B2B-Bestellweg wählen: Portal, EDI oder Webshop je Kunde

Geschäftskunden bestellen auf dem Weg, den ihr Einkauf nutzt: aus dem Bestellsystem ihres Hauses, über ein Portal oder in Ihrem Shop. Dieselbe Kundschaft kann mehrere Wege zugleich nutzen, und ein Kunde wechselt den Weg, wenn sein Bedarf steigt. Dieser Artikel ordnet die drei Wege nach Kriterien, beziffert den Aufwand je Weg als Beispielrechnung und liefert eine Entscheidungstabelle für einzelne Kunden.

Worum es bei der Auswahl geht

Sie legen den Weg nicht einmal für Ihr Unternehmen fest, sondern je Kunde. Ein Portal ist eine Weboberfläche in Ihrem Verantwortungsbereich, in der sich ein Kunde anmeldet und seine Preise, Bestände und Aufträge sieht. Die dort gezeigten Konditionen sollen mit Ihrem Warenwirtschaftssystem übereinstimmen und aktuell sein; ob Sie sie live abfragen oder regelmäßig abgleichen, ist Ihre technische Wahl. Bleiben Portalpreis und ERP-Preis auseinander, bestellt der Kunde zu Preisen, die Sie nicht liefern. EDI (Electronic Data Interchange) ist der Austausch strukturierter Geschäftsnachrichten zwischen den Systemen von Kunde und Verkäufer, ohne dass jemand die Bestellung abtippt. Ein Webshop für Geschäftskunden ist ein Shop mit Kundenkonten, den Sie für mehrere Kunden offen halten. Wie Sie darin Preise je Kunde abbilden — etwa über Preisgruppen statt Einzelabsprachen — ist Ihre Gestaltungsentscheidung; sie gehört nicht zu den Eigenschaften, die ein B2B-Shop von sich aus mitbringt.

Der Weg hat drei Stufen: Kunde einordnen, Weg festlegen, Aufwand gegenstellen. Der Beitrag nennt keine Produkte und keine Anbieter.

Diese Kriterien zählen

Die Tabelle nennt zu jedem Kriterium eine Prüffrage an den Kunden und eine an Ihr System. Erst beide Antworten zusammen entscheiden über den Weg.

Kriterium	Was es entscheidet	Prüffrage an den Kunden	Prüffrage an Ihr System
Bestellfrequenz	ob sich ein Einrichtungsaufwand je Partner über das Jahr trägt oder ob nur der Aufwand je Bestellung zählt	Wie oft bestellen Sie im Monat, und schwankt das saisonal?	Zählt Ihr System die Bestellungen je Kunde über zwölf Monate aus?
Datenvolumen je Bestellung	Erfassungszeit, Fehlerrisiko und Nutzen einer maschinellen Übernahme; entscheidend sind Positionen je Bestellung, nicht der Bestellwert	Wie viele Positionen stehen in einer typischen Bestellung?	Übernimmt der Auftragsimport Positionen einzeln oder nur den Belegkopf?
Bestellsystem und IT des Kunden	ob EDI möglich ist; ohne System beim Kunden bleiben Portal, Shop oder ein Web-EDI-Formular	Mit welchem System bestellen Sie heute, und wer betreut es?	Kann Ihr System das Format des Partners lesen, ohne dass jemand nacharbeitet?
Stammdaten	ob die Bestellung ohne Rückfrage verarbeitet wird; bei GS1 EANCOM müssen Artikel und Standort auf beiden Seiten gleich bezeichnet sein	Senden Sie uns Ihre Artikelnummern und Ihre Lieferstandorte?	Sind für EDI nach GS1 EANCOM GTIN, Kundenartikelnummer und GLN je Kunde gepflegt?
Preisfindung	ob der Kunde im Kanal denselben Preis sieht wie im Angebot; Kanal und ERP müssen dieselben Konditionen führen	Welche Preisliste und welche Staffeln gelten für Sie?	Führt Ihr System Kundenpreise und Staffeln aktuell, und wie gelangen sie in den Kanal?
Rückmeldung	ob der Kunde selbst sieht, was angenommen wurde	Erwarten Sie eine Bestätigung je Position?	Können Sie Bestellbestätigung und Lieferavis aus dem ERP ausgeben?
Ausfall und Korrektur	was bei einer Störung geschieht und wer die Bestellung nachträgt	Wen rufen Sie an, wenn eine Bestellung fehlt?	Gibt es eine Warteschlange und einen Wiederholungslauf?

Nach der Tabelle bleiben zwei Aufwandsgrößen: der Aufwand je Partner und der Aufwand je Bestellung. Bei EDI ist der Aufwand je Partner hoch; die Erfassungszeit je Bestellung entfällt, wenn Ihr System die Nachricht nach abgeglichenen Stammdaten und erfolgreicher Testphase automatisch verarbeitet. GS1 Austria beschreibt genau diese automatische Verarbeitung als Ergebnis von Stammdatenabgleich und Testphase, nicht als Selbstläufer. Portal und Shop verlagern die Eingabe zum Kunden; Ihr Erfassungsaufwand entfällt nur, wenn der Kanal den Auftrag selbst im ERP anlegt. Welche Konditionen ein Portal aus dem ERP übernehmen muss, steht in Kundenpreise und Kreditlimit im B2B-Portal.

Woraus sich der Aufwand zusammensetzt

Drei Blöcke bilden den Aufwand: einmalig je Kunde oder je Kanal (Abstimmung, Zugänge, Mapping, Test), laufend (Stammdatenpflege, Betrieb, Wechsel der Nachrichtenversion) und je Vorgang (Erfassung, Prüfung, Korrektur). Die drei Blöcke verteilen sich je Weg anders.

Die folgenden Werte sind Beispielannahmen der Redaktion, keine gemessenen Erfahrungswerte. Sie gelten, wenn Artikel- und Kundenstammdaten im ERP gepflegt sind, eine Testumgebung bereitsteht und der Tag mit acht Stunden gerechnet wird.

Weg	Einmalig je Kunde	Laufend	Je Vorgang bei Ihnen	Voraussetzung
EDI	3 Personentage (Abstimmung, Mapping, Testphase)	0,5 Personentage je Partner und Jahr (Stammdaten, Versionswechsel)	keine Erfassung, weil die Nachricht Positionen und Mengen enthält (bei automatischer Verarbeitung)	der Kunde hat ein System, das senden kann; Stammdaten sind beidseitig abgeglichen
Portal	1 Personentag je Kunde (Zugang, Preisliste, Rollen)	Betrieb des Portals; die Höhe hängt von der Plattform ab	keine Erfassung, wenn das Portal den Auftrag direkt im ERP anlegt	Ihr ERP liefert Preise, Konditionen und Bestände aktuell
Webshop	0,5 Personentage je Kunde (Freischaltung, Zuordnung zur Preisgruppe)	Pflege der Kundenkonten und Preisgruppen	1 Minute je Position (Beispielannahme), solange der Shop die Bestellung nicht automatisch übergibt	der Shop kann Bestellungen an Ihr ERP übergeben

Bei EDI fällt laufender Aufwand auch für die Pflege der Nachrichtenversion an. EANCOM ist das GS1-Subset des UN/EDIFACT-Nachrichtenstandards und führt jede Nachricht mit eigener Subset-Version — ORDERS 010, INVOIC 011, DESADV 008, PRICAT 009, jeweils im Referenzverzeichnis D.01B — und empfiehlt, dass Nutzer gleichzeitig mehr als eine Version derselben Nachricht verarbeiten können, die aktuelle und die vorangehende. Ein Mapping ist deshalb an eine Version gebunden. Für die Schweiz weist GS1 Switzerland zusätzlich die IDEAL-Messages aus, ein weiter reduziertes Subset der EANCOM-Nachrichten.

EANCOM, GS1 XML und die GS1-Identifikationsschlüssel der GS1 General Specifications sind Standards der GS1-Organisation; sie binden nicht durch Gesetz, sondern dadurch, dass die Handelspartner ihre Verwendung vereinbaren. GS1 Austria empfiehlt, Prozesse, ausgetauschte Daten und die Richtung des Austauschs vorab schriftlich in einem EDI-Rahmenvertrag festzuhalten. Ob für Rechnungen über denselben Kanal zusätzliche Formatvorgaben Ihres Landes gelten, klären Sie mit Ihrer Steuerberatung; das ist ein eigener Prüfpunkt vor der Kanalwahl.

Fragen Sie je Angebot diese Felder ab, auch wenn der Weg schon feststeht: Einrichtung je Partner und je Dokumentenart, Betrieb je Monat, Abrechnung je Nachricht oder je Datenmenge, Änderungen an Mapping und Version, Testzugang, Support mit Reaktionszeit, Fristen bei einem Versionswechsel.

Warnsignale in Angebot und Vertrag

• Preise werden im Kanal getrennt von Ihrem ERP gepflegt. Dann weichen Portal- und Angebotspreis auseinander, sobald sich eine Staffel ändert.
• Ein Partner wird angebunden, ohne dass Artikelnummern und Standorte beidseitig abgeglichen sind; die erste Bestellung kommt dann als Rückfrage zurück.
• Es gibt keine Testphase. GS1 Austria empfiehlt, erste Nachrichten vor dem Echtbetrieb prüfen zu lassen und danach mit dem Handelspartner Übermittlung und Verarbeitung zu testen; den Ablauf beschreibt Neuen EDI-Partner anbinden.
• Der Anbieter nennt keine Frist, wie lange eine Nachrichtenversion noch läuft. Ohne diese Frist ist der Aufwand des nächsten Versionswechsels nicht planbar.
• Für einen Ausfall ist nichts geregelt: keine Warteschlange, keine Wiederholung, kein Ansprechpartner. Was im Betrieb dazugehört, steht in Schnittstellenfehler im Betrieb.
• Ein Shopkontozugang ist für jeden Artikel und jede Preisliste offen, ohne Zuordnung zu einer Kundengruppe.

Welcher Bestellweg passt zu welchem Kunden

Die Tabelle ordnet Kundengröße, Bestellfrequenz und Datenvolumen einem Weg zu und rechnet den Aufwand der ersten zwölf Monate mit den Beispielannahmen oben. Die Spalte Weg ist eine redaktionelle Empfehlung; Ihre Prozesse können anders wiegen.

Kunde	Bestellungen je Jahr	Positionen je Bestellung	Weg	Aufwand der ersten zwölf Monate (Beispielrechnung)
Großer Kunde mit eigenem Bestellsystem	100	30	EDI	3 Personentage einmalig und 0,5 Personentage Pflege gegenüber 100 × 30 Minuten = 3.000 Minuten Erfassung (50 Stunden)
Mittlerer Kunde ohne eigenes Bestellsystem, der eigene Preise sehen will	24	10	Portal mit Anbindung an das ERP	1 Personentag je Kunde gegenüber 24 × 10 Minuten = 240 Minuten Erfassung (4 Stunden)
Gelegenheitskunde mit kleinen Bestellungen	6	3	Shopkonto in einer geschlossenen Kundengruppe	0,5 Personentage Freischaltung; das Abtippen bleibt, solange der Shop nicht ins ERP übergibt: 6 × 3 Minuten = 18 Minuten
Kunde mit vielen Positionen, aber ohne eigenes Bestellsystem	60	25	Portal oder ein Web-EDI-Formular, das die Nachricht erzeugt	wie Portal je Kunde; die Nachricht muss Ihr System lesen können
Neukunde ohne gepflegte Artikelnummern	offen	offen	keiner der Wege vor dem Stammdatenabgleich	1 bis 2 Personentage je Kunde für den Abgleich, wenn keine Artikelliste vorliegt (Beispielannahme)

Für den Einstieg bei Handelspartnern, die eine Anbindung verlangen, siehe EDI für den Mittelstand. Ob Sie je Partner direkt anbinden oder über eine Plattform gehen, behandelt Integrationsplattform oder Einzelschnittstellen.

So vergleichen Sie in fünf Schritten

1. Werten Sie je Kunde die Bestellungen der letzten zwölf Monate und die Positionen je Bestellung aus Ihrem System aus und notieren Sie das Datum der Auswertung.
2. Fragen Sie die Kunden, mit welchem System sie heute bestellen und wer es betreut.
3. Gleichen Sie für jeden Kunden, der künftig automatisch bestellen soll, Artikelnummern und Standorte ab; bei EDI nach GS1 EANCOM sind das GTIN und Kundenartikelnummer sowie GLN für Liefer- und Rechnungsstandorte.
4. Wählen Sie je Kunde den Weg nach der Entscheidungstabelle und stellen Sie den Aufwand der ersten zwölf Monate der Erfassungszeit im selben Zeitraum gegenüber.
5. Halten Sie den Weg je Kunde mit seinen Bedingungen schriftlich fest: Format, Übertragungsweg, Testphase, Ansprechpartner und das Vorgehen bei einem Ausfall.