Elektronische Rechnung in Österreich: Zustimmung des Empfängers

Wer in Österreich Rechnungen elektronisch versendet, muss den Versandweg je Kunde klären. Ob der Empfänger zustimmen muss, hängt von der Form der Rechnung ab: Papier, Datei, strukturiertes Format, EDI oder das Bundesportal.

Was § 11 Abs. 2 UStG 1994 verlangt

Der zweite Unterabsatz des § 11 Abs. 2 Umsatzsteuergesetz 1994 (UStG 1994) verknüpft zwei Voraussetzungen. Elektronisch ist eine Rechnung, wenn sie in einem elektronischen Format ausgestellt und in diesem Format auch empfangen wird. Als Rechnung gilt sie nur, wenn der Empfänger dieser Art der Rechnungsausstellung zustimmt und wenn die Echtheit ihrer Herkunft, die Unversehrtheit ihres Inhalts und ihre Lesbarkeit gewährleistet sind.

Welche Anforderungen Echtheit der Herkunft und Unversehrtheit des Inhalts jedenfalls erfüllen, bestimmt der Bundesminister für Finanzen mit Verordnung (E-Rechnung-UStV, BGBl. II Nr. 583/2003 idF BGBl. II Nr. 382/2016). § 1 nennt vier Wege: ein innerbetriebliches Steuerungsverfahren mit verlässlichem Prüfpfad zwischen Rechnung und Leistung, die Übermittlung über das Unternehmensserviceportal (USP) oder Peppol, eine qualifizierte elektronische Signatur oder ein qualifiziertes elektronisches Siegel sowie das EDI-Verfahren nach Artikel 2 des Anhangs 1 der Empfehlung 94/820/EG. Die Aufzählung ist keine Pflichtauswahl: Jeder Unternehmer kann selbst bestimmen, in welcher Weise er Echtheit der Herkunft, Unversehrtheit des Inhalts und Lesbarkeit gewährleistet; die vier Wege sind der sichere Weg für die ersten beiden Voraussetzungen, die Lesbarkeit ist zusätzlich zu gewährleisten (UStR 2000, Rz 1564d). Beide Seiten einer elektronischen Rechnung müssen die drei Voraussetzungen getrennt in ihrem Verfügungsbereich sicherstellen (UStR 2000, Rz 1564d).

Wen die Zustimmung trifft und wen nicht

Verlangt § 11 Abs. 1 UStG 1994 eine Rechnung und stellen Sie sie elektronisch aus, brauchen Sie die Zustimmung des Empfängers. Eine Pflicht zur Rechnungsausstellung besteht bei Umsätzen an einen anderen Unternehmer für dessen Unternehmen, an eine juristische Person, die nicht Unternehmer ist, sowie bei einer steuerpflichtigen Werklieferung oder Werkleistung im Zusammenhang mit einem Grundstück an einen Nichtunternehmer (§ 11 Abs. 1 Z 1 UStG 1994). § 11 Abs. 2 stellt auf die Ausstellung ab, nicht auf die Pflicht zur Ausstellung: Auch eine freiwillig elektronisch ausgestellte Rechnung gilt nur mit Zustimmung als Rechnung.

Wer eine Rechnung per Post schickt oder übergibt, stellt nicht elektronisch aus und braucht keine Zustimmung. Beim Papier bleibt es bei der Durchschrift oder Abschrift, die der Aussteller sieben Jahre aufbewahrt (§ 11 Abs. 2 UStG 1994). Die Pflicht, Echtheit der Herkunft, Unversehrtheit des Inhalts und Lesbarkeit zu sichern, trifft beide Seiten nur bei elektronischen Rechnungen: Dort haben Leistungserbringer und Leistungsempfänger sie unabhängig voneinander in ihrem Verfügungsbereich zu gewährleisten (UStR 2000, Rz 1564d).

Am Inhalt ändert die Zustimmung nichts. Die vereinfachte Rechnung bis 400 Euro regelt nur, welche Angaben nötig sind (§ 11 Abs. 6 UStG 1994); die Grenze befreit nicht von der Zustimmung. Auch eine Kleinbetragsrechnung, die Sie als PDF per E-Mail schicken, ist eine elektronische Rechnung. Die Rechnungsmerkmale des § 11 Abs. 1 UStG 1994 prüft der Artikel Rechnungsvorlage im ERP prüfen.

Welcher Versandweg welche Zustimmung braucht

Die Tabelle nennt für fünf Versandwege in Österreich, ob die Zustimmung des Empfängers Voraussetzung ist und was im Kundenstamm stehen sollte; die Felder dafür beschreibt der Artikel Debitoren und Kreditoren anlegen.

Versandweg	Zustimmung des Empfängers nötig?	Wie Sie es im Kundenstamm belegen
Papier, per Post oder übergeben	Nein. Eine Papierrechnung ist keine elektronische Rechnung; die Zustimmung betrifft nur die elektronische Ausstellung.	Rechnungsweg „Papier”; keine Zustimmung zu erfassen.
PDF- oder Textdatei per E-Mail, als E-Mail-Anhang oder Web-Download	Ja. Elektronisch ausgestellt und empfangen genügt; das PDF-Format ändert daran nichts (UStR 2000, Rz 1564c).	Rechnungsweg „E-Mail” samt Adresse; Datum und Form der Zustimmung, bei stillschweigender Billigung der erste elektronisch abgerechnete Umsatz.
Strukturiertes Format (XML, ebInterface, UBL, CII)	Ja, wie bei jeder elektronischen Rechnung. Zusätzlich muss die Ausstellung Echtheit der Herkunft, Unversehrtheit des Inhalts und Lesbarkeit gewährleisten; nach § 1 E-Rechnung-UStV gelten Echtheit und Unversehrtheit jedenfalls als gewährleistet, wenn eines der vier dort genannten Verfahren angewendet wird (UStR 2000, Rz 1564d).	Rechnungsweg „XML” samt dem gewählten Sicherungsweg; bei Signatur zusätzlich das Signaturprüfprotokoll (UStR 2000, Rz 1570).
EDI-Verfahren nach Artikel 2 des Anhangs 1 der Empfehlung 94/820/EG	Ja. Die Zustimmung kann in der Rahmenvereinbarung stehen, die das EDI-Verfahren ohnehin voraussetzt (UStR 2000, Rz 1564e und 1564j).	Verweis auf die EDI-Vereinbarung mit Datum und Version; die Vereinbarung gehört zu den aufbewahrten Nachweisen (UStR 2000, Rz 1570).
USP oder Peppol an eine Bundesdienststelle	Im Waren- und Dienstleistungsverkehr mit Bundesdienststellen sind die Vertragspartner zur Ausstellung und Übermittlung als e-Rechnung verpflichtet (§ 5 Abs. 2 IKTKonG, § 3 Abs. 1 E-RechV), die Dienststelle zur Annahme (§ 3 Abs. 2 E-RechV). Für ausländische Vertragspartner gilt die Pflicht nur nach Maßgabe der technischen Möglichkeiten (§ 5 Abs. 3 IKTKonG, § 1 Abs. 3 E-RechV); Bar- und Sofortzahlungen mit schuldbefreiender Wirkung im Zahlungsvorgang sind ausgenommen (§ 1 Abs. 4 E-RechV).	Lieferantennummer und Auftragsreferenz aus der Beauftragung am Kundenstamm (§ 4 Abs. 1 Z 1 und 2, Abs. 2 E-RechV).

Den Bundesweg behandelt Rechnung an den Bund in Österreich, die Anbindung Peppol-Anschluss im ERP einrichten.

Wie Sie die Zustimmung im Kundenstamm belegen

Das Gesetz verlangt keine bestimmte Form. Nach den Umsatzsteuerrichtlinien 2000 muss lediglich Einvernehmen zwischen Rechnungsaussteller und Rechnungsempfänger darüber bestehen, dass die Rechnung elektronisch ausgestellt werden soll. Die Zustimmung kann in einer Rahmenvereinbarung stehen und auch nachträglich erklärt werden; es genügt, dass die Beteiligten die Verfahrensweise tatsächlich praktizieren und damit stillschweigend billigen (UStR 2000, Rz 1564e).

Weil keine Form vorgeschrieben ist, entscheidet die Dokumentation über den Nachweis im Streitfall. Bei einer elektronischen Rechnung müssen Echtheit der Herkunft, Unversehrtheit des Inhalts und Lesbarkeit vom Zeitpunkt der Ausstellung bis zum Ende der Aufbewahrungsdauer durch Leistungserbringer und Leistungsempfänger gewährleistet bleiben (UStR 2000, Rz 1570). Der Aussteller fertigt eine Durchschrift oder Abschrift an und bewahrt sie sieben Jahre auf (§ 11 Abs. 2 UStG 1994). Legen Sie die Zustimmung zu denselben Akten; die Fristen stehen im Glossar zur Aufbewahrungsfrist in Österreich.

Praxisvorschlag für den Kundenstamm:

• Feld für den vereinbarten Rechnungsweg, getrennt nach Papier, E-Mail, XML, EDI und Portal.
• Datum und Form der Zustimmung; bei einer Rahmen- oder EDI-Vereinbarung deren Bezeichnung und Version.
• Bei stillschweigender Billigung der erste elektronisch abgerechnete Umsatz und die Zahlung ohne Widerspruch.
• Der Weg, mit dem Sie Echtheit der Herkunft und Unversehrtheit des Inhalts sichern (einer der vier Wege des § 1 E-Rechnung-UStV oder eine andere geeignete Sicherung), samt Signaturprüfprotokoll, falls signiert wird.

Seit wann die Zustimmung Voraussetzung ist

Für Umsätze ab 1. Jänner 2013 steht die Regel in der heutigen Fassung: § 11 UStG 1994 in der Fassung des Abgabenänderungsgesetzes 2012, BGBl. I Nr. 112/2012 (UStR 2000, Abschnitt 11.2.3a). Die geltende Fassung des § 11 stammt aus BGBl. I Nr. 97/2025 und ist seit 24. Dezember 2025 in Kraft; der Zustimmungssatz lautet in der Fassung von 2013 und heute gleich (RIS, Fassung gültig vom 1. Jänner 2013 bis 28. Februar 2014).

Was eine fehlende Zustimmung kostet

Fehlt die Zustimmung, gilt die elektronische Rechnung nicht als Rechnung im Sinne des § 11 UStG 1994. Der Empfänger kann den darin gesondert ausgewiesenen Steuerbetrag nicht abziehen, weil § 12 Abs. 1 Z 1 lit. a UStG 1994 eine Rechnung nach § 11 verlangt. Der Aussteller hat seine Pflicht zur Rechnungsausstellung mit einer solchen Rechnung nicht erfüllt. Für Umsätze nach § 11 Abs. 1 Z 1 UStG 1994 ist sie innerhalb von sechs Monaten nach Ausführung des Umsatzes zu erfüllen. Für im übrigen Gemeinschaftsgebiet ausgeführte sonstige Leistungen, für die der Leistungsempfänger nach Artikel 196 der Richtlinie 2006/112/EG die Steuer schuldet, sieht § 11 Abs. 1 Z 2 UStG 1994 als spätesten Zeitpunkt den fünfzehnten Tag des Kalendermonats vor, der auf den Kalendermonat der Ausführung folgt.

Heilen lässt sich der Mangel durch die nachträgliche Zustimmung (UStR 2000, Rz 1564e). Ob und ab wann der Vorsteuerabzug dann zusteht, klären Sie mit Ihrer Steuerberatung.

Scan, Telefax und Gutschrift

Wird eine auf Papier ausgestellte Rechnung eingescannt und elektronisch versendet, gilt das als Ausstellung im elektronischen Format; die Papierrechnung darf nur ausgefolgt werden, wenn darin auf die elektronische Übermittlung Bezug genommen wird. Telefax-Rechnungen sind unabhängig von der Technik elektronische Rechnungen (UStR 2000, Rz 1564c). Beide Fälle brauchen daher die Zustimmung des Empfängers wie jede andere elektronische Rechnung (§ 11 Abs. 2 UStG 1994).

Für eine Gutschrift, die an die Stelle einer Rechnung tritt, gelten die Abs. 2 bis 6 des § 11 sinngemäß (§ 11 Abs. 8 Z 3 UStG 1994); die Zustimmung ist dort ebenso zu klären wie das Einverständnis über die Abrechnung mittels Gutschrift (§ 11 Abs. 8 Z 2 UStG 1994). Eine elektronische Gutschrift muss als solche bezeichnet sein (UStR 2000, Rz 1564k).

Was sich auf EU-Ebene ändert

Die Richtlinie (EU) 2025/516 des Rates vom 11. März 2025 ändert die Mehrwertsteuer-Systemrichtlinie 2006/112/EG in zwei Stufen mit unterschiedlichen Voraussetzungen. Für die österreichische Rechnungspraxis ändert sich am 14. Oktober 2026 nichts; die beiden Stufen stehen hier getrennt, damit Sie die Zustimmung nicht mit einem künftigen Weg verwechseln.

Seit 14. April 2025. Ein Mitgliedstaat kann unter den von ihm festgelegten Bedingungen von den in seinem Gebiet ansässigen Steuerpflichtigen verlangen, für andere als die in Artikel 262 genannten Lieferungen von Gegenständen oder Dienstleistungen in seinem Gebiet elektronische Rechnungen auszustellen (Artikel 218 Absatz 2, angefügt durch Artikel 1 Nummer 2 der Richtlinie; die Mitgliedstaaten können diese Vorschrift ab 14. April 2025 anwenden, Artikel 6 Absatz 1). Macht ein Mitgliedstaat von dieser Möglichkeit Gebrauch, kann er vorsehen, dass bei der Verwendung elektronischer Rechnungen durch in seinem Gebiet ansässige Steuerpflichtige die Zustimmung des in seinem Gebiet ansässigen Rechnungsempfängers nicht erforderlich ist (Artikel 232, angefügt durch Artikel 1 Nummer 3 der Richtlinie). Beide Regeln erfassen nur inländische Steuerpflichtige und inländische Empfänger.

Ab 1. Juli 2030. Artikel 232 erhält eine neue Fassung (Artikel 5 Nummer 9); die Mitgliedstaaten wenden sie ab 1. Juli 2030 an (Artikel 6 Absatz 5). Die Ausstellung einer elektronischen Rechnung an einen Steuerpflichtigen oder eine nichtsteuerpflichtige juristische Person, die der europäischen Norm für die elektronische Rechnungsstellung EN 16931-1 und der Syntaxliste nach der Richtlinie 2014/55/EU entspricht, ist dann nicht mehr von der Zustimmung des Empfängers abhängig. Welche Ausgabe der Norm maßgeblich ist, legt die Richtlinie nicht fest: Die Kommission nennt die im Mai 2026 veröffentlichte Ausgabe 2026; die Ausgabe 2017 ist zurückgezogen, bleibt aber während der Migrationsphase konform (Europäische Kommission, European Standard and Specifications). Diese Entbindung gilt nicht pauschal:

• Für Umsätze, die nicht den Meldepflichten des Kapitels 6 unterliegen, dürfen die Mitgliedstaaten Rechnungen, die dieser Norm entsprechen, weiterhin von der Zustimmung des Empfängers abhängig machen, wenn sie für solche Umsätze Dokumente oder Mitteilungen auf Papier oder in elektronischen Formaten, bei denen es sich nicht um elektronische Rechnungen handelt, als Rechnung anerkennen (Artikel 218 Absatz 2 in der ab 1. Juli 2030 geltenden Fassung).
• Elektronische Rechnungen, die einer anderen Norm entsprechen, und elektronische Formate, bei denen es sich nicht um elektronische Rechnungen handelt, bleiben von der Zustimmung des Empfängers abhängig. Ein Mitgliedstaat, der andere Normen für elektronische Rechnungen zulässt (Artikel 218 Absatz 3 in der ab 1. Juli 2030 geltenden Fassung), kann vorsehen, dass sie nicht von der Zustimmung des in seinem Gebiet ansässigen Empfängers abhängig sind.

Für Österreich gilt am 14. Oktober 2026 weiterhin § 11 Abs. 2 UStG 1994 in der Fassung BGBl. I Nr. 97/2025 (gültig ab 24. Dezember 2025): Die Zustimmung des Empfängers ist Voraussetzung dafür, dass die elektronische Rechnung als Rechnung gilt.

Checkliste für Ihren Betrieb

• Klären Sie die Zustimmung, bevor die erste elektronische Rechnung hinausgeht; hinterlegen Sie Rechnungsweg, Datum, Form und Zuständigkeit im Kundenstamm.
• Dokumentieren Sie bei stillschweigender Billigung den ersten elektronisch abgerechneten Umsatz und die Zahlung ohne Widerspruch.
• Verweisen Sie bei EDI-Rechnungen auf die Rahmenvereinbarung und legen Sie sie ab.
• Legen Sie für elektronische Rechnungen fest, wie Sie Echtheit der Herkunft, Unversehrtheit des Inhalts und Lesbarkeit sichern; die vier Wege des § 1 E-Rechnung-UStV sind der sichere Weg. Halten Sie die gewählte Sicherung in der Verfahrensdokumentation fest; den Rahmen zeigt Ordnungsmäßige Buchführung im ERP.
• Behandeln Sie Rechnungen an Bundesdienststellen getrennt; dort gilt der Bundesweg.
• Bewahren Sie Durchschrift oder Abschrift der Rechnung sieben Jahre auf (§ 11 Abs. 2 UStG 1994).