EDI selbst betreiben oder über Dienstleister: Kriterien

Bei EDI fallen zwei Aufgaben an: die Nachricht in die Felder des eigenen Systems übersetzen und die Verbindung betreiben, über die sie kommt. Wer welche Aufgabe übernimmt, entscheiden fünf Größen, die sich aus der eigenen Historie ablesen lassen; die Kriterien dafür stehen unten.

Worum es bei der Auswahl geht

EDI ist der Austausch strukturierter Geschäftsnachrichten zwischen den Anwendungssystemen zweier Partner, ohne dass jemand die Daten abtippt. Das Format ist zwischen den Partnern vereinbart; im GS1-Umfeld heißt es EANCOM: ein Subset ausgewählter UN/EDIFACT-Nachrichten auf dem Verzeichnis D.01B der Syntaxversion 4 (GS1 EANCOM 2002 Teil I, Abschnitt 1.1). UN/EDIFACT ist der branchenübergreifende Nachrichtenstandard der Vereinten Nationen mit mehr als 200 Nachrichtentypen (GS1 Switzerland, Share). Die Syntaxregeln der Version 4 stehen in der kostenpflichtigen Norm ISO 9735; sie wurde hier nicht ausgewertet.

Entschieden wird also nicht über das Format, sondern über die Umsetzung. Konverter oder EDI-Translator heißt das Werkzeug, das zwischen den Daten des eigenen Systems und der Nachricht übersetzt; Übersetzungstabellen bilden die Felder aufeinander ab (Teil I, Abschnitt 3.2.4). Ein Dienstleister übernimmt diese Übersetzung und den Betrieb ganz oder teilweise. Bei Ihnen bleiben die vereinbarten Nachrichten, die Stammdaten mit Artikelnummer, GTIN und GLN und die Absprache mit dem Handelspartner.

Ein Prüfpunkt liegt außerhalb dieser Entscheidung: Ob eine über EDI übermittelte Rechnung zusätzliche Formatvorgaben erfüllen muss, hängt vom Sitz der Partner ab. Für Deutschland ist das in EDI und E-Rechnung: Übergangsregel beschrieben.

Diese Kriterien zählen

Die Tabelle nennt die fünf Kriterien mit dem, was jedes entscheidet, der Prüfung im eigenen Betrieb und der Frage, die ins Angebot gehört. Die Reihenfolge ist keine Gewichtung; Ihre Prozesse setzen die Gewichte.

Kriterium	Was es entscheidet	So prüfen Sie es	Frage an den Dienstleister
Partnerzahl	wie viele Anbindungen und Übersetzungen zu bauen und zu pflegen sind	Zählen Sie die Partner, mit denen Sie heute oder im nächsten Jahr austauschen, und notieren Sie je Partner, wer sein System betreut	Ist die Einrichtung je Partner enthalten, und was löst eine Anbindung über das Kontingent hinaus aus?
Nachrichtenvielfalt	ob eine Übersetzung für alles genügt oder jeder Typ eine eigene braucht	Listen Sie die Typen, die Sie senden und empfangen (Bestellung, Bestellantwort, Lieferavis, Rechnung, Preisliste) und je Partner die verlangte Fassung; jede EANCOM-Nachricht trägt eine eigene Subset-Version im UNH-Segment, und Syntax 3 und Syntax 4 laufen parallel (Teil I, Abschnitte 1.1, 5.4 und 5.7)	Welche Nachrichtentypen unterstützt der Dienstleister, und in welcher Fassung?
Änderungsaufwand	wie oft Übersetzung und Fassung nachzuziehen sind	Sehen Sie nach, wie oft ein Partner in den letzten zwei Jahren Format oder Fassung geändert hat; das EANCOM-Handbuch beschreibt eine neue Edition alle zwei Jahre (Teil I, Abschnitt 3.1.3), und der kürzeste Abstand zwischen zwei Fassungen einer Nachricht ist auf zwei Jahre festgelegt (Abschnitt 3.2.5); die im GS1-Archiv veröffentlichten Editionen folgen diesem Rhythmus nicht durchgehend (2016, 2020, 2022)	Wer führt einen Fassungswechsel aus, und welche Frist gilt für die alte Fassung?
Betriebsverantwortung	wer den Eingang überwacht, Fehler erkennt und Nachrichten neu anstößt	Legen Sie fest, wer die Bestätigungen liest: CONTRL meldet den Syntaxempfang einer Sendung, APERAK die Verarbeitung in der Anwendung des Empfängers; die EANCOM-Vorgabe sieht APERAK aus der Anwendung erzeugt, nicht aus dem Translator (Teil I, Abschnitte 2.5.5 und 2.5.6)	Wer liest CONTRL und APERAK, in welcher Zeit, und wer ist bei einer vollen Warteschlange erreichbar?
Kostentreiber	welche Mengen die laufende Rechnung bestimmen	Tragen Sie die Felder des nächsten Abschnitts mit Zahlen aus zwölf Monaten Ihres Betriebs	Welche Felder gehen in den Grundbetrag ein, und nach welcher Menge wird zusätzlich abgerechnet?

Nach unserer Aufwandsschätzung zählen die Typen je Partner: Wer Bestellung, Lieferavis und Rechnung austauscht, berührt drei Nachrichten, ein Partner mit einer einzigen Bestellung eine.

Woraus sich die Kostentreiber zusammensetzen

Die Rechnung besteht aus einmaligen und laufenden Feldern. Tragen Sie je Angebot die Felder ein; ein leeres Feld ist eine offene Frage, keine Null.

Kostenfeld	Was Sie eintragen
Einmalig je Partner	Aufwand für Abstimmung, Zugänge und die erste Übersetzung einer neuen Verbindung
Einmalig je Nachrichtentyp	Aufwand für Felder und Prüfregeln eines weiteren Typs, etwa Lieferavis oder Rechnung
Laufend, Grundbetrag	Betrag je Monat oder Jahr für den Betrieb der Verbindung, unabhängig von der Menge
Laufend, Mengenanteil	Einheit, nach der zusätzlich abgerechnet wird, etwa je Nachricht oder je übertragener Datenmenge
Änderung	Betrag für einen Fassungswechsel oder eine Änderung an einer bestehenden Übersetzung
Test und Freigabe	Betrag für eine Testumgebung und für Prüfläufe vor dem Echtbetrieb
Support	Erreichbarkeit und Reaktionszeit im laufenden Betrieb
Vertragsende	Was mit Übersetzungen, Adressen und Protokollen beim Ausstieg geschieht

Beispielrechnung mit erfundenen Zahlen: Ein Händler tauscht mit 12 Partnern Nachrichten aus, im Mittel mit drei Typen je Partner und 400 Sendungen im Monat. Er trägt 12, 36, 400 und die Zahl der Änderungen des letzten Jahres in die Felder ein und vergleicht die Angebote an denselben Mengen. Fehlt eine dieser Mengen in einem Angebot, ist die Abrechnung nicht nachvollziehbar.

Verbindlich wird EANCOM über die Vereinbarung der Handelspartner; die geöffneten GS1-Dokumente begründen keine Nutzungspflicht. GS1 Austria empfiehlt, Prozesse, Daten und Austauschrichtung schriftlich in einem EDI-Rahmenvertrag festzuhalten, und weist neben vollintegrierten Lösungen den Eingabeweg über ein Web-Formular aus, bei dem das System die Nachricht erzeugt. Der Standard empfiehlt zudem eine Übersetzungstabelle über die volle Nachrichtenstruktur statt einer je Handelspartner (Teil I, Abschnitt 3.2.4); sonst zieht jede Ausweitung einen zweiten Satz Tabellen nach sich.

Warnsignale in Angebot und Vertrag

• Der Anbieter nennt keine Frist, wie lange eine Fassung nach einem Wechsel noch bedient wird.
• Die Übersetzung wird je Handelspartner neu gebaut, obwohl der Standard eine Tabelle auf die volle Nachrichtenstruktur empfiehlt.
• Für CONTRL und APERAK ist keine Person benannt; beide landen in einem Postfach, das niemand auswertet.
• Der Echtbetrieb beginnt ohne Prüflauf; GS1 Austria empfiehlt, erste Nachrichten prüfen zu lassen und danach mit dem Partner eine Testphase zu vereinbaren.
• Stammdaten wie Artikelnummer, GTIN und GLN liegen allein beim Dienstleister; ohne eigenen Zugriff bleibt eine Falschzuordnung stehen, bis der Partner sie meldet.
• Beim Vertragsende ist der Export von Übersetzungen, Adressen und Protokollen nicht geregelt.

Welche Kriterien für welchen Betrieb

Die Tabelle ordnet wiederkehrende Ausgangslagen dem Kriterium zu, das dabei am schwersten wiegt; die Zuordnung ist eine redaktionelle Einschätzung, keine Marktangabe.

Ausgangslage	Kriterium mit dem größten Gewicht	Grund
Ein Großkunde verlangt eine Bestellung je Woche, sonst nichts	Nachrichtenvielfalt, Kostentreiber	Ein Typ in einer Fassung: Der Aufwand steckt in der Einrichtung; er lohnt nur, wenn Ihr System die Nachricht ohne Zwischenschritt liest
Zwölf Partner, jeder mit eigener Spezifikation	Partnerzahl, Änderungsaufwand	Jede Partnerspezifikation ist enger als der Standard; die Zahl der Übersetzungen wächst mit den Partnern, nicht mit dem Umsatz
Handel mit Bestellung, Lieferavis und Rechnung	Nachrichtenvielfalt, Betriebsverantwortung	Drei Nachrichten mit eigenen Prüfregeln und Bestätigungen; wer eine abgewiesene Nachricht nicht neu anstößt, liefert am Auftrag vorbei
Eigene IT mit Erfahrung in Schnittstellen	Betriebsverantwortung, Kostentreiber	Die Betriebsarbeit bleibt im Haus; damit wiegt der Aufwand für Änderungen und Fassungswechsel am schwersten
Fertigung mit Lieferabrufen	Änderungsaufwand, Nachrichtenvielfalt	Lieferabrufe ändern sich mit der Planung der Abnehmer; die Übersetzung muss mitgehen

Soll nur ein Partner angebunden werden, gilt dasselbe Vorgehen; Einrichtung, Test und Freigabe beschreibt Neuen EDI-Partner anbinden. Wie Sie den Weg grundsätzlich wählen, steht in B2B-Bestellweg: Portal, EDI oder Webshop, und wer Fehler im Betrieb abarbeitet, in Schnittstellenfehler überwachen.

So vergleichen Sie in fünf Schritten

1. Zählen Sie aus Ihren eigenen Daten der letzten zwölf Monate: Partner, Nachrichtentypen je Partner und Sendungen je Monat. Datieren Sie die Auswertung.
2. Fragen Sie je Partner die verlangten Nachrichten und Fassungen ab und halten Sie sie schriftlich zu Ihrem EDI-Rahmenvertrag fest.
3. Füllen Sie Kriterientabelle und Kostentreiberfelder je Angebot aus und notieren Sie jede leere Zeile als offene Frage.
4. Legen Sie den Betrieb fest, bevor Sie unterschreiben: wer Bestätigungen liest, wer eine abgewiesene Nachricht neu anstößt, wer bei einem Ausfall gerufen wird.
5. Prüfen Sie im Test eine Nachricht je Typ und Partner, bevor der Echtbetrieb beginnt; geben Sie erst danach frei.

Welche Nachricht welchen Schritt eines Auftrags trägt, zeigt EDIFACT-Nachrichten im Auftragsfluss.