E-Rechnung empfangen: Eingangsprozess in der Buchhaltung

Wenn eine E-Rechnung eintrifft, verarbeitet die Buchhaltung sie in einem festen Ablauf: empfangen, prüfen, abgleichen, buchen, freigeben und archivieren. Jeder Schritt hat eine Prüfperson, die das Ergebnis abzeichnet. Der Ablauf ist eine organisatorische Empfehlung für Deutschland: Er schafft einen verlässlichen Prüfpfad zwischen Rechnung und Leistung (§ 14 Abs. 3 UStG) und sichert die GoBD-Anforderungen an die Aufbewahrung. Er garantiert den Vorsteuerabzug nicht – der hängt an den materiellen Voraussetzungen des § 15 UStG.

Was Sie vorab brauchen

• E-Rechnungs-Postfach: Ein E-Mail-Postfach, in das Lieferanten ihre E-Rechnungen senden. Seit dem 1. Januar 2025 müssen inländische Unternehmer E-Rechnungen empfangen können; ein gesondertes Postfach ist nicht erforderlich (BMF-Schreiben vom 15.10.2024, Rn. 40).
• ERP mit E-Rechnungs-Import: Das System muss XRechnung und ZUGFeRD einlesen und die Pflichtangaben aus dem strukturierten Teil extrahieren.
• GoBD-konformes Archiv: Der strukturierte Teil wird im Ursprungsformat unveränderbar und maschinell auswertbar abgelegt (GoBD Rz. 131, Fassung vom 14.07.2025). Für umsatzsteuerliche Zwecke ist die Archivierung in einem GoBD-konformen Datenverarbeitungssystem nicht zwingend erforderlich; der strukturierte Teil muss bis zum Ablauf der Aufbewahrungsfrist unversehrt in seiner ursprünglichen Form vorgehalten werden (LFSt, E-Rechnung).
• Rollen: Buchhaltung für Empfang, Prüfung und Buchung; eine zweite Person für die Zahlungsfreigabe (Vier-Augen-Prinzip).

Schritt für Schritt: Vom Postfach zur Buchung

Schritt 1: Empfang im Postfach

Die E-Rechnung landet als Datei im Postfach – bei XRechnung als reine XML-Datei, bei ZUGFeRD als hybride Datei: eine PDF/A-3-Datei mit eingebettetem XML (FeRD, ZUGFeRD-FAQ).

• Prüfung: Ist der Absender ein bekannter Lieferant, und handelt es sich um eine zulässige E-Rechnung? Das Format muss der Normenreihe EN 16931 entsprechen (z. B. XRechnung oder ZUGFeRD ab Version 2.0.1, ausgenommen die Profile MINIMUM und BASIC-WL) oder als interoperables Format mit dem Lieferanten vereinbart sein (§ 14 Abs. 1 Satz 6 UStG).
• Abzeichnung: Buchhaltung.

Schritt 2: Formatprüfung

Das System validiert die Datei gegen das vereinbarte Format; bei Formaten nach der Normenreihe EN 16931 validiert es gegen diese Normenreihe.

• Prüfung: Entspricht die Datei einem zulässigen Format – der Normenreihe EN 16931 (z. B. XRechnung, ZUGFeRD ab Version 2.0.1, ausgenommen die Profile MINIMUM und BASIC-WL) oder dem mit dem Lieferanten vereinbarten interoperablen Format?
• Abzeichnung: System (automatische Validierung), bei Abweichung die Buchhaltung.

Schritt 3: Pflichtangaben prüfen

Alle umsatzsteuerlichen Pflichtangaben nach § 14 Abs. 4 UStG müssen im strukturierten Teil enthalten sein; einige davon sind fallabhängig: die vereinbarte Minderung des Entgelts, sofern sie nicht bereits im Entgelt berücksichtigt ist (Nr. 7), bei Steuerbefreiung ein Hinweis darauf, dass eine Steuerbefreiung gilt, anstelle des Steuerbetrags (Nr. 8) und bei einer Gutschrift die Angabe „Gutschrift“ (Nr. 10). In besonderen Fällen gelten zusätzliche beziehungsweise abweichende Anforderungen nach § 14a UStG: Bei Reverse-Charge-Leistungen muss die Rechnung den Hinweis „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers“ enthalten, und der gesonderte Steuerausweis nach § 14 Abs. 4 Nr. 8 UStG entfällt; bei innergemeinschaftlichen Lieferungen sind die USt-IdNr. von Aussteller und Empfänger anzugeben.

• Prüfung: Sind Name und Anschrift von Aussteller und Empfänger, Steuernummer oder USt-IdNr., Ausstellungsdatum, Rechnungsnummer, Menge und Art der Leistung, Leistungszeitpunkt, Entgelt nach Steuersätzen, Steuersatz und Steuerbetrag, soweit sie im jeweiligen Fall auszuweisen sind, vorhanden, und bei besonderen Fällen die Angaben nach § 14a UStG? Zusätzlich die fallabhängigen Angaben: vereinbarte Minderung des Entgelts (sofern nicht bereits im Entgelt berücksichtigt), bei Steuerbefreiung der Hinweis auf die Steuerbefreiung anstelle des Steuerbetrags und bei einer Gutschrift die Angabe „Gutschrift“.
• Abzeichnung: Buchhaltung.

Schritt 4: Abgleich mit Lieferung und Bestellung

Die Buchhaltung gleicht die Rechnung mit dem Lieferschein und der Bestellung ab (Dreierwegabgleich).

• Prüfung: Stimmen Menge, Artikel und Preis mit Lieferschein und Bestellung überein?
• Abzeichnung: Buchhaltung, bei Preisausnahmen der Einkauf.

Schritt 5: Buchung

Die Buchhaltung bucht die Rechnung auf das richtige Konto mit dem korrekten Steuerschlüssel.

• Prüfung: Sind Konto, Steuerschlüssel und Buchungsperiode korrekt?
• Abzeichnung: Buchhaltung.

Schritt 6: Zahlungsfreigabe

Die Zahlung wird freigegeben.

• Prüfung: Stimmen Zahlungsziel und Betrag, und liegt keine Doppelrechnung vor?
• Abzeichnung: Zweite Person (Vier-Augen-Prinzip).

Schritt 7: Archivierung

Der strukturierte Teil wird archiviert. Bei einer ZUGFeRD-Datei ist die hybride Datei selbst die Originaldatei; das eingebettete XML darf nicht durch eine Formatumwandlung gelöscht werden (GoBD Rz. 125, Beispiel 10, Fassung vom 14.07.2025).

• Prüfung: Liegt die Originaldatei im Ursprungsformat unveränderbar und maschinell auswertbar vor?
• Abzeichnung: Buchhaltung.

So prüfen Sie das Ergebnis

Nach der Buchung prüfen Sie drei Punkte:

1. Vorsteuerabzug: Die Rechnung ist ordnungsmäßig im Sinne der §§ 14, 14a UStG, und der Vorsteuerabzug nach § 15 Abs. 1 Nr. 1 UStG trägt. Wurde eine E-Rechnungspflicht durch eine sonstige Rechnung (z. B. reines PDF) verletzt, trägt der Vorsteuerabzug dem Grunde nach nicht; eine Berichtigung durch E-Rechnung wirkt auf den Zeitpunkt der ursprünglichen Rechnung zurück, wenn die E-Rechnung durch eine spezifische und eindeutige Bezugnahme auf die ursprüngliche Rechnung zum Ausdruck bringt, dass es sich um eine berichtigte Rechnung handelt, und die übrigen Voraussetzungen erfüllt sind; es gelten Ausnahmen für objektive Nachweise und die Übergangsregelungen des § 27 Abs. 38 UStG (BMF-Schreiben vom 15.10.2024, Rn. 55–59).
2. Archiv: Die Originaldatei ist im Archiv abgelegt und maschinell auswertbar.
3. Abgleich: Die Rechnung ist mit Lieferschein und Bestellung abgeglichen und die Zahlung freigegeben.

Beispiel: ZUGFeRD und XRechnung

Zwei Rechnungen treffen am selben Tag im Postfach ein.

Rechnung 1 – ZUGFeRD (hybrid):

• Lieferant: Muster GmbH (erfunden)
• Rechnungsnummer: 2026-0142
• Netto: 1.200,00 Euro
• USt 19 %: 228,00 Euro
• Brutto: 1.428,00 Euro
• Datei: zugferd_2026-0142.pdf (PDF/A-3 mit eingebettetem XML)

Ablauf:

1. Empfang: Die Datei landet im Postfach. Die Buchhaltung erkennt den Lieferanten und das hybride Format.
2. Formatprüfung: Die Validierung bestätigt ZUGFeRD 2.1.1, konform mit EN 16931.
3. Pflichtangaben: Alle Angaben aus § 14 Abs. 4 UStG sind im XML-Teil vorhanden.
4. Abgleich: 120 Stück à 10,00 Euro stimmen mit dem Lieferschein überein.
5. Buchung: Konto 4411 (Wareneinkauf), Steuerschlüssel 19 %, Periode 10/2026.
6. Freigabe: Die zweite Person prüft Zahlungsziel (30 Tage) und Betrag und gibt frei.
7. Archivierung: Die hybride Datei wird im Ursprungsformat archiviert; das eingebettete XML ist der strukturierte Teil.

Rechnung 2 – XRechnung (rein strukturiert):

• Lieferant: Beispiel AG (erfunden)
• Rechnungsnummer: X-2026-0087
• Netto: 800,00 Euro
• USt 19 %: 152,00 Euro
• Brutto: 952,00 Euro
• Datei: xrechnung_X-2026-0087.xml

Ablauf:

1. Empfang: Die XML-Datei landet im Postfach.
2. Formatprüfung: Die Validierung bestätigt XRechnung, konform mit EN 16931.
3. Pflichtangaben: Alle Angaben sind im XML-Teil vorhanden.
4. Abgleich: 80 Stunden à 10,00 Euro stimmen mit der Auftragsbestätigung überein.
5. Buchung: Konto 6511 (Fremdleistungen), Steuerschlüssel 19 %, Periode 10/2026.
6. Freigabe: Die zweite Person gibt die Zahlung frei.
7. Archivierung: Die XML-Datei wird im Ursprungsformat archiviert. Ein PDF ist nicht vorhanden; für die Sichtprüfung nutzt die Buchhaltung einen E-Rechnungs-Viewer.

Wenn etwas nicht klappt

Problem	Ursache	Lösung
Validierung schlägt fehl	Datei entspricht nicht dem vereinbarten Format (Normenreihe EN 16931 oder vereinbartes interoperables Format)	Lieferanten bitten, die Rechnung im korrekten Format neu zu senden
Pflichtangabe fehlt	z. B. weder Steuernummer noch USt-IdNr. des Ausstellers	Rechnung als nicht ordnungsmäßig kennzeichnen, Lieferanten um Berichtigung bitten
Reines PDF ohne strukturierten Teil	Lieferanten stellte eine sonstige Rechnung statt der E-Rechnung aus	E-Rechnung anfordern; ohne Berichtigung können die Angaben als objektive Nachweise dienen (BMF-Schreiben vom 15.10.2024, Rn. 58)
XML und PDF weichen ab	Manipulation oder Fehler	Den strukturierten Teil als führend behandeln, Abweichung klären
Doppelrechnung	Gleiche Rechnungsnummer doppelt	Zweite Buchung stornieren, mit Lieferanten abstimmen
Archivierung fehlt	Originaldatei nicht abgelegt	Datei nachliefern, GoBD-Anforderung dokumentieren

Wann Sie Hilfe holen sollten

• Die Validierung schlägt bei mehreren Lieferanten wiederholt fehl.
• Ein Lieferant sendet nur PDF-Rechnungen, obwohl die E-Rechnungspflicht für ihn gilt (ab 1. Januar 2027 für Unternehmen mit Vorjahresumsatz über 800.000 Euro, ab 1. Januar 2028 für alle inländischen Unternehmer, für inländische B2B-Umsätze; ausgenommen sind u. a. Kleinunternehmerrechnungen nach § 34a UStDV, steuerfreie Umsätze nach § 4 Nummer 8 bis 29 UStG und Kleinbeträge bis 250 Euro nach § 33 UStDV).
• Sie sind unsicher, ob der Vorsteuerabzug trägt, weil Pflichtangaben fehlen.
• Die Archivierung erfüllt die GoBD-Anforderungen nicht.