E-Rechnung archivieren: Was genau aufbewahrt werden muss

Die Aufbewahrungspflicht knüpft an die Rechnung an, nicht an das Format. § 14b Abs. 1 Satz 1 UStG verpflichtet den Unternehmer, ein Doppel jeder Rechnung, die er selbst oder ein Dritter in seinem Namen ausgestellt hat, und jede Rechnung, die er erhalten hat, acht Jahre aufzubewahren. Das gilt in Deutschland unabhängig davon, ob die Rechnung als E-Rechnung, als sonstige Rechnung in einem anderen elektronischen Format oder auf Papier zugegangen ist.

Was die Aufbewahrungspflicht verlangt

Für den gesamten Zeitraum muss die Rechnung die Anforderungen des § 14 Abs. 3 Satz 1 UStG erfüllen: Die Echtheit der Herkunft, die Unversehrtheit des Inhalts und die Lesbarkeit müssen gewährleistet sein. § 146 Abs. 4 AO verbietet jede Änderung einer Buchung oder Aufzeichnung, nach der der ursprüngliche Inhalt nicht mehr feststellbar ist.

Die GoBD, das BMF-Schreiben vom 28. November 2019 in der Fassung vom 14. Juli 2025, setzen das in Regeln um, die eine Prüfung nachvollziehen kann:

• Elektronisch entstandene oder eingegangene Unterlagen sind in dieser Form aufzubewahren und dürfen vor Ablauf der Frist nicht gelöscht werden; eine Aufbewahrung ausschließlich als Ausdruck genügt nicht (Rz. 119).
• Jedes Dokument erhält einen nachvollziehbaren, eindeutigen Index, und die Verknüpfung zwischen Index und Dokument muss während der ganzen Frist erhalten bleiben (Rz. 122). Auf einen Index darf nur verzichtet werden, wenn organisatorische Maßnahmen die Verwaltung auch ohne Index sichern und dies in angemessener Zeit nachprüfbar ist (Rz. 122). Eingang, Archivierung und eine Konvertierung sind zu protokollieren (Rz. 117).
• Buchungsvermerke, Indexierungen und Hervorhebungen dürfen den Originalzustand nicht verdecken; die Bearbeitungsvorgänge sind zu protokollieren (Rz. 123).

Die GoBD sind eine Verwaltungsanweisung des Bundesfinanzministeriums an die obersten Finanzbehörden der Länder, kein Gesetz. Sie beschreiben, wie die Finanzverwaltung die Ordnungsvorschriften der §§ 145 bis 147 AO anwendet. Für ERP-Systeme folgt daraus: Das Archiv muss die Dateien unveränderbar halten und den Datenzugriff der Prüfung erlauben. Wie der Export für die Prüfung aufgebaut ist, steht im Artikel Datenzugriff Z3.

Wer aufbewahren muss und wer nicht

Die Pflicht nach § 14b Abs. 1 UStG trifft den Unternehmer. Sie umfasst beide Richtungen: die eigenen Ausgangsrechnungen (als Doppel) und alle Rechnungen, die er erhalten hat.

Eine kürzere Sonderregel gilt für Rechnungen über eine Werklieferung oder sonstige Leistung im Zusammenhang mit einem Grundstück nach § 14 Abs. 2 Satz 2 Nr. 3 UStG: Ist der Leistungsempfänger nicht Unternehmer oder verwendet er die Leistung für seinen nichtunternehmerischen Bereich, genügt es, die Rechnung, einen Zahlungsbeleg oder eine andere beweiskräftige Unterlage zwei Jahre aufzubewahren (§ 14b Abs. 1 Satz 5 UStG).

Was das Original ist: XRechnung, ZUGFeRD, PDF und Papier

Die folgende Tabelle zeigt, welche Datei oder welches Dokument die Originaldatei ist und was daraus aufbewahrungspflichtig bleibt. Grundlage sind § 14b UStG, § 147 AO und die GoBD in der Fassung vom 14. Juli 2025.

Rechnungsart	Was das Original ist	Was Sie aufbewahren	Wie lange	In welcher Form
XRechnung (rein strukturiert)	die XML-Datei	die XML-Datei, bei Ausgangsrechnungen das Doppel	acht Jahre ab Schluss des Ausstellungsjahres	im Ursprungsformat, unveränderbar und maschinell auswertbar
ZUGFeRD ab Version 2.0.1, ausgenommen die Profile MINIMUM und BASIC-WL (hybrid)	die hybride PDF/A-3-Datei mit eingebettetem XML	der strukturierte Teil; der Bildteil zusätzlich nur bei steuerlich bedeutsamen Zusatzangaben	acht Jahre ab Schluss des Ausstellungsjahres	strukturierter Teil im Ursprungsformat; das eingebettete XML darf nicht durch eine Formatumwandlung verloren gehen
Sonstige Rechnung als PDF, Bilddatei oder E-Mail (keine E-Rechnung)	die empfangene Datei, bei Ausgangsrechnungen die erzeugte Datei	die Datei in dem Format, in dem sie empfangen oder erzeugt wurde; eine Konvertierung genügt, wenn sie dokumentiert und verlustfrei ist	acht Jahre ab Schluss des Ausstellungsjahres	elektronisch; der Ausdruck allein genügt nicht
Papierrechnung	das Papierdokument	das Original oder eine bildliche Wiedergabe	acht Jahre ab Schluss des Ausstellungsjahres	Papier oder elektronisches Bild; nach dem Scannen darf das Papier vernichtet werden, wenn keine Originalaufbewahrung vorgeschrieben ist

Eine Umwandlung (Konvertierung) in ein anderes Format ist zulässig, wenn keine bildliche oder inhaltliche Veränderung vorgenommen wird, keine aufbewahrungspflichtigen Informationen verloren gehen, die verlustfreie Konvertierung dokumentiert ist und die maschinelle Auswertbarkeit sowie der Datenzugriff der Finanzbehörde nicht eingeschränkt werden; dann genügt die konvertierte Fassung (Rz. 135). Für eigene elektronisch erstellte und in Papierform abgesandte Handels- und Geschäftsbriefe, etwa eine mit dem Fakturierungsprogramm erzeugte und per Post versandte sonstige Ausgangsrechnung, ist es nach Rz. 119 und 133 nicht zu beanstanden, wenn nur die Papierform aufbewahrt wird.

Was für E-Rechnungen zusätzlich gilt

Eine E-Rechnung ist eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format, das der europäischen Norm für die elektronische Rechnungsstellung entspricht oder zwischen Rechnungsaussteller und Rechnungsempfänger vereinbart ist und die richtige und vollständige Extraktion der erforderlichen Angaben in ein normkonformes oder interoperables Format ermöglicht (§ 14 Abs. 1 Satz 3 und 6 UStG). XRechnung und ZUGFeRD ab Version 2.0.1, ausgenommen die Profile MINIMUM und BASIC-WL, erfüllen diese Vorgaben; ein PDF, eine Bilddatei oder eine E-Mail als Rechnungsdokument sind dagegen sonstige Rechnungen (BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2024, Rn. 7, 24 bis 30).

Für die Archivierung gilt nach dem BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2024 (Rn. 60): Der strukturierte Teil einer E-Rechnung ist so aufzubewahren, dass er in seiner ursprünglichen Form vorliegt und unveränderbar bleibt; die maschinelle Auswertbarkeit muss sichergestellt sein. Enthält ein zusätzlich übermitteltes Dokument Aufzeichnungen, die für die Besteuerung bedeutsam sind, etwa Buchungsvermerke, gilt das auch für dieses Dokument.

Die 2. Änderung der GoBD vom 14. Juli 2025 ergänzt dazu zwei Regeln, die den Aufwand begrenzen:

• Bei E-Rechnungen genügt es, den strukturierten Teil aufzubewahren (Rz. 119 und 131). Den menschenlesbaren Teil einer hybriden Rechnung, also den PDF-Teil einer ZUGFeRD-Rechnung, müssen Sie nur dann zusätzlich behalten, wenn er zusätzliche oder abweichende Angaben enthält, die für die Besteuerung von Bedeutung sind.
• Das eingebettete XML darf nicht durch eine Formatumwandlung, etwa in ein TIFF-Bild, gelöscht werden; entscheidend ist der strukturierte Datenteil (Rz. 125, Beispiel 10).

Bei einem hybriden Format führen die im XML vorliegenden Rechnungsdaten; weicht der Bildteil ab, geht der strukturierte Teil vor (BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2024, Rn. 31). Ein inhaltsgleiches PDF, das ein Lieferant neben der E-Rechnung als Kundenservice mitschickt, ersetzt den strukturierten Teil deshalb nicht: Nach der Informationsseite des Bayerischen Landesamts für Steuern besteht die Archivierungspflicht für den strukturierten Teil der E-Rechnung im Ursprungsformat auch dann.

Wie lange die Frist läuft

Die Acht-Jahres-Frist des § 14b Abs. 1 UStG beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt worden ist (§ 14b Abs. 1 Satz 3). Für Buchungsbelege gilt dieselbe Frist nach § 147 Abs. 1 Nr. 4 und Abs. 3 Satz 1 AO; für Kaufleute läuft sie parallel nach § 257 Abs. 4 HGB. Bücher und Aufzeichnungen nach § 147 Abs. 1 Nr. 1 AO sind dagegen zehn Jahre aufzubewahren. Der Beleg und die Buchung dazu können deshalb unterschiedlich lange aufbewahrungspflichtig sein.

Einen festen Endzeitpunkt hat die Frist nicht: Sie läuft nicht ab, soweit und solange die Unterlagen für Steuern von Bedeutung sind, deren Festsetzungsfrist noch nicht abgelaufen ist (§ 147 Abs. 3 Satz 5 AO); § 169 Abs. 2 Satz 2 AO gilt dabei nicht. Diese Verlängerung knüpft an die Steuer an, nicht an einen Systemwechsel.

Davon zu trennen ist der Systemwechsel. Nach einem Wechsel des Datenverarbeitungssystems oder einer Auslagerung aus dem Produktivsystem genügt es, die Daten nach Ablauf des fünften Kalenderjahres, das auf die Umstellung oder Auslagerung folgt, ausschließlich auf einem maschinell lesbaren und maschinell auswertbaren Datenträger vorzuhalten, sofern noch nicht mit einer Außenprüfung begonnen wurde (§ 147 Abs. 6 letzter Satz AO). Die Aufbewahrungsfrist ändert das nicht; die Vorschrift erleichtert nur, in welcher Form die Daten ab diesem Zeitpunkt vorzuhalten sind.

Die Frist für Buchungsbelege wurde zum 1. Januar 2025 von zehn auf acht Jahre verkürzt. Die neue Fassung des § 147 Abs. 3 Satz 1 AO gilt nach Art. 97 § 19a Abs. 2 EGAO erstmals für alle Unterlagen, deren Aufbewahrungsfrist nach der bis einschließlich 31. Dezember 2024 geltenden Fassung noch nicht abgelaufen war; für § 14b Abs. 1 Satz 1 UStG enthält § 27 Abs. 40 UStG die entsprechende Anwendungsregel. Für Kreditinstitute, Versicherer und Wertpapierinstitute bleiben bei Buchungsbelegen zehn Jahre maßgeblich (§ 257 Abs. 4 Satz 2 HGB; Art. 97 § 19a Abs. 3 EGAO).

Warum es Papierrechnungen weiterhin gibt: Nach § 27 Abs. 38 UStG darf eine Rechnung für einen bis zum 31. Dezember 2026 ausgeführten Umsatz noch auf Papier oder mit Zustimmung des Empfängers in einem nicht strukturierten elektronischen Format übermittelt werden; für Umsätze bis zum 31. Dezember 2027 gilt das weiter, wenn der Gesamtumsatz des ausstellenden Unternehmers im Vorjahr nicht mehr als 800.000 Euro betragen hat. Welche Rechnungen von der E-Rechnungspflicht ausgenommen sind, behandelt der Artikel E-Rechnung: Ausnahmen.

Checkliste für Ihren Betrieb

• Für jede Rechnungsart ist festgelegt, welche Datei das Original ist und wo sie liegt.
• E-Rechnungen werden im Ursprungsformat abgelegt, nicht nur als Ausdruck oder als reine Bilddatei.
• Bei ZUGFeRD prüft die Buchhaltung, ob der PDF-Teil steuerlich bedeutsame Zusatzangaben enthält, die zusätzlich aufzubewahren sind.
• Elektronisch empfangene Rechnungen bleiben elektronisch; der Ausdruck ergänzt sie nur.
• Das Archiv hält die Dateien unveränderbar, indexiert sie und protokolliert Zugriffe und Konvertierungen.
• Papierbelege werden nach dem Scannen nur vernichtet, wenn die bildliche Erfassung dokumentiert ist und keine Originalaufbewahrung verlangt wird.
• Der Datenzugriff für die Außenprüfung ist einmal getestet, bevor er gebraucht wird.