EDI für den Mittelstand: Wann Handelspartner es verlangen
Kurz gesagt
Verlangt Ihr Großkunde EDI, tauschen Sie Bestellungen, Lieferavis und Rechnungen in einem festgelegten Format aus. Verbindlich wird das über die Vereinbarung mit dem Partner, den EDI-Vertrag. Verlangt der Partner EANCOM, brauchen Sie ein EDI-fähiges ERP oder einen Dienstleister, GS1-Nummern (GLN, GTIN) und abgestimmte Stammdaten; der Partner kann auch ein anderes Format vorgeben. Planen Sie ein Projekt in Phasen, nicht eine Einstellung.
Das Wichtigste
- EDI tauscht Bestellungen, Lieferavis und Rechnungen als strukturierte Daten zwischen den Systemen der Partner aus.
- GS1 EANCOM ist ein Subset von UN/EDIFACT; dessen Syntax ist in der Norm ISO 9735 festgelegt.
- Den Austausch übernimmt ein eigener Konverter, ein Dienstleister (EDI-Clearing) oder WebEDI ohne eigene EDI-Anlage.
- Verlangt der Partner EANCOM, braucht die eindeutige Zuordnung GS1-Nummern: GLN für Partner und Standorte, GTIN für Artikel, SSCC für Versandeinheiten.
- Die Stammdaten (etwa GLN und GTIN) sind zwischen den Geschäftspartnern ausgetauscht, bevor Bestellung, Lieferavis und Rechnung über EDI laufen.
Ein Großkunde verlangt EDI – damit gibt er ein Dateiformat und einen Prozess vor: wie Bestellungen eingehen, wie Lieferungen angekündigt und wie Rechnungen gestellt werden. Der Aufwand liegt überwiegend bei Stammdaten, Zuordnung und Absprachen; die Software ist der kleinere Teil. Der Plan unten zeigt, welche Entscheidungen bei Ihnen liegen und in welchen Schritten ein Einstieg abläuft.
Was ein Großkunde mit EDI verlangt
EDI (Electronic Data Interchange) heißt elektronischer Datenaustausch und ist der Austausch von Geschäftsdokumenten wie Bestellungen, Lieferscheinen und Rechnungen zwischen den Systemen der Geschäftspartner. Nach der Beschreibung von GS1 Germany gehören dazu der Stammdatenabgleich, die Auftrags- und Lieferverwaltung, die finanzielle Abwicklung sowie die Transport- und Lagerverwaltung. Die Dokumente werden als strukturierte Daten übertragen; ihr Nutzen liegt darin, dass das ERP sie ohne manuelle Nacherfassung weiterverarbeiten kann.
Verlangt der Partner EANCOM, steht dahinter der UN/EDIFACT-Standard, den die Vereinten Nationen 1988 veröffentlicht haben und dessen Syntax die Norm ISO 9735 festlegt. EANCOM ist das GS1-Subset von UN/EDIFACT und beruht auf dem UN/EDIFACT-Verzeichnis D.01B. Für Deutschland gibt GS1 die EANCOM-Anwendungsempfehlung heraus, gegliedert nach Sektoren wie Food/Non-Food, DIY, Presse, Getränke oder Textil. In der Praxis läuft die Umsetzung über ein solches Sektorprofil: Es legt fest, welche Nachricht wann geht und mit welchen Segmenten und Codes sie gefüllt wird. GS1 führt daneben weitere Formate wie GS1 XML; welches Format gilt, gibt der Partner vor, und verbindlich wird der Austausch über die Vereinbarung mit dem Partner.
Der erste Schritt ist deshalb eine Frage an den Partner: Welche Nachrichten verlangt er in welcher Version, über welchen Übertragungsweg, und wie viele Belege fallen je Tag oder Monat an? Danach zeigt sich, ob Ihr ERP-System den Standard direkt spricht oder ein Konverter dazwischen muss. Die Wege Portal, EDI und Shop vergleicht Bestellweg für Geschäftskunden.
Die Entscheidungen, die bei Ihnen liegen
GS1 Germany ordnet den Aufwand in ihrer EDI-Empfehlung als überwiegend organisatorisch ein und nennt ein Verhältnis von etwa 80 Prozent Prozess zu 20 Prozent IT. Die Entscheidungen liegen daher bei Ihnen und nicht beim Softwareanbieter. Die Tabelle stellt die sechs Entscheidungen zusammen, die den Einstieg bestimmen.
| Entscheidung | Worum es geht | Woran Sie es festmachen |
|---|---|---|
| Startumfang | welche Nachricht zuerst: Bestellung (ORDERS), Bestellantwort (ORDRSP), Lieferavis (DESADV), Rechnung (INVOIC) oder Preisliste (PRICAT) | Anforderung des Partners und Sektorprofil; mit einer Nachricht je Richtung beginnen |
| Betriebsmodell | eigener Konverter, Dienstleister (EDI-Clearing) oder WebEDI ohne eigene EDI-Anlage | eigenes Personal, Zahl der Partner, Häufigkeit von Änderungen |
| Übertragungsweg | abgesicherter Kanal; GS1 nennt AS2 (Applicability Statement 2) als Verfahren | Vorgabe des Partners und Anforderung an die Nachweisbarkeit |
| Stammdaten | Verlangt der Partner EANCOM, die GS1-Nummern verwenden: GLN für Partner und Standorte, GTIN für Artikel, SSCC/NVE für Versandeinheiten | eigenes Nummernsystem und Datenqualität; Stammdaten vor Bewegungsnachrichten |
| Zuordnung (Mapping) | eine Mappingtabelle über die volle Nachrichtenstruktur statt einer Tabelle je Partner | Investitionsschutz, wenn weitere Partner dazukommen |
| Verantwortung | wer EDI im Haus entscheidet und Fehler behebt; die Details stehen im EDI-Vertrag | Empfehlung von GS1 Germany: eigenständige Stelle mit Rückhalt der Geschäftsleitung |
Zur letzten Zeile: GS1 Germany rät, EDI nicht im Vertrieb anzusiedeln, Sonderabsprachen mit einzelnen Partnern zu vermeiden und die vereinbarten Standards ohne eigene Abänderungen umzusetzen. Deshalb gehört die Verantwortungsfrage vor die Technikfrage. Ein Hinweis zum Umfang: Der Partner legt fest, welche Version des Nachrichtentyps gilt; da nicht alle Partner gleichzeitig wechseln, sollte ein System zwei Versionen desselben Nachrichtentyps verarbeiten können. Zur Stammdatenzeile: Nach dem EANCOM-Handbuch identifiziert die GLN Lokationen wie Standorte und Lager, die GTIN Handelseinheiten, also Artikel. Mengenangaben tragen ihre Maßeinheit in der Nachricht; welche Maßeinheit je Artikel gilt, stimmen Sie zusätzlich mit dem Partner ab.
Von der Anfrage bis zur ersten Echtnachricht
Die folgende Tabelle ist ein Beispielplan (Annahme), kein Erfahrungswert: unterstellt wird ein Handelsbetrieb mit einem Partner, zwei Nachrichten und EANCOM als Format. Dauer und Aufwand sind geschätzt und hängen von Partner, Nachrichtenzahl und Datenqualität ab. Die Reihenfolge stellt den Datenabgleich vor die Zuordnung; nach dem EANCOM-Handbuch werden die Stammdaten zwischen den Geschäftspartnern ausgetauscht, bevor Bewegungsnachrichten wie Bestellung, Lieferavis oder Rechnung laufen.
| Phase | Was zu tun ist | Ihre Entscheidung | Annahme Dauer | Annahme Aufwand in Personentagen |
|---|---|---|---|---|
| 1. Anforderung prüfen | Spezifikation des Partners lesen: Nachrichten, Version, Übertragungsweg, Belegmenge | Startumfang festlegen | 1 Woche | 3 |
| 2. Stammdaten abgleichen | Artikel über die GTIN und Partner sowie Standorte über die GLN auf gemeinsame Nummern bringen; je Artikel die Maßeinheit festlegen | Nummernsystem und Pflegeverantwortung | 2 Wochen | 6 |
| 3. Betriebsmodell wählen | Konverter, Dienstleister oder WebEDI auswählen und anbinden | Eigenbetrieb oder Dienstleister | 1 Woche, parallel zu Phase 2 möglich | 3 |
| 4. Zuordnung erstellen | Felder des ERP den Segmenten der Nachricht zuordnen | eine Tabelle für die volle Struktur | 2 Wochen | 8 |
| 5. Übertragung und Vereinbarung | Kanal aufsetzen, EDI-Vertrag schließen | verantwortliche Person benennen | 1 Woche | 3 |
| 6. Test und Abnahme | Testnachrichten senden, Fehlerprotokoll auswerten, Fehler- und Bestätigungsnachrichten (APERAK, CONTRL) prüfen | Abnahmekriterium festlegen | 3 Wochen | 6 |
| 7. Echtbetrieb | erste produktive Nachricht, Fehlerprozess und Vertretung regeln | wer Fehler behebt und wie schnell | laufend | laufend |
Die Summen der Annahmen: Die Phasen 1 bis 6 ergeben nacheinander 1 + 2 + 1 + 2 + 1 + 3 = 10 Wochen und 3 + 6 + 3 + 8 + 3 + 6 = 29 Personentage. Läuft Phase 3 parallel zu Phase 2, sind es neun Wochen bis zur ersten Echtnachricht; die 29 Personentage bleiben. Der Schwerpunkt liegt in Phase 2 und 4, also in Stammdaten und Zuordnung.
In der Testphase lassen Sie die Nachrichten gegen das vereinbarte Nachrichtenprofil auf inhaltliche und strukturelle Richtigkeit prüfen und werten das Prüf- und Fehlerprotokoll aus, möglichst vor dem Echtbetrieb. Wie ein einzelner Nachrichtenfluss aufgebaut ist, steht in Nachrichtenfluss einer Bestellung. Planen Sie auch die Pflege ein: GS1 Germany aktualisiert seine EANCOM-Anwendungsempfehlung nach eigener Angabe in der Regel jährlich; die Weiterentwicklung des EANCOM-Subsets liegt bei GS1.
Typische Fehler beim Einstieg
- Erst die Software, dann die Stammdaten: Ohne Datenabgleich bleiben Artikel- und Partnernummern uneindeutig, und die Nachricht scheitert an der Zuordnung.
- Sonderabsprachen mit einzelnen Partnern: Weicht ein Kunde vom Sektorprofil ab, entsteht je Kunde eine eigene Variante, die gepflegt werden muss.
- Eine Mappingtabelle je Partner statt über die volle Nachrichtenstruktur: Bei jedem weiteren Partner wird eine neue Tabelle fällig.
- Test übersprungen: Geht die erste Nachricht direkt in den Echtbetrieb, fallen Fehler in Bestell- und Rechnungsprozessen an.
- Keine Vertretung: Kennt nur eine Person das Mapping, bleibt bei ihrem Ausfall eine Fehlernachricht liegen, weil niemand sie bearbeitet. GS1 Germany empfiehlt, EDI mit Entscheidungsbefugnis und Rückhalt der Geschäftsleitung organisatorisch zu verankern; für den Fehlerfall gehört ein Prozess festgelegt, wie ihn Schnittstellenfehler überwachen beschreibt.
So gehen Sie vor
- Fordern Sie die EDI-Spezifikation des Partners an und notieren Sie Nachrichten, Version und Übertragungsweg.
- Klären Sie den Startumfang: Eine Nachricht je Richtung genügt für den Anfang.
- Verlangt der Partner EANCOM, prüfen Sie Ihre Stammdaten: Sind Artikel über die GTIN und Partner sowie Standorte über die GLN eindeutig zuzuordnen, und ist je Artikel festgelegt, in welcher Maßeinheit Mengen angegeben werden?
- Wählen Sie das Betriebsmodell, also eigenen Konverter, Dienstleister oder WebEDI, und sehen Sie sich Beispielnachrichten des Anbieters an. Die Kriterien dafür stehen in EDI-Konverter oder Dienstleister.
- Schließen Sie den EDI-Vertrag und benennen Sie die verantwortliche Person mit Entscheidungsbefugnis.
- Testen Sie mit echten Testdaten, lassen Sie die Nachrichten prüfen und geben Sie erst danach den Echtbetrieb frei; der Ablauf steht in Neuen EDI-Partner anbinden.
Zum Zusammenspiel von EDI und elektronischer Rechnung gibt es einen eigenen Artikel für Deutschland: EDI und E-Rechnung.