen (§ 162 Abs. 1 AO). § 162 Abs. 2 AO nennt den Fall ausdrücklich, dass die Buchführung nicht zugrunde gelegt wird.
Für das Nichtaufzeichnen oder in tatsächlicher Hinsicht unrichtige Aufzeichnen nach Gesetz buchungs- oder aufzeichnungspflichtiger Geschäftsvorfälle sieht § 379 Abs. 1 Satz 1 Nr. 3 AO eine Ordnungswidrigkeit vor, wenn dadurch ermöglicht wird, Steuern zu verkürzen oder nicht gerechtfertigte Steuervorteile zu erlangen. § 379 Abs. 1 verlangt vorsätzliches oder leichtfertiges Handeln; die Geldbuße kann nach § 379 Abs. 6 AO bis zu 25.000 Euro betragen, jedoch nur, wenn die Handlung nicht nach § 378 AO geahndet werden kann. Der Tatbestand knüpft an das Unterlassen und die unrichtige Aufzeichnung an; ob eine verspätete, aber vollständige Buchung darunter fällt, hängt vom Einzelfall ab. Klären Sie das mit Ihrer Steuerberatung.
Checkliste: Zeitgerechtheit aus den ERP-Daten belegen
Die Buchhaltung kann die Fristen aus den Datumsangaben belegen, die die GoBD für Grundaufzeichnung und Journal verlangen:
- Belegdatum: zwingende Angabe auf dem Beleg; bei Bargeschäften regelmäßig der Zeitpunkt des Vorgangs (Rz. 77).
- Erfassungsdatum: der Tag, an dem das System den Vorgang in die Grundaufzeichnung aufgenommen hat; anzugeben, soweit es vom Buchungsdatum abweicht (Rz. 85).
- Buchungsdatum: der Tag der Buchung im Journal (Rz. 94).
- Buchungsperiode oder Voranmeldungszeitraum: die Periode, der der Vorgang zugeordnet wurde (Rz. 94).
- Bare Vorgänge: Belegdatum und Erfassungsdatum liegen am selben Tag; die Kasseneinnahmen und Kassenausgaben sind täglich festgehalten (§ 146 Abs. 1 Satz 2 AO).
- Unbare Vorgänge: zwischen der Entstehung des Vorgangs und seiner Erfassung liegen höchstens zehn Tage; ein größerer Abstand ist nur unbedenklich, wenn er durch die Verhältnisse des Betriebs oder des Geschäftsvorfalls zwingend bedingt ist, und die Vollständigkeit ist durch geeignete Maßnahmen zu sichern (Rz. 47).
- Erfassung bis Buchung: höchstens bis zum Ablauf des folgenden Monats; liegt die Buchung später, trägt das Vorsystem die fortlaufende, richtige und vollständige Einzelaufzeichnung (Rz. 52 und 87).
- Zuordnung: Die Buchungsperiode entspricht der Entstehungsperiode und damit dem richtigen Geschäftsjahr (Rz. 51).
- Eindeutige Belegnummer: zwingende Angabe (etwa Index, Paginiernummer, Dokumenten-ID oder fortlaufende Rechnungsausgangsnummer; bei eindeutiger Zuordnung auch eine Fremdbelegnummer) als Kriterium für eine Vollständigkeitskontrolle, die späte oder fehlende Erfassungen sichtbar macht (Rz. 77).
- Die Abfrage selbst ist eine Erfassungskontrolle des internen Kontrollsystems; Kontrollen sind einzurichten, auszuüben und zu protokollieren (Rz. 100).
Wie Buchungen unveränderbar festgeschrieben werden, steht im Artikel Unveränderbarkeit im ERP. Welche Posten und Belege monatlich an die Steuerberatung gehen, beschreibt die Monatsübergabe an den Steuerberater. Was vor der Buchung einer E-Rechnung zu prüfen ist, behandelt der Eingangsprozess für E-Rechnungen.