E-Rechnung: Welche Rechnungen ausgenommen bleiben

Die neuen Regeln ändern, in welchem Format abgerechnet wird, nicht ob überhaupt. Die Pflicht zur elektronischen Rechnung hat einen engen Zuschnitt; weite Teile des Rechnungsverkehrs liegen daneben.

Was § 14 UStG für elektronische Rechnungen anordnet

Rechnung ist nach § 14 Abs. 1 Satz 1 UStG jedes Dokument, mit dem über eine Lieferung oder sonstige Leistung abgerechnet wird. Eine elektronische Rechnung ist eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format, das ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht (§ 14 Abs. 1 Satz 3 UStG). Eine sonstige Rechnung ist eine Rechnung in einem anderen elektronischen Format oder auf Papier (§ 14 Abs. 1 Satz 4 UStG). Papier und ein PDF sind also weiterhin Rechnungen; sie sind keine E-Rechnungen.

Die Ausstellungspflicht regelt § 14 Abs. 2 Satz 2 UStG. In drei Fallgruppen muss der Unternehmer innerhalb von sechs Monaten nach Ausführung der Leistung eine Rechnung ausstellen, sofern der Umsatz nicht nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG steuerfrei ist. Der Satz, der die E-Rechnung vorschreibt, steht in Nummer 1: Er betrifft die Leistung an einen anderen Unternehmer für dessen Unternehmen und verlangt, dass beide Parteien im Inland oder in einem Gebiet des § 1 Abs. 3 UStG ansässig sind. Die Nummern 2 und 3 verlangen ebenfalls eine Rechnung, aber keine Rechnung in einem strukturierten Format. Nach § 14 Abs. 2 Satz 4 UStG bleibt § 14a UStG unberührt: Er enthält zusätzliche Ausstellungspflichten, die neben § 14 Abs. 2 Satz 2 stehen, etwa für innergemeinschaftliche Lieferungen (§ 14a Abs. 3 Satz 1 UStG).

Für die Übermittlung in einem elektronischen Format gilt eine Zustimmungsschranke. Eine elektronische Rechnung oder eine sonstige Rechnung in einem elektronischen Format darf nur mit Zustimmung des Empfängers übermittelt werden, soweit keine Verpflichtung nach § 14 Abs. 2 Satz 2 Nr. 1 UStG besteht (§ 14 Abs. 1 Satz 5 UStG). Bei einem Verkauf an eine Privatperson ist deshalb auch das PDF per E-Mail nur mit Zustimmung zulässig.

Was die Pflicht auslöst und was sie entfallen lässt

Ansässig ist nach § 14 Abs. 2 Satz 3 UStG, wer im Inland oder in einem Gebiet des § 1 Abs. 3 UStG seinen Sitz, seine Geschäftsleitung, eine an dem Umsatz beteiligte Betriebsstätte oder, ohne Sitz, seinen Wohnsitz oder gewöhnlichen Aufenthalt hat.

Die Ausstellungspflicht als E-Rechnung hängt damit an vier Merkmalen: Empfänger ist ein anderer Unternehmer, die Leistung erfolgt für dessen Unternehmen, beide Seiten sind im Inland ansässig, und der Umsatz ist nicht nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG steuerfrei. Fällt ein Merkmal weg, greift sie nicht. Davon zu trennen sind die Erleichterungen der Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung (UStDV) für Kleinbeträge, Kleinunternehmer und Fahrausweise. Sie halten die sonstige Rechnung auch dann offen, wenn der Empfänger ein inländischer Unternehmer ist; für eine Übermittlung in einem elektronischen Format brauchen Sie trotzdem die Zustimmung des Empfängers (§ 14 Abs. 1 Satz 5 UStG).

Die Tabelle ordnet typische Rechnungssituationen in Deutschland ein. Jede Zeile trägt ihre Voraussetzung und ihre Rechtsgrundlage selbst.

Diese Fälle bleiben ausgenommen

Rechnungssituation	Pflicht zur Ausstellung als E-Rechnung	Rechtsgrundlage
Leistung an einen anderen Unternehmer für dessen Unternehmen; beide Parteien im Inland ansässig; Umsatz nicht nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG steuerfrei; keine Erleichterung nach §§ 33, 34 oder 34a UStDV	Ja; die Übergänge des § 27 Abs. 38 UStG verschieben den Zeitpunkt	§ 14 Abs. 2 Satz 2 Nr. 1 UStG; § 27 Abs. 38 UStG
Leistung an einen anderen Unternehmer, aber nicht für dessen Unternehmen (private Verwendung)	Nein	§ 14 Abs. 2 Satz 2 Nr. 1 UStG
Leistung an einen Unternehmer mit Sitz im Ausland, der nicht im Inland ansässig ist	Nein; die Ansässigkeit beider Parteien im Inland fehlt	§ 14 Abs. 2 Satz 2 Nr. 1 und Satz 3 UStG
Leistung an eine Privatperson, die nicht Unternehmer ist	Nein, soweit § 14 Abs. 2 Satz 2 UStG betroffen ist; innerhalb dieser Vorschrift löst bei ihr nur eine steuerpflichtige Werklieferung oder sonstige Leistung im Zusammenhang mit einem Grundstück eine Rechnungspflicht aus (§ 14 Abs. 2 Satz 2 Nr. 3 UStG). Die zusätzlichen Ausstellungspflichten des § 14a UStG, etwa für innergemeinschaftliche Lieferungen, bleiben nach § 14 Abs. 2 Satz 4 UStG unberührt	§ 14 Abs. 2 Satz 2 Nr. 1 und Nr. 3 sowie Satz 4 UStG; § 14a Abs. 3 UStG
Leistung an eine juristische Person, die nicht Unternehmer ist, und der Umsatz ist nicht nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG steuerfrei	Nein; eine Rechnung ist nach § 14 Abs. 2 Satz 2 Nr. 2 UStG Pflicht, aber nicht in einem strukturierten Format. Ist der Umsatz nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG steuerfrei, entfällt die Rechnungspflicht schon nach dem Einleitungssatz des Satzes 2	§ 14 Abs. 2 Satz 2 UStG, Einleitungssatz, und Nr. 2
Rechnung mit einem Gesamtbetrag einschließlich Umsatzsteuer bis 250 Euro, Leistung nicht im Sinne der §§ 3c, 6a und 13b UStG	Nein; die Rechnung darf immer als sonstige Rechnung übermittelt werden. Elektronisch übermittelt braucht sie die Zustimmung des Empfängers	§ 33 Satz 1, 3 und 4 UStDV; § 14 Abs. 1 Satz 5 UStG
Rechnung bis 250 Euro über eine Leistung im Sinne der §§ 3c, 6a oder 13b UStG	Die Erleichterung des § 33 Satz 4 UStDV knüpft an eine Rechnung nach Satz 1 an und greift deshalb nicht; ob eine E-Rechnung auszustellen ist, richtet sich nach § 14 Abs. 2 Satz 2 Nr. 1 UStG	§ 33 Satz 3 UStDV; § 14 Abs. 2 Satz 2 Nr. 1 UStG
Rechnung eines Kleinunternehmers über Umsätze, die nach § 19 Abs. 1 UStG steuerfrei sind (bei Ansässigkeit im übrigen Gemeinschaftsgebiet nach § 19 Abs. 4 UStG)	Nein; die Rechnung darf immer als sonstige Rechnung übermittelt werden, elektronisch nur mit Zustimmung des Empfängers. Ein Verzicht nach § 19 Abs. 3 UStG nimmt die Umsätze aus der Erleichterung	§ 34a Satz 1 und 4 UStDV; § 19 Abs. 1, 3 und 4 UStG
Fahrausweis für die Beförderung von Personen, der die Angaben des § 34 Abs. 1 Satz 1 UStDV enthält	Nein; der Fahrausweis gilt als Rechnung und darf immer als sonstige Rechnung übermittelt werden. Bei grenzüberschreitender Beförderung im Personenverkehr und im internationalen Eisenbahn-Personenverkehr verlangt § 34 Abs. 2 UStDV zusätzlich eine Bescheinigung über den im Inland gelegenen Streckenanteil	§ 34 Abs. 1 Satz 1 und 2, Abs. 2 UStDV
Umsatz, der nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG steuerfrei ist	Keine Pflicht zur Rechnungsausstellung und damit auch keine E-Rechnungspflicht; § 14a UStG bleibt unberührt	§ 14 Abs. 2 Satz 2 UStG, Einleitungssatz, und Satz 4

Seit wann die Pflicht gilt und welche Übergänge laufen

Die Neuregelung greift für Umsätze, die nach dem 31. Dezember 2024 ausgeführt werden. § 27 Abs. 38 UStG sieht drei Übergänge für die Ausstellung vor.

1. Bis zum 31. Dezember 2026 darf eine Rechnung für einen Umsatz zwischen dem 1. Januar 2025 und dem 31. Dezember 2026 auf Papier oder, mit Zustimmung des Empfängers, in einem nicht strukturierten elektronischen Format übermittelt werden (§ 27 Abs. 38 Nr. 1 UStG).
2. Bis zum 31. Dezember 2027 gilt das für Umsätze zwischen dem 1. Januar 2027 und dem 31. Dezember 2027, wenn der Gesamtumsatz im Sinne des § 19 Abs. 2 UStG des ausstellenden Unternehmers im vorangegangenen Kalenderjahr nicht mehr als 800.000 Euro betragen hat (§ 27 Abs. 38 Nr. 2 UStG).
3. Bis zum 31. Dezember 2027 darf eine Rechnung für Umsätze zwischen dem 1. Januar 2027 und dem 31. Dezember 2027 mit Zustimmung des Empfängers in einem nicht strukturierten elektronischen Format ausgestellt werden, wenn sie mittels elektronischem Datenaustausch (EDI) übermittelt wird (§ 27 Abs. 38 Nr. 3 UStG).

Die Übergänge verschieben den Zeitpunkt für Rechnungen, die der Pflicht unterliegen. Die Ausnahmen der §§ 33, 34 und 34a UStDV bleiben daneben bestehen; sie hängen nicht am Ablauf eines Übergangs, sondern an Betrag, Verkäuferstatus oder Dokumentenart. § 33 Satz 4 und § 34 Abs. 1 Satz 2 UStDV wurden durch Artikel 24 des Wachstumschancengesetzes vom 27. März 2024 (BGBl. 2024 I Nr. 108) angefügt und gelten nach Artikel 35 Absatz 6 dieses Gesetzes seit dem 1. Januar 2025; § 34a UStDV stammt aus Artikel 29 Nr. 5 des Jahressteuergesetzes 2024 (BGBl. 2024 I Nr. 387) und gilt nach Artikel 56 Absatz 7 seit dem 1. Januar 2025. Für den EDI-Weg beschreibt die EDI-Übergangsregel für Handel und Hersteller die Umstellung auf der Partnerebene.

Kleinbetrag, Kleinunternehmer und Fahrausweise im Einzelnen

Für Rechnungen über Kleinbeträge genügen nach § 33 Satz 1 UStDV vier Angaben: Name und Anschrift des leistenden Unternehmers, Ausstellungsdatum, Menge und Art des Gegenstands oder Umfang und Art der Leistung sowie Entgelt und Steuerbetrag in einer Summe mit dem anzuwendenden Steuersatz oder, bei einer Steuerbefreiung, einem Hinweis auf die Steuerbefreiung. Satz 1 setzt einen Gesamtbetrag der Rechnung von nicht mehr als 250 Euro voraus; gemeint ist der abgerechnete Betrag einschließlich Umsatzsteuer. Satz 4 stellt solche Rechnungen frei: Sie dürfen abweichend von § 14 Abs. 2 Satz 2 UStG immer als sonstige Rechnung übermittelt werden. Satz 3 nimmt Rechnungen über Leistungen im Sinne der §§ 3c, 6a und 13b UStG von den Sätzen 1 und 2 aus; die Erleichterung des Satzes 4 knüpft an eine Rechnung nach Satz 1 an.

Rechnungen eines Kleinunternehmers über Umsätze, die nach § 19 Abs. 1 UStG steuerfrei sind, brauchen nach § 34a Satz 1 UStDV fünf Angaben: vollständiger Name und vollständige Anschrift beider Seiten (Nr. 1), Steuernummer, Umsatzsteuer-Identifikationsnummer oder Kleinunternehmer-Identifikationsnummer (Nr. 2), Ausstellungsdatum (Nr. 3), Menge und Art der gelieferten Gegenstände oder Umfang und Art der sonstigen Leistung (Nr. 4) sowie das Entgelt in einer Summe mit dem Hinweis auf die Steuerbefreiung für Kleinunternehmer (Nr. 5). Die Angabe „Gutschrift“ verlangt Nummer 6 nur in den Fällen, in denen die Rechnung nach § 14 Abs. 2 Satz 5 UStG vom Leistungsempfänger oder von einem von ihm beauftragten Dritten ausgestellt wird. Die Steuerbefreiung des § 19 Abs. 1 UStG setzt bei einem im Inland oder in einem Gebiet des § 1 Abs. 3 UStG ansässigen Unternehmer voraus, dass der Gesamtumsatz nach § 19 Abs. 2 UStG im vorangegangenen Kalenderjahr 25.000 Euro nicht überschritten hat und im laufenden Kalenderjahr 100.000 Euro nicht überschreitet; wer nach § 19 Abs. 3 UStG auf die Steuerbefreiung verzichtet hat, fällt nicht unter § 19 Abs. 1 UStG. Für Unternehmer mit Ansässigkeit im übrigen Gemeinschaftsgebiet gilt § 19 Abs. 1 nach § 19 Abs. 4 UStG entsprechend, wenn der nach Artikel 288 der Richtlinie 2006/112/EG ermittelte Jahresumsatz im Gemeinschaftsgebiet im vorangegangenen Kalenderjahr 100.000 Euro nicht überschritten hat und im laufenden Kalenderjahr nicht überschreitet und ihnen eine gültige Kleinunternehmer-Identifikationsnummer erteilt wurde. Auch hier ordnet § 34a Satz 4 UStDV an, dass die Rechnung immer als sonstige Rechnung übermittelt werden darf.

Fahrausweise für die Beförderung von Personen gelten nach § 34 Abs. 1 Satz 1 UStDV als Rechnungen, wenn sie die dort genannten Angaben enthalten, und dürfen nach Satz 2 immer als sonstige Rechnung übermittelt werden. Für grenzüberschreitende Beförderungen im Personenverkehr und im internationalen Eisenbahn-Personenverkehr gilt das nur, wenn eine Bescheinigung des Beförderungsunternehmers darüber vorliegt, welcher Anteil des Beförderungspreises auf die Strecke im Inland entfällt (§ 34 Abs. 2 UStDV).

Ein Rechenbeispiel

Beispielrechnung mit erfundenen Zahlen. Ein Handwerksbetrieb mit Sitz in Nordrhein-Westfalen rechnet gegenüber einer GmbH mit Sitz in Bayern ab; beide sind im Inland ansässig, der Umsatz ist nicht nach § 4 UStG steuerfrei, und es geht nicht um eine Leistung im Sinne des § 13b UStG. Bei einem Entgelt von 180,00 Euro und 19 Prozent Umsatzsteuer (§ 12 Abs. 1 UStG) beträgt der Gesamtbetrag 214,20 Euro. Er liegt unter 250 Euro, und der Betrieb darf die Rechnung nach § 33 UStDV auf Papier ausstellen; will er sie als PDF schicken, braucht er dafür die Zustimmung der GmbH (§ 14 Abs. 1 Satz 5 UStG). Derselbe Betrieb rechnet einen zweiten Auftrag mit 211,00 Euro Entgelt ab: 211,00 Euro × 1,19 ergeben 251,09 Euro, also mehr als 250 Euro. Für einen 2026 ausgeführten Umsatz erlaubt § 27 Abs. 38 Nr. 1 UStG noch die Papierform. Wird der Auftrag 2027 ausgeführt, ist die Rechnung nach § 14 Abs. 2 Satz 2 Nr. 1 UStG als E-Rechnung auszustellen; hatte der Betrieb im vorangegangenen Kalenderjahr einen Gesamtumsatz nach § 19 Abs. 2 UStG von nicht mehr als 800.000 Euro, darf er nach § 27 Abs. 38 Nr. 2 UStG noch bis zum 31. Dezember 2027 auf Papier oder mit Zustimmung der GmbH in einem nicht strukturierten elektronischen Format übermitteln, und bei einer EDI-Übermittlung gilt nach § 27 Abs. 38 Nr. 3 UStG dasselbe für das nicht strukturierte elektronische Format.

Zwei weitere Fälle nach denselben Regeln: Eine Kleinunternehmerin mit Sitz im Inland, die im vorangegangenen Kalenderjahr einen Gesamtumsatz nach § 19 Abs. 2 UStG von 18.000 Euro hatte, im laufenden Jahr 100.000 Euro nicht überschreitet und nicht nach § 19 Abs. 3 UStG auf die Steuerbefreiung verzichtet hat, stellt der GmbH eine Rechnung über 400,00 Euro; ihre Umsätze sind nach § 19 Abs. 1 UStG steuerfrei, und § 34a UStDV hält die sonstige Rechnung offen. Ein Taxiunternehmen übergibt einem Geschäftskunden einen Fahrausweis über 24,50 Euro; § 34 Abs. 1 UStDV erlaubt auch dafür die sonstige Rechnung.

Was bei falscher Rechnungsart gilt

§ 26a Abs. 2 Nr. 1 UStG macht es zur Ordnungswidrigkeit, vorsätzlich oder leichtfertig entgegen § 14 Abs. 2 Satz 2 UStG eine Rechnung nicht oder nicht rechtzeitig auszustellen; nach § 26a Abs. 3 UStG kann sie mit einer Geldbuße bis zu 5.000 Euro geahndet werden. Die Vorschrift knüpft an das Unterlassen der Rechnungsausstellung an. Ob ein Betrieb, der eine Pflichtrechnung in Papier statt im strukturierten Format ausstellt, diesen Tatbestand erfüllt, hängt vom Einzelfall ab; klären Sie das mit Ihrer Steuerberatung.

Für den Empfänger hat die Rechnungsart eine eigene Folge: Der Vorsteuerabzug setzt voraus, dass er eine nach den §§ 14 und 14a UStG ausgestellte Rechnung besitzt (§ 15 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 UStG).

Checkliste für Ihren Betrieb

1. Prüfen Sie bei jeder Ausgangsrechnung zuerst, ob der Empfänger ein Unternehmer ist, ob die Leistung für dessen Unternehmen erfolgt und ob der Umsatz nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG steuerfrei ist (§ 14 Abs. 2 Satz 2 Nr. 1 UStG).
2. Prüfen Sie die Ansässigkeit beider Parteien im Inland nach § 14 Abs. 2 Satz 3 UStG.
3. Rechnen Sie den Gesamtbetrag einschließlich Umsatzsteuer aus; bis 250 Euro greift § 33 UStDV, aber nicht bei Leistungen im Sinne der §§ 3c, 6a und 13b UStG.
4. Prüfen Sie bei Kleinunternehmer-Umsätzen, ob die Voraussetzungen des § 19 Abs. 1 UStG vorliegen (Ansässigkeit im Inland oder in einem Gebiet des § 1 Abs. 3 UStG, Gesamtumsatz von höchstens 25.000 Euro im Vorjahr und höchstens 100.000 Euro im laufenden Jahr) und ob Sie nach § 19 Abs. 3 UStG auf die Steuerbefreiung verzichtet haben. Sind Sie im übrigen Gemeinschaftsgebiet ansässig, prüfen Sie die Voraussetzungen des § 19 Abs. 4 UStG (Jahresumsatz im Gemeinschaftsgebiet von höchstens 100.000 Euro im Vorjahr und im laufenden Jahr, gültige Kleinunternehmer-Identifikationsnummer).
5. Prüfen Sie bei Fahrausweisen die Angaben des § 34 Abs. 1 UStDV und bei grenzüberschreitenden Fahrten die Bescheinigung nach § 34 Abs. 2 UStDV.
6. Prüfen Sie, ob für Ihr Unternehmen noch ein Übergang nach § 27 Abs. 38 UStG läuft (Gesamtumsatzgrenze, EDI).
7. Holen Sie für die elektronische Übermittlung die Zustimmung des Empfängers ein, soweit keine Pflicht nach § 14 Abs. 2 Satz 2 Nr. 1 UStG besteht (§ 14 Abs. 1 Satz 5 UStG).
8. Legen Sie fest, wie Ihr System die Ausnahmen erkennt; der Eingangsprozess in der Buchhaltung und die Archivierung der E-Rechnung schließen sich an.