EDI (Elektronischer Datenaustausch mit Geschäftspartnern)

Rechtsstand: 14.10.2026 · Aktualisiert: 14.10.2026

Kurz gesagt

EDI (Electronic Data Interchange) ist der standardisierte elektronische Austausch von Geschäftsdokumenten wie Bestellungen, Lieferscheinen und Rechnungen zwischen Unternehmen. Wenn die Systeme beider Parteien die Nachrichten verarbeiten, entfällt die manuelle Neueingabe. Es lohnt sich, wenn die Dokumentenmenge pro Tag hoch ist, Geschäftspartner es verlangen und manuelle Erfassung Fehler verursacht.

Das Wichtigste

EDI = Electronic Data Interchange: standardisierter elektronischer Austausch von Geschäftsdokumenten zwischen Unternehmen.
Mit funktionierender Integration verarbeiten die Systeme beider Parteien die Nachrichten direkt, ohne manuelle Neueingabe.
UN/EDIFACT ist der UN-Standard; GS1 EANCOM ist ein GS1-Subset davon für den Handel.
ISO 9735 ist der ISO-Standard für EDIFACT (paywalled, nur benannt).
In Deutschland erlaubt § 27 Abs. 38 Nr. 3 UStG bis 31. Dezember 2027, dass eine Rechnung für 2027 ausgeführte Umsätze mit Zustimmung des Empfängers per EDI in einem Format ausgestellt wird, das § 14 Abs. 1 Satz 6 UStG nicht entspricht; EDI macht die Rechnung nicht pauschal zur E-Rechnung.
Die Standards binden vertraglich, nicht gesetzlich.

EDI (Electronic Data Interchange) ist ein Verfahren, bei dem Unternehmen Geschäftsdokumente wie Bestellungen, Lieferscheine und Rechnungen in einem vereinbarten, maschinenlesbaren Format austauschen. Im Gegensatz zu Papier verarbeitet das ERP die EDI-Nachricht automatisch, wenn die Systeme beider Parteien die Konvertierung in das Inhouse-Format integrieren.

Wann sich EDI lohnt

EDI lohnt sich, wenn die Dokumentenmenge pro Tag hoch ist, Geschäftspartner den Austausch verlangen (etwa im Handel) und manuelle Erfassung Fehler und Verzögerungen verursacht. Ziel von EDI ist die automatische Weiterverarbeitung der Geschäftsnachrichten; Voraussetzung ist die Konvertierung zwischen Inhouse-Format und EDI-Standardformat (GS1).

So kommt eine Bestellung ins ERP

Die Tabelle zeigt ein Beispiel für den Weg einer Bestellung eines Geschäftspartners in Ihr ERP und zählt die manuellen Schritte je Variante. Das Beispiel geht von einer funktionierenden EDI-Integration aus, bei der die Nachricht ohne Ausnahmebearbeitung verarbeitet wird:

Variante	Ankunft der Bestellung	Manuelle Schritte bis ins ERP
Papier	Papierbestellung per Post	3: entgegennehmen, lesen, ins ERP eingeben
E-Mail	E-Mail mit PDF- oder Excel-Anhang	3: öffnen, lesen, ins ERP eingeben
EDI	strukturierte EDI-Nachricht (z. B. ORDERS)	0: das ERP erstellt die Bestellung automatisch

In diesem Beispiel muss bei Papier und E-Mail ein Mensch die Daten manuell ins ERP eingeben. Bei EDI verarbeitet das ERP die strukturierte Nachricht automatisch, wenn die Systeme beider Parteien die Konvertierung in das Inhouse-Format integrieren und keine Ausnahmebearbeitung nötig ist.

Standards

UN/EDIFACT (United Nations Electronic Data Interchange for Administration, Commerce and Transport) ist der UN-Standard für EDI. GS1 EANCOM ist ein GS1-Subset von UN/EDIFACT für den Handel und enthält nur die Nachrichtenelemente, die von Geschäftsanwendungen benötigt und von der Syntax vorgeschrieben sind. ISO 9735 ist der ISO-Standard für EDIFACT. Diese Standards sind keine Gesetze; sie binden vertraglich, wenn Sie sie mit Ihren Geschäftspartnern vereinbaren, oder gar nicht.

Nicht zu verwechseln

E-Mail ist ein Übertragungsweg, kein Nachrichtenstandard; ein per E-Mail gesendetes Dokument als Datei (PDF, Excel), das nicht automatisch übernommen wird, muss manuell eingegeben werden, während E-Mail auch strukturierte, automatisch verarbeitbare Rechnungen transportieren kann. Die E-Rechnung ist eine gesetzliche Rechnungsart: eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format, das eine elektronische Verarbeitung ermöglicht (§ 14 Abs. 1 Satz 3 UStG). EN 16931-1 ist die europäische Norm mit dem semantischen Datenmodell; UBL, CII (UN/CEFACT XML Industry Invoice) und EDIFACT INVOIC sind Syntaxen, die diesem Modell entsprechen (CEN/TS 16931-2). In Deutschland erlaubt § 27 Abs. 38 Nr. 3 UStG bis 31. Dezember 2027, dass eine Rechnung für 2027 ausgeführte Umsätze mit Zustimmung des Empfängers per EDI in einem Format ausgestellt wird, das § 14 Abs. 1 Satz 6 UStG nicht entspricht; das macht EDI nicht pauschal zur E-Rechnung. EDIFACT ist der Nachrichtenstandard, nicht der Austauschprozess.

Häufige Fragen

Muss ich EDI nutzen?

Nein. EDI ist kein Gesetz, sondern ein Branchenstandard. Es bindet nur, wenn Sie es vertraglich mit Ihren Geschäftspartnern vereinbaren. Für die E-Rechnungspflicht in Deutschland erlaubt § 27 Abs. 38 Nr. 3 UStG bis 31. Dezember 2027, dass eine Rechnung für 2027 ausgeführte Umsätze mit Zustimmung des Empfängers per EDI in einem Format ausgestellt wird, das § 14 Abs. 1 Satz 6 UStG nicht entspricht. Das macht EDI nicht pauschal zur E-Rechnung; ein Format, das § 14 Abs. 1 Satz 6 Nr. 1 oder Nr. 2 UStG erfüllt, darf auch danach verwendet werden.

Was ist der Unterschied zwischen EDI und E-Mail?

E-Mail ist ein Übertragungsweg und kann auch strukturierte, automatisch verarbeitbare Rechnungen transportieren. Wenn Sie per E-Mail ein Dokument als Datei (PDF, Excel) senden, das Ihr ERP nicht automatisch übernimmt, muss ein Mensch es lesen und manuell ins ERP eingeben. Bei EDI ist die Nachricht strukturiert, und das ERP verarbeitet sie bei funktionierender Integration automatisch, ohne manuelle Neueingabe.